Hvordan kan mobile og fleksible arbeidsformer øke produktiviteten i organisasjoner? Tidsbruk, tidstyver, trender og fakta

Transkript

1 Bergen Hvordan kan mobile og fleksible arbeidsformer øke produktiviteten i organisasjoner? Tidsbruk, tidstyver, trender og fakta Jan Kristian Karlsen forfatter og daglig leder i Company Pulse AS jan@companypulse.no

2 Jan Kristian Karlsen (mini-cv) Daglig leder Company Pulse AS. Bidrar for virksomheter som spesialrådgiver. Fagbokforfatter: Tid til arbeid -Tid til overs (2015). Hvor skal jeg sitte? (2003/2005). Cappelen Damm. Utviklet ny metode for kartlegging av arbeidsmønstre i virksomheter ( ), samt teorier innen «tilgjengelighetsstyring» (2001) og en ny mobil bevegelsespraksis tilpasset kunnskapsbasert arbeid (2003). Gründer: Move (1989) og Company Pulse (2006) Forskningsbasert kunnskap, bl.a. leder for forskningsprosjektet «nye måter å jobbe nye måter å tenke på» (Norges forskningsråd).

3 TID TIL ARBEID TID TIL OVERS Tidstyver, teknologi og åpne kontorlandskap I boken belyser forfatteren viktige forhold som fremmer og hemmer produktivitet i kunnskapsorganisasjoner. Framstillingen er basert på internasjonal og nasjonal forskning og analyse, og på forfatterens erfaring og på tallmateriale fra Company Pulse. Temabasert, oppslagsbok, kurs/lærebok

4 1) Farvel normalarbeidsdagen? 2) Effektiv arbeidsdag? 3) Fleksibel arbeidsdag 4) IKT og organisering 5) Kommunikasjonsformer 6) Åpent kontorlandskap eller cellekontor? 7) Framtidens arbeidsdag «Dette burde være en bok med relevans for mange i dagens arbeidsliv.» Eirik J. Irgens, prof. i utdanningsledelse (NTNU) og prof. i kunnskapsledelse (HIST). Endelig noen som setter søkelyset mot å skape mer effektive arbeidsdager: Jan Kristian Karlsen er en av våre fremste eksperter innen mobile og fleksible arbeidsformer. I boken fokuserer han på hvordan vi kan skape mer effektive arbeidsdager. Spørsmål som i seg selv burde få både ansatte og arbeidsgivere til å hive seg over problemstillingen. I dag setter arkitekter i alt for stor grad premissene for hvordan vi jobber og er organisert på jobben, det kaller forfatteren overdreven arkitektturoptimisme. Per Morten Hoff, Generalsekretær IKT Norge

5 Boken handler mye om tid... Ikke fordi at tiden i seg selv er det viktigste, men at den brukes på riktig måte «Den som ikke er bevisst på hva tiden brukes til, har heller ikke de rette forutsetningene for å planlegge for effektive arbeidsdager. God kunnskap om bruk av arbeidstiden gir verdifull innsikt for å skape effektive arbeidsdager og om hva som bidrar til det motsatte. Tid til arbeid Tid til overs, side 27

6 Jobbes det mer eller mindre?

7 Det jobbes stadig mer! Juliet Schor The overworked American. The unexpected decline of leisure. New York: Basic Books (1991) Det jobbes mindre! Godbey, G. og Robinson, J. Time for life (1999) Avviser «tidshungersnøden» og peker på en nedadgående trend i reell arbeidstid fra 1965 til 1999, i gjennomsnitt én time mindre tid til arbeid i USA. Deres forskning er basert på nasjonale undersøkelser ved bruk av dagbokmetoden. Dagbok som metode fungerer som et mikroskop for å se én dag i livet....men fordi at mer skjer samtidig, og med økt vekt på forbruk av opplevelser, føles det som at vi har fått mindre tid. Godbey og Robinson peker også på at «tiden til overs» i perioder brukes til aktiviteter som er lite nyttig, og som normalt gir minimalt mer glede, som å se mer på TV.

8 Jonathan Gershuny changing times (2000) - belyser det faktum at tidsbruksdata i dagbokformat, som forskere stort sett mener gir best datakvalitet til bruk i tidsnytteundersøkelser, relativt nylig er blitt tilgjengelig for analyse av trender over tid. Gershuny tok for seg noen makrososiologiske spørsmål om endringer i hovedkategorier av tidsbruk, med særlig vekt på kryssnasjonale tidstrender i lønnet og ulønnet arbeid og fritid. Undersøkelsene, bestående av seksti datasett fra 25 land fra 1960-årene til 1990-årene, tyder på stabilitet i balansen mellom arbeid og fritid i løpet av perioden. Blant landene som kunne tilby slike data, er de skandinaviske landene. Uten å gå inn på detaljene i disse dataene er det slik at Gershuny (og andre forskere) finner store forskjeller på tvers av landegrenser, og at det er store forskjeller mellom ulike grupper arbeidstakere. Kapittel 2. Effektiv arbeidsdag

9 Hva med Norge? 1959: 45-timersuke og nitimersdagen 1968: 42½-timersuke og femdagersuke (lørdagsfri) for de fleste arbeidstakere 1976: 40-timersuke og åttetimersdagen 1986: 37½-timersuke og 7,5 timers arbeidsdag tariffestes Formell arbeidstid vs. Reell arbeidstid

10 Company Pulse Etablert i 2006 Base i Oslo: Akerselva Atrium Company Pulse tilbyr en analyse av arbeidsmønsteret - en ny type medarbeiderundersøkelse. Kontor Gaselle-bedrift (2012) Arbeidsmønster Arbeidsmåter IKT

11 Eksempler fra spørreskjema Tar i snitt 5. min. å svare

12 Analysemodell Rammebetingelser: Medarbeidere Arbeidsmønster Resultat Utfordringer Stillerom/soner Møterom Tilgang og bruk av teknologi Tilgang og bruk av lokaler Arbeidsstokkens sammensetning På kontoret Arbeid på reiser, Hjemmearbeid, Kveldsarbeid, Nattarbeid, Helgearbeid Ajour eller på etterskudd Arbeidstid/tidsbruk

13 Arbeidsdagen? Gjennomsnitt arbeidsdag er 8,1 timer per. virkedag. Gjennomsnitt arbeidstid per virkedag for ledere = 8,8 timer og øvrige = 8 timer. 7 % har en arbeidsdag som er på 10 timer eller mer. Prosent Arbeidsdagens varighet Timer 13

14 Kjennetegn ved de som jobber 10 timer eller mer To av tre er menn. En av tre er ledere. Mer enn halvparten er på etterskudd med arbeidsoppgaver. Nær halvparten (48 %) reiser i arbeidstiden, men jobber lite på reise ved bruk av IT. 43 % jobber hjemme. Til sammenligning gjelder dette 26 % for hele utvalget. Bruker mest tid i møter, og fortrinnsvis ordinære møter. 14

15 Per dag per medarbeider:

16

17 Effektive møter? 17

18 Effektive reiser? Arbeid/tjenestereiser Pendlerreiser 18

19 Effektive fjernmøter? Kortere enn ordinære møter. Færre deltakere i videomøter enn i ordinære møter. Fleksibelt og mobilt Sparer mye reisetid. 19

20 kalender (1.dag) Fem største utfordringer (arbeidsmønster) Avbrytelser, støy, IT problemer, tilgjengelighet, opptatte møterom... Møter 45 min 45 min Reiser / tjeneste og pendlerreiser Epost?? Andre tidstyver?? 20 min.

21 Grad av Mobilitet/Enheter pr. bruker Muligheten til å bli effektiv er tilstede NA b a n ac u ac 2 Mbit 54 Mbit 450Mbit 1,3 Gbit Offload 6 Gbit Fokus Tid

22 Det totale antallet mobilbrukere globalt var i 2011 over 5 milliarder! Larkin Administration Building (1906) Deutche Bank (2006)

23

24

25 Ulike mobilitetsgrupper = ulike behov og forskjellige utfordringer Stasjonær Mobil 2 Mobil 1 Fixed function Office workers Teleworkers Day Extenders Field-based Workers Campus Workers Business Travelers

26 Fokus Teknologien lever sitt eget liv? De to amerikanske forskerne Wanda J. Orlikowski og Susan V. Scott telte anerkjente fagartikler om IT og organisering over ett tiår. De fant ut at mer enn 95 prosent av i alt 2027 fagartikler innen forskning ikke omhandlet teknologi og organisering (Orlikowski og Scott 2008). Kap. 4: fra side 88

27 Farvel normalarbeidsdagen?

28 Den nye fleksible arbeidsdagen

29 Mer arbeid på reise + færre reiser Fokus

30 Eksempel Mer effektive møter i IF Skadeforsikring! I følge Company Pulse utgjorde fjernmøter totalt sett hele 52% av møtetiden! Effekten var mer effektive møter og store tidsbesparelser på reiser til og fra møter. For IF var det svært gledelig å kunne dokumentere en slik positiv utvikling. Trude Harneshaug, Office Manager, IF

31 Arbeid på reise avdeling vs. bedriften De som har tjenestereise oftere ajour med arbeidsoppgaver sammenlignet med medarbeidere som ikke reiser. Benchmark er motsatt. Det brukes datautstyr på 85 % av tjenestereisene i avdelingen. BM = 55 % Tid brukt på tjenestereise 31

32 Lederne har størst utfordringer med sitt arbeidsmønster!

33 Generasjonsspenninger - «digitalt innfødte» skaper store omveltninger.

34 Kontorløsning viktigere enn produktivitet? (overdreven arkitekturoptimisme) «Vi har høye lønninger i Norge. Det er en rar tankegang å skulle betale ut høy lønn, og ikke tilrettelegge for produktivitet med egne kontor hvis det er det som er ønskelig. Du taper raskt det du sparer ved åpne kontorlandskap hvis produktiviteten går ned. Jeg får ikke regnestykket til å gå opp, og jeg er økonom, sier Meyer. Christine B. Meyer Tidl. Direktør i Konkurransetilsynet (nyå leder for Statistisk sentralbyrå)

35 FAKTABASERT KUNNSKAP Kartlegge behov...og bruk Måle utnyttelse / effektivitet En bedre arbeidsdag 35

36 Hvorfor kartlegge?..fordi det er bedre å vite enn å tro! og fordi det er store forskjeller mellom bedrifter og innad i samme organisasjon.

37 «Quiz» Hvor stor andel av møtene i Norge er digitale møter? Hvorfor var medarbeiderne i «eksempelavdelingen» mer effektive på reise enn på kontoret? Hvor lang tid tar det å svare på en Company Pulse medarbeiderundersøkelse? 37

38 Spørsmål?...og svar

39 Takk for oppmerksomheten! Jan Kr. Karlsen T: Company Pulse AS Akerselva Atrium, Oslo T: