Hommelvik nye ungdomsskole, godkjenning av valgt entreprenør

Transkript

1 Arkiv: 614 Arkivsaksnr: 2015/ Saksbehandler: Elena Peregudova Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Formannskapet Hommelvik nye ungdomsskole, godkjenning av valgt entreprenør Rådmannens innstilling: Under forutsetning av at kommunestyret fatter vedtak om bygging og full finansiering av Hommelvik Ungdomsskole, vedtar Formannskapet å kontrahere med firmaet Backe Trondheim, om å utføre prosjekt Hommelvik nye Ungdomsskole som totalentreprise. Til grunn legges firmaets tilbud datert 30. mai Tilbudet anses samlet å være det økonomisk mest fordelaktige tilbud for kommunen som byggherre. Rådmannen innstiller på at det innledes kontakt med tilbyder Backe Trondheim AS, i den hensikt å inngå kontrakt. Avtale er først inngått når det foreligger skriftlig kontrakt etter NS 8407 underskrevet av både entreprenør og byggherre. Vedlegg: Sammenstilling alle kriterier Fasadetegninger Landskapsplan Innstilling på valg av totalentreprenør Saksdokumenter (ikke vedlagt): 1. K.sak 52/13 Framtidig oppvekststruktur i Malvik kommune 2. Reguleringsplan med bestemmelser PlanID datert PS73/2014 datert Godkjenning av romprogram v/hommelvik ungdomsskole og Vikhammer ungdomsskole, samt finansiering av videre prosjektering

2 Sammendrag: Tilbudskonkurransen omfatter detaljprosjektering, levering og bygging av Ungdomsskole til 400 elever på samme tomt som i dag, bygget som Passiv hus. Prosjekt utføres som totalentreprise basert på tilbudsgrunnlag, tegninger og tekniske beskrivelser utarbeidet av tegn_3 arkitekter og Reinertsen AS. Skolens BTA er på ca. 6300m² Finansiering av prosjektet behandles i kommunestyret den 20 juni Det tas forbehold om Kommunestyret finansierer prosjektet. Tilbyderne ble gjort kjent med forbeholdet gjennom Doffin og konkurransegrunnlaget. Tilbudskonkurransen ble besvart av 2 tilbydere, hvor firmaet Backe Trondheim AS ( tidligere Aasen bygg AS) har levert tilbud som er det mest økonomisk fordelaktig for byggherren, og fått samlet høyest poengsum for de forhold som er oppgitt i tilbudsgrunnlaget, og vinner av konkurransen. Saksopplysninger Det henvises til vedlagte planer. Planer for begge prosjektene er blitt behandlet i Brukerutvalg, og sendes til Arbeidstilsynet for godkjenning. Planløsningen for utbygging av Hommelvik nye ungdomsskole er resultatet av grundig og god brukermedvirkning utviklet i samarbeid med tegn_3 og deres prosjekterende. Følgende vedtak lå til grunn. På grunnlag av kommunestyrets vedtak PS 73/2014 datert vedrørende Hommelvik ungdomsskole, har Virksomhet for areal og samfunnsplanlegging ved Prosjekt og Utbygging har opprettet Prosjekt «Forprosjekt Hommelvik Ungdomsskole» og gjennomført dette: Hommelvik ungdomsskole: Med utgangspunkt i fremlagte skisser og finansieringsbehov, ble romprogrammet behandlet og vedtatt i Kommunestyret PS 73/2014 datert her siteres: - Fremlagte romprogram for utbygging av ny Hommelvik ungdomsskole og ny Vikhammer ungdomsskole, godkjennes. - Vedlagte romprogram danner grunnlaget for videre forprosjekt, som igangsettes umiddelbart for Hommelvik ungdomsskole. Forprosjekt Vikhammer ungdomsskole igangsettes etter avklaringer kulturdel... Vedtatt bygging av Hommelvik ungdomsskole, skulle sees i sammenheng og sambruk med nytt bibliotek. I november 2013 fattet kommunestyret et prinsipielt vedtak om framtidig oppvekststruktur i Malvik. I vedtaket står dette om Hommelvik ungdomsskole: - «Det ses på muligheten for å bygge nytt bibliotek i Hommelvik samlokalisert med ny ungdomsskole i Hommelvik. I forbindelse med budsjettbehandling januar 2014 ble det bestemt at biblioteket i Hommelvik skal samlokaliseres med ny Hommelvik ungdomsskole». I tillegg til samlokalisering med biblioteket ble det bestemt og vedtatt at alternativ opplæringsarena eller «Ungdomshus» skal samlokaliseres i Hommelvik ungdomsskole: - «Vurdering av alternative opplæringsarena og mottaksskole ungdom på institusjon blir tatt med i forprosjekt til nye ungdomsskoler.»

