Klart plan- og byggespråk

Transkript

1 Klart plan- og byggespråk Trude Luice Nedregård Isaksen og Inger Margrethe Hvenekilde Seim Presentasjon for Fagforbundet, 19. september 2017

2

3 Hva er klarspråk? En tekst er skrevet i klarspråk hvis mottakerne finner det de trenger forstår det de finner kan bruke det til å gjøre det de skal Sånn gjør vi det hos oss

4

5

6 Tekstarbeid som opplæring

7 Kan få hjerteproblemer av et sånt brev. Varsel om pålegg? Jeg tenker ikke på annet enn ost og syltetøy. Hva mente brukerne? Språket uttrykker makt. PBE fremstår som en stivbeint og streng etat, en etat med dårlig selvbilde. Forferdelig vanskelig og kronglete språk. Alt er sett fra Plan- og bygningsetatens ståsted, og ikke tilpasset meg. Det er meg revnende likegyldig når bystyret vedtok å delegere myndighet til Plan- og bygningsetaten.

8

9

10

11 Nå skjønner jeg hva teksten handler om. Jeg oppfatter etaten som mye hyggeligere når det er lett å lese. Teksten er forståelig første gang du leser den. Nå får jeg svar på det jeg lurer på. Jeg får en følelse av at de ønsker å hjelpe. Behagelig at lovhenvisningene er i et eget avsnitt. Brevet er vennligere enn før, samtidig fremstår etaten som profesjonell.

12

13 1. Skriv det viktigste først

14 2. Lag informative overskrifter Sørg for at overskriften gir leseren nok informasjon. Ofte bør hovedbudskapet komme fram i tittelen. Pass på at overskriften ikke blir for omfattende og teknisk.

15 Hva er budskapet? Vedrørende forespørsel om søknadsplikt Forslag til omskriving: Du må søke om å bygge garasje Fordi klart språk lønner seg

16 3. Bruk mellomtitler for å få fram viktig informasjon Mellomtitler skal framheve viktig informasjon og hjelpe leseren å navigere i teksten. De bør ikke være for knappe bruk gjerne hele setninger. Bruk mellomtitler i alle typer tekster på over en halv side.

17 17

18 4. Henvend deg direkte og vær imøtekommende

19 4. Henvend deg direkte og vær imøtekommende Vi bør være tydelig til stede i teksten og bruke vi når vi omtaler oss selv. Når vi skriver brev, bør vi henvende oss direkte til leseren. Bruk du og dere, og unngå tredje person (søker, klager). Unngå høflighetsformene De, Dem og Deres

20 5. Bruk et aktivt språk Passivformuleringer mangler et aktivt subjekt, og derfor blir det ofte uklart hvem som handler. Mange passivformuleringer gjør også at teksten blir tyngre å lese. Passiv: Klagen behandles. Aktiv: Fylkesmannen behandler klagen.

21 6. Skriv konkret og bruk flere verb Vi bruker ofte substantiver der vi egentlig burde bruke verb. Se etter substantiv som slutter på -ing eller -else, og skriv om til verb. opparbeidelse > opparbeide gjennomføring > gjennomføre

22 7. Bruk et språk leserne forstår, og forklar fagbegreper Ikke alle tekster kan eller bør være fri for fagspråk. Det viktige er å tilpasse teksten til leseren.

23 8. Unngå byråkratisk og stivt språk Unngå ord og uttrykk som forbindes med umoderne byråkratspråk eller såkalt kansellistil. hvorledes, angående, vedrørende Unngå å bruke enkel bestemmelse av substantiv. denne bolig, dette brev, det tilknyttede bruksareal

24 Eksempler på ord dere kan bytte ut foreligge finnes, være, eksistere fremkomme komme fram, oppstå vedrørende om, i forbindelse med anvende bruke herunder under dette, i den forbindelse således slik, dermed påkrevde nødvendige

25 Bruk Kansellisten!

26 9. Les hverandres tekster og gi tilbakemelding

27 10. Skriv korrekt og bruk gode hjelpemidler Hjelpemidler: Boken Skriveregler av Finn-Erik Vinje Bokmålsordboka og Nynorskordboka på nettet Nettsidene til Korrekturavdelingen Nettsidene til Språkrådet Tips: Les korrektur. Les teksten din høyt for deg selv. Lær deg skrivemåten til ord du bruker ofte.

28 Hva er viktig i arbeidet med arkivering? Transparent saksbehandling Innsyn Tilgjengelighet Gjenfinning For å få til dette må vi lage gode og konsekvente titler og filnavn.

29 Skriveregler for arkivansatte Retningslinjer for sakstitler Retningslinjer for journalpostbeskrivelser Retningslinjer for adresseregistrering

30 Eksempler på retningslinjer for sakstitler Sakstitler bør følge en bestemt struktur: Adresse beskrivelse av tiltak eventuelt navn på sted/bygning/prosjekt. Eksempel: Sem Sælands vei 13 etablering av heis Svein Rosslands hus Universitetet i Oslo Unngå sammensatte ord i sakstittelen: Ikke skriv: Bøgata Loftsutbygging Skriv: Bøgata Utbygging av loft

31 Eksempler på retningslinjer for journalpostbeskrivelser Journalpostbeskrivelsen skal vise hvilken funksjon dokumentet har: Er det et vedtak, en forespørsel, en søknad eller liknende? For eksempel: «Forespørsel om søknadsplikt», «Purring på tilbakemelding på søknad» Vær så presis som mulig: Ikke skriv: Vedrørende boder Skriv: Tilleggsopplysninger om boder Eller: Spørsmål om boder

32 Klarspråk er mer enn retningslinjer! Klarspråk fremmer demokratiet og rettssikkerheten. Klarspråk skaper tillit. Med klarspråk sparer det offentlige tid og penger. Klarspråk fremmer kommunikasjonen. «Å gi alle tilgang til språket er et demokratiseringsprosjekt» Professor Torlaug Løkengard Hoel

33 Retten til innsyn og retten til å delta I utgangspunktet er alle dokumenter hos offentlige organ åpne for innsyn. Grunnloven 100, 5. ledd (utdrag): «Enhver har rett til innsyn i statens og kommunenes dokumenter og til å følge forhandlingene i rettsmøter og folkevalgte organer. [ ]»

34 saker journalposter filer

35 Språkquiz!

36 Språkquiz! Skal det være komma eller ikke her? a) Arkivansatte som kan skriveregler blir bedre i jobben sin. b) Arkivansatte som kan skriveregler, blir bedre i jobben sin.

37 Språkquiz! Hva er riktig skrivemåte? a) Vi viser til forvaltningslovens 1. b) Vi viser til forvaltningsloven 1. c) Vi viser til Forvaltningsloven 1.

38 Språkquiz! Hvordan forkorter vi «eventuelt»? a) evt. b) ev. c) evt

39 Språkquiz! Hva er rett skrivemåte? a) Du er til stede på fagdagene. b) Du er tilstede på fagdagene. c) Du er til stedet på fagdagene.

40 Veien videre med klarspråk? Krever oppfølging og videre språkarbeid

41 Spørsmål?