Rådhusprosjektet Vår nye arbeidsform

Transkript

1 Rådhusprosjektet Vår nye arbeidsform

2 - Attraktiv hovedstad i Nord Byen det er godt å bo i Antall innbyggere Norges sikkerhets- og beredskapshovedstad

3 Rådhusprosjektets bærende idé «Det gamle møter det nye» Det nye rådhuset skal ta verneverdige kvaliteter inn i en foranderlig fremtid. Dagens rådhus er en viktig del av Bodøs identitet og har stor verdi for lokalsamfunnet. For tidene som kommer vil det nye rådhuset være en effektiv utviklingsmotor for Bodø som hovedstad i Nord. Dagens bygningsmasse tilfredsstiller ikke minimumskravene til fysisk arbeidsmiljø. Dagens arbeidsform tilfredsstiller ikke minimumskravene til god samhandling. Velfungerende kommunale tjenester krever stadig utvikling og koordinering av kommunens kompetanseområder og en sterkere dialog mellom lokalsamfunnet og politikerne. Det nye rådhuset vil være en tilrettelagt arena for engasjement, innovasjon og kompetansedeling. Rådhusprosjektet tar det beste fra det gamle med inn i fremtiden og skaper en levende møteplass for demokratisk utvikling og en attraktiv arbeidsplass her i Nord.

4 Prosjektorganisering

5 Tidslinje for totalprosjektet Skisseprosjekt Orientering bystyret Forprosjekt Salg av eiendom Beslutning bystyret Anbud Utflytting Arbeidshypoteser piloteres Byggeperiode Innflytting Koordinering KF Eiendom

6 Vår nye arbeidsform hvorfor, hva og hvordan 1. Ved nybygg aktualiseres også ny arbeidsform 2. Vi kjenner vår historie og dagens situasjon 3. Det nye bygget lar oss velge arbeidsform 4. Fremtidens arbeidsliv stiller store krav 5. Kommunen står foran særlige utfordringer 6. Vår nye arbeidsform er en del av løsningen 7. Vår nye arbeidsform styres av våre aktiviteter 8. Vår nye arbeidsform er en god investering 9. Vi tar motforestillinger og motstand på alvor 10. Medarbeiderne må være med på reisen

7 Arbeidsplassutformingen i fremtidig regjeringskvartal bør skje etter prinsippene for aktivitetsbaserte arbeidsplasser. Dette konseptet tar utgangspunkt i arbeidsplassen som et sted hvor de som jobber der, har behov for ulike arbeidssoner. Det må derfor skapes mange ulike soner tilrettelagt for å understøtte ulike oppgaver.

8 Endringer siden 1959

9 Aktivitetsanalysen 2015

10 Virksomheter inn i det nye rådhuset Dagens lokasjoner Rådmannen + ledergruppe 11 Kommuneadvokaten 2 Økonomiseksjonen 5 Politisk sekretariat 2 Regnskapsenheten 16 Innkjøpskontoret 4 Kemnerkontoret 19 Kommunikasjon 3 Servicetorg/ turistinformasjon 16 Arkiv 9 Samfunnskontoret 20 HR-kontoret 25 IKT-kontoret 10 OK-stab, fam. senter, kommunepsykologer 7 Grunnskolekontoret 8 Barnehagekontoret 2 Fagteam/ PPT 0-6 år 13 Flyktningkontoret 15 Barneverntjenesten 42 Helsesøstertjenesten 2 Kulturkontoret 12 HO-stab 9 Tildelingskontoret 18 Boligkontoret 13 Teknisk avdeling stab 6 Byggesak 12 Byplan 12 Geodata 20 Byteknikk 55 Bodø kommunale eiendommer KF 21 Politikere og rådgivere 3 79 Rådhuset 17 Banken 102 Herredshuset 79 Teamgården/ Postgården 13 Speiderveien 4 4 Speiderveien 3 19 Speiderveien 8 18 Dronningens gt Dronningens gt Moloveien Sjøgata 41 2 Misvær 3 Nordstrandveien 41

11

12

13

14

15

16

17

18

19 Arealrammer for nytt rådhus Brutto ca m2/ 400 medarbeidere Ca. 25 m2 pr. ansatt (total, brutto)

20 Arbeidslivets utfordringer

21 Dagens forandringer i arbeidslivet Mindre Arbeidsplass Individuelt 8-16 tilstedeværelse Ledelsens styring Rutiner Papir Mer Aktiviteter Prosjektbasert Møteplass Frihet under ansvar Valgfrihet Digitale medier

22 Kommunale utfordringer

23

24 Føringer for Rådhusprosjektet Ingen har eget kontor, heller ikke ledere Fast arbeidsplass/ område som base for alle ansatte Alle arbeidsplasser etableres som aktivitetsplasser Aktivitetsplassene skal understøtte ulike aktiviteter Alle møter sine besøkende/kunder i 1. etg.