3 Med bakgrunn i ovennevnte K.saker, er prosjektene blitt videreutviklet, og har nå vært ute på anbud som en totalentreprise med prekvalifisering. Totalt 2 totalentreprenører leverte tilbud innen fristen den 30. mai 2016 kl I gjeldende økonomiplan er det avsatt et lånebeløp samlet på totalt 198 mill. kroner for Hommelvik ungdomsskole. Det vises for øvrig til egen sak om finansiering av prosjektet. Nr Tilbyder Tilbudssum eks. mva Tilbudssum inkl.mva 1 BACKE gruppen (Aasen bygg) Kr ,5 Kr ,9 2 Ruta Entreprenør Kr ,0 Kr ,0 Gjør oppmerksom på at tilbudsåpning og endelige pris synliggjort i finansieringssaken, avviker fra endelig entreprisesum, da enkelte oppdrag var synliggjort som opsjoner, og ikke tatt med ved åpning av tilbud. I tillegg fast tilbudt pris for prisstigning frem til overlevering er tatt med i begge tilbudene. Orientering om evalueringsfasen: Evalueringen har vært organisert av prosjektlederen ved ARESAM, rådgiverfirma Prosjektutvikling Midt-Norge og prosjekterende. De har ledet og fortatt en vurdering av tilbyderne i henhold til kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier. Vurdering av tilbyderes kvalifikasjonskrav: Vurdering av tilbydernes kvalifikasjonskrav er gjort i henhold til de krav som er stilt gjennom annonsen i databasen Doffin, denne vurderingen er gjort i prekvalifiseringsfasen før tilbudsunderlag ble sendt på anbud. Kriterier for valg av tilbud er nedfelt i konkurransegrunnlagets bok 0. Tildelingskriterier: Sitat: Tildeling av kontrakt vil skje på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige ut fra de kriterier som fremgår av nedenstående tabell. 1. Pris: Vektes 70% Evaluering av pris: Tilbudte timepriser og påslagsprosenter vil bli lagt til prosjektpris. Til sammen vil dette gi sum for evaluering. Mengder (antall timer, grunnlag for påslagsprosenter mv.) vil bli skjønnsmessig fastsatt på bakgrunn av Oppdragsgivers erfaring og skjønn. For å unngå taktisk prising ønsker Oppdragsgiver ikke å oppgi hvilke mengder som vil bli lagt til grunn ved evaluering. Hvilke mengder som er anvendt, vil bli opplyst i tildelingsmeddelelsen. Billigste tilbyder vil bli gitt 10 poeng. Øvrige tilbydere gis poeng ut fra avstand til den billigste ut fra følgende formel, hvor «Pe» er den prisen som evalueres og «Pb» er prisen på billigste tilbud; 10 10X(Pe Pb) = poengsum Pb Poengscore multipliseres med kriteriets vekt.

4 2 Kompetanse og tilgjengelighet Vektes 10% Evaluering av kompetanse/tilgjengelighet: Den tilbyder som Oppdragsgiver på bakgrunn av sitt innkjøpsfaglige skjønn samlet vurderer som best på dette kriteriet, vil bli gitt 10 poeng. Øvrige tilbydere vil bli gitt poeng basert på den relative avstanden fra beste tilbud. 3. Kvalitet tilbudets tekniske løsninger og materialbruk Vektes 20% Evaluering av kvalitet: Vurderingen av kriteriet er basert på en vurdering av tilbudte/beskrevne løsning som fremgår av tilbudsskjema «kvalitet». Den tilbyder som Oppdragsgiver på bakgrunn av sitt innkjøpsfaglige skjønn samlet vurderer som best på dette kriteriet, vil bli gitt 10 poeng. Øvrige tilbydere vil bli gitt poeng basert på den relative avstanden fra beste tilbud. Forhold som vil bli vektlagt er for eksempel: Tekniske egenskaper Levetid på komponenter Estetikk Drifts- og vedlikeholdsvennlighet Miljøpåvirkning Brukervennlighet Det er nærmere redegjort for dette i skjema «Kvalitet». Vurdering Tilbudene er vurdert i henhold til tilbudskonkurransens retningslinjer, evalueringskriterier hvor Byggherren har valgt det for ham det økonomisk mest fordelaktige tilbudet jfr. saksopplysninger. Tilbudene er vurdert ut fra samlet sum inkl. opsjoner, påslagsprosent, timepriser og enhetspriser for tilleggs- og regningsarbeid. Priser fra begge firmaer er kontrollregnet, det er funnet overføringsfeil, men ingen av slik betydning at dette har betydning for rekkefølgen, alle har levert dokumentasjon som etterspurt. Tilbyder nr. 1 Backe Trondheim AS ( tidligere Aasen bygg AS) har levert det rimeligste pristilbudet samlet sett inklusive opsjoner, timepriser, påslagsprosent og enhetspriser med totalsum ca. 3 mill. eks. mva. under konkurrenten. Tilbyder nr. 2 Ruta entreprenør AS har levert det høyeste pristilbudet samlet sett. Når det gjelder vurdering av tilbudt kompetanse, ble CV-er av nøkkelpersonell som prosjektleder, anleggsleder og prosjekteringsleder vurdert. Begge firmaer har tilbudt meget erfarne ledere, med lang fartstid i prosjekter av forskjellige art. Poengsetting viser at begge firmaer vurdert nesten likt, men Backe fikk noe høyere poengscore for erfaring hos nøkkelpersonell.

5 Når det gjelder kriteriet kvalitet har gruppen etter beste skjønn foretatt en vurdering ut fra etterspurt dokumentasjon på utvalgte komponenter, materialer og innredninger som utgjør betydelig del av byggets kostnad. Backe har levert det mest komplette dokumentasjon, og har gjennomgående høyere kvalitet på enkelte materialer og komponenter. Ingen av de gjenværende tilbyderne har tatt forbehold av noen art, eller som innebærer avvik fra kvalitet som er forutsatt i tilbudsgrunnlaget. Innstilling: På basis av vekting 70 % for pris, 10% kompetanse og 20% Kvalitet, har gruppen kommet frem til en rangering hvor tilbyder med høyeste poengsum innstilles som nummer 1. Poengsum på nevnte kriterier er redegjort i vedlagt sammenstilling Unntatt Off. Pris CV-er nøkkelpersonell Kvalitet Tilbyder Score 70 % Score 10 % Score 20 % SUM 1. BACKE Trondheim 10,00 7,00 10,00 1,00 10,00 2,00 10,00 2. Ruta entreprenør 9,80 6,86 9,20 0,92 8,60 1,72 9,50 Med utgangspunkt i ovennevnte rangering og fastlagt vekting, har tilbyder nr. 1, Backe Trondheim, med sum kr ,5 eks. mva levert det for byggherren økonomisk mest fordelaktige tilbud. Tilbyderen har lavest pris samlet for Hommelvik nye Ungdomsskole, og får samlet høyest poengsum ved de forhold som er oppgitt i tilbudsgrunnlaget. Ut fra denne konklusjonen innstiller evalueringsgruppen på at det foretas avklaringer med firmaet Backe Trondheim AS som er rangert som det økonomisk mest fordelaktige tilbud for byggherren, og at firmaet engasjeres for totalentreprisen. Administrasjonen tar forbehold om kommunestyrets fulle finansiering av prosjektet samt at en kommer til enighet med firmaet i avklarende møte Avtale anses først inngått når det foreligger kontrakt i henhold til NS 8407 underskrevet av begge parter. For detaljer rundt vurderingen av valgt entreprenør vises til vedlegg 1, IKKE OFF. Jfr. Off. lov. 23 På denne bakgrunn anbefaler Rådmannen med forbehold om finansiering på omfanget av oppdraget, at administrasjonen gis fullmakt til å inngå avtale om totalentreprisen for Hommelvik Ungdomsskole som forespurt ut fra en samlet vurdering, hvor tilbyder Backe Trondheim AS i henhold til Rådmannens vurdering, har det økonomisk mest fordelaktige tilbud for Malvik kommune.