Byjubileet Framdrift og organisering.

Transkript

1 Samfunnskontoret Saksframlegg Dato Løpenr Arkivsaksnr Arkiv / /1078 Saksnummer Utvalg Møtedato 13/24 Formannskapet Byjubileet Framdrift og organisering. Sammendrag Bodø skal feire sitt 200-årsjubileum i I denne saken redegjøres det for status i jubileumsarbeidet. Videre redegjøres det hvordan arbeidet kan organiseres i tiden fram til jubileumsåret. Det foreslås at det ansettes en egen prosjektleder som skal ha byjubileet som sin arbeidsoppgave fram til det er avviklet. Videre foreslås det opprettet en egen styringsgruppe bestående av 7 (9) representanter. Byjubileet skal også trekke perspektivene fram til I saken foreslås det derfor også hvordan referansegruppen for «Bodø 2030» kan settes sammen slik at vi raskt kan komme i gang med arbeidet også i den gruppa. I saken presiseres det også at det er viktig å avklare ambisjonene og de økonomiske rammene for byjubileet. Saksopplysninger I 2016 skal byen Bodø feire sin 200-årsdag. Sak om byjubileet ble behandlet i formannskapet i sep I formannskapssaken ble følgende fokusområder trukket frem som mulige hovedelementer i feiringen: 1. Historisk Bodø bys historie «Jekta» på plass i Bodøsjøen? Kirken Samisk fokusering Særpreg og identitet i kystbyen Bodø Andre 2. Arrangementsbyen Nasjonale og internasjonale arrangement Større kulturelle begivenheter, oppfølging av innhold i åpningsåret av Stormen. Jubileumsmarkeringer (20.mai, månedsarrangement) 3. Barnehager/skoler våre fremtidsbarn Jubileumsprosjekter Undervisningsopplegg 4. Byfornyelse/byforskjønnelse Side4

2 «Vi pynter byen til fest.» Byens 200-års»bevis». Avduking av byens kunstprosjekt. Oppgradering av eiendommer/offentlige rom. Gårdeiere inviteres til å medvirke i dette. 5. Det nye Bodø Hvilke mål og strategiske grep skal byen fokusere på mot 2016 og videre mot Byens muligheter og potensiale nasjonal/internasjonal posisjonering. Fokus på rekruttering/arbeidsplasser, besøk og opplevelser. Under dette punktet vedtok formannskapet at «Det nye Bodø» skulle endres til arbeidstittelen «Bodø 2030». Et forslag om å organisere dette som et eget byutviklingsprosjekt ble oversendt til rådmannen. Dette forslaget ble av bystyret i desember 2012 innlemmet i opplegget for arbeidet med kommuneplanens samfunnsdel. Rammene for arbeidet er på mange måter lagt. Om de ovennevnte fem hovedområdene skal være retningsgivende for jubileumsåret blir et av de viktige spørsmålene som må finne sin avklaring i styringsgruppa. Det blir også viktig raskt å avklare hvilke hovedarrangement som skal planlegges og gjennomføres i jubileumsåret. I Drammen var det f.eks. fem hovedarrangement i løpet av året. Videre skal det være en god sammenheng mellom byjubileet og kommuneplanens samfunnsdel; spesielt når det gjelder punkt 5: «Bodø 2030.» Det viktige nå er derfor å komme i gang med konkret og målrettet arbeid for å forberede et verdig byjubileum i Vi har tre år til forberedelse. Samtidig er det viktig å huske at noen «jubileumsstolper» allerede er satt ned: Bodø bys historie er under skriving. Første bind er allerede utgitt. Siste og fjerde bind skal utgis i Kulturkvartalet vil stå ferdig i Byggene vil få en sentral plass både i de offisielle jubileumsrangementene og i aktivitet ellers i jubileumsåret. Realisering av planene for uteområdene i Nerbyen vil bli et viktig bidrag til ønskene om byforskjønnelse fram til jubileumsåret. Det samme gjelder en mulig opprustning av Rådhusparken og Solparken kombinert med nytt parkeringsanlegg. Vi vet at mange forbereder søknader om å få ulike arrangement til byen i Dette gjelder bl.a. B&OI som søker om å få arrangere NM i orientering i Bodø/Salten. Vi vet også at Kyststevnet i 2016 skal avholdes i Bodø. Det er viktig å legge opp til et jubileumsår som har en mangfoldig og bred profil. Arrangementene bør favne alle alders- og samfunnsgrupper, og med særlig fokus på barn og unge som representerer framtida Bodø. Det bør etterstrebes bred involvering i planlegging og utforming. Videre framdrift. I denne saken trekkes det frem noen viktige problemstillinger som trenger en avklaring slik at vi raskest mulig kan komme videre med arbeidet: Side5

