RISØR KOMMUNE Enhet for støttefunksjoner

Transkript

1 RISØR KOMMUNE Enhet for støttefunksjoner Arkivsak: 2013/556-4 Arkiv: 570 Saksbeh: Halvor Halvorsen Dato: Kriterier for valg av leverandør ved kjøp av tjenestepensjon for Risør kommune Utv.saksnr Utvalg Møtedato 48/13 Formannskapet Bystyret Rådmannens innstilling: De fremlagte kriterier for valg av leverandør ved kjøp av tjenestepensjon og vektingen av disse vedtas slik de fremkommer i saksfremlegget.

2 Vedlegg: 1 Kriterier for valg av leverandør ved kjøp av tjenestepensjon for Risør kommune 2 Service og leveranseavtale (SLA) ved kjøp av off.tjenestepensjon 3 Protokoll - drøftinger Kort resymé Ihht bystyrevedtak skal rådmannen legge pensjonsordningen for Risør kommune ut på anbud i 2013 med virkning fra Rådmannen har nedsatt en arbeidsgruppe som sammen med konsulent fra AON Grieg skal gjennomføre prosessen, hvor alle i arbeidsgruppen også deltok ved sist anbudsrunde. Arbeidsgruppen har hatt ett møte i forbindelse med utarbeidelse av kriteriene som legges til grunn for konkurransen for anbudsprosessen. Kriteriene og vektingen av disse skal vedtas i bystyret før anbudsprosessen kan gå videre. Saksopplysninger Risør kommune har hatt avtale med DNB (tidl. Vital) siden I henhold til Hovedtariffavtalen (HTA) skal kommunestyret selv vedta ny pensjonsleverandør. Eventuelt vedtak om skifte fra årsskiftet må treffes innen 1.desember Konkurranse på pensjonsleverandør for kjøp av tjenestepensjon for fellesordningen omfatter ansatte med unntak av sykepleiere og pedagogisk personell. Rådmannen har etter konkurranse valgt Aon Norway AS ved Vidar Pedersen til å bistå med utarbeidelse av konkurransegrunnlaget og vurdering av innkomne tilbud. Selskapet har lang erfaring med denne type oppdrag. De viktigste datoene for gjennomføring av anbudskonkurransen er vist nedenfor: Veiledende utlysning er lagt ut på Doffin/TED Drøfting med tillitsvalgte gjennomføres Innkjøpsprosedyre, tildelingskriterier og avtaleperiode vedtas i bystyret den 20. juni 2013 Konkurransegrunnlaget legges ut på Doffin/TED ultimo juni 2013 Tilbudsfristen settes til 1. september 2013 Bystyret velger pensjonsleverandør på bakgrunn av tildelingskriteriene 26. september Drøfting Den generelle drøftingsplikten er hjemlet i HTA del B, 3-1. Ved skifte av pensjonsleverandør har HTA en spesifikk bestemmelse i Tillitsvalgt for fagforbundet er medlem av arbeidsgruppen som arbeider med konkurransen. Innkjøpsprosedyre I henhold til Lov om offentlige anskaffelser er det mange forhold og begreper som må hensyntas. Risør kommune skal som oppdragsgiver lage en konkurranse som skal utlyses som nevnt ovenfor. Utlysningen skal inneholde et konkurransegrunnlag som beskriver: Hvilken vare, eller i dette tilfelle hvilken tjeneste konkurransen gjelder Hvordan konkurransen skal gjennomføres Kvalifikasjonskrav er krav som stilles til tilbyder som bedrift. Dersom disse kravene ikke tilfredsstilles skal tilbudene avvises i konkurransen.

3 Tildelingskriterier er krav som stilles til leveransen av etterspurt vare/tjeneste. Vekting av de ulike kriteriene skal oppgis Kravspesifikasjon en beskrivelse av hvilke behov kjøpet skal dekke Kontrakt Nedenfor beskrives de elementene i prosessen som kommunestyret skal ha kunnskap om for å kunne fatte et vedtak. Innkjøpsprosedyre I konkurransene som gikk i årene ble innkjøpsprosedyren kjøp etter forhandling benyttet. Rådmannen mener i utgangspunktet at forhandlinger kan bidra til en tryggere prosess og bedre økonomiske resultater. I KOFA sak 2010/129 av 22. februar 2011 sa KOFA at det ikke var godt nok begrunnet/dokumentert at innkjøpsprosedyren kjøp med forhandling etter forutgående utlysning kunne benyttes. Det prinsipielt viktige er at bevisbyrden ligger på oppdragsgiver. Enten må det føres meget omfattende bevis for at forhandlinger skal kunne benyttes ellers må hovedregelen i lov om offentlige anskaffelser følges. Rådmannen anser at det minst krevende og mest hensiktsmessige i dette tilfellet er å følge hovedregelen og benytte åpent anbud. Lengde på avtaleperiode Pensjon er langsiktig sparing til en ytelse som skal gis langt fram i tid. Videre er det omfattende å gjennomføre konkurranse på pensjonsleverandør. De fleste kommunene som har vært i pensjonskonkurranse de senere årene har benyttet en femårig avtaleperiode. Rådmannen anbefaler på denne bakgrunn at det inngås en pensjonsavtale for to år med opsjon for til sammen ytterligere tre år. Det er rådmannen som beslutter om opsjonene benyttes. Ansattes rettigheter: De ansattes rettigheter er sikret i HTA, og tilbyderne bes eksplisitt i konkurransegrunnlaget om å ta utgangspunkt i HTA. Kvalifikasjonskrav I tillegg til generelle kvalifikasjonskravslik som erklæring om HMS, skatteattest m.m., vil kommunen kreve en egenerklæring fra tilbyderne på at selskapene har etiske retningslinjer for investering av pensjonsmidlene. Retningslinjene må hindre investeringer som bidrar til brudd på FNs menneskerettighetskonvensjon. I tillegg vil det bli satt som kvalifikasjonskrav at tilbyderens solvensmargin er på 150 % av kravet i Forskrift om solvensmargin, livsforsikring. Tildelingskriterier Kriteriene for valg av leverandør (tildelingskriteriene) er absolutte når pensjonsleverandørenes tilbud skal vurderes opp mot hverandre. Tildelingskriteriene skal vektes, og vektingen publiseres i konkurransegrunnlaget. Når kriteriene er valgt, vektet og offentliggjort i konkurransegrunnlaget er kommunen bundet av dette. Når konkurransen er gjennomført, er det tildelingskriteriene og vektingen av disse som avgjør hvem som blir kommunens pensjonsleverandør. I prinsippet er det ved utforming, valg og vekting av tildelingskriteriene at den politiske innflytelsen skjer i denne type prosess. Det er avgjort flere klagesaker i KOFA (Klagenemnda for offentlig anskaffelser) som omhandler tjenestepensjon og tildelingskriterier, eksempler er sak 2009/10, 2009/19, 2006/159 og 2006/161.

4 Kommuner som har gjort om/overstyrt tildelingskriteriene med andre valg ved valget av pensjonsleverandør i kommunestyre har tapt sine saker. Risiko: Det er forbundet med risiko på flere områder å skifte pensjonsleverandør. Leverandørene kan som hovedregel kun gi juridisk bindende tilbud for enkelte elementer i tilbudet. Resterende del av tilbudsperioden vil måtte baseres på forventinger og forutsetninger. Det er i tillegg mange av forutsetningene som naturlig endrer seg i løpet av avtaleperioden, noe som kan gjøre det vanskelig å etterprøve at kommunen har mottatt det som er avtalt. Den økonomiske risiko søkes minimert gjennom et gjennomarbeidet opplegg fra vår rådgiver Vidar Pedersen fra Aon. Kommunen må si opp avtalen med nåværende pensjonsleverandør med 3 måneders frist for at avtalen kan opphøre ved årsslutt, og siste frist for oppsigelse av nåværende pensjonsavtale er Kommentarer til de enkelte kriteriene: 1. Pensjonsordningens totaløkonomi Pensjonsordningens totaløkonomi skal ta med seg alle forhold i avtaleperioden som lar seg kvantifisere i kroner. Alle tallstørrelser vil bli omsatt til årlige størrelser i den perioden det skal vurderes fra. Dette er enkelt når det gjelder årlig premie. Når det gjelder for eksempel evigvarende kapitalbindingseffekter, så vil den årlige kapitalkostnaden ved bindingen bli lagt til. Kapitalbinding kan oppstå på grunn av ulike kapitalkrav fra leverandørene. I dag har Risør kommune avsatt om lag 356 millioner kroner i midler i ordningen hos leverandør. Det er ikke gitt at kravet fra en annen leverandør er identisk. Hvis det er grunn til å forvente at premien øker i perioden vil effekten bli tatt med. Hvis tilbudt premie i år 1 er på 8 % og den i år 2 er på 9 %, så vil kriteriet bli evaluert til 8,5 % for to år. Hvis det for en del av avtaleperioden ikke er avgitt en bindende premie fra tilbyder, vil sannsynlig premie bli lagt inn av Aon (en forventning kommunen selvfølgelig kan overprøve). 2. Service og Kvalitet Kriteriet dekker den operative samhandlingen mellom pensjonsleverandør og kommunen. Kvaliteten på forhold som utbetaling av pensjoner, rådgiving til ansatte, overføring av data, registerføring, økonomiske rapporter, regnskapsleveranser mv. anses svært viktig. Kompetansen hos tilbyder vil bli evaluert, både generelt og spesifikt for teamet som skal betjene kommunen. Kriteriet ivaretar også tilleggstjenester, bl.a. HMS-tjenester, lån til ansatte og annet. 3. Forutsigbarhet Kriteriet ivaretar risiko og må ses opp mot kriteriet for pensjonsordningens totaløkonomi. Variasjon på økonomiske størrelser måles gjennom standardavvik. En høy vekting av forutsigbarhet versus totaløkonomi indikerer en mer forsiktig (men kanskje langsiktig mer kostbar) strategi. Vekting av tildelingskriteriene I 2014 antar vi at kommunen må betale 35 millioner i årlig pensjonspremie til den valgte pensjonsleverandøren. Anskaffelsen er dermed sannsynligvis den største kommunen gjør på årlig basis. Det må derfor være riktig å vekte de økonomiske kriteriene tyngst. Service og kvalitet er svært viktig for den personalmessige, administrative og økonomiske oppfølging av ordningen. Oppfølging av både ansatte og pensjonister er lagt inn i dette kriteriet. En slik høy

5 vekting er et uttrykk for at kommunen også på pensjonsområdet legger stor vekt på god personalpolitikk og arbeidsgiverpolitikk. Forutsigbarhet må ses i sammenheng med vektingen av pensjonsordningens totaløkonomi. En lavere vekting av forutsigbarhet vil gi signaler om at kommunen er mer risikovillig. Forslag til vekting av tildelingskriteriene: - Pensjonsordnings totaløkonomi 65 % - Service og kvalitet 25 % - Forutsigbarhet 10 % Se vedlegg som viser forslag til tildelingskriteriene slik de vil bli presentert i konkurransegrunnlaget. Kontrakt Vedlagt følger også utkast til kontrakt, Service- og leveranseavtale (SLA). Utkastet er en standardavtale som vil bli gjennomgått av arbeidsgruppen for å sikre at nødvendig tilpassing til Risør kommune er hensyntatt. Rådmannens konklusjon Følgende legges til grunn for konkurranse om leveranse av tjenestepensjon: - Som innkjøpsprosedyre velges åpen anbudskonkurranse for en avtaleperiode på maksimalt 5 år - De fremlagte tildelingskriterier for valg av leverandør ved kjøp av tjenestepensjon og vektingen av tildelingskriteriene vedtas - Rådmann får fullmakt til å godkjenne det fullstendige konkurransegrunnlaget, herunder fastsette kvalifikasjonskrav. Ved fastsetting av kvalifikasjonskrav som gjelder tilbydernes soliditet settes det som et minstekrav av solvensmargin på 150 % av minstekravet i Forskrift om solvensmargin, livsforsikring. Rådmannen formulerer også et kvalifikasjonskrav som forplikter tilbyderen til etisk forvaltning av pensjonsmidlene. Bystyret skal vedta valg av pensjonsleverandør. Bystyret bør derfor også vedta kriteriene som legges til grunn for valg av leverandør.