Saksliste Politiske saker 17/1 Prinsipper for kommunikasjon 3 17/2 Nedsettelse av rom- og funksjonsprogramkomité for samlokalisert fagskole i Grimstad

Transkript

1 Partssammensatt utvalg ( ) Saksdokumenter med vedlegg

2 Saksliste Politiske saker 17/1 Prinsipper for kommunikasjon 3 17/2 Nedsettelse av rom- og funksjonsprogramkomité for samlokalisert fagskole i Grimstad 9

3 17/1 Prinsipper for kommunikasjon - 17/ Prinsipper for kommunikasjon : Prinsipper for kommunikasjon Saksframlegg Arkivsak-dok. 17/ Saksbehandler Dag Ole Teigen Utvalg Møtedato Partssammensatt utvalg Fellesnemnda Prinsipper for kommunikasjon 1. FORSLAG TIL VEDTAK Prosjektleder fremmer slikt forslag til vedtak Fellesnemnda tar saken til etterretning. Dokumentnr.: 17/ side 1 av 2

4 17/1 Prinsipper for kommunikasjon - 17/ Prinsipper for kommunikasjon : Prinsipper for kommunikasjon 2. BAKGRUNN FOR SAKEN I henhold til fellesnemndas reglement har fellesnemnda det overordnede ansvaret for informasjonsarbeidet i forbindelse med etableringen av den nye fylkeskommunen. Det daglige kommunikasjonsarbeidet følges opp av prosjektleder og fylkesrådmennene gjennom ordinære fora og deres vanlige apparat. Formålet med å etablere generelle kommunikasjonsprinsipper i sammenslåingsperioden er å forankre felles mål og retningslinjer. Kommunikasjonsarbeidet skal bl.a. bidra til å synliggjøre sammenslåingsprosessen, og bidra til å redusere usikkerhet og skape et godt klima for omstilling internt i organisasjonene. I det vedlagte dokumentet foreslås det bl.a. å sikre at sammenslåingsprosessen preges av åpenhet, at informasjon om sammenslåingsarbeidet til ansatte i organisasjonene blir tilgjengelig samtidig i de to fylkeskommunene, og at innholdet i informasjonen så langt som mulig er koordinert og identisk. Som hovedkanal for kommunikasjon knyttet til sammenslåingen vil det bli opprettet en felles ekstern nettside for de to fylkeskommunene på som fylkeskommunene har sikret seg rettighetene til. Nettsidene skal bidra til enhetlig og samtidig kommunikasjon. Fylkeskommunene har også sikret seg profilen «Agder fylkeskommune» i sosiale medier. Som midlertidig profil i forbindelse med kommunikasjon om sammenslåingsprosessen benyttes fylkeskommunenes logoer på turkis bakgrunn. Fellesnemnda vedtok i sak 5/2017 å etablere en politisk arbeidsgruppe med mandat til bl.a. å foreslå løsninger for fellesnemnda med hensyn til valg av fylkesvåpen og eventuelle andre symboler i den nye fylkeskommunen. Vedlegg Kommunikasjonsprinsipper for sammenslåingsprosessen til Agder fylkeskommune ajour Dokumentnr.: 17/ side 2 av 2

5 17/1 Prinsipper for kommunikasjon - 17/ Prinsipper for kommunikasjon : Kommunikasjonsprinsipper for sammenslåingsprosessen til Agder fylkeskommune ajour Kommunikasjonsprinsipper for sammenslåingsprosessen til Agder fylkeskommune 1

6 17/1 Prinsipper for kommunikasjon - 17/ Prinsipper for kommunikasjon : Kommunikasjonsprinsipper for sammenslåingsprosessen til Agder fylkeskommune ajour Om dette dokumentet I henhold til reglement for fellesnemnda, som ble vedtatt av fylkestingene 21. juni 2017 i sak 16/6704 "Oppfølging av Stortingets vedtak om sammenslåing av Aust-Agder og Vest-Agder fylkeskommuner", skal fellesnemnda formelt ha ansvar for informasjonsarbeid i forbindelse med etableringen av en ny fylkeskommune. Den løpende kommunikasjonen vil følges opp av prosjektleder og fylkesrådmennene gjennom de ordinære politiske og administrative fora og sitt vanlige apparat. Formålet med «Prinsipper for kommunikasjon i sammenslåingsperioden» er å forankre noen felles mål og retningslinjer for kommunikasjon i forbindelse med sammenslåingsarbeidet frem til ikrafttredelse Målgrupper/interessenter Dette er eksempler på sentrale målgrupper/interessenter for kommunikasjonen: Interne målgrupper: - Fylkestingene i Aust-Agder og Vest-Agder - Felles hovedsamarbeidsutvalg - Partssammensatt utvalg - Ansatterepresentanter og tillitsvalgte i fylkeskommunene - Ansatte i sentraladministrasjon og virksomheter i fylkeskommunene - Organer internt i fylkeskommunen (for eksempel fylkeseldreråd) Eksterne målgrupper: - Innbyggere - Media - Kommunene politisk og administrativ ledelse - Det regionale partnerskapet 3. Kommunikasjonsmål Eksterne kommunikasjonsmål: Synliggjøring: Kommunikasjonen skal bidra til å synliggjøre sammenslåingsprosessen og den løpende politiske behandlingen frem til en felles organisasjon etableres Engasjement: Synliggjøringen skal bidra til å skape dialog med målgruppene og engasjement rundt en felles fylkeskommune. Interne kommunikasjonsmål: Involvering: Kommunikasjonen skal bidra til at tillitsvalgte og ansatte så tidlig som mulig informeres og at drøftingsplikten opprettholdes, jf. 16 i Arbeidsmiljøloven og KS Hovedavtalen. Trygghet: Kommunikasjonen skal bidra til å redusere usikkerhet hos ansatte og skape et godt klima for omstilling. 2

7 17/1 Prinsipper for kommunikasjon - 17/ Prinsipper for kommunikasjon : Kommunikasjonsprinsipper for sammenslåingsprosessen til Agder fylkeskommune ajour Ansvaret for kommunikasjonen Fellesnemnda vedtar overordnede prinsipper for kommunikasjonen, jf. dette dokumentet. Fellesnemda har også en viktig rolle ved å utøve politisk kommunikasjon og dialog med innbyggere, media og de målgrupper/interessenter man finner hensiktsmessig. Prosjektleder og fylkesrådmennene har et ordinært ansvar for kommunikasjon om sammenslåingsprosessen i tråd med kommunelovens 4 om aktiv informasjon om virksomheten. Fylkeskommunenes kommunikasjonsrådgivere har et utøvende ansvar for den løpende kommunikasjonen i ulike kanaler. Ansatterepresentanter, tillitsvalgte og verneombud har et medansvar i å bidra til god kommunikasjon med de ansatte i fylkeskommunene og opp mot fylkesrådmennene og fellesnemda. Virksomhets-, tjeneste-, avdelings- og seksjonsledere har gjennom det ordinære «linjeprinsippet» et ansvar for god dialog om spørsmål de ansatte er opptatt av og for å bringe eventuelle problemstillinger videre til fylkesrådmennene. 5. Overordnede prinsipper for kommunikasjonen Åpen og oppsøkende: Sammenslåingsprosessen skal preges av åpenhet. Nyheter skal aktivt formidles til målgruppene, samtidig som informasjon må være tilgjengelig for de som ønsker å sette seg inn i saken. Enhetlig: Innhold i administrativ informasjon til målgruppene skal så langt det lar seg gjøre være koordinert og identisk i VAF og AAfk. Samtidig: Det tilstrebes at all informasjon blir tilgjengeliggjort samtidig for relevante målgrupper, så raskt det praktisk lar seg gjøre. I saker fra prosjektleder og fylkesrådmennene som berører ansatte i særlig grad, skal man tilstrebe å gi ansatterepresentantene informasjon i forkant av ansatte i tråd med lov- og avtaleverk. Ansatte bør videre informeres før videre offentliggjøring. I tillegg bør informasjonen komme ut tilnærmet samtidig i begge fylkeskommunene. Forutsigbar: Kommunikasjonsarbeidet skal utøves regelmessig og i tråd med tidligere offentliggjorte milepælsplaner hvis mulig. Linje: Ansvaret for kommunikasjonen følger saksansvaret, i tråd med vanlig kommunikasjonspraksis i offentlig sektor. Dette innebærer at prosjektleder og fylkesrådmennene i hovedsak skal benytte de ordinære politiske og administrative fora og sitt vanlige apparat til å informere og skape dialog om sammenslåingsprosessen. 3

8 17/1 Prinsipper for kommunikasjon - 17/ Prinsipper for kommunikasjon : Kommunikasjonsprinsipper for sammenslåingsprosessen til Agder fylkeskommune ajour Felles nettsider om sammenslåingsprosessen Som hovedkanal for kommunikasjon knyttet til sammenslåingen vil det bli opprettet en felles ekstern nettside for de to fylkeskommunene. Dette har man tilsvarende gjort i forbindelse med opprettelsen av Trøndelag fylkeskommune, se Nettsiden vil settes opp på som fylkeskommunene har sikret seg rettighetene til. Nettsidene skal ikke informere om fylkeskommunenes ordinære virksomhet, men bidra til enhetlig og samtidig kommunikasjon om sammenslåingsprosessen frem til i tråd med prinsippene i pkt. 5. Fylkeskommunene har også sikret seg profilen «Agder fylkeskommune» på sosiale medier. For ikke å blande kommunikasjonen knyttet til forhandlingene og utredningen på den ene siden og den påfølgende sammenslåingsprosessen på den andre siden, vil også nettsiden avvikles som kommunikasjonskanal. Dette også i likhet med Trøndelag hvor nettsiden for utredningen, ikke lenger brukes som kommunikasjonskanal etter sammenslåingsvedtaket. 7. Midlertidig grafisk profil Som midlertidig profil i forbindelse med kommunikasjon om sammenslåingsprosessen frem til , benyttes fylkeskommunelogoene på turkis bakgrunn: Skrifttypen som benyttes er Arial. Som grafisk element på midlertidige felles nettsider om sammenslåingsprosessen, benyttes fylkesvåpnene innledningsvis etterfulgt av «Agder fylkeskommune», i tråd med følgende skisse: Agder fylkeskommune 8. Kommunikasjonsplaner Denne dokumentet vil følges opp av kommunikasjonsplaner for ulike tiltak i perioden. 4

9 ksjonsprogramkomité for samlokalisert fagskole i Grimstad - 17/ Nedsettelse av rom- og funksjonsprogramkomité for samlokalisert fagskole i Grimstad : Nedsettelse av rom- og funksjonsprogramkomité for samlokalisert fagskole i Grimstad Saksframlegg Arkivsak-dok. 17/ Saksbehandler Bernt Skutlaberg Utvalg Møtedato Partssammensatt utvalg Fellesnemnda Nedsettelse av rom- og funksjonsprogramkomité for samlokalisert fagskole i Grimstad 1. FORSLAG TIL VEDTAK Prosjektleder fremmer slikt forslag til vedtak Fellesnemnda tar til etterretning fylkestingssaken vedr. nedsettelse av rom- og funksjonsprogramkomité for samlokalisert fagskole i Grimstad. Dokumentnr.: 17/ side 1 av 2

10 ksjonsprogramkomité for samlokalisert fagskole i Grimstad - 17/ Nedsettelse av rom- og funksjonsprogramkomité for samlokalisert fagskole i Grimstad : Nedsettelse av rom- og funksjonsprogramkomité for samlokalisert fagskole i Grimstad 2. BAKGRUNN FOR SAKEN I parallelle saker til fylkestingene i Aust-Agder og Vest-Agder foreslår fylkesrådmennene å oppnevne en funksjons- og romprogramkomité for den nye samlokaliserte fagskolen i Grimstad. En tar sikte på at den samlokaliserte skolen skal stå ferdig til studiestart høsten Parallelt med arbeidet i funksjons- og romprogramkomitéen skal tomtealternativer for plassering av den samlokaliserte skolen utredes. Arbeidet med funksjons- og romprogram og sak om tomt legges frem for fylkestingene senest i februar Fylkestingene har gitt fellesnemnda innstillingsrett i saker som vedkommer sammenslåingsprosessen og som er av en slik art at de må behandles i ett eller begge fylkesting. Prosjektleder foreslår at fellesnemnda tar saken til etterretning. Vedlegg Nedsettelse av rom- og funksjonsprogramkomité for samlokalisert fagskole i Grimstad Dokumentnr.: 17/ side 2 av 2

11 ksjonsprogramkomité for samlokalisert fagskole i Grimstad - 17/ Nedsettelse av rom- og funksjonsprogramkomité for samlokalisert fagskole i Grimstad : Nedsettelse av rom- og funksjonsprogramkomité for samlokalisert fagskole i Grimstad Saksframlegg Arkivsak-dok. 17/ Saksbehandler Bernt Skutlaberg Utvalg Møtedato Yrkesopplæringsnemnda Hovedsamarbeidsutvalget Administrasjonsutvalget Utdanningskomitéen Fylkestinget Nedsettelse av rom- og funksjonsprogramkomité for samlokalisert fagskole i Grimstad 1. FORSLAG TIL VEDTAK Fylkesrådmannen fremmer slikt forslag til vedtak: 1. Fylkestinget ber fylkesrådmannen i samarbeid med fylkesrådmannen i Vest-Agder å oppnevne en funksjons- og romprogramkomité for en samlokalisert fagskole i Grimstad i tråd med føringene i denne saken. En tar sikte på at den nye fagskolen ferdigstilles til skolestart høsten Parallelt med arbeidet med rom- og funksjonsprogrammet utredes ulike tomtealternativer, som legges frem som egen sak. Dokumentnr.: 17/ side 1 av 4

12 ksjonsprogramkomité for samlokalisert fagskole i Grimstad - 17/ Nedsettelse av rom- og funksjonsprogramkomité for samlokalisert fagskole i Grimstad : Nedsettelse av rom- og funksjonsprogramkomité for samlokalisert fagskole i Grimstad 2. SAMMENDRAG Det foreslås at fylkesrådmannen i samarbeid med fylkesrådmannen i Vest-Agder, oppnevner en funksjons- og romprogramkomité for den nye samlokaliserte fagskolen i Grimstad som starter planleggingen så snart som mulig. En tar sikte på at den samlokaliserte skolen skal stå ferdig til studiestart høsten Parallelt med arbeidet i funksjons- og romprogramkomitéen skal tomtealternativer for plassering av den samlokaliserte skolen utredes. Arbeidet med funksjons- og romprogram og sak om tomt legges frem for fylkestinget senest i februar BAKGRUNN FOR SAKEN Fylkestingene i Aust-Agder og Vest-Agder vedtok sak om «En ny region Agder» i desember Her legges det til grunn i kapittel at «Fagskolen med om lag 40 arbeidsplasser 27 i Vest-Agder og 12 i Aust-Agder samlokaliseres i Grimstad». Fylkesutvalget i Aust-Agder vedtok i sak 59/2017 «Leie av lokaler til Fagskolen i Kristiansand» følgende: 1. Fylkesutvalget forutsetter at samlokalisert Fagskole er etablert i Grimstad seinest høsten 2020 og ny midlertidig leiekontrakt i Kristiansand kan inngås inntil 3 år dersom man ikke får til et midlertidig tilbud i leide/egne lokaler i Grimstad fram til høsten Høsten 2017 legges det frem en felles sak i begge fylkeskommunene med tanke på å sette ned en funksjons- og romprogramkomité for bygging av ny samlokalisert fagskole i Grimstad. 3. Ny felles fagskole i Grimstad realiseres så raskt som mulig, uavhengig av leieforholdet i Kristiansand. 4. Fylkesutvalget ber fellesnemda gå i dialog med styrene for begge fagskolene om framtidig organisering av samlokalisert fagskole i Grimstad og et utdanningstilbud i tråd med næringslivet og studentenes behov. Vest-Agder fylkeskommune har inngått leieavtale i tråd men punkt 1 i vedtaket over. Fylkestinget i Vest-Agder vedtok i sak 33/2017 «Leie av lokaler til Fagskolen i Kristiansand»: 1. Fylkestinget godkjenner at det inngås en femårs leieavtale for Fagskolen i Kristiansand. 2. Inngåelse av ny femårs leieavtale forutsetter at begge fylkeskommunene gjør likelydende vedtak. 3. Godkjennes ikke en femårsavtale, vil avtalelengden justeres automatisk til tre år med oppstart fra skolestart høsten Dokumentnr.: 17/ side 2 av 4