3 1. Ambisjonsnivå. Det er viktig å få avklart hvilket ambisjonsnivå kommunen vil legge til grunn for jubileumsåret. Dette vil også ha betydning for hvilke økonomiske rammer byjubileet vil få. Dette bør senest avklares i desember i år når ny økonomiplan skal vedtas. 2. Organisering av prosjektet Styringsgruppe. Det anbefales at byjubileet organiseres som et eget prosjekt administrativt plassert i Samfunnskontoret. Det bør velges en egen styringsgruppe for prosjektet med et klart mandat og med klare fullmakter. To alternativer for en slik styringsgruppe peker seg ut: a) En politisk styringsgruppe med representanter fra bystyret. b) En «Bystyringsgruppe» med bred representasjon fra bysamfunnet inkl politisk representasjon. Uansett valg bør en slik gruppe ikke overstige 7-9 representanter. Det anbefales at alt. b) velges slik at byjubileet sikres en god forankring i bysamfunnet. Styringsgruppen foreslås sammensatt slik: 5 politisk valgte representanter 1 representant valgt av Nordland fylkeskommune 1 representant valgt av Salten regionråd 2 representanter valgt fra næringslivet i Bodø Det foreslås at styringsgruppen ledes av ordfører Prosjektleder. Det anbefales videre at det opprettes en prosjektorganisasjon som ledes av en egen prosjektleder som har byjubileet som eneste arbeidsoppgave. Vedkommende får det helhetlige, operative ansvaret for forberedelse og gjennomføring av kommunens engasjement i jubileumsåret i samarbeid med styringsgruppen. Det vil være aktuelt å opprette arbeidsgrupper på ulike områder; f.eks. for å bidra til en helhetlig plan for PR og profilering av byjubileet, for hvert hovedarrangement i løpet av året, m.v. Prosjektleder får de beslutningsfullmakter som er nødvendige for å ivareta lederansvaret Økonomi. Det er også viktig med en raskest mulig avklaring av de økonomiske rammene for arbeidet, både på kort og langsikt. På kort sikt dreier det seg om å finansiere prosjektet i 2013 inkl. ansettelse/utpeking av en prosjektleder. Samfunnskontoret finner ressurser til dette arbeidet i På lang sikt (dvs. ved behandlingen av økonomiplanen for ) må de økonomiske rammene for jubileet være klar for årene 2014 til og med Hovedtyngden av kostnadene kommer naturlig nok i selve jubileumsåret. Som eksempel kan jeg nevne at Drammen kommune hadde en total tamme for sitt jubileum i 2011 på 20 mill. kr. Side6

4 Sarpsborg kommune som skal feire sitt 1000-årsjubileum i 2016 har satt en ramme på 10 mill. kr. Det bør være gode muligheter for styringsgruppen/prosjektleder å innhente sponsormidler til arrangement i jubileumsåret «Bodø 2030» Valg av referansegruppe. Formannskap og bystyre har tidligere ønsket at byjubileet også skal ha et mer langsiktig fokus fram til Dette sammenfaller med det arbeidet som er igangsatt i samfunnskontoret med kommuneplanens samfunnsdel. Det er vedtatt at det skal settes ned en referansegruppe som er bredt sammensatt. For å komme raskt i gang også med denne del av arbeidet, foreslås det at formannskapet gir klarsignal til at det oppnevnes en slik referansegruppe. Følgende inviteres til å delta: 1 representant fra hvert av partiene som er representert i bystyret (7). 5 representanter fra administrasjonen. Rådmannen oppnevner. I representant fra hver av kommunedelsutvalgene (4) 4 representanter fra næringslivet oppnevnt av Bodø næringsforum/nho. 3 representanter fra Universitetet i Nordland. 1 representant fra fylkeskommunen. 1 representant fra Salten regionråd. Totalt 25 personer. Andre inviteres med innenfor utvalgte tema. Samfunnskontoret er sekretariat for referansegruppen. Det vil være en fordel om noen av de som velges til styringsgruppa også kan velges til referansegruppa. Konklusjon og anbefaling 200-årsjubileet for Bodø i 2016 vil være en viktig begivenhet som vil involvere hele Bodø kommune, både politisk og administrativt. Det er også viktig å involvere bysamfunnet bredt både i forberedelsene og i gjennomføringen av jubileet. Det foreslås at det ansettes en egen prosjektleder for jubileet. Videre foreslås det at det velges en egen styringsgruppe for jubileet samt at det inviteres bredt til å delta i en egen referansegruppe for «Bodø 2030.» Ambisjon for jubileet og finansieringa av jubileumsåret avklares i forbindelse med økonomiplanen for For 2013 avsettes det 1 mill. kr. til forberedelsesarbeid. Forslag til vedtak 1. Bodø formannskap iverksetter arbeidet med byjubileet i 2016 slik det er beskrevet i denne saken. 2. Arbeidet forankres i samfunnskontoret, som finner ressurser til arbeidet i De økonomiske rammene for byjubileet avklares senest i forbindelse med økonomiplanen for Som medlemmer i styringsgruppen for byjubileet velges Side7

5 6. Representant fra næringslivet 7. Representant fra næringslivet 8. Representant fra Nordland fylkeskommune 9. Representant fra Salten regionråd 5. Som politiske medlemmer i referansegruppen «Bodø 2030» velges: Saksbehandler: Odd-Tore Fygle Rolf-Kåre Jensen rådmann Kyrre Dahl utviklingssjef Trykte vedlegg: Ingen. Utrykte vedlegg: Ingen. Side8