Visit Valdres, innhald i vidare samarbeid

Transkript

1 MØTEBOK Side 1 av 5 Sak nr : RS 58-/-18 Visit Valdres, innhald i vidare samarbeid saksbehandler Kai Egil Bachér Tidligere behandlinger av saken: RS-sak 63/17, møte RS-sak 91/17, møte Saksopplysninger: Grunnlaget for denne saken er dialogmøter mellom Valdreskommunene (ORF) og Visit Valdres høsten Valdreskommunene mottok brev fra VV datert , der selskapets status beskrives. Visit Valdres viste til at manglende samlet finansiering fra medlemsbedrifter og kommuner vil gjøre det nødvendig å justere ambisjon og driftsnivå. Dette betyr at den operative markedsinnsatsen fra Visit Valdres vil måtte reduseres. behandlet saken i møte , sak RS-63/-17. Saken på det tidspunktet var framdriftsplan for vurdering av ny betalingsmodell for kommunene. RS fattet følgende vedtak; «gir sin tilslutning til framlagt framdriftsplan, og ber arbeidsgruppa iverksette en administrativ dialog med Visit Valdres. Konklusjon fra gruppas arbeid legges frem for regionstyret innen 1. oktober 2017» Arbeidsgruppas konklusjoner ble behandlet i RS i møte , sak RS-91/-17. Sakens innhold er etter vedtaket i sak 63/17 utvidet fra å kun gjelde betalingsmodell til å gjelde innhold i videre samarbeid med Visit Valdres. RS fattet følgende vedtak i sak 91/17; a) slutter seg til prinsippene for framtidig samarbeid med Visit Valdres slik disse framgår fra arbeidsgruppa. Endringen gjennomføres fra b) ber valgt arbeidsgruppe om å nedsette en ny arbeidsgruppe som skal arbeide videre med saken. Arbeidsgruppa legger fram sitt arbeid for regionstyret innen c) tar ikke standpunkt til Visit Valdres sitt innspill om økt tilskudd fra Valdreskommunene på nåværende tidspunkt. anser at dette må vurderes når arbeidsgruppas arbeid legges fram innen d) tar ikke standpunkt til Visit Valdres sitt innspill om kommunal representasjon inn i styret på nåværende tidspunkt. anser at dette må vurderes når arbeidsgruppas arbeid legges fram innen e) Arbeidsgruppa må sørge for at den nye avtalen høres i kommunestyrene og relevante parter innen 1.9.

2 MØTEBOK Side 2 av 5 Anbefalinger fra arbeidsgruppa som RS gir tilslutning til i sak 91/17 er følgende; 1. Det er arbeidsgruppas anbefaling at tilskuddene til Visit Valdres kanaliseres via kommunenes årlige tilskudd til VNK. 2. Arbeidsgruppa anbefaler at det inngås en ny samarbeidsavtale mellom VNK og Visit Valdres. Avtalen skal danne grunnlag et årlig fast tilskudd fra VNK til Visit Valdres i avtaleperioden. Vurdering Et fast tilskudd til Visit Valdres er forankret i en aksept av at Visit Valdres utfør er arbeid som er i samsvar med Valdreskommunenes mål og ambisjoner. Det som lite hensiktsmessig at Valdreskommunene legger sterke føringer på det arbeidet Visit valdres gjennomfører på vegne av medlemmene. Det faste, årlige bidraget fra Valdreskommunene vil være en del av grunnfinansieringen til Visit Valdres. Denne løsningen vil også imøtekomme Visit Valdres behov for langsiktighet i finansieringen, og vil i større grad gi Visit Valdres mulighet for å innrette aktivitet og kostnadsnivå i samsvar med inntektsgrunnlaget. Dette vurderes som hensiktsmessig også for Valdreskommunene. En basisfinansiering fra 2019 anbefales kan innrettes slik: Bidrag til generell drift av selskapet Bidrag til etablere markedsføring på digitale flater Bidrag til ta i bruk digitale booking løsninger Sum basisfinansiering Denne finansieringen kanaliseres via VNK, og Valdreskommunene overfører dette via årlig ordinært tilskudd til VNK Valdreskommunene finansierer i dag VNK i samsvar med vedtektenes 8 slik:

3 MØTEBOK Side 3 av 5 Det tilrås at basisfinansiering kr fordeles mellom Valdreskommunene etter fastsatt fordelingsnøkkel i vedtektene til VNK (folketall). Basisfinansiering innarbeides VNK sitt årlige budsjett som er gjenstand for kommunestyrebehandling i alle deltakerkommuner. Denne endringen krever en vedtektsendring i VNK. VNK må i vedtektene gis et oppdrag til å håndtere dette oppdraget. 3. Arbeidsgruppa anbefaler at tjenestekjøp fra Visit Valdres utover basisfinansiering vurderes løpende som VNK s ordinære oppgaveløsning på vegne av Valdreskommunene. Dersom VNK vurderer det som hensiktsmessig å foreta tjenestekjøp fra Visit Valdres, avtales dette og prises på ordinære vilkår. 4. Arbeidsgruppa anbefaler at regionrådet fastsetter den enkelte kommunes bidrag til Visit Valdres ved årlig behandling av økonomiplan for VNK. Vurdering: Aktuelle tiltak som skal gjennomføres av VNK på vegne av Valdreskommunene vil framgå av VNKs årlige handlingsplaner. Handlingsplanene er underlagt en god politisk behandling, med høring i eierkommunene, behandling og vedtak i regionstyret, og endelig forankring i det enkelte kommunestyre. VNK håndterer administrativt gjennomføringen av vedtatte tiltak i handlingsplanen. For flere tiltak kan være grunnlag for et samarbeid med Visit Valdres, og at VNK kan gjennomføre tjenestekjøp på ordinære vilkår. Arbeidsgruppas vurdering er at denne modellen i større grad vil sikre at kommunenes ressurser vil inngå i en helhetlig prioritering. Det tilrås at beløpet for 2019 fastsettes til kr Valdreskommunenes bidrag til Visit Valdres for 2018 er ujevnt fordelt, basert på hvilke tjenester som kjøpes av den enkelte kommune. Det anses ikke riktig at slik tjenestekjøp fordeles mellom deltakerkommunene etter folketallsmodell, men at fordelingen gjennomføres ut fra tiltakets innretning. Arbeidsgruppa anbefaler at regionrådet fastsetter den enkelte kommunes bidrag til Visit Valdres ved årlig behandling av budsjett og økonomiplan for VNK. For 2019 anbefales at det tas utgangspunkt i fordeling for Dette gir følgende fordeling av kr for 2019;

4 MØTEBOK Side 4 av 5 Kommunale bidrag VV Tilskudd 2018 Andel Nord-Aurdal ,16 % ,16 % Sør-Aurdal kommune ,94 % ,94 % Øystre Slidre ,22 % ,22 % Vang ,61 % ,61 % Vestre Slidre ,04 % ,04 % Etnedal kommune ,03 % ,03 % SUM ,00 % ,00 % Oppsummert vil foreslått modell med basisfinansiering etter folketall samt budsjettert tjenestekjøp kr gi følgende fordeling pr. kommune; (tabellen viser også beløp dersom totalbeløpet kr i 2019 fordeles etter folketall) Kommunale bidrag 2019 Tilskudd VV 2018 Anbefalt modell 2019 Fordeling folketall Endring fra 2018 Alt etter folketall Endring Nord-Aurdal Sør-Aurdal kommune Øystre Slidre Vang Vestre Slidre Etnedal kommune SUM

5 MØTEBOK Side 5 av 5 Forslag til vedtak: 1. Valdreskommunenes tilskudd til Visit Valdres AS finansieres via Valdres natur- og (VNK) fra Basisfinansiering fastsettes til kr for 2019, og fordeles mellom Valdreskommunene etter vedtatt kostnadsmodell i VNK (folketall). Beløpet innarbeides i VNK sitt årlige budsjett og økonomiplan. 2. Budsjettert tjenestekjøp fra Visit Valdres utover basistilskudd fastsettes for 2019 kr Dette tilskuddet fordeles for 2019 etter samme %- fordeling som Valdreskommunenes bidrag for Beløpet innarbeides i VNK sitt budsjett for For kommende år innarbeides budsjettert tjenestekjøp fra Visit Valdres i VNK sitt budsjett. Beløpets størrelse og kostnadsfordeling mellom kommunene innarbeides og fastsettes i VNKs årlige budsjett. 4. Det gis et tillegg i VNKs vedtekter der det gis et oppdrag til VNK om å utføre dette operatøransvaret på vegne av kommunene i Valdres. 5. definerer innholdet i kjøpet utover basisfinansieringen i dialog med Visit Valdres Vedtak: