Betingelser for ansatte ved overføring til Viken fylkeskommune

Transkript

1 Saksnr.: 2018/148 Løpenr.: 722/2018 Klassering: 034 Saksbehandler: Ann Cathrin Guldberg Møtebok Saksframlegg Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Partssammensatt utvalg Fellesnemnda Betingelser for ansatte ved overføring til Viken fylkeskommune Vedlegg 1 Saks- og drøftingsgrunnlag til drøftingsmøte Referat fra drøftingsmøte betingelser for ansatte Referat fra drøftingsmøte betingelser for ansatte ETTERSENDES Fellesnemndas arbeidsutvalg, behandling Sak om betingelser for ansatte ved overføring til Viken fylkeskommune har vært til behandling i Fellesnemndas arbeidsutvalg. Arbeidsutvalget anbefaler et høyere innslagspunkt for økonomisk kompensasjon for økte reise reiseutgifter (starter ved 40 km i stedet for 30 km, daglig økt reisevei). Arbeidsutvalgets endringsforslag begrunnes med de totale kostnadene for Viken. I tillegg begrunnes det med hva som må kunne påventes av endret reisevei/merkostnad for ansatte i et arbeidsforhold, innenfor Viken sitt arbeidsmarked og med Viken sitt kollektivtilbud, uten økonomisk kompensasjon fra arbeidsgiver. Arbeidsutvalgets forslag legges frem til drøfting med arbeidstakerorganisasjonene 31. oktober Referatet fra drøftingene ettersendes til PSU og Fellesnemnda. Fellesnemdas arbeidsutvalg, innstilling: 1. Økonomisk kompensasjon for økte reiseutgifter Det gis økonomisk kompensasjon etter trinnmodellen i tabellen nedenfor. Beløpene er ment å dekke de reelle reiseutgiftene. Kompensasjonsnivåene tar utgangspunkt i økt reisevei pr. dag (fra postnummer til postnummer), dvs. tur/retur, samt priser for kollektivtransport i Viken fylkeskommune. Økt daglig reisevei i antall kilometer Årlig godtgjøring Under 40 km. Ingen godtgjøring

2 40-50 km. Kr * km. Kr km. Kr km. Kr km. Kr km. Kr Over 150 km. Kr * Ved omplassering fra Akershus og Østfold til Drammen, gis det for ansatte som får mellom 40 og 50 km. økt daglig reisevei en årlig godtgjøring på kr ,-. Kompensasjonen er ikke pensjonsgivende og skattlegges i tråd med gjeldende bestemmelser. Kompensasjonen prisjusteres årlig i tråd med generell prisvekst. Satsene reguleres i tråd med prisvekst slik den presenteres i statsbudsjettet for det påfølgende budsjettåret. De nye satsene vil være gjeldende fra 1. januar hvert år. Da ordningen ikke trer i kraft før , må satsene reguleres to ganger før iverksettelse. 2. Tidskompensasjon beregning av merreisetid som arbeidstid Merreisetid=Reisetid til nytt arbeidssted fratrukket reisetid til dagens arbeidssted. Det gis ingen tidskompensasjon for ansatte som får mindre enn 50 km. økt daglig reisevei til nytt fast arbeidssted. Arbeidstakere som får mer enn 50 km. økt daglig reisevei får merreisetid kompensert med inntil 2 timer pr. reisedag inkludert i arbeidstiden. Det forutsettes at det faktisk arbeides i reisetiden. Som minimum legges det til grunn at de fleste kan lese og svare på e-post og SMS. Hvordan reise i arbeidstiden i praksis skal organiseres og løses må i tillegg avtales mellom nærmeste leder og den ansatte. 3. Betingelsene gjøres gjeldende for alle fast og midlertidig ansatte i dagens tre sentraladministrasjoner pr For fast ansatte gjelder betingelsene i den perioden som vedtas i denne saken. For midlertidig ansatte gjelder betingelsene til utløp av gjeldende kontrakt. For nyansatte etter , faste og midlertidige, må reisevei og -tid vurderes i forbindelse med inngåelse av arbeidsavtale. Hovedprosjektleder vil vurdere evt. kompensasjonsordninger i fm. Viken fylkeskommunes arbeidsgiver- og rekrutteringsstrategi. 4. Varighet for kompensasjonsordningene er fem år, gjeldende fra Dersom det vedtas betingelser for ansatte vedr. reisetid i Vikens arbeidsgiver- eller rekrutteringsstrategi, vil ansatte pr etter opphør av overgangsordningen ( ), gå over på samme vilkår. Hvis slike tiltak ikke vedtas, opphører all kompensasjon etter fem år. Kompensasjonen bortfaller eller tilpasses ved flytting. 2

