Pilot: Aktivitetsbasert arbeidsplass, samproduksjonssenter og fleksikontorer

Transkript

1 Saksnr.: 2019/9063 Løpenr.: /2019 Klassering: Saksbehandler: Jørn Haabeth Møtebok Saksframlegg Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Fylkesutvalget Pilot: Aktivitetsbasert arbeidsplass, samproduksjonssenter og fleksikontorer Vedlegg: 1 Pilot Sarpsborg Fylkesordførerens forslag til vedtak 1. Fylkesutvalget tar saken til orientering. 2. Fylkesutvalget avsetter 3,9 millioner NOK til å gjennomføre piloten. Midlene omdisponeres fra budsjett for IKT-investeringer. 3. Fylkesrådmannen vurderer i dialog med hovedprosjektleder for Viken2020 hvordan det videre arbeidet med Vikenpilot 1 organiseres og følges opp. Fylkesordførerens behandling Ingen endring. Sarpsborg, 9. september 2019 Ole Haabeth fylkesordfører Fylkesrådmannens anbefaling 1. Fylkesutvalget tar saken til orientering. 2. Fylkesutvalget avsetter 3,9 millioner NOK til å gjennomføre piloten. Midlene omdisponeres fra budsjett for IKT-investeringer.

2 3. Fylkesrådmannen vurderer i dialog med hovedprosjektleder for Viken2020 hvordan det videre arbeidet med Vikenpilot 1 organiseres og følges opp. Sarpsborg, 4. september 2019 Anne Skau fylkesrådmann Håkon Johnsen fylkesdirektør Bakgrunn for saken For fellesnemnda ble det den 29.august lagt frem et forslag til videreføring og konkretisering av arbeidet med nye arbeidsformer. Forslaget bestod av piloter og caser basert på innspill som er kommet frem under behandlinger av temaet i fellesnemndas arbeidsutvalg, Viken ledergruppen, intervjuer med toppledere og drøftinger med tillitsvalgte. Forslaget som ble lagt frem inkluderte tre (3) piloter og fem (5) caser. 1. Vikenpilot 1: Aktivitetsbasert arbeidsplass og samproduksjonssenter. Sted: Avgrenset areal i Fylkeshuset i Sarpsborg 2. Vikenpilot 2: Arbeidsformer og ledelse i åpne kontorløsninger og over en geografisk avstand; Arbeidsformer, erfaringer og ledelse mobilitet og geografisk avstand. Sted: S12, galleriet i Oslo 3. Vikenpilot 3: Lokaler som verktøy for integrasjon nye arbeidsformer, samskaping, identitetsbygging. Sted: Nye lokaler for avdeling for infrastruktur Pilotene er en del av arbeidet med nye arbeidsformer og vil gi viktige innspill i utarbeidelsen av et arbeidsplasskonsept for Viken fylkeskommune. Fellesnemnda tok saken til orientering og ba hovedprosjektleder i samråd med aktuelle rådsområder og fylkeskommuner organisere det videre arbeidet med nye arbeidsformer og arbeidsplasskonsept for Viken fylkeskommune. I tillegg ble det vedtatt 2 tilleggspunkter som lyder: For å sikre en god tilgang på desentraliserte arbeidsplasser i hele Viken, utvikles det også 2 piloter med en god fysisk avstand fra eksisterende administrasjonssteder. Her er det naturlig å vurdere en eller flere av våre videregående skoler, eller for eksempel rådhus. Fellesnemnda ber også det nye fylkesrådet gå i dialog med aktørene som allerede har henvendt seg for å kunne være vertskap for slike arbeidsplasser. Eksempler på slike aktører er Kongsbergregionen og regionrådet for Hallingdal. Denne saken legger rammene for det videre arbeidet med piloten som er tenkt gjennomført på fylkeshuset i Sarpsborg. Fakta Utformingen av fysiske arbeidssteder er, sammen med organisering og teknologi, verktøy for å oppnå målene for virksomheten. Dette kan illustreres med følgende modell: 2

3 Arbeidsformer, teknologi, fleksibilitet og allokering av arbeidsplasser er elementer i hvordan fremtidens arbeidsplasser skal være i Viken fylkeskommune. En samlet og helhetlig plan for dette utgjør det som skal bli et «Arbeidsplasskonsept for Viken». Et arbeidsplasskonsept beskriver egenskaper og funksjoner i arbeidsrelatert areal, og legger overordnede føringer for hvordan nye arbeidsplasser skal utformes basert på hvordan organisasjonen arbeider. Arbeidsplasskonseptet inkluderer målsetninger for arbeidsplassutforming, teknologibruk, operasjonalitet, organisering og byggdrift, arealrammer, prinsipper for ledelse og arbeidsprosesser etc. Et arbeidsplasskonsept setter rammer for fysiske og tekniske løsninger i et bygg, men inneholder ikke ferdig uttegnede løsninger. I perioden frem til nytt hovedkontor er etablert har Viken fylkeskommune en mulighet til å teste, hente kunnskap og erfaringer, som er nyttige i utviklingen av virksomheten. Gjennomføring av piloter er en måte å teste, høste erfaringer og innhente kunnskap på. Fellesnemnda har vedtatt at det skal igangsettes 4 piloter høsten En av pilotene er foreslått gjennomført på fylkeshuset i Sarpsborg. Dette begrunnes i at dette er et bygg som i overskuelig fremtid skal være en sentral arbeidsplass i Viken og at det dermed er forsvarlig å gjøre investeringer i bygningsmassen. Piloten på fylkeshuset i Sarpsborg er kalt Vikenpilot 1. Vikenpilot 1, er foreslått gjennomført på fylkeshuset i Sarpsborg. Piloten består av tre deler; 1. Aktivitetsbasert kontorkonsept, 2. et samproduksjonssenter og 3. tekniske løsninger knyttet til tilgjengeliggjøring av kontorer/arbeidsplasser som ikke er i bruk. Formålet med pilotens første del er å prøve ut et aktivitetsbasert kontorkonsept i en avgrenset del av eksisterende arealer på fylkeshuset. Erfaringer fra piloten blir et viktig bidrag i utformingen av et arbeidsplasskonsept for Viken fylkeskommune og utforming av nytt hovedkontor. Formålet med pilotens andre del er å etablere og teste ut et samproduksjonssenter. Et samproduksjonssenter vil kunne tilby prosjektgrupper, enheter og andre grupperinger lokaler og fasiliteter til å arbeide sammen i en definert tidsperiode. Dette senteret vil være en ressurs for hele Viken fylkeskommune og bidra til å gjøre fylkeshuset i Sarpsborg til en attraktiv møteplass. 3

4 Pilotens tredje del er knyttet til testing av tekniske løsninger for tilgjengeliggjøring av (og muligheten til å booke) kontorer/arbeidsplasser som ikke er i bruk i kortere eller lengre perioder. Dette er aktuelt for å frigjøre plasser til gjester ved besøk, i forbindelse med møter mv. Aktivitetsbasert arbeidsplass: I det vedlagte dokumentet skisseres en løsning for hvordan en del av en etasje kan omformes og benyttes til å prøve ut et aktivitetsbasert kontorkonsept. Et aktivitetsbasert kontorkonsept innebærer en løsning hvor arbeidsplassen skreddersys til den aktiviteten som skal utføres. Kontorlokalet tilpasses menneskene og oppgavene som skal løses der. Den enkelte ansatte skal ha tilhørighet til et hjemmeområde, men ikke en fast, «privat» arbeidsplass. Det skal være tilstrekkelige støttefunksjoner og variasjon i romtyper slik at det gir hver enkelt medarbeider reell valgfrihet i måter å arbeide på i løpet av arbeidsdagen. Dette innebærer at dersom man ønsker å konsentrere seg, så går man til et stille-rom eller celle-kontor, dersom man ønsker å jobbe sammen i en gruppe går man til et prosjektrom, dersom man skal ha et større møte booker man et møterom, og dersom man for eksempel ønsker ta en prat over en kopp kaffe kan man møtes i den sosiale sonen. Dette vil egne seg for en avdeling eller to-tre seksjoner som ønsker å prøve «nye måter å jobbe på». Det avgrensede arealet skaper en liten og enkelt gjennomførbar pilot, med mulighet for å teste ut ulike emner. For eksempel vil dette kunne innebære uttesting av: -En mindre hjemmebase -Arbeidsplasser tilpasset ulike aktiviteter og oppgaver -Ulike bruksprinsipper og adferdsregler -Mulighet for booking av noen områder -Deling og sambruk mellom avdelinger/seksjoner -Større variasjon i type arbeidsområder -Utforsking av samarbeid på tvers En utfordring ved å velge et lite areal for en slik pilot er å etablere gode og romslige nok soner for de ulike arbeidsmetodene/behovene. I forslaget ligger en moderne og fleksibel kontorform, basert på stor variasjon i typer arbeidsplasser, delt eierskap til plassene og fritt plassvalg. Det er lagt opp til et areal for ca 30 medarbeidere, ca 430 m2 (brutto) for piloten. Dette kan utvides om ønskelig. Samproduksjonsarena: Etableringen av Viken Fylkeskommune innebærer et økt behov for personer fra ulike lokasjoner og fagområder å jobbe sammen. I dag benyttes ofte møterom på galleriet i Oslo og ulike konferansehoteller til slike formål. Det er et ønske om å se på muligheten for å legge til rette for en samproduksjonsarena hvor personer fra ulike lokasjoner kan samles for å jobbe sammen en avgrenset periode, fra noen timer til en uke, i fylkeskommunale lokaler utenfor galleriet. Denne arenaen er tenkt plassert på fylkeshuset i Sarpsborg. En samproduksjonsarena er et lokale for å møtes og skape noe sammen i avdelinger, seksjoner, prosjekter, grupper etc. Arenaen er tenkt å ha en utforming som understøtter verksteder og prosesser hvor man kan veksle mellom arbeid i plenum, grupper, og individuelt arbeid i ulike omgivelser. Samproduksjonsarenaen skal være et alternativ til å leie lokaler eksternt. Arenaen skal kunne bookes av ansatte og politikere i Viken. 4

