Lync-prosjektet i HiNT

Transkript

1 Bakgrunn Behov for samhandling blant forskerne Administrativ samhandling Deling av dokument Personlig videokonferanse Integrere ulike kommunikasjonskanaler Telefoni: Proprietært og kostbart

2 Samarbeidspartnere:

3 Framdrift Mai 2010: Besluttet valg av MS OCS/Lync August 2010: Pilot OCS (IT-tjenesten) November 2010: Etablering av driftsmiljø for Lync (servere, backup) Desember 2010: Pilot Lync (IT-tjenesten) Januar 2011: Pilot Lync (Ledelsen) Februar 2011: Pilot Lync (Utvalgte grupper) April 2011: Utrulling Lync alle ansatte (campus-vis) April 2011: Competella sentralbordmodul April - Mai 2011: Opplæring alle ansatte April - Mai 2011: Fjerning av gamle telefonapparat Mai Juli 2011: Tilpassing funksjonalitet i Lync (bl.a. mobilintegrasjon) September 2011: Pilot desentral undervisning med Lync Desember 2011: Slått av alle gamle telefonsentraler (Fax, alarm osv) Januar 2012: Lync-undervisning i produksjon

4 Totalkost Behov for oppgradering av videokonferansesystem Behov for oppgradering av telefonisystem hele tiden.. Store årlige telefonikostnader (trafikk og abonnement) Medflytting til mobil Behov for nye apparat: IP, WLAN, DECT Gjøre oss mindre avhengig av konsulenter Ønsker å redusere reiseaktivitet (også miljø)

5 Økonomi Reiser: minimum kr. 1.0 mill. spart pr. år Telefoni: minimum kr. 0.2 mill. spart pr. år Investeringer: minimum kr. 0.2 mill. spart pr. år Drift og vedlikehold: min. kr. 0.1 mill. spart pr. år Mindre målbart: Jobber raskere, smartere og yter bedre service Generell kvalitetsheving Mye, fleksible studietilbud og undervisningsformer Motiverte medarbeidere (?)

6 Økonomi erfaringer pr. desember 2011 Årlige investeringer i forhold til det tradisjonelle telefonisystemet er redusert med kr ,- (Fra kr. 250 til kr. 100 ) Årlige investeringer og vedlikehold av videokonferanseutstyr forventes redusert med kr ,- (Fra kr. 300 til kr. 200 ) Årlige (eksterne) driftskostnader er redusert med kr ,- (Fra kr. 100 til kr. 40 ) Årlige utgifter til fasttelefoni er forventet redusert med kr ,- (Fra kr. 580 til kr. 400 ) (Dokumentert nedgang allerede i 2011) Årlige utgifter til mobiltelefoni er forventet redusert med kr ,- (Fra kr. 300 til kr. 200 ) (Noe usikkert pga. generelt økende mobilbruk) Årlige reiseutgifter er forventet redusert med kr ,- (20% nedgang fra 10.0 mill til kr. 8.0 mill) (I tillegg kommer all tiden som frigjøres på grunn av mindre reising!)

7 Pilotering Pilot IT-tjenesten Pilot faglig ledelse på helsefag Pilot hele ledergruppen Utrulling ansatte

8 Forankring Rektorat Øvrig ledelse Tjenestemannsorganisasjonene Informasjon til alle ansatte Opplæring og brukerstøtte Blogg

9 Gjennomføring Prosjektplan (Mål) Prosjektorganisering Rollefordeling Prosjektgjennomføring Kostnadsberegninger og budsjett

10 Nøkkelargumenter Flere muligheter for samhandling Bedre arbeidshverdag (Mindre reising, tilgang til kolleger, oversikt over ressurser) Fleksibilitet. Moderne arbeidsformer Økonomi for organisasjonen Ledelsen presenterer Lync-prosjektet i dialogmøte med departementet, og får skryt for offensiv satsing!! Det liker de

11 Erfaringer Ansatte tar overgangen raskere enn vi ventet! Økonomi (allerede nevnt bedre enn ventet) Fleksibilitet. Ansatte mer tilgjengelig. Arbeider overalt. Samarbeid: Blir mer kjent på tvers av avdelingene Vi reiser mindre men møtes mer! Generelt lite problemer - teknisk så vel som organisatorisk Ansatte er fornøyd! UNINETT kommer med anbefaling rundt valg av SIP- infrastruktur

12 Erfaringer (forts.) Noe usikkerhet rundt fraværsmarkering/tilgjengelighet Mobilintegrasjon hvor viktig er dette? Mobilintegrasjon ansatte har private mobilabonnemet. Faktureringstrøbbel hos TDC Lync-klienter på nettbrett og smartphones kommer! En ny måte å tenke tilgjengelighet på! Teknisk: Hodesett, kamera, konferansetelefon, møteromsutstyr, smartboards, osv: