Implementering av ledelsesinformasjons system (LIS) hos Forsvarsbygg. Knut-Walther Nordahl, Forsvarsbygg Vaike Nyberg, EVRY

Transkript

1 Implementering av ledelsesinformasjons system (LIS) hos Forsvarsbygg Knut-Walther Nordahl, Forsvarsbygg Vaike Nyberg, EVRY

2 Agenda Om Forsvarsbygg og LIS Bakgrunn og hensikt med prosjektet Fasene og milepælene Avvik og utfordringer Resultater fra prosjektet

3 Om Forsvarsbygg Norges største eiendomsforvalter med en eiendomsportefølje på ca 4,2 mill kvm bygningsmasse fordelt på ca bygg og anlegg Etat under Forsvarsdepartementet Vi omsetter for ca 7 mrd kroner i året Vi produserer ca årsverk 8 forskjellige forretningsområder 5 organisasjonsnivåer Representert i alle landets fylker

4 Våre oppgaver Vi utvikler og bygger nye eller rehabiliterer bygg og anlegg Forsvaret trenger Vi leier ut, drifter og vedlikeholder alle eiendommer Forsvaret benytter Vi tilbyr spesialkompetanse innen sikring, fortifikasjon, kulturminneforvaltning og miljø Vi forvalter, ivaretar og utvikler Norges historiske festningsverk for allmennheten Vi avhender eiendom Forsvaret ikke lenger har bruk for

5 Hva er LIS? Forsvarsbyggs verktøy for mål,- resultat- og risikostyring Oppfølgning og rapportering av Forsvarsbyggs mål og styringsparameter Brukes til rapportering eksternt og internt Implementeres på alle nivåer i organisasjonen Ca 200 brukere med skrivetilgang

6 Bakgrunn og hensikt med prosjektet For dårlig bruk av felles mål-, resultat- og risikostyring i Forsvarsbygg Forsvarsbygg mangler felles verktøy for virksomhetsstyring Rapportering er tidkrevende og rapportene lages på mange forskjellige formater Kritikk fra Forsvarsdepartementet for manglende helhet i rapportering og styring

7 Oppbygging av prosjektet Trinnvis innføring av prosjektet Faseinndeling: Fase 1: rapportering fra Forretningsområder til konsernledelsen videre til Forsvarsdepartementet Fase 2: rapportering fra Markedsområder/avdeling til Forretningsområder Fase 3: Egne rapporter internt i Forretningsområdene, spesialrapporter Per i dag er Fase 2 ferdigstilt Organisatorisk: Futura og Utvikling var piloter. Deretter utrulling videre i organisasjonen

8 Fase 1 Fokus: rapportering fra Forretningsområde->Forsvarsbygg- >Forsvarsdepartementet/Konsernledelsen Etablere grunnstrukturer Etablere skjermbilder Opplæring og aktiv deltakelse fra Forsvarsbygg Endringer fortløpende, både pga programvare samt endring i prioritering av forretningsområder

9 Faser og milepæler (2) Fase 2 av 3 Rapportering fra avdeling til Forretningsområde Store lokale variasjoner Fokus på opplæring av lokale ressurser

10 Avvik og utfordringer Utfordringer med programvare Ytelse Mange oppgraderinger og til tider dårlig testede nye versjoner Diskusjon med programvareleverandør Grunnlaget for rapportering fremstår uklart Uklare/manglende definisjoner/konkretiseringer av rapporteringspunktene. Forskjellig praksis/rutiner i Forretningsområdene Tidkrevende prosesser før en org.enhet slippes på

11 Avvik og utfordringer (2) Tidkrevende å få oversikt/kontroll på dataene Hvem rapporterer på hva? Hvor kommer tallene fra? Utfordringer med Agresso-integrasjoner Forskjellige søkebetingelser fra Forretningsområde til Forretningsområde Mye manuell datainntasting per dags dato All informasjon fra andre kildesystemer tastes inn manuelt Ressurser Varierende allokering av ressurser i Forretningsområdene Lite kapasitet i IKT-avdelingen

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24 Forventede effekter Kartleggingen av rapporteringsprosessen før oppstart viste et potensiale for innsparinger på ca 3,6 mill pr år i tillegg til bedre kvalitet på rapporteringen Tilbakemeldinger viser at systemet er tidsbesparende for brukere på alle nivåer Ny kartlegging vil bli gjennomført når systemet har vært i drift i en periode

25 Hva skal til for å lykkes? Et enhetlig, definert og akseptert grunnlag for rapportering En tøff linje i forhold til endringer og ny funksjonalitet Realistisk tidsplanlegging, husk løpende drift Nok og de riktige ressursene