Fellesnemnda Dato: :00 Sted: Bragernes torg 11, 4. etasje Notat:

Transkript

1 Fellesnemnda Dato: :00 Sted: Bragernes torg 11, 4. etasje Notat: Eventuelle forfall meldes sekretæren på mobil evt. på e-post. Varamedlemmer skal ikke møte uten særskilt innkalling. Drammen, For leder i Fellesnemnda, Bent Inge Bye

2 Saksliste Saker til behandling 1/19 Protokoll fra møte i fellesnemnda /19 Statusrapportering til fellesnemnda januar /19 Veivalg nye Drammen forankring og dialog 48 4/19 Behov for analyser av investeringsbehov innen skole- og omsorgsfeltet 52 5/19 Kommunestyrevalget 2019: kommunikasjons- og profileringsstrategi 53 Eventuelt

3 1/19 Protokoll fra møte i fellesnemnda / Protokoll fra møte i fellesnemnda : Fellesnemnda

4 1/19 Protokoll fra møte i fellesnemnda / Protokoll fra møte i fellesnemnda : Fellesnemnda

5 1/19 Protokoll fra møte i fellesnemnda / Protokoll fra møte i fellesnemnda : Fellesnemnda

6 1/19 Protokoll fra møte i fellesnemnda / Protokoll fra møte i fellesnemnda : Fellesnemnda

7 1/19 Protokoll fra møte i fellesnemnda / Protokoll fra møte i fellesnemnda : Fellesnemnda

8 1/19 Protokoll fra møte i fellesnemnda / Protokoll fra møte i fellesnemnda : Fellesnemnda

9 1/19 Protokoll fra møte i fellesnemnda / Protokoll fra møte i fellesnemnda : Fellesnemnda

10 1/19 Protokoll fra møte i fellesnemnda / Protokoll fra møte i fellesnemnda : Fellesnemnda

11 1/19 Protokoll fra møte i fellesnemnda / Protokoll fra møte i fellesnemnda : Fellesnemnda

12 1/19 Protokoll fra møte i fellesnemnda / Protokoll fra møte i fellesnemnda : Fellesnemnda

13 1/19 Protokoll fra møte i fellesnemnda / Protokoll fra møte i fellesnemnda : Fellesnemnda

14 1/19 Protokoll fra møte i fellesnemnda / Protokoll fra møte i fellesnemnda : Fellesnemnda

15 1/19 Protokoll fra møte i fellesnemnda / Protokoll fra møte i fellesnemnda : Fellesnemnda

16 1/19 Protokoll fra møte i fellesnemnda / Protokoll fra møte i fellesnemnda : Fellesnemnda

17 1/19 Protokoll fra møte i fellesnemnda / Protokoll fra møte i fellesnemnda : Fellesnemnda

18 1/19 Protokoll fra møte i fellesnemnda / Protokoll fra møte i fellesnemnda : Fellesnemnda

19 1/19 Protokoll fra møte i fellesnemnda / Protokoll fra møte i fellesnemnda : Fellesnemnda

20 1/19 Protokoll fra møte i fellesnemnda / Protokoll fra møte i fellesnemnda : Fellesnemnda

21 1/19 Protokoll fra møte i fellesnemnda / Protokoll fra møte i fellesnemnda : Fellesnemnda

22 1/19 Protokoll fra møte i fellesnemnda / Protokoll fra møte i fellesnemnda : Fellesnemnda

23 2/19 Statusrapportering til fellesnemnda januar / Statusrapportering til fellesnemnda januar 2019 : Statusrapportering til fellesnemnda januar 2019 Arkivsak-dok. 19/ Saksbehandler Ulla Nordgarden Saksgang Møtedato Fellesnemnda Felles partssammensatt samarbeidsutvalg Statusrapportering til fellesnemnda januar 2019 Prosjektrådmannens innstilling: Saken tas til orientering. Styringsdokumentet er oppdatert som beskrevet i saken. Vedlegg Oppdatert styringsdokument SAKSUTREDNING Faktaopplysninger/bakgrunn for saken Med overgang til 2019 endrer prosjektet en del karakter, da direktører og kommunalsjefer vil bli mer inkludert i arbeidet med å etablere Nye Drammen. Dette innebærer at noe ansvar flyttes fra prosjektstaben til ny «linje». Videre har fellesnemnda og kommunestyrene behandlet saker som fører til endringer i milepælsplanene. I denne forbindelse er det naturlig å gjennomgå styringsdokumentet litt mer grundig, for å sikre at det er oppdatert med hensyn til det som er behandlet og det som kommer. Politiske prosjekter P1 Politisk organisering, delprosjekt Politisk utvalgsstruktur (P ) Fellesnemnda har gjennomført et felles seminar med partiene, for å starte en prosess med å diskutere politisk kultur og arbeidsform i Nye Drammen. Partiene gjennomfører nå en diskusjon partivis, før de igjen samles med fellesnemnda 24. januar, for å komme med sine innspill. Kommunestyrene har sluttet seg til fellesnemndas forslag til politisk utvalgsstruktur. Videre arbeidsoppgaver er å beslutte «andre råd og utvalg», samt politisk reglementer og delegeringsreglement. Dette forventes behandlet i fellesnemnda i april 2019, noe senere enn angitt tidligere i politisk plattform, fordi vi valgte å gjennomføre prosessen med partiene. 1

24 2/19 Statusrapportering til fellesnemnda januar / Statusrapportering til fellesnemnda januar 2019 : Statusrapportering til fellesnemnda januar 2019 Milepælsplanen i styringsdokumentet er oppdatert. Prosjektrådmannen foreslår også å flytte utarbeidelse av etisk reglement for politikere til P1 fra AP4. P1 Politisk organisering, delprosjekt Lokaldemokrati (P1.5) Strategi for lokaldemokrati ble behandlet i fellesnemnda i desember. Saken er på høring i kommunene. P2 Symboler, identitet og felles kultur To av tre kommunestyrer har behandlet saken om kommunevåpen. Bystyret i Drammen behandler saken i februar. Fellesnemnda får ny sak om kommunevåpen i mars etter at alle de tre kommunene har behandlet saken. I den forbindelse blir også styringsdokumentet oppdatert. P3 Regional posisjon Arbeidsgruppen er i gang med å møte næringsaktører, etter å ha gjennomført møter med offentlige aktører. I tillegg jobber gruppen med et strategidokument som legges fram for fellesnemnda før påske. Administrative-politiske prosjekter AP1 Forberedelse til arbeidet med ny kommuneplan Prosjektet jobber med kunnskapsgrunnlag til arbeidet med ny planstrategi. Det er ikke planlagt nye saker til fellesnemnda fra AP1, da fellesnemnda behandlet prinsippsak for arbeidet i Planstrategi og prosess for ny kommuneplan behandles i nytt kommunestyre. Se oppdatert milepælsplan for AP1. AP2 Strategier for tjenesteutvikling Rapportene fra de politiske arbeidsverkstedene danner grunnlag for et dokument kalt Veivalg Nye Drammen. Dette legges fram for fellesnemnda i mars, før det gjennomføres en prosess for forankring og dialog med innbyggerne. Innspillene vil legges fram til fellesnemnda som orienteringssak i mai. Arbeidet med dokumentet er lagt inn i styringsdokumentet som et nytt delprosjekt, AP2.8. AP3 Stedsutvikling Strategi for stedsutvikling ble behandlet av fellesnemnda i desember. Saken er på høring i kommunene. AP3.2 om lokalisering av tjenestene vil ikke starte før organisasjonskartet er ferdigstilt. Fellesnemnda vil få en sak om prinsipper for lokalisering av tjenester. Se oppdatert styringsdokument. AP4 Arbeidsgiverpolitikk Fellesnemnda innstilte Drammen kommunale pensjonskasse som pensjonsleverandør i desember. Saken er på høring i kommunene. Prosjektrådmannen foreslår å flytte arbeidet med etisk reglement for politikere til P1. Se oppdatert styringsdokument. AP5 Interkommunale samarbeid og eierskap Fellesnemnda behandlet sak om organisering av foretak, legevakt og krisesenter i desember. Saken er på høring i kommunene. Av hensyn til arbeidet med virksomhetsoverdragelsen og ny IKT-plattform, utsettes behandling av ytterligere selskaper til etter

25 2/19 Statusrapportering til fellesnemnda januar / Statusrapportering til fellesnemnda januar 2019 : Statusrapportering til fellesnemnda januar 2019 Kommuneadvokaten har gjennomgått driften til Hermansenteret. De konkluderer med at foretak er en akseptabel driftsform for den aktiviteten som Hermansenteret driver. Fellesnemnda får en egen sak om dette. Eierskapsmelding foreslås lagt fram for nytt kommunestyre. Styringsdokumentet er oppdatert. AP6 Økonomisk politikk og handlingsregler Fellesnemnda vil få saker til behandling som gjelder økonomiske rammebetingelser, inkludert inntekstgrunnlag, vekting mellom drift og investeringer, samt harmonisering av gebyrer og avgifter. AP7 Innovasjon og digitalisering Fellesnemnda behandlet i desember en sak om opprettelse av et ideutvalg for digitalisering. Styringsdokumentet er oppdatert på bakgrunn av saken. AP8 Kommunevalg 2019 Se egen sak om markedsføring av valget. Administrative prosjekter A1 Administrativ organisering, ledelse og tjenesteutvikling. o o o A2 Eiendom A1.1 Organisering, styring og kontroll ledes av prosjektrådmannen. Organisasjonskartet og dimensjonering av tjenestene skal være klart til påske Arbeidet med en beredskapsplan er i oppstart. A1.2 Virksomhetsoverdragelse. Første del av virksomhetsoverdragelsen ble gjennomført ved innplasseringer i rådmannens ledergruppe, og den neste med kommunalsjefer og stabsledere medio januar. Planleggingen av den omfattende virksomhetsoverdragelsen for alle ansatte pågår. A1.3 HR omhandler i hovedsak kartleggingsarbeid. Kartleggingen innenfor lønn/tariff, HMS og reglementer er gjennomført og levert fra prosjektgruppene. Videre oppfølging er under planlegging. Fellesnemnda innstilte på å videreføre Drammen eiendom KF, med en ny organisering som inkluderer fast ansatte renholdere fra dagens Svelvik og Nedre Eiker kommuner. Videre innstilte fellesnemnda på å legge forvaltning av eiendommer med utviklingspotensial i det åpne markedet, til et aksjeselskap. A3 Kommunikasjon Prosjektet har ansvar for den løpende kommunikasjonen internt og eksternt. Nettsiden nyedramme.no oppdateres jevnlig 2. utgave av magasinet ble sendt ut medio desember. 3. utgave planlegges i andre kvartal Denne vil fokusere på kommunestyrevalget. Prosjektrådmannen har gjennomført flere samlinger med alle lederne i de tre kommunene. Åpne informasjonsmøter ble avholdt i juni og desember Ny runde planlegges innen etter påske, når organisasjonskartet er besluttet. Det avholdes rutinemessige møter med tillitsvalgte og verneombud. 3

26 2/19 Statusrapportering til fellesnemnda januar / Statusrapportering til fellesnemnda januar 2019 : Statusrapportering til fellesnemnda januar 2019 En ny kanal for internkommunikasjon er valgt, Workplace. Denne vil fungere som et felles intranett, fram til Nye Drammen har ett intranett. Det vil ikke erstatte noen av dagens kommunikasjonskanaler, men bli et nytt forum for gruppediskusjoner. Utprøving av workplace ble gjennomført som et pilotprosjekt i høst. Prosjektet er nå evaluert. Evalueringen viser at pilotene er positive til verktøyet. Det planlegges nå for full utrulling for alle ansatte. Det vil bli jobbet med kommunikasjonsstrategi for den nye kommunen. Det planlegges ikke med politisk behandling i fellesnemnda, men i det nye kommunestyret. A4 IKT, arkiv, matrikkel og A5 Anskaffelser Flytting av arkiver fra Svelvik til byarkivet i Drammen er gjennomført. Arkivene ryddes før man starter flytting av Nedre Eikers arkiver. Styringsdokumenter og budsjett for IKT-prosjektet er godkjent. Beslutning om valg av systemer gjennomføres i januar. Delprosjektene følger i all hovedsak vedtatte prosjektplaner. Forslag til navneendringer på gater med like/nesten like navn i de tre kommunene, skal behandles i kommunestyrene/bystyret i februar. De tre kommunene har formalisert samarbeidet på innkjøp. Samarbeidet tar høyde for Nye Drammen i nye anskaffelser og har kommet langt i kartleggingen av dagens kontrakter. 4

27 2/19 Statusrapportering til fellesnemnda januar / Statusrapportering til fellesnemnda januar 2019 : Styringsdokument_til behandling januar 2019 Styringsdokument for fellesnemnda Nye Drammen Til behandling i fellesnemnda januar 2019

28 2/19 Statusrapportering til fellesnemnda januar / Statusrapportering til fellesnemnda januar 2019 : Styringsdokument_til behandling januar 2019 Til behandling i fellesnemnda januar 2019 Innhold Bakgrunn... 3 Formål... 3 Om dokumentet... 3 Prosjektorganisering... 4 Politiske prosjekter (P)... 7 P1 Politisk organisering... 7 P2 Identitet, symboler og felles kultur... 9 P3 Regional posisjon Administrative prosjekter med behov for politisk forankring (AP) AP1 Forberedelse til arbeidet med ny kommuneplan AP2 Strategier for tjenesteutvikling AP3 Stedsutvikling AP4 Arbeidsgiverpolitikk AP5 Interkommunale samarbeid og eierskap AP6 Økonomisk politikk og handlingsregler AP7 Innovasjon og digitalisering AP8 Kommunevalg Administrative prosjekter (A) A1 Administrativ organisering, ledelse og tjenesteutvikling A2 Eiendom A3 Kommunikasjon A4 IKT, arkiv, matrikkel A5 Anskaffelser

29 2/19 Statusrapportering til fellesnemnda januar / Statusrapportering til fellesnemnda januar 2019 : Styringsdokument_til behandling januar 2019 Til behandling i fellesnemnda januar 2019 Bakgrunn I juni 2016 vedtok kommunestyrene i Svelvik og Drammen å søke om å etablere en ny kommune sammen. Nedre Eiker fattet et tilsvarende vedtak desember Styringsdokumentet er utarbeidet for å sikre ivaretakelse av politiske og administrative oppgaver som må gjennomføres fram til den nye kommunen er etablert som eget rettssubjekt. Formål Styringsdokumentet skal sikre nødvendige handlinger og fremdrift i planlegging og etablering av Nye Drammen, samt å fastsette retningslinjer for prosessarbeidet. Om dokumentet Styringsdokumentet skal ivareta prosjektgjennomføringen. Noen prosjekter vil være et politisk ansvar, andre prosjekter vil være et administrativt ansvar, mens enkelte oppgaver har både politiske og administrative dimensjoner. Det vil derfor være hensiktsmessig å skille mellom: Politiske prosjekter (P) Administrative prosjekter med behov for politisk forankring (AP) Administrative prosjekter (A) Alle prosjektene inneholder ulike oppgaver, mandat og fremdriftsplan. Det vil bli rapportert på framdrift til fellesnemnda. 3

30 2/19 Statusrapportering til fellesnemnda januar / Statusrapportering til fellesnemnda januar 2019 : Styringsdokument_til behandling januar 2019 Til behandling i fellesnemnda januar 2019 Prosjektorganisering 4

31 2/19 Statusrapportering til fellesnemnda januar / Statusrapportering til fellesnemnda januar 2019 : Styringsdokument_til behandling januar 2019 Til behandling i fellesnemnda januar 2019 Oversikt over arbeidsgrupper med politisk deltakelse: Politiske prosjekter Administrative prosjekter med politisk forankring AP1 Forberedelse til kommuneplan AP2 Strategier for tjenesteutvikling AP3 Stedsutvikling Gruppeleder Mads Hilden Administrativepolitiske-prosjekter AP4 Arbeidsgiverpolitikk AP5 Interkommunale samarbeid og eierskap AP6 Økonomisk politikk og handlingsregler AP7 Innovasjon og digitalisering Gruppeleder Elly T. Thoresen AP8 Valg 2019 Valgstyre leder Andreas Muri 5

32 2/19 Statusrapportering til fellesnemnda januar / Statusrapportering til fellesnemnda januar 2019 : Styringsdokument_til behandling januar 2019 Til behandling i fellesnemnda januar 2019 Tydelig ansvars- og rolleavklaring mellom politiske og administrative organer i gjennomføringen av sammenslåingsprosessen er avgjørende for hvordan prosessen oppleves, og hvilke resultater det er mulig å oppnå. Fellesnemnda Prosjekteier er fellesnemnda. Fellesnemnda har det overordnede ansvaret for byggingen av Nye Drammen. Dette innebærer at de skal lede og styre hele prosessen, fatte nødvendige vedtak i henhold til inndelingslova, politisk plattform og reglement for fellesnemnda. Forholdet mellom fellesnemnda og kommunestyrene: Alle vedtak som gjelder enkeltkommuner må fattes i kommunestyrene. Skal fellesnemnda fatte vedtak som angår en eller flere av enkeltkommunene, må det enkelte kommunestyre avgi fullmakt om delegert vedtaksmandat til fellesnemnda. Vedtak som angår den nye kommunen fattes av fellesnemnda. Partssammensatt utvalg (PSU) I følge «Reglement for partssammensatt utvalg» har PSU ansvar for behandling av saker som gjelder forhold mellom den nye kommunen som arbeidsgiver og de ansatte. Utvalget skal være et drøftings- og konsultasjonsorgan for å sike at beslutninger fattes på et så bredt grunnlag som mulig, og at flest mulige perspektiv er belyst. PSU fatter ikke vedtak. Prosjektrådmann Prosjektrådmann vil være prosjektleder, og ha koordineringsansvar for sammenslåingsprosessen og de ulike prosjektene. Prosjektrådmann er ansvarlig for at prosjektene er effektivt organisert og bemannet. Fellesnemnda gir prosjektrådmannen fullmakt til å lage mandater til de administrative prosjektene og de administrative prosjektene med behov for politisk forankring. Prosjektrådmannen sørger for at fellesnemnda holdes løpende orientert om status og framdrift. Prosjektrådmannen har ansvar for at det utarbeide risiko- og sårbarhetsanalyser for det overordnete prosjektet og for alle delprosjekter. Prosjektstab Etter at prosjektrådmannen har nedsatt sin ledergruppe, vil ledergruppen støtte prosjektrådmannen i ivaretakelsen av prosjektledelsen og bli en del av prosjektstab. Prosjektstab ledes av prosjektrådmannen. Prosjektstab kan blant annet ivareta følgende oppgaver i prosjektorganiseringen: Stille tilstrekkelig kartleggings- og utredningskompetanse til rådighet for fellesnemnda og arbeidsgruppene. Ivareta det løpende behovet for kommunikasjonsfaglig bistand i prosjektene. Bidra til koordinering og det praktiske rundt prosjektorganisasjonen, herunder metodebistand, fasilitering, prosjektteknisk støtte (IKT) og merkantil støtte. 6

33 2/19 Statusrapportering til fellesnemnda januar / Statusrapportering til fellesnemnda januar 2019 : Styringsdokument_til behandling januar 2019 Til behandling i fellesnemnda januar 2019 Politiske prosjekter (P) Politiske prosjekter igangsettes politisk, og er fellesnemndas ansvar. De politiske arbeidsgrupper rapporterer til fellesnemnda, og fellesnemndas leder innstiller ( ) = lovpålagt (PP) = Politisk plattform = Politisk vedtak = Politisk prinsippavklaring P1 Politisk organisering Prosjektet er delt i to delprosjekt: 1. Politisk utvalgsstruktur (P ) 2. Lokaldemokrati (P1.5) Milepælsplan for P1: P 1 POLITISK ORGANISERING P 1.1 P 1.2 P 1.3 P 1.4 P 1.5 Utarbeide forslag til politisk utvalgsstruktur ( ) Utarbeide forslag til delegeringsreglement ( ) Utarbeide forslag til politisk reglement ( ), samt etisk reglement for politikere Utarbeide forslag til andre råd og utvalg ( ) Utarbeide forslag til lokaldemokratiske ordninger (PP) Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Endring: Politisk beslutning for P er utsatt fra Q1 til Q2. Utarbeidelse at etisk reglement for politikere er flyttet fra AP4.3 til P1.3. Delprosjekt Politisk utvalgsstruktur (P 1.1.-P 1.4) Organisering, roller og arbeidsform Fellesnemnda utgjør arbeidsgruppen. Det er opprettet et arbeidsutvalg av ordførere og tre representanter for fellesnemnda; Jonn Gunnar Lislelid, Tove Paule, Tor Tveter. Fellesnemnda diskuterer saksutredninger fra administrasjonen og innstiller deretter til de tre kommunestyrene 7

34 2/19 Statusrapportering til fellesnemnda januar / Statusrapportering til fellesnemnda januar 2019 : Styringsdokument_til behandling januar 2019 Til behandling i fellesnemnda januar 2019 Mandat Arbeidsgruppa skal utarbeide forslag til: Politisk utvalgsstruktur Delegeringsreglement Politisk reglement og øvrige reglement Andre råd og utvalg Delprosjekt Lokaldemokrati (P 1.5) Organisering, roller og arbeidsform Fellesnemnda har nedsatt en arbeidsgruppe med 3 folkevalgte fra hvert kommunestyre og 1 fra fellesnemnda (1 fra hver kommune): Merete Andrea Risan (leder), Elly Therese Thoresen, Andreas Muri, Jannike Thorsen, Andreas Brandt, Ulf Erik Knudsen, Lajla Hvaal, Øivind Hvidsten, Tor Orsteen, Ole Lønseth, Inge Høyen, Hjørdis Margrethe Trolsrud Kommunestyrene involveres gjennom workshop, temamøter, i arbeidsgrupper eller annet Fellesnemnda inviteres til å delta på befaringer/studieturer Innbyggere involveres i arbeidet Det lages samarbeidsarenaer med AP 3.1 (Stedsutvikling; flerkjernet senterstruktur) Mandat Gjeldende lovverk og den politiske plattformen skal legges til grunn for arbeidet. Før arbeidet starter opp skal arbeidsgruppa presentere hvordan innbyggere og andre vil involveres i prosessen. 1. Arbeidsgruppa skal utarbeide forslag til en Lokaldemokratistrategi, som skal inneholde: Verktøy for bruker- og innbyggermedvirkning Arenaer for bruker- og innbyggerinvolvering Rammer for samskaping Nærdemokratiordning som sikrer at kommunen kontinuerlig gir innbyggerne mulighet til å forme utviklingen i den nye kommunen 2. Arbeidsgruppa skal underveis, i 2018 og 2019: Samarbeide med arbeidsgruppen som arbeider med stedsutvikling (AP3) Følge utprøvingene av alternative lokaldemokratimodeller og bruke erfaringene inn i arbeidet med Lokaldemokratistrategien Arbeidsgruppa rapporterer til fellesnemnda 8

35 2/19 Statusrapportering til fellesnemnda januar / Statusrapportering til fellesnemnda januar 2019 : Styringsdokument_til behandling januar 2019 Til behandling i fellesnemnda januar 2019 P2 Identitet, symboler og felles kultur P 2 P 2.1 P 2.2 P 2.3 P 2.4 IDENTITET, SYMBOLER OG FELLES KULTUR Utarbeide forslag til nytt kommunevåpen (PP) Utarbeide forslag til nytt ordførerkjede og andre symboler for den nye kommunen (PP) Utarbeide grafisk profil for den nye kommunen Utarbeide forslag til aktiviteter og arenaer for utvikling av felles kultur for innbyggere i den nye kommunen (PP) Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Organisering, roller og arbeidsform Fellesnemnda har nedsatt en arbeidsgruppe med 3 folkevalgte fra hvert kommunestyre og 1 fra fellesnemnda (1 fra hver kommune): Tor Tveter (leder), Lavrans Kierulf, Jonn Gunnar Lislelid, Ståle Sørensen, Victoria Øverland, Odd Gusrud, Lena Albrigtsen, Gard Hofsvang, Eili Bakketun, Runar Martin Dammen, Inge Hovland. Mandat P Gjeldende lovverk og den politiske plattformen skal legges til grunn for arbeidet. 1. Arbeidsgruppa skal utarbeide forslag til: Prinsipper for symboler og grafisk profil Nytt kommunevåpen Nytt ordførerkjede og andre symboler Grafisk profil for den nye kommunen Arbeidet skal involvere og engasjere innbyggere, og gjennomføres i samråd med profesjonelle. Før arbeidet starter opp skal arbeidsgruppa presentere hvordan innbyggere og andre vil involveres i prosessen. Prinsipper for symboler og grafisk profil skal fremmes for behandling i fellesnemnda, og vil danne grunnlaget for det videre arbeidet. 2. Arbeidsgruppa skal utarbeide forslag til aktiviteter og arenaer for utvikling av felles kultur for innbyggere i den nye kommunen. Arbeidsgruppa rapporterer til fellesnemnda. 9

36 2/19 Statusrapportering til fellesnemnda januar / Statusrapportering til fellesnemnda januar 2019 : Styringsdokument_til behandling januar 2019 Til behandling i fellesnemnda januar 2019 Mandat P2.4 Prosjektet skal starte arbeidet med å bidra til å skape en felles kultur og identitet i Nye Drammen. Delprosjektet skal særlig vurdere følgende områder: 1. Bidra til å samordne større lokale arrangementer i Kartlegge relevante aktører, arenaer og aktiviteter, og utarbeide en skisse til felles aktivitetsprogram som skal gjelde fra Prosjektet deles inn i et forprosjekt gjennom i regi av arbeidsgruppe for P2, med kartlegging og utarbeidelse av skisse til felles kulturplattform for Nye Drammen. Fra 2020 overtas arbeidet av organisasjonen Nye Drammen kommune og de nyetablerte politiske organene. Arbeidsgruppa skal sammen men kommunenes representanter gjennomføre en relevant kartlegging av eksisterende kulturaktiviteter som grunnlag for videre arbeid med felles kultur. P3 Regional posisjon P 3 REGIONAL POSISJON Nye oppgaver fra stat og fylkeskommune 3.2 Regionalt samarbeid Organisering, roller og arbeidsform Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Arbeidsform 3.2: Det opprettes en politisk arbeidsgruppe som inkluderer ordførerne, fordi kommunenes øverste tillitsvalgte representerer en nødvendig styrke for å representere og promotere Nye Drammen. Denne gruppen starter arbeidet med posisjonering umiddelbart. Dette innebærer blant annet å finne flere konkrete saker allerede i 2018 og 2019 for å synliggjøre ambisjonene til den nye kommunen. Arbeidsgruppen drøfter problemstillingene i diskusjonsmøter. Dersom det er naturlig, inviterer arbeidsgruppen samarbeidspartnere inn til seminar om fremtidens samarbeid eller besøker andre kommuner for å innhente erfaring. Arbeidsgruppens sammensetning: Tore Opdal Hansen (H), leder, Bent Inge Bye, Andreas Muri, Eivind Knudsen, Arve Vannebo, Tove Paule, Trine Bingen, Kristin M. Surlien, Jonn Gunnar Lislelid, Gard Hofsvang, Syed Wali Haider Gilani, Turid Solberg Thomassen, Mandat 3.2: Arbeidsoppgaver 1. Prosjektet skal ta stilling til utbyttet av dagens ulike samarbeid. Det skal se på hvilke samarbeid vi har, hva er målene med samarbeidene og om målene er nådd. Er det naturlig å avslutte noen samarbeid? 10

37 2/19 Statusrapportering til fellesnemnda januar / Statusrapportering til fellesnemnda januar 2019 : Styringsdokument_til behandling januar 2019 Til behandling i fellesnemnda januar Prosjektet skal se på nye samarbeidsformer i lys av målene til Nye Drammen. Hvilke nye samarbeidsformer ønsker vi, hva skal oppnås med de ulike samarbeidene og hva slags organisatorisk form skal de ha? Eksempler: Viken, storbysamarbeidet til KS, samarbeidet mellom Drammen, Asker og Bærum («DAB»), Universitet i Sør-Øst Norge osv. Innspillene samles i en strategi for Regionalt samarbeid som utarbeides av det nye kommunestyret. Strategien blir en del av en større helhet sammen med ny kommuneplan og ny næringsstrategi. 11

38 2/19 Statusrapportering til fellesnemnda januar / Statusrapportering til fellesnemnda januar 2019 : Styringsdokument_til behandling januar 2019 Til behandling i fellesnemnda januar 2019 Administrative prosjekter med behov for politisk forankring (AP) Administrative prosjekter med behov for politisk forankring igangsettes av administrasjonen, og er prosjektrådmannens ansvar Alle prosjektene vil innebære politisk involvering, i ulik grad og form Prosjektgrupper nedsettes av prosjektrådmann Prosjektrådmannen innstiller til fellesnemnda For alle AP-prosjekter vil det lages en oversikt som viser når ulike parter vil involveres og hva hensikten med involveringen skal være. Dette for å skape forutsigbarhet både for politikere, administrasjonen/ansatte og innbyggere/andre ( ) = lovpålagt (PP) = Politisk plattform = Politisk vedtak = Politisk prinsippavklaring AP1 Forberedelse til arbeidet med ny kommuneplan AP 1 AP 1.1 AP 1.2 AP 1.3 FORBEREDELSE TIL ARBEIDET MED NY KOMMUNEPLAN Utarbeide planstrategi (for avklaring før ny kommune) (PP) Kommuneplanens samfunnsdel (forberedelser) Kommuneplanens arealdel (forberedelser) Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Endring: Punkt for politisk prinsippavklaring for AP1.1 i Q er tatt bort, da dette ble behandlet i Prosjektet omfatter forberedelser i tiden fram til etablering av ny kommune. Framdrift i tiden etter etablering av ny kommune (på lysegrønn bakgrunn) er her kun illustrert som mulighet. Organisering, roller og arbeidsform Mandat 12

39 2/19 Statusrapportering til fellesnemnda januar / Statusrapportering til fellesnemnda januar 2019 : Styringsdokument_til behandling januar 2019 Til behandling i fellesnemnda januar 2019 AP2 Strategier for tjenesteutvikling AP 2 AP 2.1 AP 2.2 AP 2.3 AP 2.4 AP 2.5 AP 2.6 AP 2.7 STRATEGIER FOR TJENESTEUTVIKLING Utarbeide forslag til strategi for og utvikling av Utdanningspolitikk Utarbeide forslag til strategi for og utvikling av Oppvekstpolitikk Utarbeide forslag til strategi for og utvikling av Barnevernspolitikk Utarbeide forslag til strategi for og utvikling av Pleie- og omsorgspolitikk Utarbeide forslag til strategi for og utvikling av Helse- og sosialpolitikk Utarbeide forslag til og strategi for utvikling av Kultur-, idrettsog fritidspolitikk Utarbeide forslag til og strategi for utvikling av tekniske tjenester AP2.8 Veivalg Nye Drammen Endring: Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 AP Fellesnemnda ble orientert om rapportene fra de politiske arbeidsverkstedene i november 2018, derfor er de gule punktene for prinsippavklaringer flyttet fram fra Q til Q AP2.8 Nytt delprosjekt: Rapportene fra de politiske arbeidsverkstedene danner grunnlag for et dokument som viser veivalg for Nye Drammen. Dokumentet skal til fellesnemnda i mars, før det sendes ut på ekstern høring. Organisering, roller og arbeidsform Mandat 13

40 2/19 Statusrapportering til fellesnemnda januar / Statusrapportering til fellesnemnda januar 2019 : Styringsdokument_til behandling januar 2019 Til behandling i fellesnemnda januar 2019 AP3 Stedsutvikling AP 3 STEDSUTVIKLING AP 3.1 AP 3.2 Endring: Utarbeide strategi for flerkjernet senterstruktur (PP) Utarbeide forslag til lokalisering av tjenester Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 AP3.1 Strategien ble behandlet i fellesnemnda i desember Det gule prinsippavklaringspunktet er derfor flyttet fram fra Q til Q Delprosjektet er avsluttet. AP3.2 Planlegging av lokalisering vil starte når organisasjonskartet er ferdigstilt. Fellesnemnda får en sak om prinsipper for lokalisering til behandling. Organisering, roller og arbeidsform Fellesnemnda har nedsatt en arbeidsgruppe med 3 folkevalgte fra hvert kommunestyre og 1 fra fellesnemnda (1 fra hver kommune): Mads Hilden (leder), Øystein Lauritzen, Jostein Birkeland, Runar Berg, Torbjørn Faber Geirbo, Sølvi Brandt Bestvold, Kristin Haftorn Johansen, Johan Baumann, Tor Tveter, Thor Sigurd Syvaldsen, Kristin Gjerde, Magnus Weggesrud. Innbyggere, lokalsamfunn og organisasjonsliv involveres i arbeidet Hovedtillitsvalgte og vernetjenesten involveres i oppgave AP 3.2 For AP 3.1 Stedsutvikling, lages det samarbeidsarenaer med P 1.5 Lokaldemokrati Mandat Prosjekt stedsutvikling er forankret i politisk plattform, og grunnlaget for arbeidet er senterstrukturen slik den er definert i politisk plattform del D kommunespesifikke forhold. Arbeidet i prosjektet gjennomføres i 2 faser. Fase 1: Kartlegging, kunnskapsgrunnlag - fram til juni 2018 Arbeidet gjennomføres med fagstøtte fra samfunns-/byutviklingsmiljøene i de tre kommunene. Kartleggingen skal bl.a. omfatte: Befolkningstetthet og struktur, kommunikasjon og transportstrømmer i hele den nye kommunen Relevante sosioøkonomiske forhold, levekår m.m. som er relevant for planlegging Områdeinndelinger, opptaksområder, distrikter o.l. på alle relevante tjenesteområder og funksjoner Sammenstilling av gjeldende kommuneplaner, synliggjøring av vedtatte utviklingsretninger Nye Drammen som geografisk og funksjonelt område Fase 2: Strategi for stedsutvikling fra juni 2018 A: Prosjektrådmannen legger fram sak om opplegget for kommuneplanarbeidet i fellesnemndas møte i juni. Saken vil omfatte det forberedende arbeidet for planstrategi og 14

41 2/19 Statusrapportering til fellesnemnda januar / Statusrapportering til fellesnemnda januar 2019 : Styringsdokument_til behandling januar 2019 Til behandling i fellesnemnda januar 2019 for kommuneplanens samfunns- og arealdel. Planstrategi, samfunnsdel og arealdel må behandles av kommunestyret i Nye Drammen, men forberedes i 2018/2019, slik at planstrategi kan vedtas tidlig i perioden som grunnlag for arbeidet med samfunns- og arealdelen. B: Det skal utarbeides en strategi for stedsutvikling. Den skal bygge på kunnskapsgrunnlaget fra fase1 og skal bidra som grunnlag for beslutninger om lokalisering av tjenester, ref. AP3.2. Den skal også bidra som grunnlag for kommuneplanarbeidet. C: Innbyggere, lokalsamfunn og organisasjonsliv involveres i arbeidet med strategien. Involveringen bør baseres på de verktøy og arenaer som beskrives i lokaldemokratistrategien. D: Arbeidet med strategi for stedsutvikling er et administrativt prosjekt med behov for politisk forankring. Løpende politisk forankring skjer i arbeidsgruppen, mens fellesnemnda behandler saker ved større milepæler og når det skal gjøres prinsipielle veivalg som må forankres i kommunene. AP4 Arbeidsgiverpolitikk AP 4 ARBEIDSGIVERPOLITIKK AP 4.1 AP 4.2 AP 4.3 AP 4.4 Utarbeide en omstillingsavtale for rekruttering og ivaretakelse av kompetanse og kapasitet Utarbeide arbeidsgiverpolitisk plattform (PP) Utarbeide etisk reglement for ansatte (og politikere) Utarbeide lønns-, arbeids- og pensjonsvilkår (PP) Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Endring: Flyttet arbeidet med etisk reglement for politikere til P1.3, og i den sammenheng fjernet punktene for politisk behandling i AP4.3. Organisering, roller og arbeidsform Politisk forankring gjennom diskusjoner, prinsippvedtak og beslutning o Arbeidsgruppen for AP 4.4 Pensjon, består av Tove Paule, Merete A. Risan, Tor Tveter, Jonn Gunnar Lislelid, Ann Karen Skjellum (FO), Lena Mandal, Kristin Høibakk og Heidi Gravdahl Reek. Fellesnemnda vil ha et særlig ansvar for forankring i egne by-/kommunestyrer. Hovedtillitsvalgte og vernetjenesten deltar i prosjektgruppe Mandat 15

42 2/19 Statusrapportering til fellesnemnda januar / Statusrapportering til fellesnemnda januar 2019 : Styringsdokument_til behandling januar 2019 Til behandling i fellesnemnda januar 2019 AP5 Interkommunale samarbeid og eierskap AP 5 AP 5.1 AP 5.2 AP 5.3 Endring: INTERKOMMUNALE SAMARBEID OG EIERSKAP Forberede og iverksette utredningsarbeid på særskilte områder (f.eks. pensjon, landbruk) Utarbeide eierskapsmelding Politisk behandling av selskapsporteføljen Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 AP5.2 - flyttet behandling av eierskapsmelding til nytt kommunestyre (fra Q2 til Q4 2019). AP5.3 - fjernet politiske beslutningspunkter om selskaper i 2019, da alle selskaper som det er hensiktsmessig å behandle før 2020, er behandlet i Organisering, roller og arbeidsform Politisk forankring gjennom diskusjoner, prinsippvedtak og beslutning. Fellesnemnda vil ha et særlig ansvar for forankring i egne by-/kommunestyrer Hovedtillitsvalgte og vernetjenesten deltar i prosjektgruppe Mandat AP6 Økonomisk politikk og handlingsregler AP 6 AP 6.1 AP 6.2 AP 6.3 AP 6.4 ØKONOMISK POLITIKK OG HANDLINGSREGLER Utarbeide årlig budsjett for sammenslåingsprosessen Utarbeide forslag til handlingsregler Utarbeide forslag til harmonisering av avgifter, gebyrer og brukerbetaling Utarbeide forslag til økonomiog handlingsprogram for 2020 i Nye Drammen Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Endring: AP6.4 - Flyttet rødt punkt om politisk behandling av saker relevante for arbeidet med økonomi- og handlingsplan fra 2. kvartal til 1. kvartal Lagt til grønn farge ut året. 16

43 2/19 Statusrapportering til fellesnemnda januar / Statusrapportering til fellesnemnda januar 2019 : Styringsdokument_til behandling januar 2019 Til behandling i fellesnemnda januar 2019 Organisering, roller og arbeidsform Politisk forankring gjennom diskusjoner, prinsippvedtak og beslutning. Fellesnemnda vil ha et særlig ansvar for forankring i egne by-/kommunestyrer Mandat AP7 Innovasjon og digitalisering AP 7 AP 7.1 AP 7.2 INNOVASJON OG DIGITALISERING Utarbeide digitaliseringsstrategi Utarbeide strategi for omstilling, innovasjon og endringsarbeid (PP) Organisering, roller og arbeidsform Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 AP 7.1 organiseres som Ideutvalg. De 5 politikerne som skal sitte i ideutvalget er: Elly Therese Thoresen, Tonje Enersen, Dag Fjeld Edvardsen, Kristin Surlien, Trond Kjeldås. Mandat Fra sak behandlet i fellesnemnda i desember 2018: Prosjektets tittel er «Digitalisering Drammen 2025» Utvalget som nedsettes skal fungere som en idegruppe for den nye kommunens arbeid med å utarbeide en digital strategi. De skal derfor; 1. Fremme forslag til en digital visjon for Drammen Fremme forslag til «ønsket digital tilstand» innenfor ulike samfunnsområder fram til samme tidspunkt Forslagene skal være overordnet formulert og ikke inneholde konkrete eller detaljerte tiltak. Det skal legges opp til en arbeidsform som sikrer medvirkning og muligheter til å komme med innspill fra ulike miljø. Forslagene skal foreligge innen AP8 Kommunevalg 2019 AP 8 KOMMUNEVALG AP 8.1 Gjennomføre kommunevalg Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 17

44 2/19 Statusrapportering til fellesnemnda januar / Statusrapportering til fellesnemnda januar 2019 : Styringsdokument_til behandling januar 2019 Til behandling i fellesnemnda januar 2019 Organisering, roller og arbeidsform Valgstyret for kommunestyre- og fylkestingsvalget 2019 skal bestå av 7 medlemmer og 7 varamedlemmer. Som faste medlemmer velges: Andreas Muri (leder), Elly Th. Thoresen (nestleder), Silje Marie Breivik, Lavrans G. Ø. Kierulf, Vigdis Krohn Hansen, Inge Høyen og Tor Tveter Som varamedlemmer velges for Drammen kommune 1. Tove Paule, 2. Eivind Knudsen, for Svelvik kommune 1. Kristin M. Surlien, 2. Mads Hilden, for Nedre Eiker kommune 1. Anne Sørensen, 2. Jostein Kretz. Administrasjonen håndterer det formelle, jf. veileder fra Kommunal- og moderniseringsdepartementet Mandat 18

45 2/19 Statusrapportering til fellesnemnda januar / Statusrapportering til fellesnemnda januar 2019 : Styringsdokument_til behandling januar 2019 Til behandling i fellesnemnda januar 2019 Administrative prosjekter (A) Administrative prosjekter i sin helhet tilhører prosjektrådmannens ansvarsområde. Fellesnemnda vil holdes orientert om framdriften i dem Strategier og områder som krever politisk avklaring vil bli fremmet for Fellesnemnda For alle A-prosjekter vil det lages en oversikt som viser når ulike parter vil involveres og hva hensikten med involveringen skal være. Dette for å skape forutsigbarhet både for ansatte, tillitsvalgtsapparatet og politikere ( ) = lovpålagt (PP) = Politisk plattform = Politisk vedtak = Politisk prinsippavklaring A1 Administrativ organisering, ledelse og tjenesteutvikling A 1 ADMINISTRATIV ORGANISERING, LEDELSE OG TJENESTEUTVIKLING A1.1 Organisering, styring og kontroll A A A A A Utarbeide overordnet styringssystem Fastsette organisering og utvikling av sektor, tjenester og stab/støttefunksjoner Ansette ledergruppe Utarbeide beredskapsplan Avklare internkontroll og kvalitetssystemer A1.2 Virksomhetsoverdragelse A1.2.1 A1.3 HR A1.3.1 Kartlegge kompetansebehov, kompetanseutfordringer og kompetanse i de tre kommunene og den nye kommunen under ett (PP) Gjennomføre tiltak for felles kulturbygging for ansatte Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Endring: A endret 2, 3 og 4. kvartal 2019 til grønn farge fra ikke-farget. 19

46 2/19 Statusrapportering til fellesnemnda januar / Statusrapportering til fellesnemnda januar 2019 : Styringsdokument_til behandling januar 2019 Til behandling i fellesnemnda januar 2019 Organisering, roller og arbeidsform Prosjektgrupper nedsettes av prosjektrådmannen o Prosjektleder er utpekt for A1.2 Virksomhetsoverdragelse og A1.3 HR Hovedtillitsvalgte og vernetjenesten deltar i prosjektgruppe Mandat A2 Eiendom A 2 EIENDOM Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 A 2.1 Utarbeide forslag til strategi for eierskapsmodell av kommunale eiendommer Organisering, roller og arbeidsform Prosjektet avklares nærmere når prosjektrådmann tiltrer Prosjektgruppe nedsettes av prosjektrådmannen Hovedtillitsvalgte og vernetjenesten deltar i prosjektgruppe Mandat A3 Kommunikasjon A 3 KOMMUNIKASJON Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 A 3.1 A 3.2 A 3.3 Utarbeide kommunikasjonsstrategi for sammenslåingsprosessen Gjennomføre kommunikasjonsaktiviteter Utarbeide kommunikasjonsstrategi for den nye kommunen Endring: gjort 4. kvartal 2019 grønn (fra ikke-farget) Organisering, roller og arbeidsform Prosjektet avklares nærmere når prosjektrådmann tiltrer Prosjektgruppe nedsettes av prosjektrådmannen Hovedtillitsvalgte og vernetjenesten deltar i prosjektgruppe Mandat 20

47 2/19 Statusrapportering til fellesnemnda januar / Statusrapportering til fellesnemnda januar 2019 : Styringsdokument_til behandling januar 2019 Til behandling i fellesnemnda januar 2019 A4 IKT, arkiv, matrikkel A 4 IKT, ARKIV, MATRIKKEL Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 A 4.1 A 4.2 A 4.3 Avklare arkivdepot Avklare fagsystemer (IKT) Samordne matrikkel (Statens kartverk) A4.4 Nye adresser Organisering, roller og arbeidsform Det er opprettet en rådgivende samordningskomite for valg av veinavn: 1. Thor Sigurd Syvaldsen (AP), Nedre Eiker 2. Lena Albrigtsen (FRP), Nedre Eiker 3. Fredrik A. Haaning (H), Drammen 4. Lina Strandbråten (AP), Drammen 5. Else Høyer Nebel Tangen, Svelvik 6. Gunnar Helgerud, Svelvik Mandat A5 Anskaffelser A 5 ANSKAFFELSER Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 A 5.1 Samordne innkjøpsavtaler, forsikringer og vurdere behovet for nye avtaler Organisering, roller og arbeidsform Prosjektet avklares nærmere når prosjektrådmann tiltrer Prosjektgruppe nedsettes av prosjektrådmannen Hovedtillitsvalgte og vernetjenesten deltar i prosjektgruppe Mandat 21

48 3/19 Veivalg nye Drammen forankring og dialog - 19/ Veivalg nye Drammen forankring og dialog : Veivalg nye Drammen forankring og dialog Arkivsak-dok. 19/ Saksbehandler Kjell Ove Johansen Saksgang Møtedato Fellesnemnda Veivalg nye Drammen forankring og dialog Prosjektrådmannens innstilling: Fellesnemnda slutter seg til prosjektrådmannens opplegg for innbyggerdialog og forankring knyttet til det strategiske dokumentet «Veivalg nye Drammen». Opplegget gjennomføres med følgende hovedmålsetninger: 1. Med utgangspunkt i den politiske plattformen skal det formidles kunnskap til innbyggerne om de strategiske grepene knyttet til tjenesteutvikling i nye Drammen. 2. Innbyggerne og interessegrupper inviteres til å komme med innspill og tilbakemeldinger på veivalgene, samt andre grep/tiltak innenfor områdene i strategidokumentet. 3. Det gjennomføres dialogmøter for innbyggerne i hver kommunedel og i tillegg egne møter for utvalgte grupper. 4. Innbyggerne involveres også gjennom digitale plattformer. SAKSUTREDNING Faktaopplysninger/bakgrunn for saken 1. Bakgrunn Det er nå under utvikling et strategisk dokument som trekker opp noen av de veivalgene som er gjort eller som skal gjøres i utviklingen av nye Drammen. Dokumentet bygger på politisk plattform for nye Drammen, og vil utgjøre et grunnlag for prioriteringer i det videre arbeidet med å etablere den nye kommunen. Fellesnemnda behandler deler av innholdet på møtet 14. februar, og hele dokumentet 7. mars. Deretter skal innbyggerne inviteres til dialog om-, og innspill på, veivalgene i dokumentet. Denne saken beskriver hvordan dette arbeidet er tenkt gjennomført. 1

49 3/19 Veivalg nye Drammen forankring og dialog - 19/ Veivalg nye Drammen forankring og dialog : Veivalg nye Drammen forankring og dialog 2. Hensikten med dialog- og forankringsprosessen Hensikten med innbyggerdialogen er tredelt; a. Formidle kunnskap om viktige strategiske grep det legges opp til i nye Drammen, med utgangspunkt i den politiske plattformens ambisjoner. Dvs. litt overordnet i sin karakter, hvor det legges vekt på å vise sammenhenger. Det skal skapes forståelse og forankring av selve grunntenkningen i utformingen av den nye kommunen. b. Motta tilbakemeldinger knyttet til spesifikke problemstillinger eller avveininger som reises i dokumentet. c. Motta innspill til andre grep/tiltak enn de som fremkommer i dokumentet innenfor ulike områder. 3. Ansvar/roller Det er fellesnemnda som sender ut dokumentet til forankring/dialog etter behandling 7. mars, og fellesnemnda forutsettes å delta og bidra i prosessen. Andre folkevalgte i kommunene bør også inviteres. 4. Målgrupper Målet er å nå bredt ut til så mange av innbyggerne som mulig. Og aller helst aktivt og i form av en direkte dialog enten fysisk eller digitalt. For å lykkes best mulig i forhold til alle de tre målene som er definert, må det være en mer spesifikk tilnærming til definerte målgrupper. Aktuelle grupper er bl.a.; Målgrupper Aktuelle fora 1 Barn og unge Drammen Ungdomsråd Barnas og ungdommens kommunestyre, Nedre Eiker Ungdommens kommunestyre, Svelvik Videregående skoler Ungdomsskoler Ungdomsklubber 2 Foreldre FAU-ene 3 Eldre/pårørende Eldrerådet 4 Frivilligheten Frivilligsentralen/DNT/Andre 5 Kulturlivet Diverse lag og foreninger 6 Idretten Idrettslagene, Idrettens Fellesråd 7 Næringslivet/ kompetansemiljø Næringsforeningen og næringsrådene i kommunene Universitetet i sør-øst Norge 8 Innvandrermiljøet Ulike foreninger 9 Personer med nedsatt funksjonsevne Rådet for personer med nedsatt funksjonsevne 2

50 3/19 Veivalg nye Drammen forankring og dialog - 19/ Veivalg nye Drammen forankring og dialog : Veivalg nye Drammen forankring og dialog 5. Tilnærmingsmåter Som en del av strategien for lokaldemokratisk utvikling, er det vedtatt en verktøykasse med ulik (mer eller mindre utprøvd) metodikk for innbyggerinvolvering; - Dialogmøter - Arbeidsverksteder - Temamøter - Gjestebud - Digital dialog - Osv. I prosessen vil det være behov flere tilnærminger til dialog- og forankring, og en kombinasjon av de ulike metodene. Følgende må bli vektlagt ved valg av tilnærming og metode; - Tidsaspektet. Høringen må primært gjennomføres i løpet av fem uker (11-15). Derfor er det begrensninger på hva man rekker over. - Møtelengde. All møteaktivitet må gjennomføres på ettermiddag/kveld, og vil da ha en maksimal effektiv tidsramme på ca. 3 timer. Her må det derfor gjøres prioriteringer på tema og hva som skal fokuseres. - Kapasitet. Opplegget må ta hensyn til politikernes møtekalender og samla belastning. Aktuelle tilnærmingsmåter; Målgruppe Metodikk Begrunnelse/tilnærming 1 Innbyggerne generelt a. Digtial dialog Det lages et opplegg for digital dialog, og et godt pedagogisk kommunikasjonsopplegg 2 Definerte målgrupper, jfr. pkt. 3 b. Åpne dialogmøter i hver kommunedel a. Tema/informasjonsmøter Primært fokus på del a) av formålet - Lokaldemokrati, områdeutvikling og tjenesteutvikling. Fungerer samtidig som bydelskonferanser i Drammen. Møtene er åpne, men samtidig inviteres representanter fra lag og foreninger, etter samme modell som lokaldemokratidialogmøtene. Politikere fra kommunene ideltar også. Ulike råd, lag, foreninger og fagmiljø kan selv invitere til tema- eller informasjonsmøter hvor fagressurser fra prosjektrådmannen er tilstede og orienterer. b. Digital dialog Forsøksprosjektet i regi av KMD som nye Drammen deltar i, starter nå opp. Verktøyet skal testes ut i vinter/vår, og skal anvendes i dette arbeidet. Aktuell målgruppe er ungdom på ungdomsskoler eller VGS 3

