ekommunestrategi for Bergensregionen 2012 Bedre tjenester for brukerne

Transkript

1 ekommunestrategi for Bergensregionen 2012 Bedre tjenester for brukerne Januar 2009 R E G I O N R Å D E T B E R G E N S R E G I O N E N

2 Innholdsfortegnelse Innholdsfortegnelse Innledning Bakgrunn Formål Avgrensninger prosessen videre Rammebetingelser Nasjonale og regionale føringer Regional samhandling roller og ansvar Trender og grunnleggende antakelser Overordnede mål og visjon for ekommunestrategien Felles satsingsområder for kommunene i Bergensregionen Forutsetninger Nettbaserte tjenester Beskrivelse og begrunnelse Mål Samhandling og erfaringsutveksling Beskrivelse og begrunnelse Mål Kompetanse for innbyggere og ansatte Beskrivelse og begrunnelse Mål Styrking av lokaldemokratiet og deltakelse i informasjonssamfunnet Beskrivelse og begrunnelse Mål Fra strategi til handling...10 R E G I O N R Å D E T B E R G E N S R E G I O N E N 2

3 1. Innledning 1.1 Bakgrunn Det pågår en digital revolusjon. Nye anvendelser av informasjons- og kommunikasjonsteknologi kommer raskere, berører de fleste og favner dypere for hver dag som går. Internett har blitt en selvfølge, og nettbanken har blitt vår daglige bankforbindelse. Innbyggere og næringsliv venner seg fort til det bedre, til det raskere og til det mer komfortable som de digitale verktøyene og kommunikasjonslinjene åpner for. En kan ikke stille seg på siden av disse endringene. Det regionale samarbeidet er på frammarsj, og ny teknologi gjør det lettere å forene kreftene. Regionrådet Bergensregionen omfatter følgende 11 kommuner: Askøy, Fjell, Øygarden, Sund, Vaksdal, Samnanger, Osterøy, Os, Fusa, Bergen og Austevoll. I 2006 behandlet kommunene i Bergensregionen Felles IKT-satsing i Bergensregionen. Med unntak av Austevoll, vedtok kommunene å etablere Strategi- og koordineringsrådet (SKR). En av oppgavene til SKR er å utforme og anbefale en regional IKT-strategi- og handlingsplan for Bergensregionen. Arbeidet med IKT-strategi, heretter kalt ekommunestrategi, startet Formål Tjenestene kommunene leverer til innbyggere og næringslivet er stort sett like og uavhengig av størrelse på kommunen. Innbyggerne har krav på samme type tjeneste uavhengig av hvor de bor. Mye tyder på at den teknologiske utviklingen kan føre til nye former for sosiale og regionale ulikheter og digitale klasseskiller der kommunegrensen er avgjørende. ekommunestrategien for Bergensregionen 2012 skal legge til rette for en helhetlig og felles IKT-satsing i Bergensregionen, der målet er økt samhandling og bedre tjenester for brukerne. 1.3 Avgrensninger prosessen videre ekommunestrategien for Bergensregionen er delt i to: En strategisk del og en handlingsorientert del. Den strategiske delen skal være langsiktig og angi hva som er regionens og kommunenes felles satsingsområder. Den handlingsorienterte delen er en separat plan som rulleres årlig, og som skal si noe om hva alle eller noen av kommunene skal gjøre i fellesskap. Det er store forskjeller mellom kommunene når det gjelder størrelse og IKT-modenhet, og det vil tidlig i prosessen måtte utarbeides GAP- analyser som viser hvor langt den enkelte kommune er kommet i ekommuneutviklingen, og som kan være grunnlag for både regionale og kommunale satsinger. Kommuner som ønsker det, tar utgangspunkt i ekommunestrategien for Bergensregionen i arbeidet med egen kommunal ekommunestrategi. Kommunene kan i tillegg ha egne satsingsområder og prosjekter. Mal og metodikk for den regionale handlingsplanen kan benyttes i arbeidet med tiltak i den enkelte kommune. R E G I O N R Å D E T B E R G E N S R E G I O N E N 3