5 I det vedlagte dokumentet skisseres hvor denne arenaen kan plasseres og hvordan den kan utformes. I skissen er arenaen plassert på arealet som nå inneholder deler av kommunikasjonsstabens arealer, fylkesrådmannens, fylkesbiologens og fylkesordførers kontorer. I skissene foreslås følgende funksjoner: - møterom/prosjektrom - med mulighet for booking eller ved behov - åpne prosjektplasser - med mulighet for booking eller ved behov - gjesteplasser - ad/hoc plasser - sosiale møteplasser - ulike uformelle møte og samhandlingsplasser Foreslått avsatt areal: 455 m2 (brutto). Fleksikontorer: Med etableringen av Viken fylkeskommune vil det oppstå økt mobilitet for en større del av arbeidsstokken enn det som er tilfellet i Østfold fylkeskommune i dag. Det legges opp til en desentralisert lokalisering som innebærer en geografisk oppsplitting av rådsområder, avdelinger mv. Dette skaper økt behov for arenaer hvor man kan møtes og samhandle. Hvis fylkeshuset i Sarpsborg skal være en samlingsplass og et reelt alternativ for å avholde møter, bør besøkende også gis mulighet til å bruke det som arbeidsplass før, mellom og etter møtene. Det er derfor gjennomført en kartlegging hvor et antall kontorer er identifisert som mulige fleksikontorer/gjestearbeidsplasser. Disse er knyttet til ulike avdelinger på fylkeshuset. Et fleksikontor bør ha en standardisert utforming og standardisert teknisk utrustning. Det kreves noen investeringer for å tilfredsstille disse kravene. I tillegg legges det opp til at alle kontorer tilrettelegges slik at de kan benyttes av besøkende når de som til daglig bruker kontoret/arbeidsplassen, ikke benytter det. For å kunne oppnå dette kreves det utvikling av noen rutiner knyttet til at kontoret holdes rent og ryddig, samt et system som gjør at man kan synliggjøre hvilke kontorer som er tilgjengelige i det aktuelle tidsrommet. Kostnadsestimat og konsekvenser: Gjennomføring av pilotene innebærer endring for de ansatte og virksomheten. Det vil også medføre rokeringer i avdelinger som ikke er direkte berørt av piloten. Gjennomføringen av piloten vil kreve ressurser fra organisasjonen i form av arbeidskraft, innleie av eksterne ressurser i form av rådgivning og investeringer og ombygginger. Ettersom piloten per i dag ikke er prosjektert, er det stor usikkerhet knyttet til estimerte kostnader. Det økonomiske overslaget er basert på erfaringstall. Kostnadene kan deles opp i: 1. Ombyggingskostnader 2. Interiørkostnader 3. It-investeringer 4. Rådgivning og arbeidsplassutvikling inkluderer detaljprosjektering, prosesstøtte og prosjektledelse 5

