Risiko for misligheter; Eiendomsavdelingen

Transkript

1 Eiendomsavdelingen Moderat 7, 10, Liten 8, 23, 24, 26 15,16,18, 20,21,22 3,5 Meget liten 25, 27, 28 1,2,4,6,9, 11,12,13,14 1 Utvikling av f.eks. sykehjem og barnehager Tomtekjøp Eiendomskjøp Salg av eiendom Innleie Utleie Utleie / reforhandling Tomme bygg Forvaltning Enkeltanskaffelser under Kontraktssrategi Utarbeide kravspek / tildelingskriterier Evaluering av tilbud Dokumentbehandling Kontaktperson ut mot leverandøren Behovsmelding Gjennomføre minikonkurranser på rammeavtaler < 1 000' Gjennomføre minikonkurranser på rammeavtaler > 1 000' Fakturakontroll HMS tiltak (ofte hastebestillinger) Biler / inventar / redskap Generell saksbehandling - gjelder alle avdelinger MinTid (arbeidstid / flexitid) Overtid Refusjoner / utlegg Sykefravær Permisjon Ansattes bruk av kredittkort 1 1

2 Eiendomsavdelingen - renholdsseksjonen Moderat Liten 7 3 Meget liten 1, 2, 5 4, 6 1 Utfakturering til kunder Ekstraoppdrag Tyveri fra kunder Innkjøp av forbruksvarer Arbeidstid Overtid Sykefravær Reiser i.a. i.a. 9 Ansattes bruk av kredittkort i.a. i.a.

3 Prosjektavdeling 19 Moderat 8,23 7,11,12,13 Liten 15,21,25 2,3,16, 17,20,24 4,5,9,10 Meget liten 16,22 1, Utarbeidelse av budsjett til forprosjekt og prosjekt Enkeltanskaffelser under (gjelder ikke EM) Kontraktssrategi Utarbeide kravspek / kvalifikasjonskrav og tildelingskrit Evaluering av tilbud Dokumentbehandling v/åpning av tilbud Kontaktperson ut mot leverandøren Gjennomføre minikonkurranser på rammeavtaler Fakturabehandling (inkl. mottakskontroll) Endringsmeldinger Kontraktsoppfølging Forhandle sluttoppgjør Bruk av innleid personell OBY har diverse kunst i sine bygg Generell saksbehandling - gjelder alle avdelinger Utlevering av sensitiv informasjon Registrere informasjon som ikke skulle registreres Fjerne / slette informasjon MinTid (arbeidstid / flexitid) Overtid Refusjoner / utlegg Reiseforskudd Sykefravær Permisjon Ansattes bruk av kredittkort 2 1

4 Juridisk- og Anskaffelsesfaglig avdeling 28 Moderat ,16 Liten 22,24 6,17,25 10,13 1,2,3,4,7, 15,26 Meget liten 20,21, ,12,14 5,9 1 Kontraktsoppfølging Saksbehandling / sluttoppgjør / forhandlinger Kjøp av eiendom - ordinær Kjøp av eiendom - seksjoner Salg av eiendom Kontraktssrategi Bistand i utarbeidelsen av konkurransegrunnlaget Informasjon til leverandører Dokumentbehandling Utlevering av sensitiv informasjon Registrere informasjon som ikke skulle registreres Fjerne / slette informasjon Avvise / ikke avvise Evaluering Bruk av innleid personell Kvalitetssikring minikonk. under kr 1 mill Generell saksbehandling - gjelder alle avdelinger MinTid (arbeidstid / flexitid) Overtid Refusjoner / utlegg Reiseforskudd Sykefravær Permisjon Ansattes bruk av kredittkort Ansattes bruk foretakets avtaler Varsle leverandører om kommende hasteanskaffelser Bevisst feil CPV-kode Tyveri fra jobben 4 1

5 Økonomiavdeling Moderat Liten 7, 10, 13 Meget liten 12, , 5, 6, 11 2, 3, 4, 8, 9 1 Utbetalinger til leverandører / remitteringskontroll Utbetaling til kunde Husleiekalkulator Utfakturering av husleie - feil beløp, mangl utfakt Utfakturering av husleie - kontonummer Utfakturering av renholdstjenester Viderefakturering Avviksanalyser / oppfølging Budsjettering Brukertilganger Leverandørregisteret Lønn / ansattregister Refusjon sykepenger Utlevering av sensitiv informasjon Registrere informasjon som ikke skulle registreres Slette informasjon Generell saksbehandling - gjelder alle avdelinger MinTid (arbeidstid / flexitid) Overtid Refusjoner / utlegg Reiseforskudd Sykefravær Permisjon Ansattes bruk av kredittkort Innleie av arbeidskraft 1 1

6 HR avdelingen Moderat Liten Meget liten 11,12,13, 15,16,17,18 2,3,5,6,7,8,9,10,20 1,14,19 1 Rekruttering Lønnsutbetaling Lønnsjusteringer Refusjon sykepenger Sykefravær OBY - HRs oppfølging Permisjon m / lønn MinTid - HRs oppfølging Overtid - HRs oppfølging Utlegg - HRs oppfølging Kredittkort Innleie av arbeidskraft Kompetanseheving opplæring/kursvirksomhet Organisering av samlinger Mottak av tilbud i konkurranser Fellesanskaffelser, nye avtaler MBU AMU Førstehåndsgodkjenning av noen fakturaer Utlevering av sensitiv informasjon Fjerne / slette informasjon i Public MinTid (arbeidstid / flexitid) Sykefravær 2 2

7 Direktørens stab Moderat 9, 20 Liten 22, 24 15, 19 2, 3 Meget liten 4-8, 11-14, 16,17,21, 23,25,26 18, Controll - plalegge og gjennomføre revisjoner Controll - Gjennomføre fakturakontroll / kontroll av lev Bistå sluttoppgjørsforhandlinger KS - Administrere foretakets kvalitetssystem - drift/supp KS - Administrere foretakets kvalitetssystem - opplæring KS - Planlegge og gjennomføre revisjoner Kommunikasjon - Profilering, intranett, sosiale med. Mv Kommunikasjon - Planlegge info.tiltak på byggeprosjekt IKT Drift - Innkjøp utstyr IKT Sikkerhet - Planlegge, styre og evaluere enhetens arb IKT Sikkerhet - Gjennomføre informasjonssikkerhetstiltak Admin - Styrearbeid Admin - Telefoni Admin - Godkjenne fakturaer - internfakturaer UKE Admin - Godkjenne fakturaer - fakturaer på timer (IKT) Admin - Godkjenne fakturaer - innleie Stab Generell saksbehandling Utlevering av sensitiv informasjon Registrere informasjon som ikke skulle vært registrert MinTid (arbeidstid / flexitid) Overtid Refusjoner / utlegg Reiseforskudd Sykefravær Permisjon Ansattes bruk av kredittkort Innleie av arbeidskraft 1 2