Status: Lokalisering av statlige virksomheter i regionen

Transkript

1 Saksframlegg Arkivsak-dok. 17/ Saksbehandler Dag Ole Teigen Utvalg Møtedato Fylkesutvalget Fylkestinget Status: Lokalisering av statlige virksomheter i regionen 1. FORSLAG TIL VEDTAK Fylkesrådmannen fremmer slikt forslag til vedtak: 1. Fylkestinget tar saken til orientering. 2. Fylkestinget ber fylkesrådmannen legge frem ny sak høsten 2018 når det samlede bildet av statlige arbeidsplasser i Arendal/Aust-Agder er mer avklart. Dokumentnr.: 17/ side 1 av 6

2 2. SAMMENDRAG Fylkestingenes vedtak om å søke Stortinget om sammenslåing av fylkeskommunene var basert på forhandlingsutvalgets anbefaling om å bygge opp Arendal som hovedsete for regional stat, mens det regionale folkevalgte nivået legges til Kristiansand. Flertallets anbefaling inneholdt en bestemmelse om oppfølgingen av intensjonene knyttet til lokalisering av statlige virksomheter. En avklaring var forventet innen Med bakgrunn i dette har administrasjonen innhentet opplysninger om status med hensyn til lokalisering ved inngangen til Fylkesrådmannen foreslår at fylkestinget tar saken til orientering, og at man kommer tilbake til saken høsten BAKGRUNN FOR SAKEN I forbindelse med regionreformen gjorde fylkestingene i Aust-Agder og Vest-Agder i desember 2016 sammenfallende vedtak om å søke Stortinget om sammenslåing av fylkeskommunene. Fylkestingenes vedtak var basert på avtalen forhandlingsutvalgets flertall redegjorde for i utredningen «En ny region Agder?». I henhold til avtalen skal Arendal bygges opp som hovedsete for regional stat, mens det regionale folkevalgte nivået legges til Kristiansand. Videre heter det i dokumentet at enkelte andre statlige virksomheter som på daværende tidspunkt var lokalisert i begge fylker flyttes til Arendal/Aust-Agder. Flertallet forpliktet seg også til å arbeide for at også enkelte andre arbeidsplasser legges til Arendal/Aust-Agder. I dokumentet vises det til at dette gir følgende fordeling av arbeidsplasser i den nye regionen: AA Endring VA Endring Fylkesmannen* Fylkeskommunens administrasjon NAV SVV (fylkesdelen) Sum * For Fylkesmannen oppgis fordelingen av ansatte i stedet for fordelingen av årsverk. I flertallets anbefaling, punkt 5, heter det at «Dersom staten velger å organisere seg annerledes enn det som beskrives i dette dokumentet, må de planlagte arbeidsplassene i Aust-Agder kompenseres. En avklaring forventes innen » Med bakgrunn i dette har administrasjonen innhentet opplysninger fra Fylkesmannen, NAV og vegvesenet om status med hensyn til lokalisering ved inngangen til Flertallets anbefaling i sin helhet fremgår av utredningen «En ny region Agder?» avsnitt (side 81-83). Dokumentnr.: 17/ side 2 av 6