51 3/19 Veivalg nye Drammen forankring og dialog - 19/ Veivalg nye Drammen forankring og dialog : Veivalg nye Drammen forankring og dialog 6. Nærmere om arbeidsopplegget Dette er et krevende opplegg som forutsetter god planlegging og betydelige faglig ressursinnsats i gjennomføring. Det anbefales bruk av arbeidsformen dialogmøte i kommunedelene. Dette ut fra at metodikken er flittig brukt det siste året, med suksess. Den begynner derfor å bli innarbeidet, og folk virker svært komfortable med denne måten å jobbe på. Det er ikke tid og rom for mye eksperimentering, ut over å teste ut digitale dialogverktøy. Leder eller andre fra fellesnemnda åpner kommunedelsamlingene, og fellesnemndas medlemmer eller andre politikere fra kommunene er bordverter/leder dialogene i grupper og deltar i dialogen. Prosjektrådmannen eller en av direktørene holder en felles innledning. Direktører og kommunalsjefer fordeler seg på de 10 samlingene og fungerer som sekretærer. Prosjektrådmannens stab i samarbeid med ressurser i kommunedelene har ansvaret for planleggingen av dialogmøtene. Arbeidet startes opp umiddelbart. 7. Framdriftsplan Arbeidet med forankring og dialog skjer primært i uke Digital dialog og møter med spesifikke målgrupper kan også skje etter påske. Det gjennomføres to dialogmøter i kommunedelene hver uke (tirsdager og torsdager) etter følgende plan; Når Kommunedel Mjøndalen/Åsen/Steinberg Krokstadelva/Stenseth Solbergmoen/Solbergelva/Åssiden Rødskog/Gulskogen Konnerud Strøms (overfor Vestfoldbanen)/ Danvik/Austad/Fjell Strømsø (nedenfor Vestfoldbanen)/ Grønland/Marienlyst/Brandengen Bragernes/Øren Skoger/Tangen /Åskollen/Nesbygda Svelvik sentrum/berger/ebbestad 4

52 4/19 Behov for analyser av investeringsbehov innen skole- og omsorgsfeltet - 19/ Behov for analyser av investeringsbehov innen skole- og omsorgsfeltet : Behov for analyser av investeringsbehov innen skole- og omsorgsfeltet Arkivsak-dok. 19/ Saksbehandler Karen Tone Børsum Saksgang Møtedato Fellesnemnda Behov for analyser av investeringsbehov innen skole- og omsorgsfeltet Prosjektrådmannens innstilling: Saken tas til orientering. SAKSUTREDNING Faktaopplysninger/bakgrunn for saken I forbindelse med utarbeidelse av økonomiplan og investeringsplan vil prosjektrådmannen igangsette et arbeid for å utarbeide nødvendige analyser og grunnlagsmateriale for å vurdere investeringsbehovene innenfor skole og omsorgstjenester. Innen utdanningsområdet er det behov for en helhetlig skolebruksanalyse for den nye kommunen. Analysen vil omfatte en vurdering av kapasitet og kapasitetsutnyttelse, også sett opp imot forventet vekst og boligbygging. Dette behovet framkom også i det politiske arbeidsverkstedet. På omsorgsfeltet er det behov for mer differensierte boligtilbud og andelen eldre over 80 år vil øke kraftig i Nye Drammen i perioden. Drammen kommune leier i dag lokaler til sykehjem på Åssiden, Hamborgstrøm og Losjeplassen. Disse leiekontraktene utløper innenfor denne 12 årsperioden. Det er behov for å gjennomføre en analyse for å se på behov for utbygging og utvikling av heldøgns omsorgstjenester, både i form av sykehjem og boliger. Analysene vil legges til grunn for videre prioriteringer for å styre mot god og effektiv utnyttelse av kapasitet og ressurser i den nye kommunen. Prosjektrådmannen ønsker å iverksette dette arbeidet i samarbeid med fagmiljøene i de tre kommunene. 1

53 5/19 Kommunestyrevalget 2019: kommunikasjons- og profileringsstrategi - 19/ Kommunestyrevalget 2019: kommunikasjons- og profileringsstrategi : Kommunestyrevalget 2019: kommunikasjons- og profileringsstrategi Arkivsak-dok. 19/ Saksbehandler Vegard Hetty Andersen Saksgang Møtedato Fellesnemnda Kommunestyrevalget 2019: kommunikasjons- og profileringsstrategi Prosjektrådmannens forslag til vedtak: Kommunikasjons- og profileringsstrategi for kommunestyrevalget 2019 vedtas slik den fremgår av vedlegg nr. 1 Elisabeth Enger prosjektrådmann Bakgrunn Svelvik, Nedre Eiker og Drammen har i flere år hatt en valgdeltakelse under det nasjonale gjennomsnittet. Ved kommunestyrevalget i 2015 var gjennomsnittlig valgdeltakelse for de tre kommunene 55,5 %. Erfaring fra Danmark viser at valgdeltakelsen sank i første lokalvalg etter gjennomført kommunesammenslåing. For at det nye kommunestyret skal ha tilstrekkelig legitimitet bør mer enn halvparten av velgerne benytte stemmeretten. Med dette som bakgrunn besluttet fellesnemnda i sak 49/18 at valgstyret skulle igangsette et arbeid for økt valgdeltakelse. Formål 6. desember avholdt valgstyret et arbeidsverksted hvor temaet var «økt valgdeltakelse». I møtet ble mål for valgdeltakelsen ved kommunestyrevalget 2019 drøftet, herunder aktuelle tiltak for å nå målet. Strategien som nå fremmes til behandling, er basert på de innspill og styringssignaler som fremkom under valgstyrets møte. Prosjektrådmannen anser det som hensiktsmessig at mål og tiltak forankres gjennom vedtak i fellesnemnda. Saksutredning Kommunikasjons- og profileringsstrategien fastsetter et mål om 60 % valgdeltakelse. Dersom målet nås, vil dette være på nivå med den nasjonale fremmøteprosenten i 2015, og med unntak av kommunestyrevalget i 2011 har ikke valgdeltakelsen vært så høy i kommunene Svelvik, Drammen og Nedre Eiker siden Strategien er ikke særskilt innrettet mot enkelte velgergrupper, men foreslår tiltak tilpasset ulike målgrupper. Forutsetningen for kommunens arbeid er at aktivitetene skal være partipolitisk nøytrale. 1

54 5/19 Kommunestyrevalget 2019: kommunikasjons- og profileringsstrategi - 19/ Kommunestyrevalget 2019: kommunikasjons- og profileringsstrategi : Kommunestyrevalget 2019: kommunikasjons- og profileringsstrategi it Med dette som bakgrunn er følgende tiltak identifisert (uprioritert rekkefølge): Magasinet Nye Drammen 2020 Filmer Bussreklame Boards/bannere Informasjonsflyers/-skjermer Profilering av valgpaviljongene Folkemøter Samarbeid med media Samarbeid med ungdomsrådet og ungdomsrepresentanter fra Svelvik/Nedre Eiker For en utfyllende beskrivelse av tiltak med tilhørende kanalvalg vises det til omtale i strategien s. 5 til 9. Vurdering og konklusjon Når strategien er politisk vedtatt, vil prosjektrådmannen påbegynne arbeidet med å operasjonalisere tiltakene. Prosjektrådmannen vil holde fellesnemnda fortløpende informert og prinsipielle avklaringer vil bli fremlagt til politisk behandling. I kommunikasjon og profilering av valget ønsker Nye Drammen å benytte kjente personer med lokal tilknytning. Når strategien er vedtatt, vil prosjektrådmannen påbegynne arbeidet med å identifisere lokale profiler. Et foreløpig forslag med navn vil bli fremlagt til behandling i fellesnemndas møte 14. februar. Vedlegg Vedlegg nr 1 Kommunestyrevalget 2019: kommunikasjons- og profileringsstrategi Vedlegg nr 2 Sak 49/18: AP 8 Kommunestyre- og fylkestingsvalget arbeid for økt valgdeltakelse 2

55 5/19 Kommunestyrevalget 2019: kommunikasjons- og profileringsstrategi - 19/ Kommunestyrevalget 2019: kommunikasjons- og profileringsstrategi : Kommunestyre- og fylkestingsvalget arbeid for økt valgdeltakelse SAKSFRAMLEGG Saksbehandler Vegard Hetty Andersen Arkiv: : Arkivsaksnr.: 18/ Dato: AP 8 Kommunestyre- og fylkestingsvalget arbeid for økt valgdeltakelse INNSTILLING TIL: FELLESNEMNDA Fellesnemnda ber om at valgstyret igangsetter et arbeid med å øke valgdeltakelsen ved kommunestyrevalget i Aktuelle tiltak fremlegges til politisk behandling under AP8 i sak om kommunikasjons- og profileringsstrategi. Elisabeth Enger prosjektrådmann

