BÆRUM KOMMUNE OPPDRAGSBESKRIVELSE. Rådgivningstjenester - konseptutvikling for kommunens bygg og tjenester (skole og kontor)

Transkript

1 BÆRUM KOMMUNE OPPDRAGSBESKRIVELSE Rådgivningstjenester - konseptutvikling for kommunens bygg og tjenester (skole og kontor)

2 1. INNLEDNING DAGENS SITUASJON I BÆRUM KOMMUNE For å sikre bærekraftige tjenester for fremtiden er innovasjon nødvendig i måten Bærum kommune tilrettelegger tjenestene på og i den faktiske tjenesteytingen. Bærum kommune har formålsbygg som har mer areal per innbygger og bruker enn kommuner det er naturlig å sammenligne seg med. For å kunne redusere arealbehovet, er det nødvendig å se på helheten av tjenesten som skal leveres og hvordan tjenesten organiseres, sammen med arealbruken og utformingen av kommunens bygg. Denne anskaffelsen omfatter skole og kontorbygg. 2. HOVEDFORMÅL MED ANSKAFFELSEN I henhold til eiendomsstrategien Tiltak fase 1 ( ) skal Bærum kommune «Utfordre arealbehov, definere og forankre konsepter for arealer og standard for formålsbygg og kontorer» Konseptene skal bidra til å: Øke tjenestenes effektivitet. Redusere arealbruk for å redusere kommunens investerings- og driftskostnader. Øke tjenestestedenes bevissthet rundt hvordan byggene kan brukes herunder sambruk, samhandling, logistikk, dagplanlegging etc. Øke tjenestestedets trivsel og «kundens» opplevelse av tjenesten. Anskaffelsen gjelder både utvikling av tiltak/konsepter i eksisterende bygg og nybygg innenfor skole og kontor. 3. NÆRMERE BESKRIVELSE AV OPPDRAGET I denne oppdragsbeskrivelsen er det for enkelthetens skyld gjort et skille mellom konsepter for tjenester og konsepter for bygg. Ettersom utforming av tjenestene vil ha betydning for byggets utforming og vice versa, må utforming av kommunens tjenester (gjennom tjenestedesign) og utforming av byggene (konseptutvikling av bygg) ses i sammenheng. Oppdragsgiver ser for seg at oppdraget i hovedsak består av tre faser/kategorier: 1) Kartlegging og analyse av kommunens virksomhet innenfor skole og kontor (skaffe oversikt over tjenestene og bygningsmassen, blant annet ved befaringer og intervjuer av brukere), 2) Vurdere og konkretisere standardiserte konsepter/tiltak og overordnede retningslinjer 3) Tilpasse konseptene i konkrete prosjekter. I fase 2 skal leverandøren levere en rapport til Bærum kommune. Rapporten skal inneholde vurdering av kommunens utfordringer og forbedringspotensial samt konkrete tiltak/konsepter for tjenestene innenfor skole og kontor (tjenestedesign). I tillegg skal rapporten inneholde ulike konsepter for bygningsmessig utforming av kontor og skolebygg. Innholdet i rapporten vil avklares nærmere i samråd med leverandøren. Eksempler på hva leverandøren skal vurdere/utvikle: 3.1.Konsepter for tjenester, ved bruk av tjenestedesign: 2

3 - Hva er formålet med tjenesten, hva skal leveres, hvem er «kunder», hva forventer «kunden» og hvordan skal kommunen yte tjenesten til «kunden». Hvilke utviklingsmål finnes? - Hvilke fysiske rammer er nødvendig for å lykkes? Hvordan skape arealer som fremmer og tilrettelegger for å nå tjenestestedets mål. - Hvordan kan arealbehov reduseres? Ved litt annen organisering av tjenestedriften? Ved sambruk? Ved annen utforming rom/lokaler og nærhet mellom funksjoner? Ved å etablere større enheter? - Hvilken omstilling og endring vil kreves av virksomheten og den enkelte medarbeider og kunde for å klare realisere en slik endring av tjenestedesign 3.2.Konsepter for skole og kontorbygg: - Hvilke prinsipper som bør legges til grunn ved utvikling av bygningskonsepter - Utarbeide generelle konsepter for formålsbygg - Konseptene skal være standardiserte for de forskjellige formålsbyggene, slik at de ivaretar overordnet målsetting for tjenestene/ virksomheten. Konseptene skal inneholde standardiserte rom- og funksjonsprogram med nærhetsdiagrammer, arealer og beskrivelse for hvordan arealene benyttes. - Konseptene skal kunne benyttes direkte som utgangspunkt for byggeprogram i nye byggeprosjekter uten større bearbeidelse. 3.3.Enkeltprosjekter: - Implementering og tilpasning av konseptene i enkeltprosjekter påse at tjenestestedet følger opp visjonene og målene slik at byggets funksjoner blir benyttet riktig for å skape gode tjenester. - Vurdere potensial og foreslå tiltak for økt effektivitet ved endret arealbruk i eksisterende bygninger. 4. AVGRENSNING AV OPPDRAGET Denne anskaffelsen omfatter skole og kontorer. Bærum kommune har i dag 43 skoler fordelt på ca m2 og 10 kontorsteder fordelt på ca m2. Anskaffelsen avgrenses mot eksisterende rammeavtale for arkitekttjenester som omfatter blant annet følgende arbeidsoppgaver i konkrete prosjekter: Analyser/ mulighetsstudier Programmering Skisseprosjekt/ forprosjekt Kostnadskalkyler Anbudsbeskrivelser/ kravspesifikasjon og mengder (i ulike enterpriseformer) Detaljprosjekt Perspektiver/ illustrasjoner Byggesøknader (som ansvarlig søker) i prosjekter Reguleringssplaner. 5. KRAV TIL YTELSEN Språk: Tilbudt personell skal beherske norsk muntlig og skriftlig. 3