13 ksjonsprogramkomité for samlokalisert fagskole i Grimstad - 17/ Nedsettelse av rom- og funksjonsprogramkomité for samlokalisert fagskole i Grimstad : Nedsettelse av rom- og funksjonsprogramkomité for samlokalisert fagskole i Grimstad Sørlandets fagskole i Grimstad og Fagskolen i Kristiansand tilbyr i dag følgende studier: Studietilbud Sørlandets fagskole, Fagskolen i Kristiansand Grimstad Bygg Anlegg KEM Automatisering Elkraft Prosessteknikk Dekksoffiser Maskinoffiser Maskinteknikk Mekatronikk Tverrfaglig miljøarbeid Psykisk helse og rus Helse, aldring og aktiv omsorg Sørlandets fagskole har de siste årene hatt rundt 135 studenter og 12 ansatte, mens Fagskolen i Kristiansand har i 2017 hatt ca. 350 studenter og ca. 25 ansatte. 4. FORSLAG TIL LØSNING OG KONSEKVENSER Fylkesrådmannen foreslår å oppnevne en bredt sammensatt funksjons- og romprogramkomité (FORK) med representanter fra både skoleeier i Aust- og Vest-Agder og de to fagskolene. Mandatet for FORK er å planlegge funksjoner og arealdisponeringer med utgangspunkt i dagens samlede utdanningstilbud både ved Sørlandets fagskole og Fagskolen i Kristiansand med mulighet for utvidelse til nye studietilbud. Som utgangspunkt bør en planlegge for et studenttall på rundt 550 og 50 ansatte. Arealbehovet for å innpasse eksisterende fagskolevirksomhet i Kristiansand til en samlokalisert skole er anslått til 2700 m2 BRA, mens Sørlandets fagskole disponerer ca m2 BRA. Det arbeides med å utrede tomtealternativer for den samlokaliserte skolen. Arbeidet vil gå parallelt med funksjons- og romkomitéarbeidet. Ved valg av tomt må det tas hensyn til muligheter for framtidig utvidelse av fagskolen. Et naturlig lokalisering er i Groosevegen der Sørlandets fagskole i dag holder til. Her er det plass for utvidelse av dagens bygningsmasse. Det undersøkes også hvilke andre tomtealternativer som er aktuelle i nærheten av Dahlske videregående skole, Groosevegen og Universitetet i Agder, Campus Grimstad. Arbeidet med funksjons- og romprogram og sak om tomt legges frem for fylkestinget i egne saker i desember 2017 og/eller februar Administrasjonen har sett nærmere på fremdriftsplanen for bygging av samlokalisert fagskole og har kommet til at den kan stå ferdig sommeren Fylkesrådmannen tar derfor sikte på at skolen kan tas i bruk til studiestart august Dokumentnr.: 17/ side 3 av 4

14 ksjonsprogramkomité for samlokalisert fagskole i Grimstad - 17/ Nedsettelse av rom- og funksjonsprogramkomité for samlokalisert fagskole i Grimstad : Nedsettelse av rom- og funksjonsprogramkomité for samlokalisert fagskole i Grimstad 5. KONKLUSJON Det oppnevnes en bredt sammensatt funksjons- og romprogramkomité for den nye samlokaliserte fagskolen i Grimstad. Tomteplassering for den samlokaliserte skolen utredes i parallell med rom- og funksjonsprogramarbeidet. Arbeidet med rom- og funksjonsprogram og sak om tomt legges frem for fylkestinget i februar Fylkesrådmannen starter planleggingen så snart som mulig med sikte på ferdigstillelse til skolestart i august TIDLIGERE BEHANDLING Fylkesrådmannen fremmer saken for yrkesopplæringsnemnda i møte 9. oktober 2017 med slikt forslag til vedtak: Saken tas til etterretning... Fylkesrådmannen fremmer saken for hovedsamarbeidsutvalget i møte 9. oktober 2017 med slikt forslag til vedtak: Saken tas til etterretning... Fylkesrådmannen fremmer saken for administrasjonsutvalget i møte 10. oktober 2017 med slikt forslag til vedtak: Saken tas til etterretning. Dokumentnr.: 17/ side 4 av 4