56 5/19 Kommunestyrevalget 2019: kommunikasjons- og profileringsstrategi - 19/ Kommunestyrevalget 2019: kommunikasjons- og profileringsstrategi : Kommunestyre- og fylkestingsvalget arbeid for økt valgdeltakelse Kommunestyre- og fylkestingsvalget arbeid for økt valgdeltakelse Hensikt Høsten 2019 skal det gjennomføres kommunestyrevalg for «Nye Drammen». Svelvik, Nedre Eiker og Drammen har de senere årene opplevd synkende valgdeltakelse. Høy valgdeltakelse er viktig for å opprettholde et levende lokaldemokrati med forankring og legitimitet. Lav valgdeltakelse i deler av befolkningen kan føre til at velgergrupper faller utenfor demokratiske prosesser. Det eksisterer ulike tiltak for å øke valgdeltakelsen. Flere tiltak kan organiseres i regi av valgstyret i «Nye Drammen». Samtidig viser forskning at partienes valgkamp influerer på velgernes oppmøte. Kommunen så vel som de politiske partiene har derfor et ansvar. Forutsatt at fellesnemnda ønsker et særskilt fokus på valgdeltakelse, foreslår prosjektrådmannen at valgstyret arbeider med denne problemstillingen som politisk verksted. Formålet med en slik arbeidsform er å gi et kunnskapsgrunnlag i forkant av politisk behandling. Samtidig gir foreslått organisering mulighet for å tilkjennegi politiske styringssignaler underveis og i forkant av politisk behandling. Aktuelle tiltak vedtas i politisk sak om kommunikasjons- og profileringsstrategi som fremlegges til politisk behandling i november. Valgdeltakelse i Svelvik, Nedre Eiker og Drammen Som oversikten nedenfor viser ligger valgdeltakelsen i Svelvik, Nedre Eiker og Drammen gjennomgående lavere enn den nasjonale fremmøteprosenten: Valg (nasjonal valgdeltakelse) Svelvik (antall dager og valgdeltakelse) Nedre Eiker (antall dager og valgdeltakelse) Drammen (antall dager og valgdeltakelse) ,4 % 2 dager 56,9 % 2 dager 56,3 % 1 dag 59,5 % ,0 % 2 dager 53,7 % 2 dager 53,2 % 1 dag 57,3 % ,2 % 2 dager 57,4 % 2 dager 57,4 % 1 dag - 59,4 % ,2 % 2 dager 59,6 % 2 dager 59,2 % 2 dager 61,8 % ,2 % 1 dag 55,2 % 2 dager 54,6 % 1 dag 55,9 % Foreslått prosess Når det gjelder «kommunens verktøykasse» må det skilles mellom kommunikasjon- og profilering. Førstnevnte omhandler proaktive tiltak i form av ulike henvendelser til velgerne. Sistnevnte gjelder synliggjøring av forhåndsstemmetilbud og valglokaler. Foreslått prosess tar utgangspunkt i hvordan kommunen kan forbedre kommunikasjonen med velgerne. Tiltak for god profilering av valglokaler vil bli behandlet senere (jf. politisk sak om kommunikasjon- og profileringsstrategi). Forutsetningen for kommunens arbeid er at aktivitetene skal være partipolitisk nøytrale. Samtidig viser et forskningsprosjekt i regi av Kommunal- og moderniseringsdepartementet at upersonlige tiltak har begrenset effekt, mens personlige henvendelser kan være virkningsfulle. SMS eller betalt annonsering i sosiale medier er eksempler på personlige henvendelser. Annonser i nettaviser eller utendørsreklame er eksempler på upersonlige henvendelser.

57 5/19 Kommunestyrevalget 2019: kommunikasjons- og profileringsstrategi - 19/ Kommunestyrevalget 2019: kommunikasjons- og profileringsstrategi : Kommunestyre- og fylkestingsvalget arbeid for økt valgdeltakelse I denne sammenheng er det et politisk spørsmål hvorvidt enkelte kommunikasjonstiltak skal innrettes mot særskilte velgergrupper, slik som personer med innvandrerbakgrunn eller førstegangsvelgere. Som en innledning til arbeidet med økt valgdeltakelse foreslår prosjektrådmannen at én eller flere valgforskere inviteres til å gi en orientering. Orienteringene skal gi bred kunnskap om valgdeltakelsen blant ulike velgergrupper. I forlengelsen av dette vil det være av interesse å få belyst mulighetsrommet for hvilke kommunikasjonstiltak som er mest effektive. Videre utredning av konkrete tiltak baseres på de styringssignaler som fremkommer i valgstyrets møte. Vedlegg: AP8 Kommunestyre- og fylkestingsvalget 2019 organisering og gjennomføring

58 5/19 Kommunestyrevalget 2019: kommunikasjons- og profileringsstrategi - 19/ Kommunestyrevalget 2019: kommunikasjons- og profileringsstrategi : Kommunikasjons- og profileringsstrategi inkl tiltaksplan Kommunikasjons- og profileringsstrategi Kommunestyrevalget 2019 Nye Drammen kommune

59 5/19 Kommunestyrevalget 2019: kommunikasjons- og profileringsstrategi - 19/ Kommunestyrevalget 2019: kommunikasjons- og profileringsstrategi : Kommunikasjons- og profileringsstrategi inkl tiltaksplan Kommunikasjons- og profileringsstrategi, kommunestyrevalget 2019 Innhold 1. Innledning Status Organisering, roller og ansvar Politisk ansvar Administrativt ansvar Mål Målgrupper Språk Budskap Tiltak Magasinet Nye Drammen Filmer Bussreklame Boards/bannere Informasjonsflyers/-skjermer Annonsering Valglokaler til forhåndsstemmingen Folkemøter Media Ungdomsrådet Kanalvalg Nettsider Magasinet Nye Drammen Sosiale medier Kino Informasjonsskjermer Lokale medier Profiler Grafisk profil Økonomi S ide

60 5/19 Kommunestyrevalget 2019: kommunikasjons- og profileringsstrategi - 19/ Kommunestyrevalget 2019: kommunikasjons- og profileringsstrategi : Kommunikasjons- og profileringsstrategi inkl tiltaksplan Kommunikasjons- og profileringsstrategi, kommunestyrevalget Innledning Kommunestyrevalget 2019 er det første valget til kommunestyret i Nye Drammen kommune og vil være grunnlaget for utviklingen av lokaldemokratiet i den nyetablerte kommunen. Kommunikasjonsog profileringsstrategien skal bidra til å øke både kunnskapen om og interessen for kommunestyrevalget, slik at flest mulig velgere faktisk bruker stemmeretten sin. Både Svelvik, Drammen og Nedre Eiker kommuner har hatt en nedadgående kurve i valgdeltakelsen over lengre tid og hadde samlet sett en valgdeltakelse på ca. 55,5 prosent ved kommunestyrevalget i I Nye Drammen kommune ligger det store ambisjoner for lokaldemokratiet gjennom nye nærdemokratiske modeller. For å sikre det nye kommunestyret størst mulig legitimitet er det svært viktig at mer enn halvparten av de stemmeberettigete innbyggerne velger å bruke stemmeretten sin ved valget i september Kommunikasjon er et strategisk virkemiddel som skal bidra til å oppnå en valgdeltakelse som sikrer kommunestyrets legitimitet på en best mulig måte. All politisk kommunikasjon tilligger de politiske partiene. Nye Drammen kommunes konkrete tiltak skal gjennomgående være faktabaserte og partipolitisk nøytrale, og alle tiltak skal behandles og godkjennes av fellesnemnda. 2. Status Siden midt på 1960-tallet har deltakelsen ved lokalvalg vært synkende stort sett hele tiden i både Svelvik, Drammen og Nedre Eiker kommune. Unntakene var i 2007 og I alle tre kommunene steg valgdeltakelsen fra 2003 til 2007, og dette fortsatte i Sistnevnte valg var imidlertid spesielt som følge av terrorangrepet mot regjeringskvartalet og Utøya noen måneder før valget. I 2015 sank imidlertid valgdeltakelsen markant i både Svelvik, Drammen og Nedre Eiker kommuner, målt mot valgdeltakelsen i I Svelvik kommune endte valgdeltakelsen i 2015 på 55,2 prosent. Dette er den nest laveste valgdeltakelsen noensinne. Kun i 2003 har valgdeltakelsen ligget lavere. I Svelvik har ikke valgdeltakelsen ligget over 60 prosent siden I Drammen kommune endte valgdeltakelsen i 2015 på 55,8 prosent. Dette er den laveste valgdeltakelsen noensinne. Med unntak av lokalvalget i 2011 har ikke Drammen hatt en valgdeltakelse over 60 prosent siden I Nedre Eiker kommune endte valgdeltakelsen i 2015 på 54,6 prosent. Dette er den nest laveste valgdeltakelsen noensinne. Kun i 2003 har valgdeltakelsen ligget lavere. I Nedre Eiker har ikke valgdeltakelsen ligger over 60 prosent siden Danmark gjennomførte en omfattende kommunereform i Ved det første lokalvalget etter reformen sank valgdeltakelsen markant, før den senere har steget. Nye Drammen kommune har ambisjoner om å lære av erfaringene fra Danmark for å unngå en tilsvarende nedgang i valgdeltakelsen og at den stiger målt mot kommunestyrevalget i S ide

61 5/19 Kommunestyrevalget 2019: kommunikasjons- og profileringsstrategi - 19/ Kommunestyrevalget 2019: kommunikasjons- og profileringsstrategi : Kommunikasjons- og profileringsstrategi inkl tiltaksplan Kommunikasjons- og profileringsstrategi, kommunestyrevalget Organisering, roller og ansvar God rolleforståelse og en klar ansvarsfordeling er en forutsetning for godt kommunikasjonsarbeid. I forbindelse med valget er det også svært viktig at ansvarsfordelingen mellom politikere og administrasjon er avklart og solid forankret blant de ulike aktørene Politisk ansvar Fellesnemnda har det overordnede ansvaret for å vedta rammene for kommunikasjons- og profileringsstrategien. I tillegg skal fellesnemnda beslutte endelige budskap og konkrete kommunikasjonstiltak, samt valg av personer til å fronte Nye Drammen kommunes budskap foran kommunestyrevalget. Medlemmer av fellesnemnda og øvrige politikere i Nye Drammen kommune bidrar til å støtte oppunder budskapet om å bruke stemmeretten gjennom sin politiske aktivitet. Ansvaret for enhver form for politisk kommunikasjon knyttet til valgkampen og som bidra til økt valgdeltakelse, tilligger de politiske partiene Administrativt ansvar Prosjektrådmannen har det overordnede ansvaret for å gjennomføre kommunikasjons- og profileringsstrategien med de tilhørende tiltakene som blir besluttet. Kommunikasjonssjefen i Nye Drammen kommune har ansvaret for utviklingen av de vedtatte tiltakene, nødvendig forankring i fellesnemnda og distribusjon i relevante kanaler. Operasjonaliseringen av kommunikasjons- og profileringsstrategien gjøres med faglig støtte fra kommunikasjonsmiljøene i Svelvik, Drammen og Nedre Eiker kommuner og eksternt kommunikasjonsbyrå som Drammen kommune har rammeavtale med. 4. Mål Nye Drammen kommune har et mål om 60 prosent valgdeltakelse ved kommunestyrevalget Med unntak av i 2011 vil dette være den høyeste valgdeltakelsen for de tre kommunene som skal etablere Nye Drammen kommune, siden En valgdeltakelse på 60 prosent vil være på nivå med landsgjennomsnittet ved kommunestyrevalget i Ut fra deltakelsen ved de foregående valgene vil 60 prosent valgdeltakelse være et ambisiøst mål og et godt resultat. For å nå dette målet må det legges godt til rette for at velgerne kan stemme på steder og tidspunkter som passer for dem, det må informeres godt om hvor og når det kan stemmes og betydningen av å stemme, og velgerne må ha klare politiske alternativer å velge mellom. Sistnevnte sikres gjennom politiske saker i valgkampen som er relevante i velgernes hverdag og tydelige skillelinjer mellom de ulike politiske alternativene. 5. Målgrupper Alle velgergrupper i Nye Drammen kommune er like viktige. Det vil derfor være naturlig at Nye Dammen kommune utvikler kommunikasjons- og profileringstiltak som retter seg mot alle innbyggere med stemmerett. Det vil imidlertid være behov for å utvikle ulike tiltak for å nå ulike 4 S ide

62 5/19 Kommunestyrevalget 2019: kommunikasjons- og profileringsstrategi - 19/ Kommunestyrevalget 2019: kommunikasjons- og profileringsstrategi : Kommunikasjons- og profileringsstrategi inkl tiltaksplan Kommunikasjons- og profileringsstrategi, kommunestyrevalget 2019 velgergrupper, i tillegg til at det vil være nødvendig å bruke ulike kanaler for å nå de ulike målgruppene. Samtidig viser tallene fra kommunestyrevalget i 2015 at enkelte grupper er underrepresentert når det gjelder valgdeltakelse. I 2015 stemte bare hver fjerde velger i aldersgruppen år i Buskerud mens i Vestfold stemte hver tredje velger i denne aldersgruppen. I aldersgruppen år stemte henholdsvis 46 prosent av velgerne i Buskerud og 47 prosent av velgerne i Svelvik. Det å stemme er for mange en vanesak. De som ikke stemmer i unge alder forblir ofte hjemmesittere også når de blir eldre. Det er derfor viktig å bryte dette mønsteret og legge til rette for at flest mulig velger å stemme i ung alder, slik at de fortsetter å avlegge stemme senere i livet. Nye Drammen kommune vil derfor ha et ekstra sterkt fokus på kommunikasjonstiltak som retter seg mot velgere under 45 år. 6. Språk All kommunikasjon fra Nye Drammen kommune vedrørende kommunestyrevalget 2019 produseres på norsk. Valginformasjon på andre språk dekkes av det som distribueres i regi av Valgdirektoratet. 7. Budskap Det overordnede målet med kommunikasjons- og profileringsstrategien er å bidra til å nå målet om en valgdeltakelse på 60 prosent. Hovedbudskapet bygges derfor opp rundt oppfordringen til velgerne om å bruke stemmeretten sin. I tillegg må det tilpasses konkrete budskap til de ulike tiltakene og målgruppene. Disse budskapene skal utelukkende støtte oppunder hovedbudskapet og godkjennes av fellesnemnda. Ethvert budskap med partipolitisk innhold er partienes eget ansvar. 8. Tiltak For å nå alle velgergruppene er det nødvendig å iverksette en rekke ulike tiltak. Velgergruppenes behov og foretrukne informasjon vil variere til dels sterkt. Det er få, om noen, tiltak som vil treffe og være relevante for samtlige velgere Magasinet Nye Drammen 2020 Fellesnemnda har vedtatt at det skal produseres to magasiner i året og distribueres til samtlige husstander i Svelvik, Drammen og Nedre Eiker kommune. Informasjon rundt stemmetilbudet, hvordan det nye kommunestyret settes sammen, viktigheten av å bruke stemmeretten sin ved valg, gjennomføringen av valget og annen relevant informasjon blir en sentral del av magasinet som kommer i juni Det vil være naturlig å bruke flere av de øvrige kanalene til å spre informasjonen fra magasinet når forhåndsstemmetilbudet utvides i august og valgdagen nærmer seg. Forsiden på magasinet som ble gitt ut i desember S ide

63 5/19 Kommunestyrevalget 2019: kommunikasjons- og profileringsstrategi - 19/ Kommunestyrevalget 2019: kommunikasjons- og profileringsstrategi : Kommunikasjons- og profileringsstrategi inkl tiltaksplan Kommunikasjons- og profileringsstrategi, kommunestyrevalget Filmer Filmer er en effektiv kommunikasjonsform med stor gjennomslagskraft og som egner seg godt til bruk i ulike kanaler. Det produseres filmer som støtter oppunder det sentrale budskapet som oppfordrer velgerne til å bruke stemmeretten sin informerer om forhåndsstemmetilbudet informerer om valglokalene og åpningstidene viser hvordan det nye kommunestyret settes sammen viser hva kommunen har ansvaret for og hvordan dette påvirker velgernes hverdag Når det gjelder distribusjon av filmene, vises det til pkt. 9 i strategien Bussreklame Busser på de lengste og mest trafikkerte rutene er godt synlig i trafikken og bør benyttes. Det er mulig å prege både baksiden på bussene og på sidene ved inngangene med det sentrale budskapet om å bruke stemmeretten. I tillegg er det oppslagstavler inne på bussene som er aktuelle plasser for å spre budskapet. Det undersøkes nærmere hvilke ruter det er mulig å få annonseplass på i den perioden forhåndsstemmingen pågår, som er den aktuelle annonseperioden. Eksempel på én av filmene som ble laget i Drammen i forbindelse med kommunestyrevalget i Eksempel på reklameplass bak på bussene som kjører Brakars ruter Boards/bannere Store bannere på trafikkerte steder er et effektivt tiltak for å formidle korte og konkrete budskap. Slike plakater henger godt synlig over lengre tid og kan fungere som en gjentakende påminnelse om kommunestyrevalget 2019 og oppfordring om å bruke stemmeretten. Det vurderes muligheter for å henge store bannere på sentrale bygg og bruke de rullende informasjonsskjermene som Clear Channel drifter Informasjonsflyers/-skjermer Selv om en stadig større andel av velgerne forholder seg til digitale kanaler, er det en del som fortsatt har behov for trykt informasjon. Nye Drammen kommune produserer og distribuerer trykt informasjon til beboere på sykehjem/bo- og servicesentre i Svelvik, Drammen og Nedre Eiker kommuner om muligheten til å forhåndsstemme ved institusjonen de bor. Denne informasjonen gjøres også tilgjengelig for beboerne via digitale informasjonsskjermer ved institusjonene. Eksempel på informasjonsflyer som ble delt ut til beboere på bo- og servicesentrene i Drammen ved stortingsvalget i S ide

64 5/19 Kommunestyrevalget 2019: kommunikasjons- og profileringsstrategi - 19/ Kommunestyrevalget 2019: kommunikasjons- og profileringsstrategi : Kommunikasjons- og profileringsstrategi inkl tiltaksplan Kommunikasjons- og profileringsstrategi, kommunestyrevalget 2019 Informasjon om forhåndsstemmetilbudet gjøres tilgjengelig for elever og ansatte ved de videregående skolene på digitale informasjonsskjermer Annonsering Valgloven stiller krav om at sentral informasjon om gjennomføringen av valget kunngjøres i media. Nye Drammen kommune bruker nettutgavene til lokale mediehus til å kunngjøre lovpålagt informasjon. Annonsering i sosiale medier vektlegges imidlertid betydelig. Facebook har gode muligheter for å målrette budskapet inn mot spesifikke grupper, og det er viktig at Nye Drammen kommune benytter disse mulighetene i sin kommunikasjon med ulike velgergrupper. Facebook er det sosiale mediet hvor Drammen og Nedre Eiker har flest følgere, men for å være sikker på å nå ut til alle relevante målgrupper, er det viktig å satse på betalt innhold. Enhver form for annonsering med politisk innhold tilligger de politiske partiene. 8.7 Valglokaler til forhåndsstemmingen Det etableres valgpaviljonger til forhåndsstemmingen på steder mange ferdes, slik at det skal bli enklest mulig for velgerne å bruke stemmeretten sin. Hvor mange paviljonger som skal settes opp, plasseringen av disse og hvor lenge de skal være åpne er tidligere behandlet og vedtatt i fellesnemnda. Valgpaviljongene profileres slik at de tydelig fremstår for velgerne som valglokaler til kommunestyrevalget Det informeres på valgbodene om åpningstider og hva velgerne må ha med seg for å avgi stemmen, i tillegg til det sentrale budskapet om å bruke stemmeretten. Slik ble forhåndsstemmelokalene profilert i Drammen i forbindelse med stortingsvalget Folkemøter Lokale debatter er tradisjonelt effektive tiltak for å få fokus på lokale saker i valgkampen. Med færre ressurser har de lokale mediehusene ikke prioritert valgdebatter like høyt som tidligere. Nye Drammen kommune skal ikke gjennomføre slike debatter, men det undersøkes om det er mulig å etablere et samarbeid med lokale medier hvor Nye Drammen kommune legger til rette for debatter i dagens tre kommuner og dekker kostnadene ved arrangementene, men at det er lokale mediehus som gjennomfører debattene Media Medienes dekning av valgkampen varierer etter ressurssituasjonen deres, men det er god grunn til å gå ut fra at de vil følge valgkampen i Nye Drammen kommune tett. Mediene setter selv dagsorden med sin dekning, og ansvaret for enhver form for politisk kommunikasjon tilligger de politiske partiene. For noen år siden gjennomførte et utvalg av norske mediehus en nasjonal kampanje for å få yngre velgere til å bruke stemmeretten sin. Dette var en vellykket kampanje med signifikante resultater, og det gjøres forsøk på å etablere et tilsvarende samarbeid med lokale mediehus foran kommunestyrevalget Nye Drammen kommune verken kan eller skal påvirke lokale mediehus dekning av valgkampen, men et samarbeid om å øke valgdeltakelsen vurderes ikke som noen innblanding i den redaksjonelle friheten, men som et bidrag til å styrke demokratiet. 7 S ide