4 Kontaktperson: Oppdragsgiver skal ha en fast kontaktperson hos tilbyder som er ansvarlig for å koordinere oppdragene fra leverandøren. Kontaktperson skal oppføres i avtalens pkt. 2. Tidspunkt for gjennomføring: Oppdraget skal påbegynnes snarest etter kontraktssignering. De første månedene vil det bli omfattende kartleggings-, analyse- og vurderingsarbeid. I implementeringsfasen vil arbeidet være mer ad hoc. Tilbudt personell skal ha god kapasitet høsten Fase 2 skal være ferdig innen utgangen av Fase 3 vil gjennomføres løpende i prosjekter der kommunen anser dette nødvendig. Varighet av fase 3 er på 2 år fra kontraktssignering med mulighet til forlengelse på år. Det vil avholdes et oppstartsmøte etter kontraktssignering, der partene vil avklare gjennomføringen av oppdraget nærmere. 6. KONTRAKTSBESTEMMELSER NS 8402 gjelder som kontraktsbestemmelser, med følgende endringer: Nedenfor er angitt de tilføyelser og endringer til NS 8402 som gjøres gjeldende. 7 Offentligrettslige krav Punkt 7 gis ny underbestemmelse betegnet som: 7.1 Lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter. Leverandøren skal sørge for at ansatte i egen organisasjon og ansatte hos underprosjekterende som direkte medvirker til oppfyllelse av kontrakten, har lønns- og arbeidsvilkår i samsvar med denne bestemmelsen. På områder dekket av forskrift om allmenngjort tariffavtale skal lønns- og arbeidsvilkårene være i samsvar med gjeldende forskrifter. På områder som ikke er dekket av forskrift om allmenngjort tariffavtale, skal lønns- og arbeidsvilkårene være i henhold til gjeldende landsomfattende tariffavtale for den aktuelle bransje. Med lønns- og arbeidsvilkår menes i denne sammenheng bestemmelser om a) minste arbeidstid, b) lønn, herunder overtidstillegg, skift- og turnustillegg og ulempetillegg, og c) dekning av utgifter til reise, kost og losji, i den grad slike bestemmelser følger av tariffavtalen. Alle avtaler leverandøren inngår for utføring av arbeid under denne kontrakten skal inneholde tilsvarende bestemmelser. Dersom leverandøren ikke etterlever klausulen, har oppdragsgiveren rett til å holde tilbake deler av kontraktssummen til det er dokumentert at forholdet er i orden. Oppdragsgiveren kan holde tilbake et beløp tilsvarende ca. to ganger besparelsen for arbeidsgiveren. Grove brudd på bestemmelsen utgjør vesentlig mislighold av kontrakt. 4

5 Leverandøren skal på oppfordring legge frem dokumentasjon for lønns- og arbeidsvilkårene som blir benyttet. Leverandøren skal også fremlegge dokumentasjon på lønns- og arbeidsvilkårene hos underprosjekterende. Brudd på plikten til å dokumentere lønns- og arbeidsvilkår utgjør vesentlig mislighold av kontrakten. 14 Betaling 14.1 Generelt. Følgende tilføyes: I 1 ledd etter første setning. Spesifiserte timelister skal følge fakturaene Forsinkelsesrente. Følgende tilføyes: Forsinkelsesrente kan ikke kreves før etter 45 dager. 5