4 2. Rammebetingelser 2.1 Nasjonale og regionale føringer Det ligger tydelige føringer fra sentrale myndigheter om at IKT skal være et sentralt hjelpemiddel for å oppnå viktige mål for videreutvikling av kommune Norge. Grunnlaget for strategiarbeidet er den nasjonale e-kommunesatsingen. Strategidelen bygger på regjeringens meldinger, enorge 2009, Stortingsmelding 17 Eit informasjonssamfunn for alle, og veivalg i KS sitt dokument ekommune lokal digital agenda. Dokumentene gir klare signaler om hva det på nasjonalt hold forventes at IKT skal bidra til, bl.a: Økt tjenestekvalitet Deltakelse i informasjonssamfunnet for alle Høyere produktivitet, frigjøring av ressurser og økt velferd Bedre og mer tilgjengelige tjenester gjennom døgnåpen digital forvaltning Ivaretakelse av personvernet Økt digital samhandling mellom kommuner og andre forvaltningsnivåer og næringsliv Bergensregionen er stor i norsk sammenheng, men den er konsentrert og avstandene internt er ikke større enn at den oppfattes som et felles bolig-, arbeids-, service- og kulturmarked. Strategisk IKT - planlegging er grunnleggende for utformingen av den digitale Bergensregionen, som igjen er viktig for oppfylling av intensjonene i Bergensscenarier 2020 og visjon, mål i samarbeidserklæringen for Regionrådet Bergensregionen. 2.2 Regional samhandling roller og ansvar Kommunene i Bergensregionen har selvstendig ansvar for finansiering, utvikling og implementering av egen ekommunestrategi, samt organisering av IKT området. Strategi- og koordineringsrådet (SKR) er opprettet av Regionrådet Bergenregionen etter vedtektenes 3c. SKR representerer et strategisk samarbeid og er et koordinerende og rådgivende organ. SKR skal iverksette og koordinere vedtatte prosjekter på tvers av kommunene og være pådriver i forhold til enhetlig utvikling av regionen. Bergensregionens ekommunestrategi og handlingsplan skal sikre oppfølging av nasjonale føringer og bidra til realisering av nasjonale planer. Et slikt samarbeid gir bedre muligheter til å påvirke utviklingen og å motta nødvendig nasjonal og regional finansiell støtte. ekommunestrategien for Bergenregionen vedtas for kommunene i Regionrådet Bergensregionen. Utfordringene er mye de samme i også andre kommuner. Regionrådet Bergensregionen har nært samarbeid med andre kommuner og regionale samarbeid, for eksempel Nordhordlandsregionen, Business Region Bergen (BRB) og Hordaland Fylkeskommune. Satsingsområder og tiltak skal åpne opp for deltakelse og samarbeid også utenfor Regionrådet Bergensregionen der det er formålstjenlig. 2.3 Trender og grunnleggende antakelser IKT er en av de sterkeste drivkreftene i samfunnsutviklingen. Det er anslått at IKT står for hele 40 % av produktivitetsveksten i EU området. Høy produktivitet er like viktig i offentlig som privatsektor. Uten en effektiv offentlig sektor er det vanskelig for det private næringsliv å oppnå høy produktivitet. IKT er også et stadig viktigere hjelpemiddel i distriktsutbygging og R E G I O N R Å D E T B E R G E N S R E G I O N E N 4

5 utvikling av lokalsamfunn. I nettsamfunnet vil borgerne også være leverandør av offentlig informasjon, Jrf. eborger 2.0. Utviklingen vil medføre at kommunene må bevege seg: Fra internt fokus og bruk Fra teknologi og system Fra leverandør av teknologi Fra administrativt anliggende Fra fragmentert ansvar Fra silo tenkning Fra selvstendige løsninger til innbygger- og samfunnsfokus til løsninger og behov til samarbeidspartnere til et politisk verktøy for å utvikle offentlig sektor sine tjenester til innbyggerne og samfunnet til konsernstrategi og utvikling til tjenester på tvers av fagsområder til integrasjon og arkitektur Denne utviklingen må kommunene forholde seg til. Innbyggerne vil forvente at det offentlige kan tilby minst like gode interaktive tjenester som private bedrifter og institusjoner. R E G I O N R Å D E T B E R G E N S R E G I O N E N 5

6 3. Overordnede mål og visjon for ekommunestrategien Kommunene i Regionrådet Bergensregionen har følgende visjon: Den digitale og samstemte Bergensregionen Bedre tjenester for brukerne Kommunene i Regionrådet Bergensregionen har følgende mål: Kommunene i Bergensregionen skal tilby sine innbyggere og næringsliv effektive og fremtidsrettede tjenester gjennom nettbaserte løsninger Brukerne i regionen skal oppleve høyere grad av tilgjenglighet, bedre tjenester og effektiv samhandling med sin kommune Brukerne skal få likeverdige tjenester på nett uavhengig av hvilken kommune en tilhører Brukerne skal kunne finne relevant informasjon om seg selv og de en forsørger Personvernet skal ivaretas gjennom sikre løsninger i tråd med gjeldende standarder for informasjonssikkerhet Kommunene skal utnytte de muligheter teknologien gir til å redusere miljøutslipp Effektive løsninger skal bidra til at kommunene kan frigjøre ressurser til tjenesteleveranser R E G I O N R Å D E T B E R G E N S R E G I O N E N 6

