Samarbeidsavtale for interkommunalt samarbeid om IKT-drift i Kongsbergregionen «Kongsbergregionen IKT Drift»

Transkript

1 Samarbeidsavtale for interkommunalt samarbeid om IKT-drift i Kongsbergregionen «Kongsbergregionen IKT Drift» 1. Samarbeidsavtalens formål Samarbeidsavtalen utgjør sammen med vedtektene og bestemmelsene i kommuneloven 27 den formelle plattformen for virksomheten, og regulerer kommunenes rettigheter og plikter samt forholdet til de ansatte. 2. Mål Her oppsummeres angitte mål for samarbeidet, slik at disse formelt kan vedtas som en del av plattformen for samarbeidet: Hovedmål Modellen for det videre IKT driftssamarbeidet mellom kommunene i Kongsbergregionen skal: Gjennom samarbeid sette kommunene bedre i stand til å dekke dagens og morgendagens behov for IKT-løsninger På en optimal måte støtte kommunenes behov i forhold til tjenesteproduksjon, publikumsservice og administrative tjenester Tilby IKT-løsninger som muliggjør at kommunene kan utnytte de samlede ressursene optimalt og samarbeide om å løse kommunale primæroppgaver. Delmål Hovedmålene spesifiseres ytterligere gjennom foreslåtte delmål («effektmål»). Ambisjonen bør være at IKT driftssamarbeidet skal bidra til at kommunene i Kongsbergregionen er blant de beste til å løse oppgaver knyttet til drift, brukerstøtte og utvikling av kommunale IKT-løsninger, herunder (i ikke prioritert rekkefølge): Økt profesjonalitet, kvalitet og sikkerhet Sørge for profesjonell, stabil og kostnadseffektiv drift av kommunale IKT-løsninger og digitale tjenester Bidra til høy kvalitet og tilgjengelighet på IKT driftstjenestene gjennom samordning, standardisering og kompetanseutvikling Sørge for høy sikkerhetsmessig standard i IKT-driften i henhold til Kongsbergregionens informasjonssikkerhetsstrategi Redusert sårbarhet Koordinere tilgjengelige personressurser slik at det oppnås redusert sårbarhet i IKTdriften Økt oppfyllelse av krav og forventninger Gjøre kommunene bedre i stand til å imøtekomme krav og forventninger fra brukerne og overordnete forvaltningsnivåer

2 Bedre brukeropplevelser Tilrettelegge for bedre brukeropplevelser og ønsket kompetanseutvikling for brukerne av de kommunale IKT-systemene og digitale tjenester Økt attraktivitet for IKT-ansatte Skape et mer attraktivt arbeidsmiljø og bedre utviklingsmuligheter for regionens IKT-ansatte. Økte samordningsgevinster Tilrettelegge for økt gevinstrealisering gjennom konsolidering og standardisering av regionens samlede IKT-løsninger Målene i «hverdagen» I det daglige vil det i første rekke være opplevelsen hos brukerne av de kommunale IKTsystemene som en vil bli målt på, og som vil avgjøre oppfattelsen av om en har lykkes eller ikke med å utvikle et godt samarbeid om IKT driftstjenester i regionen. «Måleindikatorene», som det er mottatt positiv respons på, kan i kortform formuleres slik: IKT-systemer og -utstyr virker og er funksjonelle i forhold til faktiske behov IKT-systemene er tilgjengelige Brukerne får tilstrekkelig hjelp ved behov 3. Oppdrag og leveranser Det henvises til vedtatte mål, jfr. samarbeidsavtalens pkt. 2 ovenfor. Virksomheten skal yte IKT-driftstjenester og håndtere avtaler med underleverandører på vegne av kommunene. Virksomhetens tjenesteportefølje skal være nærmere beskrevet i en tjenestekatalog og det skal opprettes en eller flere tjenestenivåavtaler (SLA-er) som regulerer og informerer om tjenestenes kvalitet og tilgjengelighet. Tjenestekatalog og tjenestenivåavtaler skal revideres ved behov. Endringer skal godkjennes av styret. Kommunene forplikter seg til å legge oppdrag som faller innenfor samarbeidets formål til virksomheten/driftssamarbeidet så lenge de er deltakere i samarbeidet. Driftssamarbeidet skal sørge for størst mulig likhet i kvalitet og tilgjengelighet uavhengig av geografisk lokalisering. Kommunene kan imidlertid ut fra egne ønsker og etter nærmere avtale kunne bestille en høyere tjenestekvalitet enn det som defineres som standardnivået. Kommunene skal også gis muligheter til å ta i bruk ulike tjenester til ulike tidspunkt. Kommunene har ansvar for å sikre at egne IKT-brukere utvikler tilfredsstillende IKTkompetanse og skal tilrettelegge for hensiktsmessige opplæringstiltak koordinert gjennom SuksIT.

3 Det er en målsetting at kommunene etablerer flest mulig felles IKT-løsninger og at det gjøres felles anskaffelser ved etablering av nye systemer. 4. Faglig styringsmodell Det skal legges til grunn en faglig styringsmodell i tråd med anbefalingene fra KS, som beskriver rolledelingen og samspillet mellom aktørene i modellen, se figur nedenfor. Rådmennene i fellesskap 5. Ansatte Notodden kommune skal som hovedkontorkommunene være arbeidsgiver for ansatte i Kongsbergregionen IKT Drift. Reglementer og retningslinjer i hovedkontorkommunen skal gjelde for de ansatte i driftsenheten, med mindre eierkommunene eller styret har avtalt annet. Fast ansatte som skal inngå i driftsenheten overføres til Notodden kommune med Kongsbergregionen IKT Drift som tjenestested fra <dato>. Det lages en egen veileder for virksomhetsoverdragelsen i forkant av driftsenhetens etablering. Ved overføring/ansettelse legges gjeldende lovverk, samt avtaleverk i KS-området, til grunn. De ansattes arbeidsvilkår og opparbeidete rettigheter i henhold til tariffavtaler og særavtaler videreføres i den nye virksomheten. Eventuell harmonisering av arbeidsvilkår samt overføring av eventuelle personlige avtaler, skal være avklart gjennom formelle drøftingsmøter og fulgt opp i forkant av driftsenhetens etablering.

4 De ansatte gis en retrettmulighet med varighet på tre år, dersom de ønsker å gå tilbake i annen stilling hos opprinnelig arbeidsgiverkommune. Dette betinger at en slik annen stilling er tilgjengelig, og at den ansatte er kvalifisert for denne. Deltakerkommunene skal i fellesskap søke å finne løsninger ved behov for attføring eller omplassering mv., som ikke kan løses innenfor Kongsbergregionen IKT Drift. Arbeidsgiverkommunens kostnader til spesifikke tiltak for tilrettelegging i slike tilfelle, dekkes av virksomheten. Opprinnelig arbeidsgiverkommune skal i slike tilfelle tilby relevante løsninger, som tidligere ansatte kan vurdere i denne kommunen. Det skal legges til rette for de ansattes utviklingsmuligheter, med særlig fokus på kompetanseutvikling. 6. Økonomi og budsjett I utgangspunktet vil den økonomiske rammen være en funksjon av summen av de gjeldende IKT-budsjettene i kommunene før virksomhetens etablering. Det skal legges til grunn en finansieringsmodell som i stor grad medvirker til at kommunene betaler for faktisk bruk av tjenester. For driftsåret 2014, etter etablering, vil rammene for Kongsbergregionen IKT Drift være gitt gjennom de kommunale IKT-budsjettene, korrigert for eventuelle kostnader som ikke hører inn under rammen for driftssamarbeidet, samt budsjettposter i Kongsbergregionens budsjett som gjelder drift og videreutvikling av regional IKT-infrastruktur, etablering av regional IKT driftsenhet og telefonisamarbeid. Gjennom etableringsprosjektet, samt driftsenhetens virksomhet i første halvår 2014, skal det arbeides med forslag til budsjettmodell og rammer for budsjettåret Det må i den forbindelse vurderes eierskap og kostnadsmodell for klientutstyr, herunder også fordelingen på investeringer og drift. Som et foreløpig eksempel, kan det skisseres følgende hovedkomponenter i en modell: 1. Faste kostnader som påløper uavhengig av bruk, fordeles etter en fast fordelingsnøkkel. Fordelingen av kommunenes folketall har erfaringsmessig gitt et tilnærmet riktig bilde av fordelingen av driftskostnadene og er således en dominerende komponent i kostnadsfordelingsmodellen. Fordelingsnøkkelen kan justeres pr. 1.1 i hvert driftsår. 2. Kostnadseffekter og fordelinger ved tidligere inngåtte kontrakter lokalt og regionalt, videreføres og fordeles som tidligere fram til kontraktsperiodens utløp. Nye kontrakter som ikke gjelder alle deltakerkommunene i samarbeidet, følges opp på tilsvarende måte.

5 3. Variable kostnader knyttet til bruk, faktureres kommunene på grunnlag av enhetspriser (kan eksempelvis ta utgangspunkt i enheter av klientutstyr og/eller antall brukeridenter). Styret justerer enhetsprisene årlig ut fra endringer i forutsetningene. Bestilte ekstratjenester fra enkeltkommuner faktureres etter et selvkostprinsipp. Dersom en kommune har behov for å redusere sine kostnader til IKT innenfor rammen av driftssamarbeidet, skal dette ikke påvirke leveransene til de øvrige deltakerkommunene. Kommunene som ønsker reduserte kostnader må således oppnå dette gjennom et redusert tjenesteuttak eller en lavere kvalitet på ytelsene. 7. Pensjon Deltakerkommunene har i dag ulike pensjonsleverandører. De ansatte som ikke skal videreføre sin opptjening hos eksisterende pensjonsleverandør får oppsatt sine pensjoner. Samarbeidspartene må i løpet av etableringsprosjektet avklare hvem som skal betale premie på disse pensjonene, gammel eller ny arbeidsgiver. Det må også avklares om det er gammel eller ny arbeidsgiver som skal ha premieansvar for pensjonerte tidligere IKT-ansatte. Videre må skjæringstidspunktet for overtagelse av premieansvar for de overførte ansatte avklares. Styret vurderer behovet for rutiner for å håndtere avvik mellom budsjettert og reell innbetaling av pensjonspremier. 8. Informasjonssikkerhet Driftssamarbeidet skal forholde seg til de gjeldende strategier og rutiner for informasjonssikkerhet, som er etablert for kommunene i Kongsbergregionen, samt følge opp dette også i forhold til underleverandører. 9. Informasjon og rapportering Kommunene og driftsenheten forplikter seg til å utveksle informasjon om forhold av betydning for driftssamarbeidet. Det skal foreligge rutiner for rapportering på ulike nivåer. 10. Omleggingsfase Etter at etableringsprosjektet er gjennomført og samarbeidet formelt er etablert, startes det en omleggingsfase fra eksisterende til ny samarbeidsmodell. For å sikre best mulig kontroll i denne fasen gjennomføres det en trinnvis omleggingsprosess med en nærmere planlagt fasedeling (planlegges i etableringsprosjektet). De to første driftsårene skal være en prøveperiode med en påfølgende evaluering og mulig justering av opplegget. Det avgis en evalueringsrapport med eventuelle endringsforslag som legges fram for kommunestyrene til beslutning. 11. Vedtagelse og endringer Samarbeidsavtalen vedtas første gang i kommunestyrene sammen med vedtektene for driftsenheten.

6 Endringer i samarbeidsavtalen kan vedtas dersom rådmennene er enige om dette, men ved mer omfattende endringer av overordnet, prinsipiell karakter skal endringene likevel fremmes overfor kommunestyrene til beslutning. Endringer som vedtas av rådmennene gjennom driftsåret skal rapporteres i virksomhetens årsrapport. Denne samarbeidsavtalen er vedtatt av Flesberg kommunestyre den i sak.. Denne samarbeidsavtalen er vedtatt av Hjartdal kommunestyre den i sak.. Denne samarbeidsavtalen er vedtatt av Kongsberg kommunestyre den i sak.. Denne samarbeidsavtalen er vedtatt av Nore og Uvdal kommunestyre den i sak.. Denne samarbeidsavtalen er vedtatt av Notodden kommunestyre den i sak.. Denne samarbeidsavtalen er vedtatt av Rollag kommunestyre den i sak.. Denne samarbeidsavtalen er vedtatt av Tinn kommunestyre den i sak..