6 1. Ombyggingskostnader Det legges til grunn at man bygger om så lite som mulig, men at det skal være god nok kvalitet til at arealene fremstår som attraktive og har et godt arbeidsmiljø. For kontorarealene (aktivitetsbasert kontorkonsept) vil dette bestå i: Ta ned lettvegger Sette opp glassvegger (lettvegger) Skifte gulvbelegg (om nødvendig) Maling/sparkling Himling og belysning Justering av ventilasjon (forutsetter at det er nok kapasitet, og at det kun kreves justeringer. Ombygginger er mer kostnadskrevende, og vil omfatte hele etasjen.) For kontorarealene (aktivitetsbasert kontorkonsept) estimeres en kostnad på 3000 kr/m2 ekskl mva. For Samskapingsarenaen legges det til grunn at den bør ha en noe høyere standard enn kontorarealene. Den skisserte løsningen medfører noe arbeid med vann i forbindelse med å etablere et kjøkken. For Samskapingsarenaen estimeres derfor en kostnad på 5000 kr/m2 ekskl mva. Dette gir følgende estimerte kostnader for ombygging: Samskapingsarena: 455 m2 (brutto), 5000 kr/m2 ekskl. mva.: Ca. 2,2 millioner kr ekskl. mva. Aktivitetsbasert kontorkonsept: 430 m2 (brutto), 3000 kr/m2 ekskl. mva.: Ca. 1,3 millioner kr ekskl. mva. 2. Interiørkostnader Utgangspunktet for estimatet er at det kjøpes nytt interiør. Det er imidlertid ønskelig å få til så mye gjenbruk som mulig, både av hensyn til kostnader og ressurs-/miljøbelastning. Der hvor det er mulig å gjenbruke arbeidsstasjoner (pulter og stoler), møtebord, sofaer osv vil dette redusere kostnadene. For å få et godt aktivitetsbasert kontor er det nødvendig å ha fleksible arbeidsstasjoner (hev/senk) alle steder, for å sikre at alle medarbeidere kan tilpasse stasjonen til sin bruk. Estimatet har tatt som utgangspunkt at dette ikke finnes, og dermed må kjøpes inn. 6

7 Med dette som utgangspunkt er følgende grovestimater for interiør basert på en opptelling av de møblene som er tegnet inn i skissen, samt fleksikontorer fordelt i ulike deler av huset: Samsproduksjonssarena: kr ekskl. mva. (inkludert plassbygd amfi og kjøkken) Aktivitetsbasert kontor: kr ekskl. mva. (inkludert arbeidsstasjoner med bord og stol, andre møbler, lagringsløsninger) Fleksikontorer: ekskl. mva 3. It-investeringer: Det er ikke estimert IKT-kostnader. For å få både samskapingsarenaen og et aktivitetsbasert kontorkonsept til å fungere er man avhengig av mobilitet. Det kan derfor være nødvendig med noen investeringer knyttet til wifi og videokonferansefasiliteter mv. Det forutsettes videre at det må gjøres investeringer i utstyr knyttet til fleksible arbeidsplasser. Disse investeringene er knyttet til standardisert utstyr som dokkingstasjoner, skjermer og AV-utstyr. Investeringsbehovet beregnes nærmere og forutsettes dekkes over budsjettet for investeringer i IKT. 4. Rådgivning og arbeidsplassutvikling Det er nødvendig å innhente ekstern kompetanse i forbindelse med utvikling av konseptet, prosjektering, ombygging, opplæring, oppfølging og evaluering, samt prosjektledelse. Timeantallet estimeres som følger: Timer Konseptutvikling: Dette er allerede utarbeidet i beskrivelsen av piloten, men må revideres basert på prosess og tilbakemeldinger. Brukerprosess: Involvering, ledertrening, kommunikasjon og informasjon. Involvering og ledertrening er spesielt viktig for aktivitetsbasert kontor, mens kommunikasjon og informasjon er viktig for begge deler av piloten Detaljprosjektering (iark tegninger), implementering, bestillingsstøtte 140 Evaluering, justering, oppfølging, dokumentasjon for erfaringsoverføring 120 Prosjektledelse 40 Estimert totalt antall timer 490 Kostnadene avhenger av hvilken avtale/timepris som legges til grunn. Avtalen hovedprosjektet har med Tegn_3 om arbeidsplassutvikling har en timepris på i snitt 1210 kr/t ekskl. mva. Gitt at rammen for denne avtalen kan videreføres, gir posten Rådgivning og arbeidsplassutvikling en kostnad på kr ekskl. mva. 7

