Referat fra møte i DP 7.2 Identitet og Symboler

Transkript

1 Referat fra møte i DP 7.2 Identitet og Symboler Til: Hans Peder Pedersen, Tonni Nylund, Eli-Ann Andreassen, Åsta Sortland, Alf Rørbakk Kopi til: Hogne Eidissen, Lena Hansson, postmottak Tranøy, Tore Jan Gjerpe, Alf Rørbakk, Margrethe Hagerupsen, Arve Svestad Fra: Åsta Sortland Saksnr./Arkivkode Dato: Sted Tilstede Forfall Referent Vangsvika Åsta Sortland, Hans Peder Pedersen, Tonni Nylund, Eli- Ann Andreassen Jensen, Alf Rørbakk Åsta Sortland Andre møtende Under sak Sak nr Hva saken gjelder og konklusjon 1 Referat fra forrige møte Referatet ble gjennomgått, og Alf orienterte fra fellesmøtet som ble avholdt for alle gruppeledere Oppfølging Ansvar/frist 2 Kommunevåpen: Åpen konkurranse for innbyggere utlyst. Flere oppslag i media, både Folkeblad, Nordlys og Nrk Troms Radio. Ca.30 personer har sendt inn forslag, noen av disse har sendt inn flere forslag. Frist Skolene ble invitert til å komme med bidrag 1.oktober, og en av de 3-5 forslagene som velges ut for videre bearbeiding og premiering skal være fra en skole. Premie på 2500 kr til klassekassa. Arbeidsgruppa får tilsendt alle forslagene, uten navn på forslagsstiller, på mail etter at fristen går ut 16.10, i forkant av utvelgelsesmøte den 6.november. Det må

2 komme frem hvike forslag som komme fra skoleelver. Til neste møte: Hvordan får vi frem det skolene har bidratt med? Utstilling? Kan vi presentere alle forslagene? På Senja 2020.no, eller i en vandreutstilling på bibliotekene? Prossenen: 1) Åpen konkurranse med frist Alle innkomne forslag publiseres på Senja2020.no når fristen har gått ut.her må det legges ved en tekst der det tydlig fremkommer at dette kun er ideer som skal jobbes frem av en grafiker i henhold til reglene for kommunevåpen. 2) 3-5 forslag velges ut av arbeidsgruppa og grafisk konsulent for bearbeiding. 1 fra skoleelver. Gjøres i møte 6.nov, i samråd med grafisk konsulent. Arbeidsgruppa legger plan for proessen videre sammen med grafisk konsulent, herunder koordinering mot riksarkivet og patentstyret. Det sendes ut pressemelding i etterkant av dette møtet. 3) «Folkeavstemming»/meningsmåling» med svar på SMS. Gruppa foreslår å bruke Senja2020.no som plattform, og at dette gjennomføres i samarbeid med Folkebladet. 4) Arbeidsgruppa sender sin innstilling til Fellesnemda. 5) Fellesnemda innstiller til de fire kommunestyrene. 6) Hvert av de fire kommunestyrene skal gjøre endelig vedtak om nytt kommunevåpen. Konkurranse for grafisk designer/konsulent Alf Rørbakk sendet ut tilbud til 5 grafiske konsulentfirmaer. Tank design og ID Design har sendt inn tilbud, begge oppfyller de formelle kravene. Åsta ber om å få vurdert sin habilitet. Arbeidsgruppa vurderer at Åsta er inhabil, som daglig leder i Senja Næringshage AS der ID Design har et kundeforhold. Arbeidsgruppa vurderer at begge tilbyderene er i stand til å levere det vi etterspør. Under vurdering så man at Tank har en styrke i forhold Ansvar Arve, innen Arve ansvar for gjennomføring av meningsmåling. Ta kontakt med Folkebladet asap for å invitere til samarbeid.

3 til at de har et større fagmiljø og bred kompetanse, og referanser. ID Design har en styrke i forhold til en konkret arbeidsbeskrivelse og leveranse. Arbeidsgruppa valgte ID desig som tilbyder, med 2 mot 3 stemmer. Alf gir tilbakemelding til de to byråene, og inviterer valgte grafisk konsulent til møtet på Skaland 6.november kl 10. Alf, så snart som mulig 3 Valg/utnevnelse av faggrupper: Symboler (kommunevåpen): Gruppa ønsker bistand fra - Alf Rørbakk, rådmann Tranøy kommune og etter hvert prosjektleder for Senja2020, Hogne Eidissen. - Arve Svestad, informasjonsjef Lenvik kommune Gruppa vil vuredere behov for involvering av flere fagepersoner fra kommuneadministasjonen etter hvert. Arrangement (kulturbygging politisk og administrativt): Innstilling fra arbeidsgruppe 7.2 Identitet og Symboler, til Fellesnemda: Ansvar Alf Det er grunn til å anta at det er en del skepsis/motstand i befolkninga til kommunesammenslåinga. I styringsdokumentet er det beskrevet behov for å arbeide med symboler og identitet, og at ulike kulturelle og sermonielle markeringer bør gjennomføres underveis. Bred involvering av ansatte og inbyggere må etterstrebes. I styringsdokumentet er det ikke satt ned konkrete tiltak. Arbeidsgruppa mener at arbeidet med kultur/identitetbygging og invovering av innbyggere i nye Senja kommune er meget viktig, Vi ber om at Fellesnemda diskuterer hvilke tiltak som bør gjennomføre frem mot 2020, for å skape involvering og redusere skepsis til prosessen, og kommer med en bestilling til arbeidsgruppa for videre arbeid. Er det for eksempel behov for å gjennomføre folkemøter/arrangementer for innbyggerne? Hvordan involvere barn og unge? Arbeidet henger sammen med det som gjøres i flere andre delprosjekter, blant annet

4 gruppa som jobber med nærdemokrati. Kanskje bør grendeutvalgsmodellen være et tema på eventuelle folkemøter? Foreløpige tiltak er planlagt fra Arbeidsgruppe 7.2: - Involvering av innbyggere i prosess med kommunevåpen (ide-konkuranse og «folkeavstemning) - Vandreutstilling med alle forslag (særlig fra barn)? - Markering av vinnerforslag til idekonkurranse - Markering av endelig valg av kommunevåpen Navn (navnekomite): Må være gjennomført før 1.jan Omfattende prosess, som skal følge visse prosedyrer. Arbeidet i gangsettes tidlig Gjøres i samarbeid med arbeidsgruppe 9.4 matrikkel. Det er utarbeidet en oversikt over veier/bygg med likelydende navn. Arbeidsgruppa ber om få denne oversikten tilsendt. Arbeidsgruppa ser ikke på nåværende tidspunkt grunn til å danne egen fagruppe. 6 Kartlegge risikofaktorer Gruppa har så langt identifisert følgende riskomomenter: -oppmerksomhet fra media ifb. med prosess kommunevåpen - Gruppa har diskutert viktigheten av åpenhet i prosessen i forhold til omtale i media/sosiale medier. Dette særlig i tilknytning til prosess med nytt kommunevåpen. Plan for offentliggjøring er lagt for å håndtere/styre medieomtalen rundt prosessen så godt som mulig. - Ikke kommer frem til et godt og samlende kommunevåpen som de fire kommunestyrene stiller seg bak. I prosessen er det lagt opp til involvering av innbyggerene. Det er de fire kommunestyrene som tilslutt skal vedta nytt kommunevåpen, og det er derfor viktig å sørge for informasjon og forankring underveis. Arbeisgruppa ber om ordførene gir kommunestyrene løpende informasjon om prosessen med nytt kommunevåpen. Åsta sender egen mail til ordførene om dette, med kopi til rådmenn. Fellesnemda får informasjon om prosessen i neste møte, som er 4.desemer.

5 7 Neste møte i DP 7.2 Neste møte: Kl 10, Kommunehuset på Skaland. Kåre 3-5 vinnerforslag fra idekonkurransen, og planlegge prosesen videre med grafisk konsulent. Åsta innkaller. Eli-Ann bestiller møterom.