3 Harald Horne hovedprosjektleder for Viken fylkeskommune 3

4 Hovedprosjektleders forslag til vedtak/innstilling 1. Økonomisk kompensasjon for økte reiseutgifter Det gis økonomisk kompensasjon etter trinnmodellen i tabellen nedenfor. Beløpene er ment å dekke de reelle reiseutgiftene. Kompensasjonsnivåene tar utgangspunkt i økt reisevei pr. dag (fra postnummer til postnummer), dvs. tur/retur, samt priser for kollektivtransport i Viken fylkeskommune. Økt daglig reisevei i antall kilometer Årlig godtgjøring Under 30 km. Ingen godtgjøring* km. Kr ** km. Kr km. Kr km. Kr km. Kr km. Kr Over 150 km. Kr * Ansatte i Akershus og Østfold (240 ansatte) som får økt daglig reisevei under 30 km. ved nytt arbeidssted Sandvika, får en økt reisekostnad pga. Ruter sone 2. Dersom dette blir aktuelt vil disse ansatte tilstås godtgjøring på linje med ansatte i kategorien km., kr ,- pr år. ** Ved omplassering fra Akershus og Østfold til Drammen, gis det for ansatte som får mellom 30 og 50 km. økt daglig reisevei en årlig godtgjøring på kr ,-. Kompensasjonen er ikke pensjonsgivende og skattlegges i tråd med gjeldende bestemmelser. Kompensasjonen prisjusteres årlig i tråd med generell prisvekst. Satsene reguleres i tråd med prisvekst slik den presenteres i statsbudsjettet for det påfølgende budsjettåret. De nye satsene vil være gjeldende fra 1. januar hvert år. Da ordningen ikke trer i kraft før , må satsene reguleres to ganger før iverksettelse. 2. Tidskompensasjon beregning av merreisetid som arbeidstid Merreisetid=Reisetid til nytt arbeidssted fratrukket reisetid til dagens arbeidssted. Det gis ingen tidskompensasjon for ansatte som får mindre enn 50 km. økt daglig reisevei til nytt fast arbeidssted. Arbeidstakere som får mer enn 50 km. økt daglig reisevei får merreisetid kompensert med inntil 2 timer pr. reisedag inkludert i arbeidstiden. Det forutsettes at det faktisk arbeides i reisetiden. Som minimum legges det til grunn at de fleste kan lese og svare på e-post og SMS. Hvordan reise i arbeidstiden i praksis skal organiseres og løses må i tillegg avtales mellom nærmeste leder og den ansatte. 3. Betingelsene gjøres gjeldende for alle fast og midlertidig ansatte i dagens tre sentraladministrasjoner pr For fast ansatte gjelder betingelsene i den perioden som vedtas i denne saken. For midlertidig ansatte gjelder betingelsene til utløp av gjeldende kontrakt. 4

5 For nyansatte etter , faste og midlertidige, må reisevei og -tid vurderes i forbindelse med inngåelse av arbeidsavtale. Hovedprosjektleder vil vurdere evt. kompensasjonsordninger i fm. Viken fylkeskommunes arbeidsgiver- og rekrutteringsstrategi. 4. Varighet for kompensasjonsordningene er fem år, gjeldende fra Dersom det vedtas betingelser for ansatte vedr. reisetid i Vikens arbeidsgiver- eller rekrutteringsstrategi, vil ansatte pr etter opphør av overgangsordningen ( ), gå over på samme vilkår. Hvis slike tiltak ikke vedtas, opphører all kompensasjon etter fem år. Kompensasjonen bortfaller eller tilpasses ved flytting. Bakgrunn for saken Det vises til vedtatt omstillingsdokument for etablering av Viken fylkeskommune (PS 48/18, behandlet 4. april 2018). Omstillingsdokumentet omhandler ikke betingelser for ansatte i forbindelse med virksomhetsoverdragelsen. Etablering av Viken fylkeskommune berører et stort antall ansatte i dagens tre fylkeskommuner, men primært de ansatte i sentraladministrasjonene. Ansatte i virksomheter og foretak vil også kunne bli berørt, avhengig av valgt organisasjons- og styringsmodell for Viken fylkeskommune. Kartlegging viser at enkeltansatte vil få relativt store endringer i sin arbeidshverdag, særlig når det gjelder reisetid og reisevei. Enkeltansatte må også påregne endring i organisering/tilknytning til organisasjonen, samt endring i ansvar og oppgaver. Fellesnemnda fattet følgende vedtak i sak 6/2018: «...Det skal legges til rette for fleksible løsninger, som bidrar til at Viken fylkeskommune kan rekruttere bredt, sørge for, og sikre best mulig kompetanse på alle nivåer og alle fagområder i organisasjonen Viken skal være en spennende arbeidsgiver som tilbyr sine ansatte gode karrieremuligheter og varierte oppgaver, og som oppleves interessant for arbeidstakere i hele regionen...» Fellesnemndas vedtak tilsier at det må etableres ordninger for de som er ansatt i dagens tre fylkeskommuner på overføringstidspunktet, 31. desember Viken skal være en spennende arbeidsgiver for arbeidstakere i hele regionen, både de som i dag er ansatt og de som skal rekrutteres i fremtiden. For å oppfylle fellesnemndas vedtak er det videre avgjørende å avklare virkemidler for ansatte som får endret arbeidssted. Det har vært nedsatt en partssammensatt arbeidsgruppe med følgende mandat: Det skal utarbeides gode og effektive tjenester for brukerne. Viken fylkeskommune skal være en fremtidsrettet og attraktiv arbeidsgiver. Innovasjon, samhandling og digitalisering skal vektlegges ved valg av løsninger og arbeidsprosesser for Viken fylkeskommune. Resultatet av arbeidsgruppens arbeid skal være realistisk og kunne implementeres med god kvalitet. 5

6 Arbeidsgruppen forventes å håndtere risiko innenfor sitt mandat, herunder økonomi, prosess og kapasitet, slik at leveransen sluttføres til rett tid. Arbeidsgruppa skal utarbeide forslag til konkrete betingelser for ansatte i Viken fylkeskommune. Det vises spesielt til vedtak i sak PS 6/2018, Fellesnemndas møte 4. og 5. januar 2018; betingelser som «sikrer fleksible løsninger, som bidrar til at Viken fylkeskommune kan rekruttere bredt, sørge for, og sikre best mulig kompetanse på alle nivåer og alle fagområder i organisasjonen. Viken skal være en spennende arbeidsgiver som tilbyr sine ansatte gode karrieremuligheter og varierte oppgaver, og som oppleves interessant for arbeidstakere i hele regionen.» Arbeidsgruppa skal utarbeide forslag til Tiltak og tidsplan for lønnsharmoniseringen Ordninger for godtgjøring av økt reisetid og økte reiseutgifter til og fra jobb Alternative arbeidsmåter og arbeidssteder, f.eks. kontorkollektiv Arbeidsgruppa skal vurdere muligheter for å ta i bruk sluttpakker/førtidspensjon i forbindelse med etablering av Viken. Arbeidsgruppa har bl.a. diskutert fleksible arbeidsformer, alternative arbeidssteder, kompensasjon for merreisetid i arbeidstiden og kompensasjon for økte reisekostnader, og fremkommet med konkrete løsningsforslag. De foreslåtte løsningene egner seg best for permanent lokalisering med fordeling på to steder, men vil etter hovedprosjektleders vurdering også være dekkende i overgangsperioden med videreføring av dagens tre lokasjoner. Det foreligger forslag til løsninger på alle de øvrige punktene i mandatet. I denne saken fremmes til behandling arbeidsgruppas foreslåtte tiltak rundt reisekostnader og forholdet mellom arbeidstid og reisetid. Arbeidsgruppas forslag vedr. økonomisk kompensasjon for økte reiseutgifter fremmes som punkt 1, alternativ 1 i forslag til vedtak. Det tas sikte på å fremme forslag om vedtak på de øvrige tiltakene til fellesnemndas møte i desember Fakta Sidene 2-6 i det vedlagte saks- og drøftingsgrunnlaget er å anse som faktagrunnlag og saksopplysninger, samt argumentasjon for de foreslåtte løsningene. Det er bl.a. beskrevet hvordan betingelser for ansatte praktiseres i staten, i kommunal sektor og i private virksomheter. Videre er det vurdert og lagt vekt på vedtak om tilsvarende ordninger fattet i øvrige fylkeskommunesammenslåinger. Det gjelder spesielt Agder og Innlandet fylkeskommuner. Arbeidsgruppas forslag bygger på kartlegging og analyser av ansattes bosted og reisevei, eksisterende kollektivtilbud og priser. Til avstandsmatrisen som ligger til grunn for beregninger og anbefalinger er det benyttet en avstandsmåler som måler avstanden fra postnummer til postnummer på vei, og ikke på bane eller andre kollektivtilbud. Dette medfører at avstanden fra Galleri Oslo til alternative lokasjoner i Sandvika for mange blir mer enn 30 km. Det som gjør utslag på avstand fra postnummer hjemsted til postnummer Sandvika, er at kjøreveien til Sandvika er annerledes enn avstand fra Galleriet i Oslo til Sandvika med tog/bane. Dette er bakgrunnen for 6

