Næringsvennlig region - forstudie. Delprosjekt 2 Pilot sju Fosenkommuner

Transkript

1 Næringsvennlig region - forstudie Delprosjekt 2 Pilot sju Fosenkommuner

2 Innhold: 1. Mål og rammer Organisering Prosjektoppfølging Målgrupper, interessenter og kommunikasjonsstrategi Risikovurdering Gjennomføring Økonomi Avtale

3 1. Mål og rammer 1. Bakgrunn Utviklingsverktøyet næringsvennlig kommune (NVK) anvendes i dag i enkeltkommuner der målet er å tilby gode og relevante tjenester for lokalt næringsliv. Ulike former for kommunale tjenester til næringslivet skal bidra til økt lønnsomhet i bedriftene og flere arbeidsplasser. Flere kommuner har planer om mer samarbeid innen næringsutvikling. Det er behov for et verktøy som kan være til hjelp når næringssamarbeid skal etableres, utvikles og implementeres i en region. Man ønsker derfor å utvikle verktøyet NVK slik at det kan anvendes både i forbindelse med kommunesamarbeid og i forbindelse med ulike former for regionalt samarbeid. Målet er å utvikle Næringsvennlig Region (NVR) til et verktøy for fylkeskommunen og andre offentlige aktører som arbeider med nærings- og regionutvikling. Distriktssenteret vil bidra i prosjektutviklingen for å kunne tilby NVR til deltakere i Byregionprogrammet. Verktøyet vil kunne bidra til å kunne styrke næringsarbeidet i både eksisterende og nye regioner, og være til hjelp for aktører som jobber med næringsutvikling over hele landet. Denne prosjektplanen er et forslag til en arbeidsprosess som beskriver hvordan forstudie NVR anbefales gjennomført, som pilot for 7 kommuner på Fosen i Sør-Trøndelag. Parallelt med forstudien på Fosen gjennomføres konseptutvikling NVR (forstudie), som et eget delprosjekt. 3

4 Erfaringer fra Fosen-kommunene sitt arbeid med NVR skal bidra til videreutvikling av verktøy for gjennomføring av NVR. Den overordnede prosjektplanen gir en helhetsoversikt over arbeidet som skal utføres i forbindelse med de to delprosjektene 1) Konseptutvikling 2) Pilot på sju Fosenkommuner 4

5 1.2 Prosjektmål (fra forstudie til hovedprosjekt) Effektmål hovedprosjekt: Gjennom målrettet kommunal og regional tilrettelegging skal eksisterende og nytt næringsliv i regionen ha fått gode rammevilkår for vekst og utvikling. Etter endt hovedprosjekt skal man m.a. ha oppnådd: En organisering av næringsapparat som legger til rette for effektiv gjennomføring av strategiske tiltak, som beskrevet i den regionale næringsplanen Viktige forutsetninger for organiseringen vil m.a. være: o o o o Rask saksbehandling, brukervennlige kanaler og god service for næringslivet Et tydelig lederskap med klare roller og ansvarsforhold for aktørene i næringsapparatet Gode arenaer for samarbeid mellom kommune/region, forsknings- og utdanningsinstitusjoner og næringsliv Et balansert forhold mellom ambisjonsnivå og økonomiske og menneskelige ressurser 5

6 Resultatmål for forstudie: Etter endt forstudie skal konseptet NVR forstudie være gjennomført og evaluert som pilot for sju kommuner på Fosen, som allerede har etablert et regionalt samarbeid. Man skal sitte igjen med: En beskrivelse av NÅ-situasjonen, som m.a. inneholder: o En beskrivelse av brukerbehovet o En oversikt over næringslivets sammensetning og konkurransefortrinn (med utgangspunkt i beskrivelser fra næringsplanen for FRR) o En oversikt over næringsutviklingsaktører, roller og ansvarsforhold o En oversikt over hvordan utdanningsinstitusjoner bidrar i næringsutviklingsarbeidet o Variasjon i kommunenes organisering og prioritering av næringsutviklingsoppgaver, samt en oversikt over dagens samarbeidsformer o En beskrivelse av kapasitet og kompetanse på område næringsutvikling Vurdering av styrker og svakheter, muligheter og utfordringer opp mot vurderingskriterier for effektiv organisering av næringsutviklerrollen (disse kriteriene utvikles som et ledd i konseptutviklingen) Vurdering av mulige samarbeidsformer mellom kommuner i regionen En oppsummering av endringsbehov, herunder strategiimplikasjoner for framtidig organisering av næringsutviklerrollen 6