7 4. Felles satsingsområder for kommunene i Bergensregionen 4.0 Forutsetninger Gjennom samarbeid og en felles IKT- satsing er det mulig å løfte kommunene i regionen opp på et høyt ekommunenivå og realisere Den samstemte og digitale Bergensregionen. Det er en krevende oppgave å gå fra ord til handling og se samarbeidet som et ledd i en mer langsiktig strategi som ikke alltid gir øyeblikkelige gevinster. Det offentlige Norge har evnet å legge til rette for en stor grad av standardisering av de områdene som er felles for hele det offentlige Norge. Åpne standarder må legges til grunn for arbeidet og utviklingen. IKT-utstyr og bredbånd med tilstrekkelig kapasitet til alle kommunale virksomheter sees på som en selvfølge, og det må etableres en fremtidig IKT-struktur som muliggjør ulike former for effektivt interkommunalt samarbeid. Arbeidet med å utvikle kommunene i den retning samfunnet og myndigheter ønsker i forhold til ekommuner, er krevende. Dette innbefatter organisatoriske, styringsmessige og teknologiske utfordringer. For å nå målene må det være et mer forpliktende samarbeid, og felles satsningsområder vil være en sentral del i å redusere innsatsmengden totalt i kombinasjon med hurtigere fremdrift for kommunene sett under ett. Forankring i den enkelte kommunale politiske og administrative ledelse er en forutsetning. De respektive kommunene må sikre tilstrekkelige økonomiske rammebetingelser for å realisere målsettingene med ekommune. Samtidig må det etableres sterk fokus på realisering av gevinster, som kan komme i form av økonomisk, samfunnsmessig eller kvalitets- og omdømmemessig karakter. 4.1 Nettbaserte tjenester Beskrivelse og begrunnelse Nettbaserte tjenester er fremtidens metode for effektiv samhandling med innbyggere og næringsliv. Dette kommer som en erstatning for manuelle og tidkrevende arbeidsmetoder i kommunen. Flere sektorer i privat næringsliv har nå velfungerende tjenester til sine kunder. Erfaringene tyder på at innbyggerne er motivert og klar for å benytte nettbaserte tjenester fra offentlig sektor. For å oppnå målene må det utvikles noen grunnleggende tjenester og løsninger som understøtter denne utviklingen. Videreutvikling og tilgjengeliggjøring av nettbaserte tjenester skal skje i nært samarbeid med store nasjonale offentlige aktører, som Altinn, enorge, MinSide og DIFI Mål Kommunene i Bergensregionen skal: 1. Etablere MinSide funksjonalitet i alle kommuner med sikker pålogging. Brukerne skal kunne bestille og hente data/informasjon fra ulike systemer og virksomheter om seg selv Det skal være såkalte selvbetjeningsløsninger. Tilgang til elektroniske tjenester skal skje via sikker pålogging R E G I O N R Å D E T B E R G E N S R E G I O N E N 7

8 2. Utvikle og etablere elektroniske arbeidsprosesser og integrasjoner for å sikre effektiv utnyttelse av fagsystem og innhold. Dette danner fundamentet for en fremtidig samhandling internt i kommunen og mot eksterne samarbeidspartnere i form av kommunale, statlige eller næringslivs orienterte virksomheter 3. Innføre fullelektroniske tjenester for innbyggerne. Disse skal i størst mulig grad være regelbaserte tjenester som medfører reduksjon av administrativ innsats for tjenesteproduksjon, bedre effektivitet og produktivitet for kommunen og innbyggeren 4.2 Samhandling og erfaringsutveksling Beskrivelse og begrunnelse Digital samhandling omfatter det interne liv i og på tvers av kommuner og forvaltningsnivåer, og handler om funksjonsdeling og samarbeid om oppgaver, uavhengig av fysisk plassering av personell og utstyr. Digital samhandling muliggjør bedre utnyttelse av ressurser, samarbeid om tjenesteproduksjon og leveranser, utveksling av erfaring, kompetanse og arbeidskraft, og er spesielt viktig på ressurskrevende tjenester innen helse og sosial, pleie og omsorg, skole og utdanning Mål Kommunene i Bergensregionen skal: 1. Effektivisere og øke kvalitet av forvaltning og tjenesteproduksjon gjennom fagnettverk, samarbeid og økt digital samhandling 2. Samarbeide om anskaffelser med målsetting om flest mulig felles og like systemer 3. Ha et forum/samarbeid for deling av kunnskap om arbeidsprosesser og beste praksis samt arbeid med gevinstrealisering 4. Kommunene i Bergensregionen skal benytte saksbehandlingsløsninger som sikrer sømløs overføring av data mellom portaler, databaser, sak/arkiv-systemer og fagsystemer for de viktigste tjenesteområdene. Kommunene skal bygge sine løsninger på felles offentlig IKT- arkitektur der prinsipper for arkitektur, felles prosesser, tjenester og komponenter inngår 5. Samordne arbeidet med å etablere tilfredsstillende informasjonssikkerhet i kommunene 4.3 Kompetanse for innbyggere og ansatte Beskrivelse og begrunnelse Med kompetanse menes bruk av digitale verktøy og evnene til å ta i bruk og forstå de muligheter IKT-utviklingen gir. Grunnleggende ferdigheter i bruk av digitale verktøy er nødvendig for å fungere i dagens samfunn og arbeidsliv. Grunnleggende digitale ferdigheter er viktig for å hindre utestenging fra samfunnslivet og nyttiggjøre seg elektroniske tjenester fra kommunene. De ansattes R E G I O N R Å D E T B E R G E N S R E G I O N E N 8

9 kompetanse i bruk av IKT er avgjørende for effektiv forvaltning og tjenesteyting Mål Kommunene i Bergensregionen skal: 1. Delta i et regionalt kompetansesamarbeid. Mandat, roller og ansvar skal avklares og et verktøy for et slikt samarbeid skal være innført 2. Samarbeide og spre erfaringer knyttet til IKT-opplæring av seniorer og andre personer som er utenfor arbeidsliv og utdanning. Innbyggerne skal ikke stå utenfor nettsamfunnet som følge av alder, geografi og økonomi og redusert funksjonsevne 4.4 Styrking av lokaldemokratiet og deltakelse i informasjonssamfunnet Beskrivelse og begrunnelse Et godt lokaldemokrati kjennetegnes ved god dialog mellom politikere og innbyggerne. Bevisst bruk av teknologi kan styrke samhandlingen. Overgang til papirløs behandling av saker i politiske organer kan begrunnes med reduserte kostnader og miljøhensyn. Ny teknologi kan også sette de folkevalgte bedre i stand til utføre sine verv som beslutningstakere, og samtidig tilfredsstille økende krav og forventninger fra befolkningen og media om innsyn i politiske beslutningsprosesser. Kommunenes løsninger for selvbetjening og dialog med brukerne må utformes med tanke på størst mulig tilgjengelighet. Tilgjengelighet for alle uttrykker en målsetting om å gi flest mulige mennesker i flest mulige situasjoner - og med ulikt utstyr og programvare - mulighet til å nå informasjon og tjenester på nett Mål Kommunene i Bergensregionen skal: 1. Legge til rette for deltakelse, påvirkning og dialog mellom innbyggerne, kommunen og de folkevalgte gjennom ulike digitale kanaler 2. Samarbeide om utvikling av kommunenes nettsider slik at sidene utvikles i samsvar med nasjonale standarder og kvalitetskrav 3. Samarbeide om standarder og løsninger for papirløs behandling av saker i kommunenes politiske organer R E G I O N R Å D E T B E R G E N S R E G I O N E N 9

10 5. Fra strategi til handling Kommunene må sette seg inn i hva ekommunestrategien innebærer. Den rasjonelle styringsmodell fungerer greit i teorien, men i praksis blir det lett adskilte prosesser. Strategiog koordineringsrådet (SKR) må følge tett opp at vedtatte prosjekter og tiltak blir gjennomført. SKR skal årlig evaluere ekommunestrategien. SKR skal årlig oppdatere og revidere handlingsplanen, som deretter å gå videre til styret/regionrådet i Bergensregionen for videre behandling i kommunene. Arbeid med handlingsplanen følger den årlige budsjettprosess i kommunene, og prosjektene/tiltak behandles i kommunene i henhold til gjeldende retningslinjer i kommunen. Alle prosjektene og tiltakene skal ha egne mandater og gjennomføres i henhold til vanlig prosjektmetodikk. Gjennomgang og fornyelse av arbeidsprosesser og en plan for gevinstrealisering er en forutsetning for anskaffelse og innføring av nye systemer og løsninger. SKR utarbeider halvårlig statusrapport for prosjektene/tiltak i handlingsplanen. R E G I O N R Å D E T B E R G E N S R E G I O N E N 10