Rapportering av status i prosjekt "Klart språk i Lunner kommune"

Transkript

1 Arkivsaksnr.: 16/1147 Lnr.: 9160/17 Ark.: 003 Saksbehandler: rådgiver politikk og samfunn Anne Grønvold Rapportering av status i prosjekt "Klart språk i Lunner kommune" Lovhjemmel: Rådmannens innstilling: 1. Kommunestyret tar rapport om status i prosjekt «Klart språk i Lunner kommune» til orientering. 2. Rådmannen orienterer kommunestyret innen utgangen av oktober 2017 om det videre arbeidet med klart språk Saksutredning: Bestillingen Kommunestyret vedtok den 17.desember2015 i sak 148/15 Handlingsprogram/ økonomiplan og årsbudsjett 2016 dette i punkt 29: «Klarspråk: Kommunestyret i Lunner ønsker stor grad av folkelig engasjement. Derfor skal kommunale dokumenter og sakspapirer gjøres lettere tilgjengelig i både språk, form og omfang. Rådmannen utarbeider en prosjektplan for dette innen 1. mai 2016, gjerne ved hjelp av Språkrådets klarspråk-opplegg.» Prosjektplanen Kommunestyret vedtok prosjektplan for «Klart språk i Lunner kommune» i sitt møte 16. juni 2016 sak 78/16. Prosjektplanen fastsetter blant annet hvilke tiltak som skal gjennomføres i prosjektet, organisering og ressurser som stilles til rådighet. Organisering Prosjektgruppa har bestått av følgende: Cathrine A. Langerud, Felles administrasjon Wenche Smedsrud, helse og omsorg Mette Grønmyr, barnehage Kari Marie Engnæs, skole Vibeche Holte, Voksenopplæringen Anne Grønvold, Areal og samfunn (prosjektleder) Økonomi 2016 Kroner Kommunestyrets bevilgning i sak 78/ Internt kurs i klart språk NTB Arkitekst AS Premie i advents Quis Hadeland Landhandel AS 561 Rest bevilgning pr (må overføres 2017) Eksternt kurs i klart språk på hjemmeside, en deltaker Ubrukt bevilgning pr. 31. mai Ved gjennomføringen av interne kurs i klart språk ble det servert kaffe, te, frukt og kake. Denne utgiften er ikke belastet prosjektet. Side 1 av 5

2 Gjennomføring av handlingsplanen Språkprofil Kommunestyret godkjente «Språkprofil for Lunner kommune» i sitt møte 20. oktober 2016 sak 123/16. I vårt arbeid med «Språkprofil for Lunner kommune» tok vi utgangspunkt i språkprofilen til Plan- og bygningsetaten i Oslo kommune. Den ble omarbeidet for å bli «vår» og bildene er erstattet med bilder tatt i vår egen organisasjon. Lunner kommune, som organisasjon, har i arbeidsgiverdokumentet vedtatt fire grunnleggende verdier for vår virksomhet: åpenhet støtte dialog lojalitet Arbeidet med klart språk er beskrevet inn i denne sammenhengen. Språkprofilen består av retningslinjer som skal hjelpe oss til å skrive klart, korrekt og enhetlig: 1. Skriv det viktigste først. 2. Lag informative overskrifter. 3. Bruk mellomtitler for å få fram viktig informasjon. 4. Henvend deg direkte og være imøtekommende. 5. Bruk et aktivt språk. 6. Skriv konkret og bruk flere verb. 7. Bruk et språk leserne forstår, og forklar fagbegreper. 8. Unngå byråkratisk og stivt språk. 9. Les hverandres tekster og gi tilbakemeldinger. 10. Skriv korrekt og bruk gode hjelpemidler. Lokale kurs Vi gjorde en henvendelse til tre tilbydere av opplæring i klart språk. Etter en vurdering i prosjektgruppa, ble det avtalt at NTB Arkitekst AS skulle gjennomføre fire kurs internt i Lunner kommune. 15., 18., 22. og 25. november 2016 gjennomførte vi kurs i klart språk for 139 medarbeidere. Dette var dagskurs som ble gjennomført i kommunestyresalen. Vi fikk besøk av språkkonsulent Aage Rognsaa disse dagene. Han var en inspirerende foreleser som både formidlet kunnskap og som inspirerte oss i arbeidet vi skal gjøre for å få et klart språk i våre dokumenter og på vår hjemmeside. «Språkprofil for Lunner kommune» og lokale eksempler var sentrale i opplæringen. Vi fikk tilbakemeldinger fra kursdeltakerne om at kurset var bra. Arbeidet med klart språk Alle virksomhetene har, etter gjennomført kurs, laget sin egen plan for hvordan de skal arbeide med klart språk. I forbindelse med denne rapporteringen, har vi bedt om en rapportering på disse tiltaksplanene. Redigere/lage nye maler og skjemaer Side 2 av 5

3 Arbeidet med å redigere maler og skjemaer er godt i gang. Dette er et omfattende arbeid i kommunen som helhet. I dette arbeidet har det vært nyttig å få kollegaer til å lese gjennom forslag til endringer. Dette sikrer en økt kvalitet på det vi lager. Vi har ikke gjennomført brukertesting enda. Lage saksframlegg i klart språk Malen for saksframlegg er gjennomgått og endret. Saksframlegg skal skrives i klart språk, men det er nok fortsatt en del å gå på der. Vi må være flinkere til å få en kollega til å lese gjennom sakene før de er ferdige. Dette gir gode innspill til forbedringer. Klart språk handler ikke bare om rettskriving, men også struktur og omfang. Grunnen til at dette ikke gjennomføres i stor nok grad, antar vi har sammenheng med kapasitet og tidspress opp mot skrivefrister. I prosjektplanen er det bestemt at medlemmer i kommunestyret skal gi tilbakemeldinger på saksframlegg som blir skrevet. Det er dette vi kan kalle brukertesting av saksframleggene. Dette er ikke gjennomført enda. Det er positivt at politikerne allikevel har gitt ros og ris i kommunestyret. Vi trenger begge deler. Hjemmeside i klart språk Hjemmesiden inneholder mye tekst, og ansvaret for innholdet er fordelt på mange personer. Det er gjort noe på sidene, men dette er et område hvor vi på ingen måte har kommet i mål. Det er behov for universell utforming, oppdatering av det som ligger der og «språkvasking» av tekst. Det er viktig med gode hjemmesider med tanke på at vi framover vil ta i bruk flere og flere selvbetjeningsløsninger. Adventsquiz 20 deltakere svarte på vår adventsquiz med Klart språk som tema. 5 av de som deltok hadde alle riktige. Hensikten med denne quizen var at ansatte skulle bruke språkprofilen og gjøre seg kjent med den. Oppsummering Da vi startet dette prosjektet ved å legge fram forslag til prosjektplan, undervurderte vi hvor omfattende prosjektet er. Vi har ikke kommet i mål med å gjennomgå eksisterende dokumenter som skal brukes videre (maler og skjemaer), saksframlegg kan bli bedre, arbeidet med klart språk må ha god forankring i ledelsen. Hjemmesida representerer et omfattende arbeid som må prioriteres. Når dette er sagt, så er det kanskje ambisjonene som var for store. Vi har gjennomført opplæring og utarbeidet en språkprofil som vi er fornøyd med. Klart språk har fått en betydning i Lunner kommune. Vi er, for det meste, blitt mye mer bevisst på dette. Samtidig har vi også klart å skape forventninger om resultater. Vi kan alle bli bedre og det er et arbeid som aldri tar slutt. Prosjektgruppas anbefalinger til videre arbeid med klart språk «Klart språk i Lunner kommune» bør videreføres som prosjekt i ytterligere ett år. Dette mener vi er nødvendig for å sikre nødvendig fokus på dette. Side 3 av 5

4 Kommunens hjemmeside inneholder mye tekst og ansvaret for innholdet er fordelt på mange personer i organisasjonen. Det er kun avsatt en liten ressurs sentralt til oppfølging. Det gjør at det er krevende til enhver tid å ha en oppdatert hjemmeside. I tillegg er det en stor jobb å gjennomarbeide hele hjemmesiden med tanke på klart språk og universell utforming. Det arbeidet må få økt fokus framover. Vi ser for oss en utvikling hvor selvbetjeningsløsninger på nett får økt omfang. Da blir det enda viktigere at det som står på hjemmesida er lett å forstå og bruke. Lunner kommune har søkt Kommunenes Sentralforbund (KS) om økonomisk støtte til dette arbeidet. Det er også søkt om midler til å gjennomføre et internt kurs i klart språk. Dette for å fange opp medarbeidere som ikke fikk deltatt i 2016 og medarbeidere som har begynt i Lunner kommune etter den tid. Vi er lovet svar på søknaden i begynnelsen av juni. Vi har søkt KS om økonomisk støtte på kr ,-. Dersom kommunen ikke mottar et vesentlig beløp i støtte fra KS, er det nødvendig med kommunal bevilgning til dette formålet. Dette under forutsetning av at arbeidet med klart språk skal fortsette. Det er viktig at et prosjekt som «Klart språk i Lunner kommune» er godt forankret i kommunens ledelse. I det videre arbeidet med klart språk vurderer vi det som en suksessfaktor. Nåværende prosjektleder slutter i Lunner kommune 31. august Dersom kommunestyret velger å videreføre dette arbeidet som prosjekt, må ny prosjektleder utpekes. Om noen ønsker å gå ut av prosjektgruppa, så kan vi vurdere endringer der. Vi anbefaler at rådmannen ev. utpeker ny prosjektleder. Konklusjon med begrunnelse: Rådmannen avventer beslutning om ev. videreføring av prosjektet til vi har fått svar på vår søknad om økonomisk støtte fra KS. Rådmannen fremmer følgende innstilling: 1. Kommunestyret tar rapport om status i prosjekt «Klart språk i Lunner kommune» til orientering. 2. Rådmannen orienterer kommunestyret innen utgangen av oktober 2017 om det videre arbeidet med klart språk Dokument i saken: Vedlagt til behandlende organ: 17/8109 Søknad om støtte fra program for klart språk i kommunesektoren. U : Kommunenes Sentralforbund Øvrige dokument: 16/17127 Avtale om kurset "Klart språk i Lunner kommune". I : NTB Arkitekst 16/16551 Avtale om kurset "Klart språk i Lunner kommune". U : Språkkonsulent Vidar Lynghammer 16/16571 Gjennomføring av grunnkurs i Klart språk. U : NTB Arkitekst 16/16567 Grunnkurs i Klart språk. U : Tekstdoktor Side 4 av 5

5 16/16176 Høringssvart fra Gran og Lunner voksenopplæring. I : Gran og Lunner voksenopplæring 17/231 Økonomisk tilskudd for å bli en språkkommune. I : Utdanningsdirektoratet 17/8131 Tilbakemelding om mottatt søknad og forventet behandlingstid - Søknad om støtte fra program for klart språk. I : KS Særutskrift av saken med saksframlegg sendes til: Prosjektgruppa Rett utskrift av møtebok. Roa, Utvalgssekretær Side 5 av 5