Hva er gevinstrealisering?

Transkript

1 Hva er gevinstrealisering? Utfordringer og muligheter André Alves, leder for KS gevinstekspertnettverk Østre Toten kommune Geir Graff, Dreng Asker kommune

2 Agenda Gevinster og gevinstrealisering hva og hvorfor? Gevinstrealisering i konseptfasen Det å virkelig realisere gevinster

3 Det er lett å være rådmann - eller? Virksomhetsendring Daglig drift

4 Dere skal sørge for en god og helhetlig virksomhetsstyring God balanse mellom daglig drift og utvikling

5 Å ta ting «hele veien»? Behov for noe NYTT! Utviklet noe NYTTIG Ny løsning er NYTTIGGJORT

6 Hvilke er de strategiske målene EGENTLIG? Samfunnsoppdraget Mål og strategier

7 Hvor mange strategiske mål har du? Hvor kommer de fra?

8 Smått og stort

9 Det Viktige «Når det viktige ikke er målbart, blir det ofte det målbare som blir viktig» Egil Daltveit, Krigsskolen Foto: Flickr.com no film. Lisens: (CC BY-NC-ND 2.0)

10 Folk

11 Utviklingsfilosofi «Gjør alt så enkelt som mulig men IKKE enklere» «Hvis du ikke kan forklare det på en enkel måte, forstår du det ikke godt nok» - Albert Einstein

12

13 Plansystemet

14 Styrings- og leveransesystem

15 Hvor mange prosjekter har du gående i din kommune akkurat nå? Hvorfor det...?

16 Helhetlig styring Praksis?! Behov for noe NYTT Utviklet noe NYTTIG Ny løsning er NYTTIGGJORT

17 Derfor trenger vi ulike styringsdisipliner Portefølje (MoP ) (Ansvar for alt som skal til for å oppfylle strategiske mål og gevinster) Program (MSP ) (Fullt gevinstansvar) Prosjekt (PV) (Delvis gev.ansvar) Prosjekt (PV) (Delvis gev.ansvar) Prosjekt Prosjekt Prosjekt

18 Et greit prinsipp

19 «IT i praksis»

20 Gevinster og gevinstrealisering Hva?

21

22 Det kan også sies slik: Vi definerer en gevinst som en effekt som blir sett på som positiv av minst én interessent Kilde: Direktoratet for økonomistyring (DFØ)

23 Gevinsttyper Direkte budsjettmessige gevinster > Reduserte driftskostnader f.eks. rimeligere avtale med en IKT-driftsleverandør > Reduserte utgifter, f.eks. til porto og papir som følge av elektronisk utsendelse av dokumenter. > Redusert bruk av innleide/vikarer. Indirekte budsjettmessige gevinster > Effektivisering som følge av endrede arbeidsprosesser eller potensielle stillingsreduksjoner (ikke hele stillinger), som følge av elektronisk dialog med tjenestemottakere. > Typisk er at kommunen mottar færre henvendelser som krever behandling av ekspedisjon, postmottaket m.fl > Denne type gevinster kan kostnadsberegnes, men er vanligvis vanskeligere å ta ut i budsjettene fordi disse ikke har direkte utgiftsposter i regnskapet. Kvalitative gevinster > Økt brukertilfredshet, mer tilgjengelige tjenester, økt omdømme, økt evne til omstilling o.l - Miljøbesparelser, f.eks. videokonferanseløsninger (redusert transport/klimaskader > Kilde: Gevinstkokeboka (KS)

24 DFØ sier: > Gevinster kan deles inn i tre hovedtyper: > Effektiviseringsgevinster for staten er gevinster som gir besparelser på budsjettene til statlige virksomheter. Eksempler på slike gevinster er redusert bemanning og reduserte utgifter til lokaler. Disse gevinstene bør verdsettes i kroner siden de skal synes på virksomhetenes budsjetter. > Kvalitetsgevinster for staten er gevinster som medfører økt kvalitet på ett eller flere områder. Eksempler på kvalitetsgevinster er færre situasjoner med avvik fra normal drift, raskere svar, bedre arbeidsmiljø og økt tillit til en virksomhet. Disse gevinstene kan det være hensiktsmessig kun å tallfeste i fysiske størrelser og beskrive. > Gevinster for øvrige aktører er besparelser og kvalitetsgevinster for kommuner, statsforetak, privatpersoner og privat sektor. Eksempler på slike gevinster er reduserte utgifter til porto, lavere transportutgifter, redusert bemanning, bedre arbeidsmiljø og økt tillit. Kilde: Direktoratet for økonomistyring (DFØ)

25 Gevinst hva snakker vi om? INNSATS RESULTAT 24

26 Kellogg og andre metodikere HVORFOR skal vi gjøre dette? INPUT/INNSATS Hva må vi gjøre og levere? OUTPUT/EFFEKT/NYTTE Hva får vi ut av det som er levert på kort og lang sikt? HVORDAN kan vi oppnå dette?

27 ENDRING

28 Hvilke er de tre viktigste endringsinitiativene som gjøres hos deg nå? Hvordan vet du det? Er du helt sikker?

29 Å bygge en ny kommune Et gigantisk oppdrag 103 til 55 folkevalgte, 6 mrd. i budsjett, ansatte, 64 selskaper/- interkommunale samarbeid, 106 x 3 ikt systemer, 300 innkjøpsavtaler, ulik økonomi og tjenestetilbud, ulike gebyrer/avgifter, ulike lønn, arbeidsvilkår, pensjonsordninger og vi skal sammen sørge for gode tjenester til innbyggere fra vugge til grav før og etter

30 Hva ser vi? Hvor vil vi? 29

31 Hvordan kommer vi dit? osv

32 Gevinstrealisering «Gevinstrealisering innebærer å planlegge og organisere med tanke på å hente ut gevinster av et tiltak, og å følge opp disse gevinstene slik at de faktisk blir realisert.» Kilde: DFØ Oppdatert 8. des. 2017

33 Gevinstrealisering når starter det?

34 Prosjektportalen Verktøy for styring

35 Gevinstanalysen

36 Gevinstoversikt

37 Gevinstrealisering i konseptfasen Eks. på behov Enhet hjemmetjenester starter innføring av velfersteknologi ved å bygge ut tilbudet rundt plattformen for trygghetsalarmer (side 72 i handlingsplan 2018)

38 Hvem bør involveres? Ledere på området Ledergruppen HOV (Spesielt hjemmetjenesten) Prosjektleder- Innovasjonsmedarbeider Fagfolk på området (grasrota) Digitaliserings kompetanse Kompetanse IKT infrastruktur Kartleggingsteam hjemmetjenesten (Ergoterapeut m.f.) Kompetanseperson innen organiseringen av trygghetsalarmer fra hjemmetjenesten. Hjelpemiddellageret Fagsystemansvarlig Tildelingskontoret (Koordineringsperson) Fagfolk på andre områder (grensende eller ikke) Interesserorganisasjoner (f.eks. demensforeningen, LHL, Frisklivssentralen, Foreldreforeningen for barn med funksjonshemming) Installatør i brannvesenet

39 Hva driver behovet? Analognettet vil fases ut Statlig bestemmelse på at trygghetsalarmene skal digitaliseres i løpet av 2018 Nødvendig for at helse- og omsorgstjenestene skal kunne håndtere framtidens tjenestebehov i forbindelse med eldrebølgen Kommunal omsorgsstrategi (Ny velferd 2040) boliggjøring av eldre Kontrakten med nåværende leverandør går ut i feb. 2018

40 Med utgangspunkt i behovet, hvilke mål har vi? Å skape en organisasjonsutvikling som tar ut potensiale i teknologien, i tråd med kommunens planlagte strategier; Kommune 3.0 og Velferd 2040 Vi må ha alarmer som snakker sammen med eksisterende systemer og nye velferdsteknologiske løsninger Alarmsystemet må være utformet med hensyn til både brukere og ansatte (brukervennlighet) Alarmsystemet bør være minst mulig leverandørspesifikt utformet, slik at det er mulig for kommune å «shoppe» for bedre avtalevilkår Trygghetsalarmtilbudet må utformes slik at det er tilgjengelig for alle som behøver det (kostnad pr. bruker)

41 Hadde vi oppnådd målene våre, hvilke gevinster skulle vi ha fått? Færre fysisk tilsyn Brukere opplever økt trygghet i eget hjem og frihet i hverdagen. Tjenestene får bedre oversikt over brukerne i kommunen, ved å knytte digital trygghetsalarm til en felles digital trygghetsplattform. Pårørende blir involvert i omsorgsoppgaver, i større grad enn nå. Lette trykket på plasser i heldøgnsomsorgen

42 Hvilke endringer må til slik at vi får gevinstene våre? Gevinst: Færre fysisk tilsyn Endringer: Behov for organisasjonsutvikling (20 % er teknologi, 80 % er mennesker) Innføring av digitale trygghetsalarmer Innføring av avstandstilsyn/nattilsyn Gevinst: Brukere og pårørende opplever økt trygghet i eget hjem og frihet i hverdagen. Endringer: Brukere og pårørende er mer kompetente når det kommer til bruk av teknologiske løsninger. Tjenesten har realtime oversikt over brukerne på tvers av hele kommunen

43 Hvilke forutsetninger må være på plass? Gevinst: Færre fysisk tilsyn Endringer: Behov for organisasjonsutvikling (20 % er teknologi, 80 % er mennesker) Innføring av digitale trygghetsalarmer Innføring av avstandstilsyn/nattilsyn Forutsetninger: Involvering av de ansatte (frikjøping) Tjenestedesign og brukerreiser som setter oss i stand til å luke ut unødvendig ressursbruk/gamle måter å jobbe på. Må være integrert med eksisterende systemer og nye velferdsteknologiske løsninger Arbeidskapasitet til å innføre avstandstilsyn (et annet prosjekt i seg selv)

44 Hvilke forutsetninger må være på plass? Gevinst: Brukere opplever økt trygghet i eget hjem og frihet i hverdagen Endringer: Brukere og pårørende er mer kompetente når det kommer til bruk av teknologiske løsninger. Tjenesten har realtime oversikt over brukerne på tvers av hele kommunen Forutsetninger: Brukere og pårørende må involveres før, i løpet av og etter innføringen Digital trygghetsalarm knyttes til en felles digital trygghetsplattform

45 Gevinstrealisering i konseptfasen Grunnleggende spørsmål 1. Hvem bør involveres? 2. Hva driver behovet? 3. Med utgangspunkt i behovet, hvilke mål har vi? 4. Hadde vi oppnådd målene våre, hvilke gevinster skulle vi ha fått? 5. Hvilke endringer må til slik at vi får gevinstene våre? 6. Hvilke forutsetninger må være på plass? Endrings- og gevinstanalyse

46 Det kan også deles opp slik: Aktiviteter Leveranser Nødvendig endringer Effektmål Strategiske gevinster Visjon Det er lett å glemme disse

47 Gevinstansvar i en linjeorganisasjon. IVERKSETTE ENDRING, REALISERE GEVINSTER BESLUTTE ENDRING MÅLE GEVINSTER Ansatte og mellomledere Mellomledere og virksomhetsledere Virksomhetsledere og direktører Rådmann og direktører Kommunestyre Aktiviteter Leveranser Nødvendige endringer Effektmål Strategiske gevinster Visjon

48 Suksessfaktorer for vellykket gevinstrealisering > Erkjenn at ansvaret for gevinstrealisering ligger hos virksomhetsledelsen og ikke hos prosjektet. > Identifiser tidlig tiltakets gevinster og forutsetningene som må oppfylles for at gevinstene skal bli realisert. > Erkjenn at gevinstene ikke blir realiserte av seg selv, og at det derfor må settes av nok ressurser til arbeidet med gevinstrealisering. Kilde: DFØ

49 Balansere risiko og gevinster Gevinstrealiseringsplan Prosjekt Aktivitet Endring Effekt Risikostyring

50 Det å virkelig realisere gevinster På tvers av Østre Toten kommune har vi i 2017 fått sykefraværet ned tilsvarende 3.6 mill kr. Kan vi si vi realiserte direkte gevinster på 3.6.mill kr? Er det penger i lomma? Stab&Støtte har innført KS Svar UT og elektronisk arkiv på tvers av hele kommunen i Vi har med det frigjort tid tilsvarende stillinger på 100% og 40%. Alt sammen 140% stilling. I tillegg ble portokostnader kr lavere enn før. Er disse gevinster?

51 Noen endringer vi har gjort grunnet gevinstarbeid Standardisering av budsjettinnspill Endrings- og gevinstanalyse som krav Felles pengepott (risikopenger) tilgjengelig etter søknad ut i fra gevinstverdi

52 Det å virkelig realisere gevinster Man realiserer ikke gevinster før man omdisponerer: Penger (direkte gevinster) Tid (indirekte gevinster) Dokumentert økt kvalitet (kvalitative gevinster) MEN.

53 Det å virkelig realisere gevinster Dette kan skape konflikter i ledelsen/styringsformer. Skal vi ta pengene fra ledere som har jobbet hardt til å få redusert sykefravær? Er dette premie de får for hardt arbeid? Hvordan bør man håndtere en slik situasjon? Motivasjon VS «straff»