Kommunestyret vedtar Digital strategi for , herunder styr ingsmodell og tiltaksplan, som den foreligger.

Transkript

1 Saksb: Linda Lovise Jakobsen Saknr: 17 / Digital strategi helhetlig målbilde for digital utvikling i kommunen Administrasjonssjefens forslag til vedtak Kommunestyret vedtar Digital strategi for , herunder styr ingsmodell og tiltaksplan, som den foreligger. Begrunnelse for vedtaket Vedlegg Digital styringsmodell Digital strategi Alstahaug_kort Digital strategi Alstahaug_lang Tiltaksplan Digital strategi Saksutredning Formannskapet vedtok , sak 17/150-2, å utarbeide digitaliseringsstrategi for Alstahaug kommune. Det ble avsatt kr i budsjett til formålet og prosjektet ble ytterligere skjønnsmiddelfinansiert med kr Vedlagt er sluttleveransen for prosjektet, som inneholder Digital strategi for Alstahaug kommune , styringsmodell for digitaliseringsprosjekter, samt tiltaksplan. Strategien gir en langsiktig visjon for digitalisering og definerer ambisjon fo r Den beskriver videre fem strategiske satsinger og hovedmål og delmål for å oppnå ambisjonen over de neste 5 årene. I tillegg til dette er det foreslått ko n krete tiltak under hvert delmål. Tiltakene finnes i en egen tiltakspla n som er vedlegg til st rategien. Kort om prosessen: Strategien er utarbeidet gjennom en grundig prosess med bred involvering av kommunens ledelse og ansatte. Det ble etablert en arbeidsgruppe bestående av ulike ledere i kommunen, samt ansatte i HALD - IKT. Den enkelte leder har hatt dialog med sine virksomheter for å samle innspill til strategien og formannskapet og kommunestyret er blitt orientert i løpet av prosessen. Strategien bygger på kartlegging av dagens situasjon på tvers av virksomhetene. Det ble utført intervjuer med totalt 15 ansatte fra ulike deler av organisasjonen og 12 innbyggere (elever, foresatte og brukere av helsetjenesten). Strategien ivaretar rammebetingelser definert i nasjonale føringer, og krav og planer fra virksomhetene.

2 Side 2 av 6 Strategien skal implementeres gj ennom en portefølje av prosjekter som skal styres og forvaltes gjennom en ny styringsmodell. Det er også definert type metodikk og verktøy for prosjektgjennomføring, og for gevinstrealisering. Alstahaug kommunes digitale visjon for er: Fremtid srettet og tilgjengelig for deg Alstahaug kommunes ambisjon 2022: Innbyggerne i Alstahaug bruker digitale tjenester som hovedkanal i dialog med kommunen Innbyggere med behov for det, bruker velferdsteknologi for å bo lengre hjemme Elever har lik tilgang til digitale hjelpemidler, internett og digital læring Innbyggere og næringsliv deltar i utvikling av nye tjenester, og alle lederne i kommunen tar ansvar for digitaliseringen Digitale tjenester og løsninger bidrar til at kommunens økonomi er bærekraftig, og at kostnader til manuelle arbeidsprosesser er vesentlig redusert Strategien inneholder fem hovedsatsningsområder, som l igger tett opp mot satsningsområdene i KS digitaliseringsstrategi , men som har fått en lokal fortolk ning. Herunder er det definert hovedmål for Alstahaug kommunes tjenesteutvikling. Skjematisk fremstilling av satsningsområder: Satsningsområde r 1 Digitale innbyggere og næringsliv 2 Digitalisering som dr ivkraft for økt produktivitet og innovasjon 3 Styrket digital kompetanse og deltakelse 4 Effektiv digitalisering av offentlig sektor 5 Informasjonssikkerhet, personvern og dokumentasjonsforvaltning Utdypende om satsningsområder: Satsningsområde 1: Digitale innbyggere og digitalt næringsliv Innbyggere og næringsliv har tilgang på selvbetjeningstjenester og kommunikasjon med kommune når de selv ønsker det Kommunen har smarte digitale løsninger som forenkler innbyggerens møte med kommunen og tjenestene. Digital kommunikasjon er et na turlig førstevalg. Kommunen har full nettdekning Satsningsområde 2: Økt produktivitet og innovasjon