25 Hva skal til i en hverdag der vi kan jobbe hvor som helst og når som helst?

26 Vår nye arbeidsform Arbeidet er mer uavhengig av tid og sted Arbeid er noe man gjør, ikke et sted man går til Struktur Digitalt miljø (Teknikk) Kunnskaps -ledelse Organisasjon (Menneske) Kultur Fysisk miljø (Bygg) Arkitektur Rådhuset blir plassen hvor man treffes

27 Ulike aktiviteter Kollektivt Høy Fysisk konsentrasjon Lav Virtuelt konsentrasjon Individ

28 Ulike plasser for ulike aktiviteter

29 Ulik arena for ulike arbeidsformer PUNT VARIERTE ARBEIDSFORMER SOM MÅ FÅ HVER SIN TYDELIGE ARENA INNSIKT

30 Aktivitetsplasser = ulike arbeidsplasser tilpasset ulike aktiviteter

31 Vår nye arbeidsform krever et tilrettelagt bygg

32 Vår nye arbeidsform krever tilgjengelig informasjon

33 Vår nye arbeidsform krever at vi jobber mer digitalt 1 2 3

34 Vår nye arbeidsform er basert på tillit

35 Vår nye arbeidsform er et kollektivt ansvar

36 Resultater Ressursutnyttelse Service Medvirkning Fleksibilitet Økonomi Attraktivitet Kompetansedeling Samhandling Mangfold av miljø Arbeidsmiljø Valgfrihet, autonomi Støtte for aktiviteten

37 Lønnsomhetsmodell

38 Motforestillinger

39 Motstand - vårt tvetydige forhold til endring

40 Organisasjonsutvikling i prosjektet Strategiutforming IKT og HR Pilotering og innføring av ny arbeidsform Mestring av digitale løsninger Effektivisering Flytting Informasjon

41 Brukerprosessen - linken mellom våre mål, arbeidsformen og bygget Høst 2015 Vår 2016 Høst 2016 Vår 2017 A: Medarbeiderne (400 medarbeidere) Medarbeidersamling 1 Medarbeidersamling 2 Medarbeidersamling 3 Medarbeidersamling 4 Gjennomgang av aktivitetsanalyse. Introduksjon til konseptet. Nærhetsanalyse. Fokus på flyt, samarbeid og deling. Kompetansekartlegging. Fokus på å styrke nødvendig kompetanse. Kultur og struktur. Vår nye arbeidsform og våre nye arbeidsplasser. B: Ledertrening/ lederskole (40 ledere) C: Brukergrupper (4/5 brukergrupper, 20/25 representanter)

42 Skape visjon, mål og mening SLM Rådmannens ledergruppe ledere Virksomhetsledere Fra idé til kollektiv handling Alle Medarbeidere Engasjere, kommunisere og motivere Involvering av alle ansatte

43 Rådmannens ledergruppe Strategiske føringer Målformuleringer Planlegging og struktur SLM Rådmannens ledergruppe Hvordan gjøre bygget verdiskapende? Hensikt: skape visjon, mål og mening Aktivitetsstyrt arbeidsform i nytt arbeidsplasskonsept Hvilke effekter ønsker vi ut av vår nye arbeidsform? Hvilke hovedstrategier velger vi for å oppnå disse effektene? Hvordan skape synergier mellom kultur, struktur og arkitektur?

44 40 virksomhetsledere Hvordan leder vi endringsprosesser? ledere Virksomhetsledere Støttende ledelse Endringsledelse IKT-ferdigheter Hensikt: fra idé til kollektiv handling Er målformuleringer forstått og akseptert? Hvilke operasjonelle strategier velger vi for å oppnå disse målene? Hvilke prosesser er nødvendige? (Unfreeze move refreeze) Hvordan sikre representativ medvirkning og involvering av alle ansatte? Hvordan skape engasjement og håndtere barrierer mot endring?

45 400 medarbeidere Hensikt: lokal medbestemmelse og involvering av alle ansatte Er målformuleringer og strategiformuleringer forståelige? Felles ansvar for planlagte prosesser og framdrift Kreative prosesser hvilke muligheter åpner seg? Hvordan kan vi inspirere og motivere hverandre? Hva kan hindre oss i å nå målene? Hvordan håndterer vi egen motstand mot endring? Hvordan ta nye muligheter i bruk? Medarbeidere Medbestemmelse Personlige preferanser Endringsfokus Endringsmotivasjon

46 Fellessamlinger Hensikt: Engasjere, kommunisere og motivere til endring Er målformuleringer og strategiformuleringer forståelige? Felles ansvar for planlagte prosesser og framdrift Hvordan skape kreativitet og motiverende prosesser? Kreative løsninger Fleksibilitet Tillit og ansvar Alle Nye muligheter med nytt rådhus!

47