3 3.1 Fylkesmannen Kommunal- og moderniseringsministeren bekreftet at Fylkesmannen i Agder ble lokalisert i Arendal, under forutsetning av at fylkeskommunene fant en løsning for frivillig sammenslåing. Dette ble oppfylt gjennom fylkestingenes sammenfallende vedtak 13. og om å søke Stortinget om sammenslåing. I tillegg bekreftet regjeringen 7. juni 2017 at Fylkesmennenes fellesadministrasjon (FMFA) skal etableres i Arendal. FMFA vil bestå av medarbeidere som arbeider med administrative oppgaver i embetene. Lederen vil ha kontorplass i Arendal, mens storparten av medarbeiderne som i dag vil ha kontorplass ved embetene rundt i landet. Regjeringen har lagt til grunn at enheten på sikt vil ha om lag 5-15 medarbeidere i Arendal. Fylkesmannen i Aust- og Vest-Agder har foreløpig lagt til grunn at FMFA vil ha om lag 10 arbeidsplasser i Arendal, men at antallet vil kunne øke på sikt. Fylkesmannen opplyser at alle ansatte samlokaliseres i Arendal fra flyttetidspunktet i 2019 eller 2020, med unntak av 2-3 verneområdeforvaltere som blir sittende i Valle og Tonstad og eventuelt i Kristiansand eller Mandal. I søket etter nye lokaler har man foreløpig lagt til grunn et volum på totalt 230 arbeidsplasser, basert på 220 ved fylkesmannsembetet og 10 ved FMFA. Anslaget på 220 arbeidsplasser ved fylkesmannsembetet er igjen basert på gjennomsnittlig antall ansatte i Fylkesmannen understreker at dette kan endres med bakgrunn i krav om gevinstrealisering, flytting av oppgaver og/eller endrede prioriteringer. I tillegg kan flyttingen i seg selv lede til en endring i antallet ansatte, samtidig som FMFA kan øke på sikt. Fylkesmannen opplyser imidlertid at man per har bare 202 ansatte fordelt på 194 årsverk. Av de 202 ansatte er 101 lokalisert i Arendal, 99 i Kristiansand, 1 i Sirdal og 1 i Valle. Bakgrunnen for at antallet ansatte er redusert er naturlig avgang i Kristiansand ettersom embetet samlokaliseres i Arendal. Det vil bli flere tilsettinger i tiden fremover. 3.2 NAV NAV-direktøren anbefalte en ny regional struktur i NAV, der Arendal ble regionkontor for den aktuelle regionen. Arbeids- og sosialministeren avklarte at hun støttet NAV-direktørens anbefalinger om ny regional struktur og valget av Arendal som nytt regionkontor. Et av formålene med å utrede regionalisering var å vurdere hvordan NAV kan styrke de brukernære tjenestene. Dette omfatter både å frigjøre ressurser til oppgaver på NAVkontorene, og å vurdere hvordan et fremtidig regionalt nivå kan støtte de brukernære oppgavene. Ressursfordelingen mellom fylkesnivå og NAV-kontor har tidligere vært henholdsvis 24 % og 76 % på aggregert nivå, mens det i høringsdokumentet fra NAV ble foreslått en dreining til en norm på 20:80 hvor minst 80 % av budsjettet anvendes ved NAVkontor. Midler skal omfordeles gjennom frigjøring av stordriftsfordeler, eiendomskostnader, endring i arbeidsmåter og ved at ansatte overføres til NAV-kontor uten å ta med seg tidligere arbeidsoppgaver. NAVs utredning omfattet de delene av Arbeids- og tjenestelinjen som hadde en fylkesvis struktur, nærmere bestemt fylkeskontorene, Arbeidslivssentrene, Arbeidsrådgivningskontorene, rådgivende leger og enkelte andre tjenester. NAV-kontor, NAV Kontaktsenter og NAV Hjelpemidler og tilrettelegging i Arbeids- og tjenestelinjen var ikke Dokumentnr.: 17/ side 3 av 6

4 omfattet av utredningen. Det samme gjelder øvrige deler av NAV, som direktoratet, Ytelseslinjen og Økonomilinjen. NAV Aust-Agder og NAV Vest-Agder opplyser at fylkeskontoret/regionkontoret skal lokaliseres på Harebakken i Arendal. Samtidig er det en forutsetning for arbeidet med regionalisering at det skal skje en overføring av ressurser fra de nye fylkeskontorene/regionkontorene til lokalkontorene. Videre opplyser NAV at det konkrete arbeidet med regionalisering av NAV i Agder vil starte opp våren 2018, og at man tar sikte på å kunne si mer om ressursbildet i NAV innen utgangen av året. 3.3 Statens vegvesen Etter oppdrag fra regionvegsjefen har en prosjektgruppe utredet sammenslåing av vegavdelingene i Aust-Agder og Vest-Agder. Undervegs i prosjektgruppens arbeid gjorde Stortinget vedtak om overføring av regional vegadministrasjon til fylkeskommunene. Stortingsvedtaket medfører behov for avklaringer og endringer og preger dermed konklusjonene i rapporten. Prosjektgruppen mener det ikke vil være rasjonelt å foreta større interne endringer i vegvesenet nå. Med bakgrunn i dette opplyser vegvesenet at det ikke er betydelige endringer i bemanningstallene i Agder frem til 2020, sammenlignet med opplysningene som ble lagt til grunn i utredningen «En ny region Agder?». I utredningen heter det at vegavdeling Aust- Agder har 53 årsverk, hvorav 43 i Arendal og 10 i Setesdal, mens vegavdeling Vest-Agder har 52 årsverk, hvorav 43 i Kristiansand og 9 i vestregionen. Vegvesenet opplyser at det både i Aust-Agder og i Vest-Agder er 51 tilsatte i vegavdelingen per januar Av disse er 42 lokalisert i Arendal, 39 i Kristiansand, 12 i vestregionen og 9 i Setesdal. Videre opplyses det at den sammenslåtte vegavdelingen vil videreføre desentralisert struktur som i dag, slik at det vil være få eller ingen endringer med hensyn til lokalisering. For øvrig vil bemanningsjusteringen i Statens vegvesen medføre en viss reduksjon i regionens totale antall ansatte gjennom naturlig avgang. På kort sikt vil endringene imidlertid være små. Det er usikkerhet knyttet til overføringen av regional vegadministrasjon til fylkeskommunene. Fylkesrådmannen er kjent med at det på landsbasis er antydet at minst 1000 årsverk kan bli overført fra vegvesenet til fylkeskommune. Dette kan tilsvare minst 70 årsverk i Agderfylkene. Det er imidlertid betydelig usikkerhet knyttet til dette. I forbindelse med fylkessammenslåingen må det også tas stilling til lokalisering av arbeidsplassene som overføres fra regional vegadministrasjon til fylkeskommunene. I henhold til avtalen som fylkestingenes vedtak baserer seg på, skal fylkeskommunalt ansatte i utgangspunktet lokaliseres i Kristiansand. Samtidig skal fylkesdelen av vegvesenet i henhold til avtalen lokaliseres i Arendal. Vegvesenet selv er opptatt av at fagmiljøene holdes samlet. En innstilling fra vegvesenet om det videre arbeidet er ventet i mai Regjeringen tar sikte på å komme tilbake til dette i forbindelse med statsbudsjettet for Dokumentnr.: 17/ side 4 av 6