3 Side 3 av 6 Kommunen tar i bruk ny teknologi som bidrar til effektivitet og tjenesteinnovasjon, og ansatte og ledere tar ansvar for utvikling av tjenestene Kommunen prioriterer bruk av digitale løsninger der det gir størst effekt for tjenesteyting og effektivitet Ansatte opplever en fleksibel arbeidsgiver som tilrettelegger for moderne mobile løsninger Velferdsteknologi bidrar til økt effektivitet og kvalitet i helse - og velferdstjenesten Interne arbeidsprosesser, kommunikasjon og saksbehandling i kommunen foregår digitalt Digitale løsninger og bruken av disse sikrer effektiv og etterrettelig styringsinformasjon Satsningsområde 3: Styrket digital kompetanse og deltakelse Ansatte er kompetente og trygge i bruk av digitale løsninger, og innbyggere og næringsliv bidrar til utvikling av kommunens tjenester Kommunen prioriterer kompetanseutvikling knyttet til teknologiforståelse og tjenesteinnovasjon Led ere er ansvarlige for og, oppdaterte på mulighetene for digitalisering innenfor sitt tjenesteområde Innbyggere, næringsliv og ansatte involveres og deltar aktivt i kartlegging av behov og utvikling av digitale tjenester. Kommunens politikere har eierskap til digitaliseringen og involveres i digitaliseringsprosessene Satsningsområde 4: Effektiv digitalisering av kommunen Den digitale utviklingen oppnås gjennom god samhandling internt, og effektivt samarbeid med andre. Kommunen har en styringsmodell som gir gode prioriteringsmekanismer og benytter seg av beste praksis metodikk for prosjektgjennomføring Kommunen samarbeider tett med andre kommuner om digitalisering, og gjenbruker løsninger der det er mulig. Kommunen tar fortrinnsvis i bruk nasjona le og kommunale fellesløsninger. Den digitale utviklingen oppnås gjennom god samhandling internt i kommunen og på tvers av enheter. Kommunen bruker beste praksis metodikk ved gjennomføring av digitaliseringsprosjekter Satsningsområde 5: Informasjonssikke rhet, personvern og dokumentasjonsforvaltning Kommunen skal ha et styringssystem og tydelige roller og rutiner for informasjonssikkerhet og personvern. Alt som kan offentliggjøres publiseres for innsyn. Kommunen har et prinsipp om at alt som kan offentliggjøres, blir publisert for innsyn.

4 Side 4 av 6 Kommunen skal ha et styringssystem med tydelige prosesser og rutiner for informasjonssikkerhet og personvern. Dokumentasjon i kommunen skal håndteres digitalt og på samme måte på tvers av enhetene For mer informasjon om tiltak under hvert satsningsområde, se vedlegg. Styringsmodell God prioritering, gjennomføring av prosjekter og gevinster skal sikres gjennom en ny styringsmodell og ansvarsfordeling for gjennomføring av utviklingsprosjekter. Her er brukermedvirkning en sentral komponent, samt bruk av prosjektmetodikk ( ) og fremgangsmåte for gevinstrealisering og oppfølging. Figur 1 Illustrasjon av styringsmodell Som det fremgår av modellen så kan ideer og prosjektforslag komme fra sektorer i kommunen, IKT, samt innbyggere og næringsliv. Det skal opprettes en ideportal som skal være åpen for alle som ønsker å komme med innspill til prioriteringsrådet. Prioriteringsrådet er tverrsektorielt og har representanter fra alle sektorer, inkludert IKT. Rådet ledes av Porteføljeansvarlig, som også tar imot innspill og forbereder møter. Porteføljea nsvarlig fremmer rådets anbefalinger til strategisk ledelse. Ansvar for prosjektledelse påhviler fagområdene, men prioriteringsrådet følger opp prosjektene i valg av metode, gjennomføring, overgang til drift og gevinstrealisering. Styringsmodellen skal bi dra til at vi får bedre kontroll med prosjektgjennomføring, at det stilles krav til metodebruk, at gevinster følges opp og at vi unngår konkurrerende og overlappende prosjekter. På sikt vil styringsmodellen gi mer målrettet bruk av kommunens økonomiske mid ler og de ansattes ressurser. Styringsmodellen evalueres i første halvdel av Velferdsteknologi I perioden fram mot 2030 vil antall eldre over 80 år doble s. Flere eldre med behov for helsehjelp og færre yrkesaktive som kan utføre jobben medfører sto re utfordringer for

5 Side 5 av 6 Alstahaug kommune. Disse utfordringene kan ikke løses uten at kommunen tar i bruk innovative teknologiske løsninger som bidrar til å opprettholde kvaliteten i tjenesten. Helse - og omsorgstjenesten er s atsingsområde når det gjelder innfø ring av nye velferds teknologiske løsninger i Alstahaug kommune og gjennom utforming av den digitale strategien har behovskartlegging og anskaffelsesprosesser allerede startet i denne tjenesten. Legemiddelhåndtering, trygghetsskapende teknologi og velferd steknologisk plattform er definert som hovedområder i den videre satsningen. Det er nedsattre tverrfaglige arbeidsgrupper og arbeidet videreføres gjennom prosjektet: Velferdsteknologi Helse - og omsorgstjenesten Bakgrunn for strategien Som nevnt ble det gjennomført en grundig kartlegging i første fase av prosjektet. Herunder en redegjørelse for de viktigste funnene fra kartleggingen, som samlet gir et godt bilde av dagens situasjon i kommunen. Internt i organisasjonen Hovedfunn nr. 1: Kommunen har manglende digital ledelse Det er ingen definert styringsmodell for digitalisering i kommunen, og det arbeides ikke strategisk med digitalisering Det finnes ingen helhetlig plan for innføring av digitale løsninger og prioritering av disse Prosj ektgjennomføring håndteres ulikt fra prosjekt til prosjekt Gevinster fra digitaliseringsarbeid måles og følges opp i liten grad Hovedfunn nr. 2: Kommunen benytter seg ikke av prosjektmetode Det mangler metode for prosjektstyring og gjennomføring av prosjek ter innenfor digitalisering/ikt Kommunen har dedikerte prosjektledere, men ikke en tydelig prosjektmetode på tvers av sektorene Det benyttes ikke metode for gevinstrealisering og det stilles ikke krav til oppfølging eller evaluering av gjennomførte prosjek ter Hovedfunn nr. 3: Det er lite samhandling i digitaliseringsarbeidet Det er liten samhandling mellom kommunen sektorer knyttet til bruk av verktøy og utvikling av digitale løsninger Flere sektorer ser klare fordeler med ett tettere samarbeid men har ikk e prioritert å ta tak i dette Sektorene bestiller systemer med utgangspunkt i egne behov, og vurderer i liten grad om andre systemer i kommunen kan løse behovet. Eller om det er mulig å integrere med fagsystemer i andre deler av kommunen IKT kobles for lit e/for sent inn i prosjektene på grunn av feilvurdering av behovet for bistand/samhandling Hovedfunn nr. 4: Kommunen mangler definerte mål for digitaliseringsarbeidet. Mål for digital utvikling er i varierende grad definert i sektorene, og blant sektorene s om har definerte mål er det usikkert hvor godt forankret disse er nedover i organisasjonen Mange har høye ambisjoner for digitaliseringsarbeidet men har ikke konkretisert hva de vil oppnå eller hvordan de skal komme seg dit.

6 Side 6 av 6 Nasjonale satsninger innenfor d igitaliseringsarbeidet nevnes av flere, men det er ikke definert hvor kommunen skal posisjonere seg i forhold til disse Oppsummering innbyggerintervjuer Innbyggere stort sett fornøyd med kommunikasjonen på de tjenestene de bruker: o Eg. Foreldre i barnehage veldig fornøyd med MobilSkole, foreldre for skolebarn veldig fornøyd med bruk av IPad o Elever fornøyd med sin kontakt med lærer gjennom plattformen It s Learning og MobilSkole. Flere av innbyggerne ønsker seg mer informasjon på nett Innbyggerne formidler at de får veldig god hjelp fra kommunen når de ber om det Både foresatte med barn i barnehage og på skolen nevner bruk av IPad og digitale læringsmidler for å tilrettelegge undervisningen som veldig positivt. Elever fornøyd med digitale læringsmidler i skol en, men internett er tidvis ustabilt. Noen ganger er det problemer med å bruke personlig PC hjemme til skolearbeid Brukerne av helsetjenestene formidler også et positivt inntrykk. Det største forbedringspotensialet går på god og riktig informasjon om tjenestene i passende kanaler Konklusjon Digital strategi og styringsmodell vil gi Alstahaug kommune bedre styring og større gevinst ved gjennomføring av ressurskrevende digitaliseringsprosjekter fremover. Nasjonale og lokale føringer tilsier at bruk av digitale løsninger er nødvendig for å opprettholde et tilfredsstillende nivå på tjenester samtidig som driften av økonomiske årsaker tas ned på en rekke områder. Digital strategi er med til å sikre at krav om brukerorientering møtes når tjenestetil budet i Alstahaug kommune skal videreutvikles. Digital strategi gjør Alstahaug kommune bedre rustet for fremtiden. Børge Toft Administrasjonssjef