Søknad om bruk av vedlikeholdsfondet - Gamle Kroer skole. Saksbehandler: Nils Erik Pedersen Saksnr.: 15/

Transkript

1 Ås kommune Søknad om bruk av vedlikeholdsfondet - Gamle Kroer skole Saksbehandler: Nils Erik Pedersen Saksnr.: 15/ Behandlingsrekkefølge Møtedato Formannskap F-sak 13/15 Hovedutvalg for teknikk og miljø HTM-sak 8/15 Kommunestyre K-sak 16/15 Hovedutvalg for teknikk og miljø Formannskap Innstilling fra Hovedutvalg for teknikk og miljø foreligger ikke på utsendelsestidspunktet. Rådmannens innstilling: 1. Fremlagte forslag til rehabilitering av administrasjonsbygget på Kroer skole vedtas. 2. Prosjektet finansieres med inntil 3,1 mill. kr (eks. mva.) fra vedlikeholdsfondet. Ås, Trine Christensen Rådmann Nils Erik Pedersen Teknisk sjef Avgjørelsesmyndighet: Formannskapet Behandlingsrekkefølge: Formannskap F-sak 13/15, Hovedutvalg for teknikk og miljø HTM-sak 8/15, Kommunestyret K-sak 16/15, Hovedutvalg for teknikk og miljø Formannskap Vedlegg: 1. Gamle Kroer skole Rehabilitering utvendig 2. Notat - Kroer skole adm.bygg Øvrige dokumenter som ligger i saken: Alle dokumenter i saken Vedtak i saken sendes til: Teknisk sjef Eiendomssjef Oppvekst og kultursjef Vedlikeholdsleder 15/ Side 1 av 5

2 SAKSUTREDNING: Sammendrag: Administrasjonsbygget på Kroer skole er i særdeles dårlig befatning og skal det være mulig å benytte bygget i fremtiden må det settes inn betydelige tiltak. Skolekapasiteten i Ås er presset og det er nødvendig å utnytte det som er av tilgjengelig bygningsmasse. Oppgraderingsbehovet er omfattende og det er derfor krevende å ta dette over det ordinære vedlikeholdsbudsjettet. Det søkes derfor om frigjøring av midler fra vedlikeholdsfondet for å realisere prosjektet. Det er foretatt en grov vurdering av nybygg, med tilsvarende arealer, versus rehabilitering. Selv med en utvendig og innvendig rehabilitering, til en akseptabel standard, vil rehabilitering være en billigere løsning. Fakta i saken: Saken ble første gang behandlet i formannskapet , sak 13/15: Formannskapets vedtak : Saken oversendes Hovedutvalg for teknikk og miljø for behandling og innstilling til Kommunestyret. Forslag fra Høyre som følger saken: Rådmannen bes vurdere risikoen ved rehabilitering i forhold til kostnad opp mot nybygging av areal for å ivareta kontorarbeidsplasser for lærerne. Saken ble videre lagt frem for HTM , sak 8/15. Høyres forslag ble svart opp gjennom et supplerende notat som ble lagt frem for HTMs medlemmer samme dag. HTM vedtok følgende: Hovedutvalg for teknikk og miljøs vedtak : Saken utsettes, fordi informasjonen om alternativene ikke var Hovedutvalget i hende før fristen for mottak av sakspapirer, og utvalget ønsker at dette skal følge saken som sakspapirer. Saken ble videre behandlet i kommunestyret , sak 16/15: Votering: Kommunestyret vedtok enstemmig å trekke saken fra kommunestyrets sakskart , grunnet hovedutvalgets utsettelsesvedtak av Rådmannen har i ettertid gjennomgått forutsetningene som ble lagt til grunn ved opprettelsen av kommunens vedlikeholdsfond. Vi har i dag to kontoer merket vedlikeholdsfond. Vedlikeholdsfond 1 ( ) er historisk fra før 2007 og er bygd opp etter årlige avsetninger til fond som er budsjettert på driftsbudsjettet til Teknikk og miljø på kr. 15/ Side 2 av 5

3 Dette fondet ble styrket med 1,5 mill. kr. i 2014, jf. kommunestyrets vedtak i sak 30/14: Kommunestyrets vedtak : 1. Årsregnskapet til Ås kommune 2013 godkjennes. 2. Enhetene får overført inntil 1 % av mer/eller mindreforbruk til Overføringen foretas innenfor en netto ramme på kr 0, Ubrukte midler til vedlikehold 1,5 mill.kr overføres vedlikeholdsfond konto I det samme møtet vedtok kommunestyret å avsette 15 mill. kr. til et vedlikeholds - /rehabiliteringsfon d ( vedlikeholdsfond 2) : 5. Det avsettes et vedlikeholds - /rehabiliteringsfond på 15 mill. kr. Fondet disponeres av formannskapet og kan bevilges midler fra etter innstilling fra Hovedutvalg for teknikk og miljø. Vedlikeholdsfondet har følgende saldo for 2015 Konto Konto (T) Beløp Vedlikeholdsfond , Vedlikehold/rehabilitering ref k - sak , ,00 Det er med bakgrunn i vedtakets punkt 5 at saken nå fremlegges HTM for innstilling til formannskapet. Prosjektet gjelder det gamle administrasjonsbygget på Kroer skole. 15/ Side 3 av 5

4 1. Bygningen ble innviet i Grunnmur og kjeller er delvis defekt. 3. Kjeller med bærende konstruksjon av tre er fuktig. 4. Fasade og vinduer er i sterkt forfall og trenger umiddelbart vedlikehold. 5. Takene er i dårlig forfatning både pga. materialkvalitet og alder. 6. Overflatevann fra tak og på terreng står inn på grunnmur og det er i dag ingen form for regnvannshåndtering. 7. Bygget har dårlig isoleringsevne (kaldt vinterstid og varmt sommerstid). 8. Beplantning skader fasaden. Eksisterende administrasjonsbygg er på 586 kvm. Estimert kontorarealbehov er på ca.400 kvm. Som alternativ til rehabilitering er det vurdert bygging av nytt kontorbygg/leie av moduler og rivning av eksisterende (jf vedlegg 1). Vurdering: Det er uklart når forrige utvendige vedlikehold ble foretatt, men ut fra tilstanden anslås det at det er mer enn 30 år siden det ble gjort større vedlikehold på bygget. Der er derfor klart at noe må gjøres for å hente inn vedlikeholdsetterslepet. Utsettes dette vedlikehold forverres tilstanden av bygget raskt. Bygget har behov for et tilstandsløft både innvendig og utvendig, men innvendig oppgradering kan utsettes så lenge det utvendig foretas. Hvis ikke dette gjøres blir omkostningene etterhvert unødvendig store. Hele det utvendige på bygget må rehabiliteres snarest for å unngå så omfattende skader at bygget må rives. Ved å hente igjen et betydelig etterslep, bevares bygget og holdes i en brukbar stand. Løftes tilstanden på det utvendige til foreslåtte nivå, vil det være mulig å foreta og planlegge vedlikehold på den mest rasjonelle måten de påfølgende årene. Byggets beliggenhet og kostnadene forbundet med nybygg, eller oppsetting av moduler, tilsier at det er praktisk og økonomisk hensiktsmessig å rehabilitere bygget. Økonomiske konsekvenser: Gjennomføring av umiddelbare og nødvendige utvendige tiltak er kostnadsberegnet til 3,1 mill. eks. mva. Prosjektet foreslås finansiert med bruk av kommunens vedlikeholdsfond som er et disposisjonsfond avsatt av kommunestyret. Prosjektet vil medføre redusert netto driftsresultat i 2016, men budsjettert avsetning til disposisjonsfond i 2016 vil være uendret da tiltaket er finansiert med bruk av tidligere opparbeidet fond. Innvendig rehabilitering, som foreslås tatt på et senere tidspunkt, er kostnadsberegnet til 2,3 mill. kr. Samlet gir dette en kostnad på 5,4 mill. kr. for en full rehabilitering. Alternativet med rivning og oppføring av nytt bygg er kostnadsberegnet til ca. 12,5 mill. kr. Oppføring av modulbygg, inklusive rivning, er kostnadsberegnet til ca. 8,5 15/ Side 4 av 5

5 mill. kr. Velges ett av disse alternativene må prosjektet finansieres som et eget investeringsprosjekt og saken fremmes for kommunestyret. Se for øvrig vedlegg for ytterligere detaljer. Alternativer: 1. Utsette vedlikeholdet ytterligere. Konsekvensen vil da være at bygget i løpet av kort tid ikke vil være mulig å benytte til ordinær drift. Statusen på bygget er så dårlig at større konstruksjonsmessige skader må påregnes ved ytterligere fravær av utvendig vedlikehold. 2. Rive administrasjonsbygget og bygge nytt. Dette er en mer kostbar løsning og medfører økt arealbruk, alternativt behov for midlertidige kontorplasser i rive og byggeperioden, dersom samme plassering skal benyttes. Resultatet blir nye og moderne kontorlokaler. 3. Oppsett av moduler og etterfølgende rivning av administrasjonsbygget. Dette er en rimeligere løsning enn alternativ 2, men fortsatt dyrere enn rådmannens innstilling. Løsningen er arkitektonisk ikke tilpasset øvrig bebyggelse og medfører økt arealbruk, alternativt behov for midlertidige kontorplasser i rive og byggeperioden, dersom samme plassering skal benyttes. Resultatet blir nye og funksjonelle kontorlokaler. Konklusjon med begrunnelse: Det anbefales å bevilge inntil 3,1 mill kr fra vedlikeholdsfondet for å kunne gjennomføre umiddelbare og nødvendige utvendige tiltak for å hindre omfattende konstruksjonsmessige skader på bygget. Kan vedtaket påklages? Nei. Ikrafttredelse av vedtaket: Umiddelbart. 15/ Side 5 av 5