Framtidens arbeidsplasser status for arbeid med optimalisering av arealbruk og innleie av administrasjonsarealer

Transkript

1 Saksnr.: 2018/7652 Dokumentnr.: 7 Løpenr.: 7861/2019 Klassering: 610 Saksbehandler: Voica D. Imrik Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Formannskapet Framtidens arbeidsplasser status for arbeid med optimalisering av arealbruk og innleie av administrasjonsarealer Ordførers innstilling Ordfører anbefaler formannskapet å fatte følgende vedtak: 1. Saken tas til orientering. Fredrikstad, 22.januar 2019 Kort begrunnelse for eventuelt endret innstilling fra ordfører Ingen. Rådmannens kommentar Ingen kommentar. Rådmannens forslag til innstilling 1. Saken tas til orientering. Sammendrag Bystyret har i budsjett 2019 og handlingsplan vedtatt følgende tiltak: Optimalisering av arealbruk i kommunens administrasjonsbygg og optimalisering av innleie av administrasjonsarealer. Tiltakene er beskrevet som følger: Prosjektet Framtidens arbeidsplasser skal resultere i en arbeidsplassnorm for kontorarbeidsplasser, for å oppnå en redusert og mer effektiv arealbruk i kommunens administrasjonsbygg. Rådmannen mener at arbeidet med å utvikle framtidens arbeidsplasser er en viktig og riktig satsing for mer effektiv og smart arealutnyttelse i kommunen framover, og for å rigge mer funksjonelle og fleksible fysiske arbeidsplasser for medarbeiderne, tilpasset dagens arbeidsformer og forventninger. Arbeidet med å utvikle Framtidens arbeidsplasser er nå i startfasen. For å legge til rette for å kunne utføre Bystyrets oppdrag i handlingsplanen har rådmannen, etter en strategisk vurdering, besluttet å inngå avtale om leie av administrasjonsarealer i Bryggeriveien 2-4. Leieperioden er på 5 år fra og med , og gjelder et areal på kvm. Gjennom anskaffelsen av arealene i Bryggeriveien sørger kommunen for tilgjengelig areal til flere tjenester og virksomheter med presserende behov for lokaler, samtidig som tilgangen til bygget muliggjør avvikling av flere andre leieavtaler og samling av flere medarbeidere, og gir tilgang til utvekslingsareal for bygninger som eventuelt skal ombygges i tiden framover. Det arbeides nå med nærmere avklaringer av hvordan arealene mest hensiktsmessig skal benyttes, og hvilke konkrete virksomhetsområder og medarbeidere som skal inn.

2 Vedlegg Ingen Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) 1. Signert leieavtale Bryggeriveien 2-4 med bilag, saksnummer 2019/20 Saksopplysninger Bakgrunn og plattform 1. Utviklingsprosjekt Fredrikstad 2030 Med bakgrunn i rapporten «Fredrikstad 2030 Økonomisk analyse av regnskap 2016» ble det fremmet forslag om effektivisering av bruken av offentlige kontorarealer. Arbeidsgruppen vurderte at dette kunne gi besparelser i form av reduserte utgifter til innleie av alternative lokaler. 2. Strategi for Smart Fredrikstad vedtatt av Bystyret 15. mars 2018 «Vi skal møte framtiden, og framtiden er nå». «Vi skal bearbeide nye tanker om tverrfaglig samarbeid». «Vi bør kvitte oss med tidkrevende arbeidsprosesser og frigjøre tid til å fokusere på samarbeid og utvikling». Satsingsområde nr. 5 Boliger og bygg smarte boliger og bygg som møter morgendagens behov, utfordringer og ønsker fra brukerne innebærer blant annet at man: - alltid vurderer det mest bærekraftige alternativet ved rehabilitering av eksisterende bygningsmasse eller nybygg for å møte sosiale, økonomiske og miljømessige mål. - vurderer ny teknologi og innovative løsninger ved valg av tekniske installasjoner. - arbeider bevisst med effektiv og smart arealutnyttelse i private og offentlige bygninger der kommunale og private tjenester snakker sammen. Bruk av arealer på andre måter og til andre formål skaper fleksibilitet og delingsøkonomiske fordeler. (understreket her) - tenker sirkulærøkonomi og bærekraft i et livssyklusperspektiv. Man skal redusere, gjenbruke og gjenvinne. 3. Rådmannen besluttet at arbeidet med framtidens arbeidsplasser igangsettes. 4. Vedtatt budsjett 2019 og handlingsplan I Bystyrets vedtak om budsjett for 2019 og handlingsplan for er det under kapitlet for Teknisk drift (side 57) beskrevet følgende innsparingstiltak: «Optimalisering av arealbruk i kommunens administrasjonsbygg og optimalisering av innleie av administrasjonsarealer.» Tiltakene er beskrevet som følger: «Prosjektet Framtidens arbeidsplasser skal resultere i en arbeidsplassnorm for kontorarbeidsplasser, for å oppnå en redusert og mer effektiv arealbruk i kommunens administrasjonsbygg.» Effekten i sparte kroner er angitt å være 2,5 millioner kroner fra og med 2019 og ut handlingsplanperioden. 5. Kommunaldirektør for Teknisk drift besluttet høsten 2018 å avvikle innleide kontorpaviljonger i Tomteveien, og paviljongene fjernes Leie av paviljongene beløper seg til kr 1,2 mill. i året.

3 Dagens situasjon Vi blir stadig flere; både antall innbyggere i kommunen og antall kommunalt ansatte øker. Det er i dag ca. 300 arbeidsplasser på rådhuset (både administrasjon og politikere). På kort sikt er det meldt inn behov for ytterligere ca. 25 nye arbeidsplasser fra rådhusets virksomheter. Kommunen leier inn arealer på ca m 2 til ulike kontorbaserte kommunale virksomheter. Den gjennomsnittlige kvadratmeterprisen for innleide kontorarealer er på vel kroner, og total leiesum per år er på vel 30 millioner kroner. Etat bygg og eiendom anfører, basert på observasjoner, sammenligninger og erfaring, at arealbruken i kommunens kontorbygg ikke er tilstrekkelig effektiv. Arealbruken i offentlige bygg bør skje på grunnlag av vedtatte arealnormer og klare styringsmål. Den regjeringsoppnevnte arbeidsgruppen for framtidens regjeringskvartal anbefaler en arealnorm på 23 m 2 BTA (bruttoareal) per årsverk. På rådhuset er det i dag ca. 36 m 2 BTA/ansatt, mens det er 39 m 2 BTA/ansatt i paviljongene i Tomteveien og 22 m 2 BTA/ansatt i administrasjonsbygget samme sted (bygget har begrenset lagerareal og kantinen befinner seg i et annet bygg). I innleide bygg er det i snitt ca. 30 m 2 BTA/ansatt (her er det en del variasjoner). Innleie av Bryggeriveien 2-4 Innleie av arealer i Bryggeriveien 2-4 er gjort etter en helhetlig strategisk vurdering, for å legge til rette for oppfølging av oppdraget i handlingsplanen om å sørge for en redusert og mer effektiv arealbruk i kommunens administrasjonsbygg over tid. Anskaffelsen av arealene i Bryggeriveien gir tilgang til utvekslingsareal for bygninger som eventuelt skal ombygges i tiden framover, og tilgjengelig areal til flere tjenester og virksomheter med presserende behov for lokaler. Leieavtalen gjør det samtidig mulig å avvikle andre leieavtaler og samle flere medarbeidere under samme tak. Leieperioden er på 5 år fra og med og gjelder hele bygget på totalt kvm. Kommunen har anledning til å si opp leiekontrakten uten nærmere begrunnelse innen 31. januar 2019, og utleier har avtalt en oppsigelsestid på ni måneder ved oppsigelse med særskilt avtalt begrunnelse i løpet av Det arbeides nå med nærmere avklaringer av hvordan arealene mest hensiktsmessig skal benyttes, og hvilke konkrete virksomhetsområder og medarbeidere som skal inn. Enheter som vil vurderes nærmere for mulig lokalisering i Bryggeriveien er blant annet flere av virksomhetsområdene i ny Seksjon for innovasjon og styring, Forebyggende tjenester til barn og unge (ny virksomhet fra 2019), PP-tjenesten, helsestasjon, ledelse og administrasjon i etat Tjenester til funksjonshemmede, kommunalt kompetansesenter, Smartby-lab, samt enkelte enheter som p.t. har tilhold i Tomteveien 30 og i rådhuset. Framtidens arbeidsplasser fakta, kartlegging og prosess Det er stort engasjement i debatten om hva som er gode og tidsriktige kontorarbeidsplasser i ulike virksomheter, basert på både synsing, erfaring og forskning. Gjennom fornyingsarbeidet i staten og arbeidet med utvikling av nytt regjeringskvartal har regjeringen og staten langt tunge føringer, som i sin tur har medført både begeistring og bekymring. Her i Fredrikstad ble det høsten 2018 tatt i bruk nye NAV-kontorer, som er utformet og innredet etter modell for aktivitetsbaserte arbeidsplasser (ABF), som så langt er tatt godt imot av medarbeiderne og der det ble gjennomført god involvering og medvirkning i planleggingsarbeidet. Hovedtendensen synes å være at de fysiske faktorene ved arbeidsplassene er utilstrekkelige til å skille mellom gode og dårlige arbeidsplasser. Det innebærer at det er

4 dokumentert meget høy tilfredshet med både cellekontorer og mer åpne løsninger; det avgjørende synes å være graden av autonomi, medvirkning og bevegelsesfrihet. Majoriteten foretrekker dessuten den kontorløsningen de har, uansett løsning, og tilfredsheten synes å øke som funksjon av tiden de har hatt den aktuelle løsningen. Åpne løsninger kan være både verst og best, men ser ut til å være mer krevende for ledelse og organisasjon å lykkes med enn tradisjonelle cellekontor. Flere private foretak innen byggenæringen har, i samarbeid med Høgskolen på Vestlandet og Norges forskningsråd, rigget et stort prosjekt som har til hensikt å etablere en standard for hva som er gode arbeidsplasser (SMAP-prosjektet). Som del av prosjektet foretas blant annet en systematisk gjennomgang av all forskning som på ulike måter sier noe om åpne kontorlandskap, herunder studier som sammenligner åpne landskaper med cellekontorer. Dette dreier seg om et tusentalls publiserte artikler, bøker og rapporter. Dette arbeidet kan gi oss tilgang til nyttige fakta, erfaringer og vurderinger. Det er ikke konkludert med hva slags kontorløsninger som egner seg hvor, eller for hvem, i Fredrikstad kommunes administrasjonsarealer. Før vi kommer så langt skal det gjennomføres medvirkningsprosesser med ansatte, tillitsvalgte og hovedverneombud. Det skal også gjøre analyser av dagens arealbruk og framtidige behov. Dette innebærer å kartlegge dagens bruk av arealer i rådhuset og virksomhetenes arbeidsmetodikk hvordan jobber vi i dag og hvordan ønsker vi å jobbe i morgen. Signal arkitekter skal bistå kommunen i kartleggingsarbeidet. Økonomiske konsekvenser Årlig leie for Bryggeriveien 2-4 er avtalt til kr ,- (eks. mva.), og kostnaden i 2019 vil være kr ,-. Felleskostnader er stipulert til kr (eks. mva.) pr. år. Det er i tillegg inngått leieavtale for 50 parkeringsplasser fordelt på byggets kjeller og bakgård, til en årlig sum av kr (eks. mva.). Anskaffelsen av arealene i Bryggeriveien innebærer reduserte kostnader til etablering av nye tjenester og tiltak i andre arealer. Dette gjelder eksempelvis ny virksomhet Forebyggende tjenester for barn og unge, og tiltak som kommunalt kompetansesenter. Netto økte drifts- og leiekostnader dekkes gjennom avvikling av eksisterende leieavtaler og omprioriteringer innenfor gjeldende budsjetter, med utgangspunkt i synergieffekter og effektiviseringsmuligheter. Avvikling av leiekontrakt for lokaler i Hassingveien 40 gir en besparelse på kr ,- i Dette er halvårseffekt, da denne leieavtalen løper fram til Årlig leie for 2019 ville vært kr ,-. Konsekvenser levekår/folkehelse Ikke relevant. Ansattes medbestemmelse Innretningen på kontorarbeidsplasser vekker erfaringsmessig stort engasjement og medfører også ofte bekymring eller uenighet. Det legges derfor til grunn at endringsprosesser på dette feltet er krevende, og bør gjennomføres med stor grad av åpenhet, involvering, samspill og medvirkning. Det har hittil vært avholdt følgende informasjonsmøter om planlagte tiltak: Informasjon for hovedtillitsvalgte, verneombud og bedriftshelsetjeneste hos Seksjon for teknisk drift Informasjon til alle ansatte i administrasjonsbygget i Tomteveien 30 (Teknisk drift)

5 Orientering i kommunens arbeidsmiljøutvalg (AMU) Informasjon til ansatte i rådhuset Informasjon til ansatte i administrasjonsbygget i Tomteveien 30 den Kommunens arbeidsmiljøutvalg (AMU) har i møte 16. januar 2019 nedsatt en koordineringsgruppe for arbeidet med framtidens arbeidsplasser og kontorarbeidsplasser, med vekt på utvidet medvirkning og på HMS-perspektivet. Koordineringsgruppa vil være en undergruppe av arbeidsmiljøutvalget, og består av representanter fra arbeidsgiversiden, bedriftshelsetjenesten, HR-avdelingen, NAV Fredrikstad, vernetjenesten og hovedtillitsvalgte. Vurdering Offentlige kontorbygg skal være gode arbeidsplasser i generasjoner. Byggene finansieres og driftes av offentlige midler. Det er et stort ansvar å nytte felleskapets midler på en forsvarlig måte. Prosessen med å endre og utforme framtidige kontorbygg henger tett sammen med hvordan organisering av arbeidet foregår, og med utvikling av nye arbeidsformer. Framtidens arbeidsplasser må utformes med utgangspunkt i hvilke oppgaver virksomheten skal løse. Den teknologiske utviklingen er også en driver for endring av arbeidsformer, i retning av mer fokus på kommunikasjon og samhandling i oppgaveløsningen. Framtidens kontorløsninger rommer flere typer arbeidsstasjoner og kan utformes på mange måter. Framtidens arbeidsplasser skal i sum bidra til: å være arealbesparende å legge til rette for en innovasjonskultur gode og effektive tjenester fleksible bygg for framtiden klimavennlig arealbruk Arbeidet med å utvikle framtidens arbeidsplasser er en viktig satsing for å legge til rette for mer effektiv og smart arealutnyttelse i kommunen framover. Det overordnede målet er å rigge mer funksjonelle og fleksible fysiske arbeidsplasser for medarbeiderne, tilpasset dagens arbeidsformer og forventninger. Innretningen på kontorarbeidsplasser vekker erfaringsmessig stort engasjement og medfører også ofte bekymring eller uenighet. Rådmannen legger derfor stor vekt på at endringsprosesser på dette feltet gjennomføres med stor grad av åpenhet, involvering, samspill og medvirkning. Innleie av arealer i Bryggeriveien 2-4 vurderes å legge til rette for oppfølging av oppdraget i handlingsplanen om å sørge for en redusert og mer effektiv arealbruk i kommunens administrasjonsbygg over tid. Dette i form av at bygget gir tilgjengelig areal til flere tjenester og virksomheter med presserende behov for lokaler, tilgang til utvekslingsareal for bygninger som eventuelt skal ombygges i tida framover, samt tilrettelegging for å kunne avvikle andre leieavtaler og samle flere medarbeidere under samme tak.