Forespørsel om tilbud på KS FoU-prosjekt nr : «Utvikling av verktøykasse for språkarbeid»

Transkript

1 KOMMUNESEKTORENS ORGANISASJON The Norwegian Association of Local and Regional Authorities Vår referanse: 16/00223 Adressater etter liste Arkivkode: Saksbehandler: Jon A. Drøpping Deres referanse: Dato: Forespørsel om tilbud på KS FoU-prosjekt nr : «Utvikling av verktøykasse for språkarbeid» KS ønsker tilbud på et FoU-prosjekt som skal utvikle metoder som skal gjøre det enklere for kommuner og fylkeskommuner både å evaluere og måle eget språkarbeid, og å involvere mottakerne av skriftlig informasjon. Metodene skal til sammen utgjøre en verktøykasse som skal være tilgjengelig digitalt. Spredning og opplæring i verktøyet for kommunalt ansatte er også en del av leveransen. Bakgrunn Klarspråk er kommunikasjon der formuleringer, struktur og visuell utforming er så tydelig at leserne i målgruppen finner informasjonen de trenger, forstår den og kan bruke den. KS opprettet høsten 2015 et femårig program for klart språk i kommunesektoren. Formålet med programmet er å tilrettelegge for at kommuner og fylkeskommuner forbedrer den skriftlige kommunikasjonen med sine målgrupper. En viktig del av klarspråkarbeidet i kommunesektoren er å revidere vanskelige brev og tekster som går ut til innbyggere og næringsliv. Kommuner og fylkeskommuner har begrensede ressurser til å jobbe med klarspråk. I 2014 til 2015 gjennomførte KS et pilotprosjekt, som var forløperen til hovedprogrammet. Vi erfarte at det var vanskelig å gjennomføre gode effektmålinger og involvere mottakerne av skriftlig informasjon på en systematisk måte. Usikkerhet og svakheter ved tallmaterialet gjorde at resultatet av effektmålingene ikke ga et brukbart grunnlag for det videre arbeidet. Derfor er det viktig at verktøykassen som blir utviklet i dette prosjektet, inneholder faglig gode metoder som er enkle for kommuner og fylkeskommuner å ta i bruk. Samtidig med denne utlysningen har KS sendt ut en egen tilbudsforespørsel om evalueringen av hele programmet for klart språk i kommunesektoren, fram til Det er naturlig å se disse to utlysningene i sammenheng, selv om de skal utføres av ulike oppdragstakere. Vi kan se for oss at kommuner og fylkeskommuner som bruker metoder fra verktøykassen, vil vi kunne bidra med data som kan brukes for å evaluere programmet. Haakon VIIs gate 9 T: ks@ks.no Bankgiro Postboks 1378, Vika, 0114 Oslo F: Org. nr Iban: NO

