Arbeidsplassutforming

Transkript

1 Innlegg ved årsmøtet i NBEF Stavanger 10. april 2013 Arbeidsplassutforming i Arbeids- og velferdsdirektoratet - Bakgrunn - Kartlegging ved Company Pulse - Utvikling av ny løsning i Nav Bakgrunn 22.juli 2011 Arbeidsdepartementet hadde behov for lokaler ved Regjeringskvartalet Arbeids- og velferdsdirektoratet måtte flytte ut fra lokalene i Akersgata 64/68 i løpet av 2013 (430 ansatte) Anskaffelsesprosess i et presset marked Leieavtale inngått i januar 2013 for leie av lokaler på Hasle Hvordan fungerer egentlig dagens løsninger og hvilke løsninger vil vi ha i et nytt bygg? NAV, Side 2

2 Analyse av arbeidsmønster Company Pulse gir en målsatt beskrivelse av arbeidsmønster i organisasjoner. Det vil si medarbeidernes måte å jobbe på, tidsbruk i arbeidsdagen, bruk av IT-løsninger og de fysiske betingelser i kontorlokalene. Basert på metodiske råd fra Statistisk sentralbyrå. Målet er en effektiv og god arbeidsdag. NAV, Side 3 Hva måles? Company Pulse får frem fakta: om kvaliteten på de fysiske arbeidsforholdene om medarbeideres bruk/adferd og ulike arbeidsdager om forholdet mellom effektiv og ineffektiv bruk av tid om tilfredshet og misnøye Gjennom en og samme kartlegging Basis for Company Pulse Rapport er spørreskjema på web med enkle svaralternativer Legges fram som en rapport til virksomheten. Grunnlag for en effektiv og god arbeidsdag NAV, Side 4

3 Gjennomføring Det tar kun få minutter å svare på spørsmålene (web-basert). Svar analyseres etter ønske og behov. Rapport leveres tilpasset den enkelte organisasjon. Fra «start til mål» beregnes 3 uker. NAV, Side 5 Lik løsning for ulike arbeidsdager? 30 % av arbeidstiden i interne møter 100 reisedøgn Plages av støy i kontorlokalene 30 % av arbeidstiden er «fjernarbeid» 25 % interne møter Plaget av avbrytelser, jobber ofte i helgen 200 reisedager 20 min. per dag på dataproblemer 9. timer arbeidsdag og «på etterskudd» med arbeidsoppgaver NAV, Side 6

4 Noen konklusjoner fra kartlegging i Arbeids- og velferdsdirektoratet Avbrytelser i utførelse av arbeidsoppgaver, opptatte møterom og støy i kontorlokalene er de 3 største utfordringene i dag. Omtrent like effektivt å jobbe på cellekontor som i åpen kontorløsning, men potensialet er større i «åpen løsning», om utfordringer med avbrytelser og støy reduseres. 28 % av tiden brukes til møter, ledere 44 %! Store forskjeller mellom avdelinger. Benchmark nivå Company Pulse NAV, Side 7 Utvikling av arbeidsplassløsninger Teknologi Lokaler Arbeidsmåter Cellekontorer Papirbasert Mange formelle møter Ikke mobil teknologi Ulike romløsninger Ikke mobil teknologi Mange møter Direktoratet i dag Mer åpne løsninger Bedre samarbeid og konsentrasjon Færre formelle møter Ny løsning Fleksible løsninger Mobil teknologi Landskap Ikke fast arbeidsplass Underdekning i antall arbeidsplasser Utviklingstrend NAV, Side 8

5 Alternative løsninger Tradisjonell Moderat Innovativ NAV, Side 9 Policy for utforming av arbeidsplasser 1. Arbeidsplassene skal understøtte ulike arbeidsdager, og vi skal tilrettelegge for både samarbeid og konsentrasjon. 2. Åpne kontorløsninger preferere små og mellomstore soner/ teamplasser (primært 4-12 arbeidsplasser) 3. God tilgang på møterom og ikke «bookbare» arbeidsrom - i tilknytning til arbeidssoner. 4. Cellekontorer kan etableres for å ivareta individuelle og spesielle behov, og som ikke kan løses i en fullverdig sonebasert åpen løsning. 5. Gang- og fellesrom skal etableres på en slik måte at en unngår støy i arbeidssoner. 6. Fast arbeidsplass, men plassene kan benyttes av andre ved fravær. 7. Arbeidsplassene etableres som universelle løsninger, og som er fleksible i forhold til ulike brukere og endringer i organisasjonen. NAV, Side 10

6 Eksempel på romplan Øker med 16 møterom, 104 møtestoler og 23 stillerom i forhold til Akersgata Alle etasjer har sosial sone i tilknytning til bookbare møterom Åpne løsninger har tilgang på ikke bookbare møterom og stillerom Alle etasjer har uformelle møteplasser NAV, Side 11 Oppsummering hva har vi erfart? Kartleggingen er en god og lite krevende involvering av de ansatte Faktabasert kunnskap om ulike arbeidsmønstre i organisasjonen er svært hensiktsmessig Det er krevende å få med seg organisasjonen på nye løsninger, og endringer i måter å jobbe på Vi har gått fra 37/30/33 til 19/16/65 (C/T/Å) og fra 28 til 23 kvm per arbeidsplass Målet er imidlertid en effektiv og god arbeidsdag - og ikke kun arealeffektivitet! NAV, Side 12

7 Innlegg ved årsmøtet i NBEF Stavanger 10. april 2013 TAKK FOR OPPMERKSOMHETEN! Prosjektleder Bjørn Kvam, Arbeids- og velferdsetaten bjorn.kvam@nav.no Daglig leder Jan Kr. Karlsen, Company Pulse AS jan@companypulse.no