Skisse til overordnet analyse og utarbeidelse av plan for selskapskontroll

Transkript

1 Prosjektplan Bergen kommune Skisse til overordnet analyse og utarbeidelse av plan for selskapskontroll Member of Deloitte Touche Tohmatsu Medlemmer av Den Norske Revisorforening org.nr:

2 Innhold 1 Innledning Plan for selskapskontroll Selskapskontroll Overordnet analyse Metode Oppstart Dokumentanalyse Intervju Elektronisk spørreundersøkelse Prosessmøte I med kontrollutvalget Prosessmøte II med kontrollutvalget Analysedokumentet Plan for selskapskontroll Tid og ressursbruk Nøkkelpersonell Gjennomføringsperiode, tidsbruk og kostnader... 7 Side 2

3 1 Innledning Som et grunnlag for arbeidet med revisjon og kontroll i kommunen, skal det utarbeides en plan for selskapskontroll. For at planen skal gjenspeile de viktigste områdene der det er behov for selskapskontroll vil vi gjennomføre en overordnet analyse av eierskapene til kommunen. I prosessen med den overordnede analysen og utformingen av planen, legger Deloittes metodikk opp til høy grad av involvering, både av kontrollutvalget og av sentrale aktører i byrådsadministrasjonen og i bystyret. Dette vil sikre at en får avdekket hvilke eierskap det er knyttet størst risiko til. Høy grad av involvering vil også bidra til å forankre og gjøre kjent planarbeidet både i bystyret og i administrasjonen. Dette vil skape et godt grunnlag for gjennomføringen av selskapskontrollene som kontrollutvalget og bystyret prioriterer i planen. 2 Plan for selskapskontroll 2.1 Selskapskontroll I følge forskrift om kontrollutvalg 13 andre ledd skal kontrollutvalget se til at det blir ført kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper m.m. I følge forskriften skal: Kontrollutvalget... minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Planen skal vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Kontrollutvalget avgjør selv hvem som på dets vegne skal gjennomføre selskapskontroll. 1 En selskapskontroll skal se til at kommunen fører kontroll med sine eierinteresser, og at de som utøver kommunen sine eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med den aktuelle selskapslovgivningen (f.eks. aksjeloven) og bystyrets vedtak og bestemmelser. Selskapskontroll kan også omfatte forvaltningsrevisjon dersom en finner det nødvendig for å gjøre en nærmere undersøkelse i utvalgte selskaper. 2.2 Overordnet analyse Det er et krav om at plan for forvaltningsrevisjon skal være basert på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger. Formålet med den overordnede analysen er å skaffe relevant informasjon om virksomheten til kommunen, slik at det er mulig for kontrollutvalget å legge en plan for forvaltningsrevisjon og å prioritere mellom ulike områder der det kan være aktuelt å gjennomføre forvaltningsrevisjon. Det har ikke vært et tilsvarende krav i lovverket om å gjennomføre en overordnet analyse knyttet til plan for selskapskontroll frem til i dag, men Kommunal- og regionaldepartementet har foreslått å inkludere dette kravet i kontrollutvalgsforskriften 13 andre ledd. Departementet skriver i sitt «Høyringsnotat om endringar i kommunelova og enkelte andre lover (eigenkontrollen i kommunane m.m.)» at: 1 FOR Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner Side 3

4 «Ein overordna analyse kan vere tenleg for å sikre eit best mogleg grunnlag for å prioritere kva for selskap, selskapsformer eller bransjar som skal kontrollerast.departementet føreslår derfor ei ny andre setning i kontrollutvalsforskrifta 13 andre ledd: Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens eierskap ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for selskapskontroll på de ulike sektorer og med de ulike selskapene.» Vi mener en overordnet analyse vil kunne avdekke indikasjoner på avvik eller sårbare områder knyttet til kommunens eierskap, sett i forhold til regelverk, politiske mål og vedtak. I denne sammenhengen viser risiko til sannsynligheten for og konsekvensene av at det kan forekomme avvik fra for eksempel regelverk, mål, vedtak og andre føringer som kommunen har satt for eierskapene. På bakgrunn av risikoanalysen vil det bli utarbeidet forslag til selskapskontroller, og kontrollutvalget må skjønnsmessig vurdere de ulike områdene og eierskapene opp mot hverandre, og avgjøre hva de mener det er mest vesentlig å undersøke Metode Oppstart Når prosjektet er bestilt av kontrollutvalget vil Deloitte sende et oppstartsbrev til kommunen ved byrådsleder der vi informerer om prosjektet og ber om å få utnevnt en kontaktperson for oppdraget. Vi vil ta initiativ til et oppstartsmøte der vi informerer om arbeidet og prosessen med den overordnede analysen. Det vil være opp til byrådsleder hvem som deltar på møte, men vi foreslår at alle kommunaldirektører blir invitert. Vi kan ha et felles oppstartsmøte for plan for forvaltningsrevisjon og plan for selskapskontroll for å begrense tidsbruken Dokumentanalyse Dokumentanalysen tar utgangspunkt i planer, meldinger og rapporter fra kommunen. Disse vil samlet gi et overblikk over kommunens eierskap og strategier, og vil gi et viktig bidrag til å avdekke områder med risiko eller behov for forbedring. Vi vil også gjennomføre en overordnet gjennomgang av nøkkeltall til de selskapene Bergen kommune har eierskap i Intervju Vi vil gjennomføre intervju med både politiske og administrative ledere i kommunen. Intervjuene vil blant annet bygge på de opplysningene som er kommet fram gjennom dokumentgjennomgangen, prosessmøtet og spørreundersøkelsen. Vi ønsker å intervjue følgende personer: Politiske ledere (ca. 12 møter) Ordfører Ordfører Komiteledere med ev komitemedlemmer Komite for finans Gruppeledere Høyre AP FrP V KrF SV Rødt SP 2 For en nærmere presentasjon av overordnet analyse, se Kontrollutvalgsboken (KRD, 2011) kapittel 6 (tilgjengelig på Side 4

5 Risikoperspektiv Prosjektplan Overordnet analyse og plan for selskapskontroll Byluftslisten Miljøpartiet De Grønne Administrative ledere (ca. 3 møter) Byrådsleder Byrådsleder Byråd/Kommunaldirektør Byrådsavdeling for finans, eiendom og eierskap Seksjonsleder for konkurranse og eierskap Seksjon for konkurranse og eierskap Elektronisk spørreundersøkelse Et utvalg av administrative ledere i kommunen (for etater, resultatenheter og virksomheter) vil bli involvert i risikoanalysene gjennom en undersøkelse i Questback (elektronisk spørreundersøkelsesverktøy). I spørreundersøkelsen blir lederne bedt om å peke på utfordringer innenfor det tjenesteområdet de har ansvar for. I spørreundersøkelsen blir det også inkludert spørsmål knyttet til eierskapsforvaltning. I forkant av spørreundersøkelsen sender vi ut et informasjonsbrev hvor vi informerer om den overordnede analysen og den kommende spørreundersøkelsen Prosessmøte I med kontrollutvalget I det første prosessmøtet vil kontrollutvalget få anledning til å diskutere og vurdere risikoer innenfor kommunens ansvarsområde, basert på egne erfaringer fra arbeidet i kontrollutvalget. I denne prosessen vil vi ta i bruk et risikospill som viser en oversikt over de ulike tjenesteområdene i kommunen. Ved bruk av fargede spillebrikker får kontrollutvalgsmedlemmene anledning til å vurdere risiko knyttet til ulike tjenesteområder. Kommunens eierskapsforvaltning vil være ett av områdene som diskuteres. bruker perspektiv økonomi tilskudd etterlevelse av regelverk organisasjon måloppnåelse (resultater) ledelse vedtaks oppfølging endring & reformer Prosessmøte II med kontrollutvalget Formålet med det andre prosessmøtet er at kontrollutvalget skal gjennomføre sin endelige prioritering til planen for selskapskontroll. Som et grunnlag for diskusjonen i møtet vil analysedokumentet bli ferdigstilt og lagt fram for kontrollutvalget. I dokumentet vil alle data som er samla inn bli presentert og risikovurdert. Inkludert de data som ble samlet inn fra kontrollutvalget i prosessmøte I. På bakgrunn av denne risikoanalysen vil det gå fram hvilke områder eller eierskap det er knyttet størst risiko til. Det er kontrollutvalget som i prosessmøte skal prioritere og vurdere de ulike risikoområdene og avgjøre hvilket område som skal bli gjenstand for selskapskontroll. 2.4 Analysedokumentet Det vil bli utarbeidet et analysegrunnlag som vil ligge til grunn for plan for selskapskontroll. Analysedokumentet vil gi et grunnlag for kontrollutvalget til å velge ut og prioritere selskapskontroller. Analysedokumentet vil bestå av følgende deler: Del 1: Innledning I denne delen vil vi beskrive arbeidet med plan for selskapskontroll, og utarbeidelsen av en overordnet analyse med risiko- og vesentlighetsvurderinger. Vi vil også beskrive hvilke metoder som er benyttet. Side 5

6 Del 2: Datagrunnlag I analysen knyttet til selskapskontroll vil vi presentere de ulike eierskapene til kommunen, og hvilke mål, vedtak, retningslinjer og lignende kommunen har for eierskapsforvaltningen, samt de data vi har samlet inn. Del 3: Risikoanalyse I denne delen vil vi gjøre en samlet analyse av data som blir presenterte i del 2, slik at det er mulig å peke ut hvilke eierskap det er knyttet risiko til. Del 4: Identifiserte behov for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll I den siste delen vil vi oppsummere de eierskapene som det er knyttet størst risiko til, basert på risikoanalysen i del 3, og knytte disse til mulige selskapskontroller. Det er kontrollutvalget som skal prioritere mellom prosjektene. Kontrollutvalget står også fritt til å legge til og ta vekk prosjekter. Dette vil skje i prosessmøte II med kontrollutvalget. 2.5 Plan for selskapskontroll Plan for selskapskontroll vil indikere hvilke selskapskontroller som skal gjennomføres i perioden planen gjelder for. Dette kan omfatte prosjekter knyttet til kommunens eierstyring og eierstrategi, samt kontroll av utvalgte selskaper som kommunen har eierdeler i. Flere av selskapene kommunen eier blir ofte eid sammen med andre kommuner. Dersom kontrollutvalget planlegger å gjennomføre kontroll i et selskap kommunen eier sammen med en eller flere andre kommuner, kan det gå fram av planen om kontrollutvalget ønsker å samordne selskapskontrollen med de andre eierne. Basert på den overordnede analysen legger Deloitte opp til å utarbeide et utkast til plan for selskapskontroll som omfatter: kort beskrivelse av selskapskontroll beskrivelse av den overordnede analysen, inkludert en liste over kommunens eierskap liste med prioriterte prosjekter der det går fram prosjekttittel, tema og problemstillinger retningslinjer for bestilling av prosjekter, rapportering og endringer i planen 3 Tid og ressursbruk 3.1 Nøkkelpersonell Oppdragsansvarlig partner for prosjektet vil være Stein Ove Songstad. Songstad er ansvarlig for kvalitetssikring og skal sørge for at prosjektet til en hver tid er tilstrekkelig bemannet og følger oppsatt plan for tidsbruk. Birte Bjørkelo vil være prosjektleder, og vil stå for den daglige styringen av prosjektet. Hun vil gjennomføre prosessmøte, datainnsamling og utarbeide overordnet analyse og planer. I tillegg vil Gunnar Husabø og Stine Karoline Olsen være medarbeidere på prosjektet. Teamet har omfattende erfaring fra gjennomføring av slike prosesser i kommunal sektor. Vi kan også benytte andre ressurser som har erfaring fra området ved behov. Side 6

7 3.2 Gjennomføringsperiode, tidsbruk og kostnader Den overordnede analysen og utarbeidelse av plan for selskapskontroll vil ta inntil 238 timer å gjennomføre. Timetallet legger til grunn at vi også gjennomfører overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon ettersom vi kan gjennomføre flere av prosessene samtidig, og dermed spare timetall. Tidspunktet for gjennomføring av prosjektet vil avtales nærmere med kontrollutvalget. Vi foreslår at vi gjennomfører første prosessmøte med kontrollutvalget i september. Deretter vil vi gjennomføre dokumentanalyse, intervju og spørreundersøkelse slik at endelig analysegrunnlag og identifiserte risikoområder vil være klart til kontrollutvalgets møte i midten av november. Kontrollutvalget vil da kunne prioritere prosjekter på møtet i november slik at planen blir klar i desember. Fremdriftsplan og timeforbruk er beregnet ut fra aktivitetene som er beskrevet under. Fremdriftsplanen bygger på vår erfaring knyttet til når sentrale personer i politisk ledelse og administrasjon er tilgjengelig for møter og på tiden det tar å gjennomføre en spørreundersøkelse. En opsjon vil være å redusere antall aktiviteter for å gjennomføre prosjektet raskere. Fakturering av kostnadene for prosjektet skjer i henhold til avtale. Dersom det oppstår behov for ekstra møter og andre aktiviteter som medfører at det påløper ekstra timer vil disse komme i tillegg. Dette vil eventuelt bli avklart med kontrollutvalget. Aktivitet August September Oktober November Desember Oppstart Prosjektadministrasjon Identifisering og innhenting av dokumentasjon Dokumentanalyse Prosessmøte I i kontrollutvalget (2 deltar fra Deloitte) Spørreundersøkelse Intervju og møter Analysedokument (analyse av data, risikovurdering og prosjektforslag) Prosessmøte II i kontrollutvalget (2 deltar fra Deloitte) Utarbeiding av plan (og legge frem plan/være tilstede i møte i KU og BS) Kvalitetssikring SUM timer * Forutsetter at vi gjennomfører disse aktivitetene for plan for forvaltningsrevisjon slik at en del av aktivitetene kan kombineres. Bergen, Stein Ove Songstad, partner Side 7