Vurdere utbygging og ombygging av kommunens administrasjonslokaler i sentrum og salg av Tune administrasjonsbygg

Transkript

1 Arkivsak-dok. 18/ Saksbehandler Glenn Morten Eriksen Saksgang Møtedato Sak nr. 18/05870 Formannskapet Vurdere utbygging og ombygging av kommunens administrasjonslokaler i sentrum og salg av Tune administrasjonsbygg Innstillingssak. Medsaksbehandlere: Lars Henning Olsen og Bård Andersen Rådmannens innstilling: 1. Det arbeides ikke videre med salg av hele Tune administrasjonsbygg. 2. Det arbeides videre med salg av bygg 4 ved Tune administrasjonsbygg. 3. Det vurderes å etablere kontorplasser for Sarpsborg kommune i et nytt bygg i arbeidet med ny ambulansestasjon og nye NAV-lokaler ved helsehuset, som kan erstatte kontorplassene i Tune administrasjonsbygg bygg Det arbeides videre med løsninger for å øke antall kontorplasser i Sarpsborg rådhus i forbindelse med forestående rehabilitering av rådhuset. Det tas sikte på å finansiere dette ved å redusere innleie av kontorlokaler. Vedlegg: - Takst datert rev Tune administrasjonsbygg. - Takst datert Parkeringsareal. - Takst datert Tune administrasjonsbygg (bygg 4). Sammendrag: Bystyret besluttet å utrede utbygging og ombygging av kommunens administrasjonslokaler i sentrum og salg av Tune administrasjonsbygg. Vurderingen skulle omfatte hvorvidt kommunen kan få flere arbeidsplasser i sentrum ved å bygge om eller bygge på ved rådhuset eller helsehuset, og finansiere dette ved å frigjøre og selge Tune administrasjonsbygg. Tune administrasjonsbygg har en antatt markedsverdi som næringseiendom på 55 mill. kr, i henhold til innhentet takstrapport. Ved salg av hele Tune administrasjonsbygg vil det være nødvendig å etablere 170 kommunale arbeidsplasser, herunder spesialrom for kompetansesenter rus og psykisk helse samt IKT-kursrom. Det må også etableres et nytt sentralt IT-rom med nødvendige dataforbindelser og telefonsentral. Selve flyttingen av disse tekniske funksjonene vil koste 10 mill. kr. 1

2 Flytting av samtlige arbeidsplasser og funksjoner fra Tune administrasjonsbygg til Sarpsborg rådhus medfører et investeringsbehov på 170 mill. kr, mens salg av Tune administrasjonsbygg forventes å gi en inntekt på 55 mill. kr. Med bakgrunn i dette anbefaler rådmannen at kommunen ikke går videre med et salg av hele Tune administrasjonsbygg. Et alternativ kan være å selge Tune administrasjonsbygg bygg 4 som har 110 arbeidsplasser. Dette vil medføre et investeringsbehov på 98 mill. kr, mens forventet salgsinntekt for dette bygget alene er 40 mill. kr. Rådmannen anbefaler at det jobbes videre med dette alternativet. Kommunen jobber med nye lokaler for ambulansestasjon og NAV ved helsehuset, etter ønske fra Sykehuset Østfold og NAV Sarpsborg. Det kan være mulighet for å innpasse administrasjonslokaler for kommunen i dette bygget, ved at det bygges høyere enn fire etasjer. Rådmannen ønsker at det jobbes videre med dette. Sarpsborg rådhus har ikke forskriftsmessig ventilasjon og arbeidsforholdene spesielt sommerstid er ikke akseptable. De tekniske anleggene er dårlig styrt og bygget er effektkrevende og lite miljøvennlig da all belysning er gammel og bygget oppvarmes elektrisk. Det er også nødvendig å skifte ut eksisterende adgangskontrollanlegg og innbruddsalarm. Det er i budsjett og handlingsplan bevilget og avsatt 15 mill.kr til å rehabilitere Sarpsborg rådhus. En ny gjennomgang av prosjektet viser at dette ikke vil være tilstrekkelig. Rådmannen vil komme tilbake til dette i handlingsplan for Ved rehabilitering av Sarpsborg rådhus bør det tas sikte på å øke antall arbeidsplasser noe gjennom ombygging. Dette bør på sikt resultere i at team bolig kan flytte fra leide lokaler i Kirkegata 69 og inn i kommunens egne bygg, slik at kommunen kan spare leiekostnader. Utredning: Bystyret besluttet å utrede utbygging og ombygging av kommunens administrasjonslokaler i sentrum og salg av Tune administrasjonsbygg (tidligere Tune rådhus). Vurderingen skulle omfatte hvorvidt kommunen kan få flere arbeidsplasser i sentrum ved å bygge om eller bygge på ved rådhuset eller helsehuset, og finansiere dette ved å frigjøre og selge Tune administrasjonsbygg. Rådmannen oppfatter vedtaket slik at bystyret ønsker å flytte de kommunale arbeidsplassene som i dag er lokalisert på Grålum til sentrum dersom dette kan gjøres uten at kommunens kostnader til administrasjonslokaler øker vesentlig. Kapitalkostnader som følge av at kommunen bygger nytt eller bygger om må i hovedsak dekkes opp gjennom salg som gir tilsvarende kapitalinntekter, eventuelt reduksjon i FDV-kostnader. Rådmannen oppfatter at hensikten med en slik flytting primært er at kommunen skal bidra til å styrke sentrum ved å lokalisere flest mulig arbeidsplasser dit. Dette er i samsvar med mål i kommunens overordnede planer. Rådmannen understreker at det er ønskelig med vekst i arbeidsplasser generelt også på Grålum og i andre deler av kommunen. Kommunen bør fortsatt legge til rette for slik vekst, i samsvar med bestemmelsene i arealplanen. Tune administrasjonsbygg: Tune administrasjonsbygg består av 3 eiendommer og er oppført med 4 bygninger. Byggene har totalt areal på ca m2 og inneholder primært kontorer til ca. 170 ansatte. 2

3 Hovedtyngden av dette er typiske kontorarbeidsplasser, men byggene rommer også enhet kompetansesenter rus og psykisk helse som har behov for ulike typer spesialrom som enheten benytter i arbeidet med sine brukere. Byggene inneholder også kursrom til IKTopplæring for hele kommunen, der enhet IKT står for en stor del av undervisningen. I tillegg kommer forsamlingslokale (tidligere kantine), og konferanserom for inntil 110 personer. Eiendommene har reguleringsformål offentlig bebyggelse. Parkeringsarealet har ca. 165 plasser tilgjengelig + 20 el-plasser. Tune administrasjonsbygg har en antatt markedsverdi som næringseiendom på 55 mill. kr, i henhold til innhentet takstrapport. Dette forutsetter at eiendommen omreguleres til formålet. Parkeringsplassen ved Tune adm. bygg har en antatt markedsverdi på ca. 1,35 mill. kr. Ombygging av Tune administrasjonsbygg til bolig vil ikke være økonomisk lønnsomt som følge av at ombyggingskostnadene vil være store, og at det er vanskelig å utnytte tomten godt på grunn av kulturminner. En omregulering til bolig vil redusere salgsverdien med 25 mill. kr, til 30 mill. kr. Rådmannen anser dette som uaktuelt. Ved salg av Tune administrasjonsbygg vil det være nødvendig å etablere 170 kommunale arbeidsplasser et annet sted, herunder spesialrom for kompetansesenter rus og psykisk helse samt IKT-kursrom. Det må også etableres et nytt sentralt IT-rom med nødvendige dataforbindelser og telefonsentral. Selve flyttingen av disse tekniske funksjonene vil koste 10 mill. kr. Konferanserommet (tidligere kommunestyresal) og andre møterom i underetasjen må ikke erstattes direkte da kommunen har flere konferanserom med tilnærmet samme størrelse. Bortfall av dette rommet kan imidlertid medføre at kommunen av kapasitetsårsaker må leie konferanserom i større grad enn i dag. Konferanserommet i underetasjen er normalt i bruk 3-4 dager i uken, og ofte til halv- og heldagsmøter. Forsamlingslokalet kan bortfalle uten at det får noen vesentlige konsekvenser for kommunen. Dersom kommunen skal bygge nye administrasjonslokaler til erstatning for Tune administrasjonsbygg, må det påregnes en kvadratmeterpris på rundt kr og et areal på rundt kvadratmeter. Denne beregningen av areal hensyntar behovene for spesialrom og kursrom. Det tilsvarer et areal på 27 kvadratmeter pr. ansatt, inkludert spesialrom og kursrom. Det må derfor påregnes en investeringsutgift på rundt 160 mill. kr. I tillegg kommer flytting av IT-rom for rundt 10 mill. kr. Det å selge Tune administrasjonsbygg for så å etablere et tilsvarende antall kontorarbeidsplasser vil følgelig medføre et investeringsbehov på rundt 170 mill. kr. Når forventet salgsinntekt fra Tune administrasjonsbygg er på 55 mill. kr, vil kommunens netto investeringsutgift være på 115 mill. kr. Dette vil medføre en årlig økning i kapitalutgifter på 4,7 mill. kr. Det kan være et alternativ for kommunen å leie, men dette vil normalt medføre høyere totale kostnader over tid. Anslått årlig leiekostnad er ca. 6 mill. kr. Ved at arealet reduseres med rundt kvadratmeter kan utgiftene til forvaltning, drift og vedlikehold reduseres med rundt 2,2 mill. kr. Det vil også være muligheter for noe effektivisering ved å samlokalisere kommunale funksjoner. Likevel vil en flytting av alle funksjoner fra Tune administrasjonsbygg til sentrum utgjøre medføre en så stor økonomisk negativ konsekvens for Sarpsborg kommune at rådmannen ikke anbefaler å jobbe videre med det alternativet. 3

4 Tune administrasjonsbygg - bygg 4 Bygg 4 er den største bygningen på eiendommen Tune administrasjonsbygg. Denne består av kvadratmeter, inkludert kvadratmeter kjeller der det nevnte konferanserommet ligger. 110 arbeidsplasser er i bygg 4, mens 60 arbeidsplasser er fordelt på de øvrige byggene. De øvrige byggene benyttes i hovedsak av kompetansesenter rus og psykisk helse, og det er også her spesialrommene deres er lokalisert. Det er innhentet en egen salgstakst for bygg 4, som viser en salgsverdi på 39,5 mill. kr som næringsbygg. Arealbehovet for de rundt 110 arbeidsplassene i et nytt bygg er vurdert til rundt kvadratmeter, det vil si rundt 22 kvadratmeter per arbeidsplass. Disse arbeidsplassene krever i snitt vesentlig mindre areal enn arbeidsplassene til kompetansesenter rus og psykisk helse. En investering på kvadratmeter vil med en kvadratmeterpris på kr utgjøre 88 mill. kr. Flytting av teknisk IT-rom for 10 mill. kr vil komme i tillegg, slik at totalt investeringsbehov blir 98 mill. kr. Fratrukket en salgsverdi på 39,5 mill. kr blir netto investeringsutgift på ca. 58 mill. kr. Økningen i kapitalutgifter blir da på rundt 2,3 mill. kr årlig. Samtidig kan det være mulig å redusere utgifter til forvaltning, drift og vedlikehold med rundt 1,8 mill. kr årlig. Rådmannen understreker at halvparten av denne reduksjonen skyldes at arealene i kjelleren ikke erstattes. Heller ikke det å flytte arbeidsplassene i bygg 4 ser ut fra foreløpige beregninger ut til å la seg finansiere fullt ut gjennom et salg av dette bygget, men vil øke kommunens årlige kostnader med rundt kr. Dette er imidlertid et så moderat beløp at det etter rådmannens oppfatning bør jobbes videre med alternativet. Helsehuset Rådmannen har startet arbeidet med en ny ambulansestasjon for Sykehuset Østfold i tilknytning til helsehuset i Sarpsborg sentrum, i henhold til handlingsplan Videre har kommunen administrativt dialog med NAV Sarpsborg om å etablere nye lokaler for NAV samme sted. NAV er i dag lokalisert i gågata, i lokaler som med fordel kan frigjøres til næringsvirksomhet. Det vil kunne være aktuelt å bygge et felles bygg for ambulansestasjon og NAV. Deres arealbehov vil trolig kunne dekkes med et fire etasjer høyt bygg. Avhengig av hvilke byggehøyder som blir tillatt gjennom sentrumsplanen kan det være mulig å bygge kontorlokaler for kommunen i toppen av dette bygget. I beste fall vil bygget kunne romme de kvadratmeterne som er vurdert å være nødvendig for å huse de 110 arbeidsplassene som i dag er i Tune administrasjonsbygg bygg 4. Ved at det bygges høyt kan man også oppnå en lavere kvadratmeterpris enn det man generelt må påregne ved nybygg. Rådmannen anbefaler at det videre arbeidet med et nytt bygg ved helsehuset for ambulansestasjon og NAV skal ta sikte på å innpasse ca kvadratmeter kontorlokaler for kommunalt bruk. Det bør være en forutsetning for realisering at økte kapitalutgifter for kommunen i all hovedsak kan veies opp gjennom kapitalinntekter fra salg av Tune administrasjonsbygg bygg 4 og reduserte kostnader til forvaltning, drift og vedlikehold. Sarpsborg rådhus Sarpsborg rådhus består av kvadratmeter fordelt på fire etasjer. De tre øverste etasjene består av kontorer, møterom og øvrige fellesarealer. I første etasje er det også noen kontorer, men publikumsmottak, kantine, bystyresal og formannskapssal tar en stor del av arealet. Kjeller med parkeringsgarasje, treningsrom, garderober og noen spesialrom kommer i tillegg. Det jobber i dag ca. 200 medarbeidere i rådhuset. Sarpsborg rådhus har ikke forskriftsmessig ventilasjon og arbeidsforholdene spesielt sommerstid er ikke akseptable. Ingen av ventilasjonsaggregatene har kjøling og er fra bygget 4

5 var nytt. Bygget er effektkrevende og lite miljøvennlig da oppvarming av romluft gjøres med panelovner og ventilasjonsluft med elektriske varmebatterier og dårlige varmegjenvinnere. Belysningen gjøres i all hovedsak av effektkrevende gamle lysstoffarmaturer. Det eksisterende sentrale driftsstyringsanlegget (SD anlegg) på bygget er gammelt og det kommuniserer dårlig med kommunens øvrige nye SD-anlegg. Disse forholdene gjør at det uansett er nødvendig med vesentlige investeringer i Sarpsborg rådhus. Det er i handlingsplan avsatt 15 mill. kr til dette, men det vil være nødvendig å øke dette beløpet. Rådmannen vil komme tilbake til dette i handlingsplanen for Det bør i forbindelse med forestående investeringer i Sarpsborg rådhus vurderes om antall arbeidsplasser i huset kan økes. Rådmannen anbefaler ikke påbygging av rådhuset eller et nytt bygg ved siden av rådhuset. Kvadratmeterprisen for dette vil trolig bli vesentlig høyere enn om man bygger flere etasjer på et nytt bygg. Antall arbeidsplasser kan likevel økes ved ombygging eller mer effektiv utnyttelse av arealet i en eller flere av etasjene. Det er mest aktuelt å gjøre endringer i 4. etasje. Dårlig ventilasjon gjør at denne etasjen i dag ikke kan utnyttes særlig godt. Kommunen leier i dag Kirkegata 69 i Sarpsborg sentrum, og betaler 1,2 mill. kr i leie for disse lokalene årlig. Lokalene huser team bolig med 15 medarbeidere, samt de fylkeskommunale tilbudene karrieresenteret og etablererservice. Rådmannen anbefaler at det i forbindelse med den forestående rehabiliteringen av Sarpsborg rådhus tas sikte på å etablere tilstrekkelig med nye arbeidsplasser til at team bolig kan flytte ut av Kirkegata 69 og inn i kommunens egne lokaler. Det kan fortsatt være behov for å leie lokaler til karrieresenteret og etablererservice, men det vil da være mulig å leie billigere og mindre lokaler. Konsekvenser økonomi, miljø og folkehelse: Økonomi: Vedtatt budsjett og handlingsplan bygger på en handlingsregel om at den delen av kommunens gjeld som belaster driften ikke skal øke ved utgangen av planperioden. Handlingsplanen legger opp til store investeringer i blant annet sykehjemsplasser, bibliotek og skoler. En eventuell flytting av kommunale kontorarbeidsplasser bør derfor kun gjennomføres dersom økte kapitalkostnader i all hovedsak kan dekkes gjennom reduserte driftskostnader. Nødvendige midler til oppgradering av rådhusets SD-anlegg og ventilasjonsanlegg utover eksisterende bevilgning på 15 mill. kr. vil innarbeides ved rullering av budsjett og handlingsplan Eventuelle midler til etablering av nye arbeidsplasser i rådhuset og eventuell innsparing ved avvikling av leieforholdet i Kirkegata 69 vil også bli innarbeidet. Miljø: Flytting av arbeidsplasser fra Grålum til sentrum vil kunne medvirke til at flere arbeidstakere tar buss, sykler eller går til jobb framfor å kjøre bil. Folkehelse: Dersom flere arbeidstakere sykler eller går til jobb vil dette ha en positiv helseeffekt. 5