7 arbeidsgruppas anbefaling, med stjernepunkter for kategorien under 30 km.*, og i kategorien km.** * Ansatte i Akershus og Østfold (240 ansatte) som får økt daglig reisevei under 30 km. ved nytt arbeidssted Sandvika, får en økt reisekostnad pga. Ruter sone 2. Dersom dette blir aktuelt vil disse ansatte tilstås godtgjøring på linje med ansatte i kategorien km., kr ,- pr år. ** Ved omplassering fra Akershus og Østfold til Drammen, gis det innenfor denne kategorien en årlig godtgjøring på kr ,-. Til gjengjeld vil det være ansatte «fra distriktene» som velger kollektivt som ved endret arbeidssted må innom et kollektivknutepunkt. Disse kan få lenger reisevei (både i avstand og tid), men det er ikke hensyntatt gitt den valgte beregningsmetoden. Metoden er valgt fordi den etter arbeidsgruppas vurdering er den mest rettferdige og den som sikrer størst grad av likebehandling. Hovedprosjektleder anser arbeidsgruppens kartleggingsarbeid, drøfting og argumenter som relevante og gyldige i saken. Det samme gjelder begrunnelsene for de foreslåtte ordningene. Resultatet av drøftingen med de tillitsvalgte bekrefter også dette, se vedlagt referat av 5. september Vurdering Den partssammensatte arbeidsgruppas begrunnelser for de valgte innslagspunktene for kompensasjonen både økonomisk og i tid fremkommer av drøftingsgrunnlaget. Forslagene vil etter hovedprosjektleders oppfatning sikre størst mulig grad av likebehandling. Forskjellene i økte reisekostnader og økt reisetid er store, og det er viktig at løsningene oppfattes som rimelige og rettferdige. Det vurderes at de foreslåtte løsningene imøtekommer dette. Hovedprosjektleder finner det likevel nødvendig å presisere følgende når det gjelder medregning av arbeidstid for økt reisevei: En økt reisevei på under 50 km. pr. dag kan oppleves som en stor endring for enkelte ansatte, særlig avhengig av livsfase og familieforpliktelser, og med tanke på bruk av tid. For disse ansatte er det på linje med de som må reise langt, like aktuelt med alternative arbeidssteder og -former. F.eks. jobbe hjemmefra, bruk av fleksitid, midlertidig endre arbeidstid eller systematisk lengre arbeidsdager for å kunne ta fri en annen dag. Dette bør være en mulighet for ansatte, og må avtales med nærmeste leder i hvert enkelt tilfelle. Hovedprosjektleder vil vurdere dette ved utarbeidelse av reglementer og rutiner for Viken fylkeskommune, i arbeidsgiver- og rekrutteringsstrategi, og i utarbeidelsen av Viken fylkeskommunes livsfasepolitikk. Når det gjelder de økonomiske konsekvensene av forslagene er det fra hovedprosjektleders side grunn til å understreke at disse er usikre. Viken fylkeskommune vil i en overgangsperiode beholde tre lokasjoner. Det er ikke klarlagt hvor de ansatte skal ha sitt nye arbeidssted, verken i overgangsperioden eller permanent. Dette kompliserer beregningene. Saksgrunnlaget inneholder ulike alternativer som synliggjør mulig variasjon i kostnadene fra anslagsvis kr 0,- til kr 25 mill. i årlig kostnad (ekskl. arbeidsgiveravgift). I tillegg vil turnover og tiltak som fleksible arbeidssteder, bruk av digitale samhandlingsverktøy mm. påvirke totalkostnadene. Dette er beskrevet i saksgrunnlaget, men ikke beregnet. De foreslåtte løsningene er kostbare, men anses likevel som fordelaktige fremfor risikoen og 7

8 kostnaden ved kompetanseflukt og nedbygging av kompetanse i Viken fylkeskommunes sentraladministrasjon. 8