2 Mer informasjon om arbeidet med klarspråk i staten og i kommunesektoren finnes både på Plan for programmet klart språk i kommunesektoren er vedlagt. Nærmere om verktøykassen I samarbeid med oppdragstaker vil KS utvikle en verktøykasse med metoder og fremgangsmåter for å evaluere og måle eget språkarbeid, og for å involvere brukerne i språkarbeidet (brukertesting, brukerinvolvering). Verktøykassen skal være praktisk, relevant og lett å bruke slik at de som jobber med klarspråk, kan utnytte de begrensede ressursene de har, på en god måte. Verktøykassen skal gjøre det mulig å måle tid og penger spart på klarspråksarbeid, men også vise hvordan språkarbeidet ivaretar viktige verdier som demokrati, medvirkning, åpenhet og god informasjon. Verktøykassen skal beskrive fordeler og ulemper med de ulike metodene, og gi anbefalinger om hvilke metoder en bør bruke på ulike trinn i et klarspråksarbeid. Verktøykassen skal bestå av følgende elementer: Metoder for brukertesting og brukerinvolvering Virksomheter som har jobbet med tekstrevisjon som en del av klarspråksarbeidet, har involvert brukerne i ulik grad. Vi har erfart at brukertesting og brukerinvolvering før, underveis og etter tekstarbeidet både gir bedre tekster og bidrar til mer effektive arbeidsprosesser. Brukertesting er også viktig for å dokumentere resultater av språkarbeidet. Det finnes mange ulike metoder for brukertesting og -involvering, men det er få som er tilpasset klarspråksarbeid. Verktøykassen skal bygge videre på eksisterende metoder, og videreutvikle disse slik at de er bedre egnet for praktisk klarspråksarbeid. Det vil si å utvikle metoder der man legger særlig vekt på hvordan en tekst virker i sin kontekst, i tillegg til å teste begrepsbruk, setningsoppbygging og struktur i teksten. Verktøykassen bør også inneholde en beskrivelse av hvordan det er fornuftig å involvere brukerne på de ulike stadiene i tekstprosessen, fra man oppdager at en tekst ikke fungerer optimalt, via tekstrevideringsprosessen, til teksten er i bruk. Metoder for effektmålinger Verktøykassen bør bidra til å øke bevisstheten om hvilke effekter kommunen og fylkeskommunen ønsker å oppnå. Klarspråk kan føre til effektivisering, i tillegg til å underbygge viktige verdier som demokrati, medvirkning, åpenhet og god informasjon. Det er viktig at vi ikke leder kommuner og fylkeskommuner som jobber med klarspråk, inn i «tellefella», der man bruker store ressurser på å telle data som ikke er relevante. Hensikten må være å hjelpe dem med å måle det som er relevant for kjernevirksomheten. For å rettferdiggjøre klarspråkssatsingen og motivere til videre klarspråksarbeid lokalt er det viktig å synliggjøre gevinster. Det er interessant både å synliggjøre kvantitative gevinster (for eksempel tid og penger spart) og kvalitative gevinster (for eksempel brukertilfredshet). Gevinster fra et klarspråksarbeid kan være færre henvendelser på grunn av uklart språk, men det kan også være flere henvendelser fordi flere mottakere forstår hvilke rettigheter de har. Verktøykassen skal inneholde metoder for effektmålinger, det vil si å peke på en oversikt av mulige effekter i et klarspråksarbeid (for eksempel redusert antall henvendelser, kortere Side 2 av 5

3 saksbehandlingstid og økt brukertilfredshet) og hvordan vi kan måle disse effektene. En brukerreise vil være et godt utgangspunkt for å få en oversikt over hele prosessen og mulige effekter. Alle tekster inngår i en kontekst og vil være en del av en brukerreise. Det er viktig å se på mulige gevinster i alle ledd i en brukerreise, fra et behov oppstår, til brukeren får løst oppgaven sin. Vi må altså se hvilken sammenheng teksten inngår i, for å hente ut alle potensielle gevinster. Dette vil ofte være gevinster som ikke er direkte knyttet til tekstarbeidet. Et eksempel på dette er Skedsmo kommune, som sparte seks uker i prosessen med å formidle omsorgsboliger som en indirekte gevinst av klarspråksprosjektet. Dette oppnådde de blant annet ved at innflytningen gikk raskere da de både endret rutinene og forbedret informasjonen ut til brukerne. Alle kommuner og fylkeskommuner har saks-/arkivsystemer som gir mulighet for å hente ut ulike data. Vi ønsker at oppdragstaker skal foreslå konkrete eksempler på hvilke data som er relevante å trekke ut i klarspråkssammenheng. Det er positivt hvis oppdragstaker peker på mulige digitale datakilder og innsamlingsmetoder. Spredning og opplæring KS er opptatt av at verktøykassen spres og tas i bruk i kommuner og fylkeskommuner. Derfor ønsker vi at opplæring i metodene for kommuner og fylkeskommuner skal være en del av tilbudet og innenfor den totale budsjettrammen. Form og omfang på dette vil vi diskutere med aktuelle tilbydere. Det betyr at tilbyder må prise en slik opplæring som en del av tilbudet. Opplæring kan for eksempel være regionale kurs, support på telefon eller opplæringsvideoer. Gjennomføring Tilbyder må synliggjøre god generell oppdragsforståelse og dokumentere kompetanse på feltet. Prosjektmedarbeidernes referanser fra tidligere oppdrag med relevans for prosjektet oppgis i CV-ene til prosjektledelse/medarbeidere. Hvordan prosjektet er tenkt organisert og bemannet skal også beskrives. Flere miljøer må gjerne samarbeide for å løse oppdraget, også for å sikre nødvendig bredde i fagkompetansen. For prosjekter der det er to eller flere leverandører inne på tilbudssiden, skal én av aktørene være prosjektleder og fagansvarlig. Vi ønsker referanser til tidligere gjennomførte oppdrag som har relevans for gjennomføring av oppdraget, og som dokumenterer tilbyders kompetanse på temaområdet, samt CV for prosjektledelse/medarbeidere. KS vil opprette en referansegruppe for prosjektet. KS' standardkontrakt for oppdragsforskning (vedlagt) vil bli lagt til grunn for prosjektet. Leveranser/rapportering Verktøykassen skal bestå av en samling metoder som er praktiske, relevante og enkle å bruke. Verktøykassen skal presenteres digitalt og ligge på ks.no hvis det er formålstjenlig. Det vil i løpet av de nærmeste månedene komme en ny sidemal på ks.no som egner seg til publisering av verktøykasser/metoder. I tillegg ønsker vi at metodene fremstilles samlet i en utskriftsbar pdf. Verktøykassen skal ferdigstilles innen 15. juni Opplæring og spredning av verktøyet vil skje høsten Side 3 av 5

4 Rammer for oppdraget Økonomiske rammer for oppdraget er kr kr inkl. mva. Tilbudet må inkludere alle kostnader som er nødvendige for å gjennomføre prosjektet. Prosjektet vil ha oppstart i desember Vi ber om tilbud på prosjektet innen 31. oktober 2016 kl på e-post til fagansvarlig Anna Holm Vågsland (ahv@ks.no) og FoU-ansvarlig Jon Anders Drøpping (Jon.Dropping@ks.no), med kopi til ks@ks.no. Evt. spørsmål rettes til fagansvarlig eller FoU-ansvarlig pr. e-post. Vi planlegger samtaler med aktuelle tilbydere torsdag 10. november og ber tilbydere om å holde av dagen dersom det blir aktuelt med en samtale. NB! Ved innsending av tilbud, vennligst påse at dere får bekreftelse fra KS om at tilbudet/forsendelsen er mottatt. Ta kontakt med KS kontaktpersoner per e-post dersom mottaket ikke blir bekreftet. Side 4 av 5

5 Adressater: Agenda Kaupang Arbeidsforskningsinstituttet AFI Arkitekst BDO De regionale forskningsinstituttene Deloitte Forskningsstiftelsen Fafo Fürst og Høverstad Geelmuyden Kieese Handelshøyskolen BI ideas2evidence Implement Institutt for samfunnsforskning itera Menon NIBR NIVI Analyse Nord Universitet NORUT NOVA NTNU NTNU Samfunnsforskning AS Oslo Economics Oxford Research PriceWaterhouseCoopers Proba Samfunnsanalyse Rambøll Management RO Ressurssenter for omstilling i kommunene Samfunnsøkonomisk analyse Salus Consulting SINTEF Teknologi og samfunn SNF SØF Senter for økonomisk forskning UNI Rokkansenteret Universitetet i Agder Universitetet i Bergen Universitet i Oslo Universitetet i Stavanger Universitetet i Tromsø Vista Analyse Side 5 av 5