5 4. FORSLAG TIL LØSNING OG KONSEKVENSER I henhold til avtalen som fylkestingenes vedtak baserte seg på skal Arendal bygges opp som hovedsete for regional stat, mens det regionale folkevalgte nivået legges til Kristiansand. I tillegg til fordelingen av fylkeskommunenes egne ansatte ble det spesielt tatt utgangspunkt i statlige arbeidsplasser ved Fylkesmannen, NAV og vegvesenet. Bakgrunnen for at administrasjonen i denne saken gir en gjennomgang av status med hensyn til lokalisering av de aktuelle arbeidsplassene, er bestemmelsen i flertallets anbefaling som omtaler forventningen til en avklaring innen Etter fylkesrådmannens vurdering kan status per januar 2018 oppsummeres slik: Fylkesmannen samlokaliseres i Arendal i tråd med fylkestingenes intensjon. I tillegg skal FMFA etableres i Arendal. Det samlede antallet arbeidsplasser ved Fylkesmannen og FMFA kan likevel bli noe redusert sammenlignet med øyeblikksbildet høsten 2016 med 223 ansatte som det ble referert til i utredningen «En ny region Agder?». Per har Fylkesmannen 202 ansatte fordelt på 194 årsverk. Særlig FMFA kan imidlertid øke på sikt. Arbeidet med regionalisering av NAV i Agder starter opp våren 2018, og ressursbildet i NAV er dermed uavklart. Det er imidlertid foreslått en dreining i ressursfordelingen mellom fylkesnivå og NAV-kontor, ved at det skal frigjøres/omfordeles ressurser fra regionnivået i NAV til NAV-kontorene. Dette kan igjen få betydning for antallet årsverk på regionnivået. Etter fylkesrådmannens vurdering må en slik omlegging tas hensyn til i oppfølgingen av forhandlingsutvalgets innstilling. Den sammenslåtte vegavdelingen vil videreføre desentralisert struktur som i dag frem til Oppfølgingen av Stortingets vedtak om overføring av vegadministrasjon til fylkeskommunene vil først være klar høsten Da vil omfang og lokalisering kunne bli fastsatt. Det er tatt flere viktige beslutninger som vil bidra til å balansere sysselsettings- og kompetansesituasjonen i den nye regionen. Dette er i tråd med intensjonen i fylkestingenes vedtak om å søke Stortinget om sammenslåing. I denne sammenheng viser fylkesrådmannen særlig til regjeringens beslutning om å samlokalisere Fylkesmannen i Arendal, valget av Arendal som regionkontor i NAV og etableringen av FMFA i Arendal. Samtidig er det flere vesentlige spørsmål som gjenstår å avklare. Det samlede bildet antyder imidlertid at antallet arbeidsplasser i Arendal/Aust-Agder blir lavere enn forutsatt i utredningen. Fylkesrådmannen kan vanskelig se for seg at en eventuell «kompensasjon» for de aktuelle arbeidsplassene kan gjennomføres på annen måte enn ved en deling av administrasjonen i den nye fylkeskommunen. Ettersom man i utredningen la til grunn en bred definisjon av sentraladministrasjonen kan dette la seg gjennomføre uten å bryte med fylkestingenes intensjon om å velge en lokaliseringsløsning som bl.a. bidrar til en effektiv drift og oppgaveløsning, utnytter eksisterende bygningsmasse, bidrar til å bygge en felles organisasjonskultur og er hensiktsmessig med hensyn til reiseavstander, transportvolum, klima og miljø. Konkret kan oppgaver knyttet til strategi og styring samlokaliseres i Kristiansand, mens andre oppgaver kan samlokaliseres i Arendal eller Kristiansand eller deles mellom to lokaliteter. Dokumentnr.: 17/ side 5 av 6

6 5. KONKLUSJON Fylkesrådmannen foreslår at fylkestinget tar saken til orientering. Fylkesrådmannen vil komme tilbake til saken høsten 2018 når det samlede bildet av statlige arbeidsplasser i Arendal (Aust-Agder) er mer avklart. Dokumentnr.: 17/ side 6 av 6