Digitalisering av byggesaksprosessen gjennom heile prosessen frå u8ylling av skjema 9l melding om vedtak

Transkript

1 Digitalisering av byggesaksprosessen gjennom heile prosessen frå u8ylling av skjema 9l melding om vedtak Riksarkivarens SAMDOK- konferanse 2013 Michael Pande- Rolfsen,

2 Tre elementer i digitaliseringsarbeidet i kommunal sektor ü Digitaliseringsstrategi for kommunesektoren ü : Program for IKT- samordning i kommunesektoren ü KS interessepoli9ske posisjoner på digitaliseringsområdet

3 Mål plan, bygg og geodata Kommuner og fylkes- kommuner har en digital plan- og byggesaksprosess: i dialogen med innbygger og næringsliv internt i organisasjonen i samhandling med resten av forvaltningen

4 Overordnet bes9ller KS hovedstyre Brukerforum Opera9v bes9ller K10 (Store) programstyre KNUIT (ehelse) Styrings- gruppe Arbeidsgrupper eid IKT- Samar beide U8ører Plan og bygg strategi Fylkes- kommuner Arkitektur Osv.. Kompetanse Andre Sikkerhet

5 ByggNeX Oppdraget er å "utvikle en strategi for etablering av ByggNeX«, ref St.m DiBK gjennomfører en konseptvalgutredning (KVU) i samsvar med Finansdepartementets retningslinjer føringer som "full elektronisk byggesaksbehandling", "register over byggdokumentasjon", "regelsjekking av tekniske krav ved bruk av bygningsinformasjonsmodeller (BIM)» osv minst 3 konseptuelt forskjellige løsningsalterna9ver samfunnsøkonomisk analyse for å finne det beste alterna9vet som legges 9l grunn i en anbefalt strategi som sendes departementet for videre behandling Terramar leder prosessen og skal utarbeide KVU dokumentet

6 Innovasjon i innkjøp Nasjonale u8ordringer krever nye løsninger Offentlige anskaffelser må utnyxes på en mer ak9v måte som s9mulerer 9l konkurranse, næringsutvikling og innovasjon. Vi må samhandle smartere!

7 Garasjebyggeren Sjur 7

8 Naboen 9l Sjur 8

9 Saksbehandler og arkivar 9

10 Idé- og desingkonkurranse Tilgang 9l bakgrunnskart, eiendomskart og reguleringsbestemmelser (planinformasjon) Enkelt tegneverktøy (enkel BIM) Bygningsmodellen plasseres i kartet Regelsjekk og automa9ske 9llatelser Betalingsløsninger på nex Forslag 9l forretningsmodeller

11

12

13

14

15 Eksempel på 9lgjengelige løsninger Publikumsløsning for PC, nexbrex og mobil KarXjenester (GeoNorge) Vise kart ut fra adresse og matrikkel Innsyn i plan, Sak/Arkiv, matrikkel

16

17

18 Samhandling og integrasjon Matrikkel BIM KOSTRA Se min eiendom, kart, plan,, Betalings- løsning ByggLeO - garasje og uthus Sak/arkiv ID- porten SvarInn Gebyr- kalkulator SvarUt

19 Status! Mange av komponentene eksisterer U8ordringen er gode vekslinger Nye innova9ve forretningsmodeller som ikke forutsexer full statlig finansiering er foreslåx! DiBK og KS/ i dialog om videre prosess 19

20 Innsyns- klienter Søknads- klient AltInn Søknads- tjener Fagklient byggesak Rapportering KOSTRA Tiltaks- base (L,S) BIM Noark5 Regelsjekk BIM, PBL, lokale, reguleringsbestemmelser Kart og plandata Matrikkelen (S/L/K) Økonomi, kundeliste Konkurranse Felleskomponenter

21 Vinnerkonseptene foreslår at brukeren betaler for innsending av søknad i 9llegg 9l det tradisjonelle gebyret I dag Utarbeide søknad DatauXak Saksbehandling EXer digitalisering Utarbeide søknad Innsynsklient DatauXak Saksbehandling Gevinst

22 GI- standarden Et sex av standard tjenester for samspill mellom plan, matrikkel og arkiv TaX utgangspunkt i bruks9lfeller (use case) Teknologiuavhengig modell og plalormspesifikke modeller

23 KS/ eier «bruks9lfellene» og GI- modellen Arkiv Matrikkel GI- standarden Plan- register RA MD/ KV KV

24 Erfaringer fra Trondheim kommune Standarden er bra et solid arbeid er levert! Store u8ordringer knyxet 9l arkiv og senere oppsex av teknisk miljø og håndtering av «brannmur Styrket arkivet som felles «databank» Arkiverer bare en plass og slipper kopivelde BidraX 9l fokus på rik9g registrering av saken Enklere kommunikasjon mellom saksbehandlere på tvers av enhetene, poli9ske utvalg og publikum Enklere å skime leverandør av fagløsning

25 Kartklient for poli9kere Trenger ikke kart, arealplaner, dokumenter på papir i møter Tilgang 9l informasjon på befaringer Oppdatert informasjon!

26

27 KOSTRA

28 KOSTRA skaper u8ordringer B. Gebyrer 1. Hva var byggesaksgebyret (ekskl. mva) for oppføring av enebolig siste år? 2. Hva var gebyret for opprettelse av en grunneiendom på 750 m2? Kroner C. Saksbehandlingstid for opprettelse av grunneiendom, byggesøknader og gjennomføring I. Ved opprettelse av grunneiendom II. Rammesøknader Byggesøknader III. Etttrinns søknader med 12 ukers frist IV. Etttrinns søkna-der med 3 ukers frist V. Etttrinnssøknader uten ansvarsrett VI. For gjennomføring av eierseksjoneringer VII. For gjennomføring av oppmålingsforretning 1. Hva var gjennomsnittlig saksbehandlingstid? 2. Hvor mange saker fikk lengre saksbehandlingstid enn lovpålagt tid? D. Omfang av byggesaksbehandling og eierseksjonering IV. Ett-

29 Strategier for det videre arbeidet med digitaliseringsarbeidet (Målet er å realisere digitale løsninger for garasje/uthus i 2015)

30 Forankre nasjonalt i arbeidsgrupper UFO Oslo UFO Oslo UFO Asker UFO Bærum Pilot 1 DiBK UFO Trondheim Pilot 2 DiBK Digitalt regelverk DiBK, KV Arbeidsgruppe Standard Arbeidsgruppe byggesak Standard Forenkling byggesak av regelverket Arbeidsgruppe «Kundereisen» Arbeidsgruppe Regulerings- bestemmelser

31 Strategisk ledelse og IKT 80% Organisasjon Prosesser Teknologi 20%

32 Kundereisen Tjenester Informasjon om byggesak v/ telefon, epost, veileder på nex,, Forhåndskonferanse Behandle byggesøknad Klageadgang Prosess Tilby informasjon om byggesaksprosessen MoXa og behandle anmodning om forhåndskonferanse MoXa søknad og avklare dokumentasjon Behandle rammesøknad/ex- trinnssøknad Informasjon Reguleringsplan, matrikkel, kart, grunn/miljøforhold, Sentral godkjenning, fakturagrunnlag,,, Prosess- støxe (regelverk, veiledere, maler,,) Styringsinformasjon,KOSTRA System Arkiv ESA, Ephorte, Acos, DocuLive, 360, BraArkiv, Planregister Norkart, NOIS, Geodata, Geoma9kk Økonomi/fakturering Komfakt, ByggSøk

33

34

35 lanserer gevinstkokebok og gevinstverktøy FØR PROSJEKT PROSJEKT I DRIFT þ Enkel og pedagogisk kokebok! En enkel «oppskrift» på gevinstrealisering før, under og etter prosjekt som er knyttet til overordnede prosjektmilepæler. Kokeboken gir deg en pedagogisk innføring i hva som skal gjøres når og hvordan for å tilfredsstille et minimum av gevinstrealisering. " þ Gevinstanalyse og målsetting! Enkel mal for gevinstanalyse, målsetting og gevinstrealiseringsplan" þ Prosjektstyringsmal! Visuelt prosjektstyringsverktøy/mal med fokus på gevinstrealisering under prosjektet. Hjelper til med å følge opp mål satt før prosjektet ble iverksatt, samt status på prosjektet og risiki" þ Gevinstrealiseringsmal! Visuelt verktøy for oppfølging i drift for enhetsledere og rådmann. Verktøyet gir status på mål fra gevinstrealiseringsplanen"

36 Det er stor variasjon i modenheten i gevinstrealisering blant kommunene Ulike modenhetsnivåer innen gevinstrealisering i norske kommuner VikWgste observasjoner «Improvisert»! Sporadisk utarbeidelse av gevinstanalyse" " «Prosjektkultur»" Gevinster planlegges, prosjekter styres godt" «Gevinstkultur»" Helhetlig gevinstrealisering med oppfølging i drift" Stor variasjon i modenhetsnivå.! Fokus på å få finansiering for prosjekter.! HVOR MANGE GEVINSTER SOM BLIR REALISERT" Antar at gevinster realiseres automatisk" Mangler ofte gevinstanalyser" Mangler gevinstrealiseringsplan" Ikke standard tilnærming til prosjektmetodikk og prosjektgjennomføring" Blir målt på om systemene virker, ikke hvor mye gevinst de gir" Stort fokus på gevinstanalyser" Prosjektmetodikk er innført i virksomheten" Prosjekter styres godt" Gevinstrealiseringsplaner utarbeides" Mangler overføring av gevinstrealisering fra prosjekt til linje " Blir hovedsakelig målt på om prosjektet er vellykket" MODENHETSGRAD" Helhetlig fokus på gevinstrealisering" Gevinstanalyser føres" Målsettinger settes før prosjekt" Linjen har eierskap til endringene og de ønskede gevinster før prosjekter starter" Gevinstrealiseringsplaner utarbeides" Prosjektene styres godt" Mål satt før prosjektet startet opp overføres til virksomhetsstyring i linjen" De fleste kommuner har innført standard prosjektmetodikk.! Oppfølging i drift er problematisk.! Forankring og eierskap er avgjørende.!!

37 Takk for meg!