7 En overordnet anbefaling til hvordan regionen samlet, i samarbeid mellom kommuner eller enkeltvis, kan jobbe videre med utvikling av næringsutviklerrollen Plan for forprosjekt NVR for Fosenregionen 1.3 Rammer og framdrift alle faser Arbeidet skal følge Innovasjon Norge sin PLP-metodikk etter en tentativ framdriftsplan som vist i tabellen under: Utviklingsfase Gjennomført innen Forstudie 1. april 2017 Forprosjekt 1. desember 2017 Hovedprosjekt 1. desember

8 2. Organisering Rolle Prosjekteier: Oppdragsgiver: Prosjektansvarlig: Prosjektleder: Prosjektmedarbeider: Prosjektgruppe: Styringsgruppe: Deltakerer Fosen Regionråd Teamet for regional omstilling i Innovasjon Norge Torun Bakken, Fosen Regionråd Ingvill Flo, PwC Roald Johansen, IFO Torun Bakken (Fosen Regionråd), Roald Johansen (IFO), Bjørn Damhaug (Næringsalliansen Fosen), Ingvill Flo (PwC) Johannes Skaar, Rune Fromreide (Innovasjon Norge), Ole Magnus Aurdal (KMD), Karen Espelund (Sør-Trøndelag fylkeskommune), Terje Sørvik (Nord-Trøndelag fylkeskommune), Geir Lyngaas (Distriktssenteret) 8

9 3. Prosjektoppfølging 3.1 Beslutningspunkter Det foreslås ingen beslutningspunkt utenom de obligatoriske ved start og avslutning. 3.2 Oppfølging Møter i styringsgruppen og statusmøter mellom prosjektleder og prosjektansvarlig avtales ved oppstart. Det er planlagt to møter i styringsgruppen. Videre bør prosjektet presenteres for styret og rådmannsutvalg i Fosen Regionråd. Ordførerne oppfordres om å orientere kommunestyrene om prosessen. Tilsvarende bør rådmennene orientere sine ledergrupper og næringsavdelinger om arbeidet. 3.3 Milepæler Disse milepæler gjelder for forstudie: # Dato Hendelse november Prosjektmandat og prosjektplan fremlegges styret i FRR for vedtak 2 1. mars Datainnsamling ferdigstilt mars Utkast til sluttrapport presentert for styringsgruppen 4 1.april Sluttrapport oversendt styringsgruppen med plan forprosjekt april Evaluering av forstudie 9

10 4. Målgrupper, interessenter og kommunikasjonsstrategi 4.1 Interessenter/målgrupper Viktige interessenter for forstudie er: Næringslivet i regionen (bransjer som er prioritert i regional næringsplan spesielt) Regionråd med representanter for alle kommuner, representert ved politisk og administrativ ledelse (Rådmannsgruppen og styret Fosen Regionråd) Kommunene ved rådmann og ansatte som berøres av kartleggingen (næringssjefer, plansjefer etc.), samt politisk ledelse Nærings- og utviklingsaktører ved nærings- og vekstselskaper, næringshager og næringsforeninger Utdanningsinstitusjoner som har stor betydning for næringsutviklingen i regionen 4.2 Kommunikasjonsstrategi Forstudien vil bli gjennomført over fire måneder, og i denne periode vil interessentene bli informert gjennom web og i møter. 10

11 5. Risikovurdering 5.1 Risikofaktorer Risikofaktorer vurderes å være de meste kritiske faktorer som kan hindre måloppnåelse i forstudie: - Et reelt ønske om å forbedre organisering av arbeid med næringsutvikling hos politisk og administrativ ledelse innad i kommunene og samlet for regionen - Tilgang på relevant, eksisterende dokumentasjon om næringsarbeidet i regionen - At man klarer å beskrive de riktige driverne for at regionen skal lykkes med næringsutvikling - Respons fra relevante nøkkelaktører i intervjufase - Kapasitet i regionen til å bistå prosjektleder ved behov 5.2 Risikohåndtering I tabellen under har vi utarbeidet en oversikt over kritiske suksessfaktorer, og hvordan disse bør følges opp for å redusere risikoforhold. Kritisk suksessfaktor Risiko Kvalitetssikring Et reelt ønske om å forbedre organisering av næringsutviklerrollen hos politisk og Middels Prosesser i administrative og politiske miljø på både regions- og kommunalt nivå for å sikre nødvendig forankring og motivasjon for prosessen. Potensielle gevinster må synliggjøres. 11

12 Kritisk suksessfaktor Risiko Kvalitetssikring administrativ ledelse innad i kommunene og samlet for regionen Politisk og administrativ ledelse må prioritere deltagelse i intervju og møter. God informasjon og kommunikasjon om prosjektet underveis. Tilgang på relevant, eksisterende dokumentasjon om næringsarbeidet i regionen Lav Tett dialog med oppdragsgiver og styringsgruppa om hva som finnes av relevant dokumentasjon for å unngå å repetere analyser og vurderinger som allerede foreligger Tydelighet mtp. hvem som er ansvarlig for å skaffe til veie dokumentasjonen Tidsplan og løpende prosjektstyring At man klarer å beskrive de riktige driverne for positiv næringsutvikling i regionen Middels Få opp en helhetsforståelse for næringslivet i regionen gjennom dialog med nøkkelpersoner og gjennomgang av sentrale styringsdokumenter/analyser som beskriver næringslivet i regionen Hente erfaringer fra andre sammenlignbare regioner, og hva som har vært viktige drivere for næringsutvikling der Kartlegging av dagens aktører og prosesser i næringsutviklingsarbeidet med fokus på hva som er utfordrende og bør forbedres Videreføres sterke sider ved dagens næringsutviklerrolle Finne gode anbefalinger på områder der man er svake/har utfordringer i dag 12

13 Kritisk suksessfaktor Risiko Kvalitetssikring Respons fra relevante nøkkelaktører i intervjufase Middels Sette av tilstrekkelige ressurser til å identifisere hvem man bør intervjue, og avtale møter i god tid Kommunikasjon fra oppdragsgiver mot aktuelle ressurspersoner/respondentgrupper i tidlig fase Kapasitet i regionen til å bistå prosjektleder ved behov Middels At det etableres en styrings- og prosjektgruppe som har kapasitet, kompetanse og relasjoner til å støtte prosjektleder i prosjektets ulike faser 13

14 6. Gjennomføring Det er utarbeidet et foreløpig konsept for gjennomføring av forstudie, som nå skal anvendes på Fosenregionen som pilot. Etter endt forstudie skal konseptet evalueres og forbedringsforslag skal innarbeides. Man ser foreløpig for seg at NVR forstudie vil inneholde følgende oppgaver, resultater og ressurser, som i perioden november 2016-mars 2017 testes på regionsamarbeidet til Fosenkommunene: HA# Hovedaktivitet Tiltak Resultat Ressurs Etablering av prosjekt- og styringsgruppe med representanter fra viktige beslutningstagere. PA, SG, PL, PG 00 Prosjektledelse og forankring Arbeids- og koordineringsmøter med nøkkelaktører, m.a. regionråd og rådmannsutvalg Forankring, mandat og motivasjon hos beslutningstagere Presentasjon av resultater underveis og i forbindelse med prosjektavslutning 14

15 HA# Hovedaktivitet Tiltak Resultat Ressurs 01 Identifisere deltakere i regionen Avklare med rådmann og/eller næringssjef i hver kommune hvem som bør involveres i intervju på kommunalt nivå for å få oversikt over aktørene og deres arbeidsprosesser Avklare med næringsdirektør i fylket hvem som bør involveres i intervju på regionsnivå for å få oversikt over aktørene og deres arbeidsprosesser Oversikt over relevante og eksisterende utviklingsaktører i regionen og per kommune PG 02 Politiske planer og ambisjoner for næringsarbeidet i regionen Gjennomgang av planer for næringsutvikling (sentrale styringsdokument, m.a. strategisk næringsplan for Fosen) Kortfattet beskrivelse av planverk og strategiske prioriteringer i regionen PG 03 Regionenhetens rolle og ansvar Arbeidsmøte med regionrådet for å klargjøre deres rolle og mandat Beskrivelse regionenhetens roller, ansvar og mandat for arbeidet med næringsutvikling PG 15

16 HA# Hovedaktivitet Tiltak Resultat Ressurs Skreddersøm av intervjuguide basert på ovenstående PG Intervju av nøkkelinteressenter Analyse og sammenfatning av forbedringspunkter Planlegge og gjennomføre intervjuer iht. interessentoversikt Oppsummering og analyse av innsamlet data fra intervjurunde Analyse og vurdering av innsamlet data. Basert på dette utarbeide en sluttrapport iht. mal for sluttrapport forstudie Intervjuguide Datagrunnlag for videre analyse og bearbeiding Beskrivelse av NÅ-situasjon Vurdering av styrker og svakheter, muligheter og utfordringer opp mot vurderingskriterier for effektiv organisering av næringsutviklerrollen Vurdering av mulige samarbeidsformer mellom kommuner i regionen PL, PG, SG, PA En oppsummering av endringsbehov, herunder strategiimplikasjoner for 16

17 HA# Hovedaktivitet Tiltak Resultat Ressurs framtidig organisering av næringsutviklerrollen En overordnet anbefaling på hvordan regionen samlet, i samarbeid mellom kommuner eller enkeltvis, kan jobbe videre med utvikling av næringsutviklerrollen 06 Avslutte forstudien og forbedre konseptet forstudie NVR Evaluering av forstudien Utarbeidelse av presentasjonsmateriell Plan for neste prosjektfase (forprosjektet) Evaluering som anvendes til konseptutvikling PL, PG og SG 17

18 6.2 Tids- og ressursplaner Hovedaktiviteter Nov Des Jan Feb Mar Dagsverk Utarbeidelse av 1 mandat/prosjektplan Prosjektledelse og 8 forankring Identifisere deltakere i 2 regionen Politiske planer og 1 ambisjoner for næringsarbeidet i regionen Regionenhetens rolle 1 og ansvar Intervju av nøkkelinteressenter 10 Analyse og 8 sammenfatning av forbedringspunkter Reisetid 5 Sum dagsverk 36 SUM KOSTNAD EKS. MVA

19 7. Økonomi 7.1 Kostnader Det beregnes 36 dagsverk a kr 9 600,- eks mva. i prosjektlederhonorar, totalt kr eks. mva. Det er lagt til grunn at intervjuer gjennomføres ved fysisk tilstedeværelse og at det går med 10 dager til dette formål. Det er videre lagt til grunn fysisk tilstedeværelse på samling med rådmannsgruppe og regionråd, samt på oppstarts- og avslutningsmøte med styringsgruppen. Dersom det skal gjennomføres flere møtedager med fysisk tilstedeværelse vil det påløpe kr per dag. I tillegg kommer reisekostnader, som baserer seg på faktiske utlegg til reisen (flybilletter, km. godtgjørelse etter statens satser, overnatting/mat og andre utlegg etter regning). I tillegg kommer kostnader til prosjektmedarbeider kr eks. mva. 7.2 Finansiering Kostnader til forstudie finansieres av Innovasjon Norge, regional omstilling. 19

20 8. Avtale Denne prosjektplanen omfatter ikke avtale med underleverandør eller andre. Prosjektmedarbeider inngår avtale med Innovasjon Norge. Denne planen regulerer gjennomføringen av oppdraget. Rissa og Stryn den 10. november 2016 Torun Bakken Prosjektansvarlig Ingvill Flo Prosjektleder 20