8 SUM estimerte kostnader: Ombyggingskostnader Interiørkostnader Ikt-investeringer Rådgivning Sum Videre prosess og framdrift Piloten organiseres som et prosjekt under Vikenprosjektet A12.3 Nye arbeidsformer og følger derfor de for viken valgte verktøy for prosjektgjennomføring og oppfølging. Dette innebærer at det opprettes en styringsgruppe for prosjektet og at prosjektet gjennomføres i hht difis prosjektveiviser. Konseptfasen er utført. I løpet av september vil prosjektet planlegges og ombyggingen prosjekteres. Prosjekteringen vil legge føringer for fremdriftsplanen for prosjektet. En detaljert fremdriftsplan vil derfor være resultatet av arbeidet som skal utføres i september. Tidslinjen per 3. september er følgende: 1. Planlegge, herunder prosjektering, konseptutvikling, organisering etc.: september Gjennomføring fysiske tilretteleggingen inventar og ombygging: Oktober-Januar opplæring, uttesting og implementering: januar 2020 januar Avslutte, herunder evaluering og overføring. Februar Realisere: Denne fasen vil inneholde opplæring og en realisering av erfaringene som er høstet i prosjektet. Fylkesrådmannens vurdering Viken fylkeskommune skal vise vei er Østfold fylkeskommune en del av en virksomhet basert på kjerneverdier som raus, nytenkende og samskapende. Verdiene bygger oppunder visjon og mål, og sier noe om hva som skal kjennetegne oss som organisasjon. For at fylkeskommunen skal oppnå sine mål og virkeliggjøre visjonen, må målene henge sammen med verdiene, hvordan vi organiserer oss og hvordan vi tilrettelegger for at arbeidsoppgavene skal utføres. Det strategiske grunnlaget for Viken er tydelig på at det skal være en arbeidsplass i kontinuerlig endring og forbedring, der nye ideer, tanker og fremgangsmåter heies frem. Det 8

9 er også vedtatt at det skal legges til rette for å rekruttere ansatte fra hele fylket og at 25% av de ansatte i sentraladministrasjonen skal ha sin arbeidsplass i nedre Glomma. Vikenpilot 1 kan være et viktig bidrag til utformingen av hvordan fylkeskommunen skal organisere sitt arbeid og legge til rette for at oppgaver kan løses på best mulig måte. Den kan også være et bidrag til å gjøre det attraktivt å ha sin arbeidsplass og å legge møter til fylkeshuset i Sarpsborg. Til grunn for den beskrevne ombyggingen ligger det at det skal finnes og velges løsninger som ikke krever for store ombygninger. Fylkesrådmannen vil likevel understreke at de ombygginger og tilpasninger som gjøres, bør gjøres med høy kvalitet. Det vil også bli foretatt en gjennomgang av de delene av fylkeshuset som ikke er en del av piloten, for å se om det er noen mindre tilpasninger som kan gjennomføres for å tilrettelegge for å øke attraktiviteten i fylkeshuset. Fylkesrådmannen vil understreke at medvirkning og involvering er viktig i alle endringsprosesser. Involvering, opplæring og veiledning vil derfor være viktig for resultatene av piloten. Fylkesrådmannen forutsetter at de endringene som skal gjennomføres ivaretar hensynet til gode arbeidsmiljøer. Ettersom piloten ikke er prosjektert og planlagt i detalj er det usikkerhet knyttet til kostnadsestimatet og fremdriftsplan. Fylkesrådmannen mener imidlertid at det er viktig at dette arbeidet igangsettes så snart som mulig og anbefaler derfor fylkesutvalget om å avsette en ramme for gjennomføringen av piloten. I budsjettet er det avsatt 2 millioner til ombygging og tilpassing av lokalene i fylkeshuset. Dette foreslås brukt som del av finansieringen av piloten. Fylkesrådmannen foreslår videre at Fylkesutvalget setter av ytterligere 3,9 millioner for å sikre gjennomføringen av piloten. Disse midlene foreslås omdisponert fra budsjett for IKT-investeringer. 9