Hvordan bruker Oslo kommune HMS Styring på ulike nivåer i virksomheten 1.april HMS Styring

Transkript

1 1.april.2014 HMS Styring

2 Agenda Om Oslo kommune og innføring av modulen Gjennomgang av løsning individuell del Gjennomgang av løsning HMS Styring Gjennomgang av bruk og erfaringer med HMS Styring 1

3 Nytt HR-system HMS-modul Stor satsing på utvikling og innføring av HMS-modul oindividuell oppfølging og overordnet styring outviklet i samarbeid med leverandør 2

4 Felles HMS- prosesser Overvåke og følge opp sykefravær Håndtere og redusere skader, ulykker, trusler og vold Dette er obligatoriske prosesser som implementeres hos alle virksomheter i Oslo kommune. 3

5 Mål for prosessene Lavere fravær og færre skader, ulykker, trusler og vold Sikre at tidsfrister overholdes i tråd med lovens krav Felles rutine med systemstøtte til oppfølging av sykefravær, skader, trusler og vold Gi støtte til analyse og grunnlag for å iverksette forebyggende tiltak 4

6 Innføringsløpet 1. desember 2013 ofrist implementering i hele Oslo kommune (individuell del) outrulling av HMS-styring - Puljevis utrulling - Frist mars

7 HMS-modulen - individuell del 6

8 Støtte til leder i oppfølging av sykefravær 7

9 Arbeidsulykke/-skade, trussel/vold Melding opprettes Leder mottar melding og vurderer alvorlighet av denne Hvis alvorlig oppretter leder en sak som genererer tiltak Leder vurderer ytterligere HMS-tiltak Saken ferdigbehandles Verneombud bistår leder i vurdering av melding og opprettelse av sak 8

10 Bistand i skjemautfylling 9

11 Dokumentasjon på ett sted 10

12 Støtte til leder Oppfølgingsverktøy for leder o Loggføring av kontakt med den sykmeldte o Enkel tilgang til fraværsoversikt o Kan opprette og følge opp egendefinerte tiltak o Mulighet for å sende tiltak på arbeidsflyt o Linker til NAV og relevant lovverk o Stedfortrederfunksjonalitet o Rapporter i oppfølgingsarbeidet Dokumentering av oppfølgingsarbeidet o Mulighet til å skanne inn relevante dokumenter o Dokumentasjon av sak/tiltak enkelt tilgjengelig ved bytte av leder 11

13 Forventede effekter av HMS-modulen (individuell del) Støtte til en effektiv og systematisk oppfølgingsprosess, som legger grunnlaget for raskere tilbakeføring til jobb Oppgaver utføres innen lovpålagte tidsfrister Støtte for avslutning av langvarige sykefraværssaker Bedre oversikt/dokumentasjon, alt på ett sted Bedre grunnlag for likebehandling og mer forutsigbare prosesser 12

14 HMS-Styring 13

15 HMS- modulens styringsverktøy HMS styring skal bidra til at ledere i Oslo kommune skal få god oversikt over HMS- prosessene på et overordnet nivå. Hensikten er å gi lederne i Oslo kommune o god oversikt over tilstanden i sin del av virksomheten o bedre styringsinformasjon o bedre beslutningsgrunnlag o bedre grunnlag til å forebygge 14

16 Integrasjonene HMS-modulen - Sykefraværsoppfølging - Skader, vold, trusler Lønnsmodulen - Organisasjonsstruktur Fraværsmodulen - Sykefraværsstatistikk HMS Styring

17 HMS- styring 16

18 Eksempel på målekort for sykefravær 17

19 Eksempel på målekort skader, trusler og vold 18

20 Oppfølging på alle nivå i organisasjonsstrukturen 19

21 Detaljering av resultatet 20

22 Eksempel på sammenligning - høyest/lavest 21

23 Bruk av HMS-styring i Oslo kommune I den enkelte virksomhet o Brukes som et aktivt oppfølgingsverktøy for den enkelte leder følge opp egen(ne) enhet(er) o Verktøy for kvalitetssikring av eget arbeid med oppfølging o Som grunnlag for strategiske tiltak på de ulike nivå i virksomheten (handlingsplaner) o Verktøy for overvåking og rapportering på virksomhetsnivå (lokale rutiner) 22

24 Bruk av HMS-styring i Oslo kommune Sentralt nivå o Overvåke og følge opp på overordnet nivå o Moment i styringsdialogen (lederavtaler) o Som grunnlag for rapportering, innhenting av spesifisert informasjon o Som overordnet strategisk verktøy - Overordnede tiltak - Behov for kurs, temasamlinger på sentralt nivå o På sikt et verktøy for sentral rapportering 23

25 Effekter i praksis - strategisk ledelse Systemstøtten i HMS-styring gir: o Kontinuerlig oversikt over sykefraværsutviklingen og skadeutviklingen på alle organisasjonsnivå o Mulighet for å overvåke om lovpålagte oppgaver og frister blir gjennomført (oppfølgingsplaner, dialogmøter) o Oversikt over skader, nestenulykker, trusler og vold fordelt på alvorlighetsgrad og risikonivå på alle organisasjonsnivå o Identifisere hvor det bør iverksettes strategiske forebyggende tiltak og hvor det er behov for ekstra oppfølging o Mulighet for å kommentere/rapportere på egne styringsdata internt i virksomheten, til egen byrådsavdeling og til sentral personalenhet 24

26 Hvordan bruker Sykehjemsetaten HMS-styring på ulike nivåer i virksomheten? 1. april 2014 HMS-styring

27 Hvordan bruker Sykehjemsetaten HMS-styring på ulike nivåer i virksomheten? Livsutfoldelse i trygge omgivelser Lise Reierskog, Sykehjemsetaten, Oslo kommune 1

28 Hvordan bruker Sykehjemsetaten HMS-styring på ulike nivåer i virksomheten? Strategisk satsningsområde Strategisk plan «sikre full utnyttelse av HR-systemet» HMS- og IA- strategi «en foregangsvirksomhet innen systematisk HMS- og IA- arbeid» Har siden mai 2013 benyttet HMS-modulen i HR-systemet Lise Reierskog, Sykehjemsetaten, Oslo kommune 2

29 Hvordan bruker Sykehjemsetaten HMS-styring på ulike nivåer i virksomheten? HMS-styring Tilvenningsperiode Avdeling personal og organisasjon tilgang først, testing og vurdering Utarbeidet prosedyre for bruk av funksjonen HMS styring med tilhørende brukerdokumentasjon og prosedyre presenteres for etatens ledere innen Lise Reierskog, Sykehjemsetaten, Oslo kommune 3

30 Hvordan bruker Sykehjemsetaten HMS-styring på ulike nivåer i virksomheten? HMS-styring HMS styring tas i bruk av alle 220 ledere i Sykehjemsetaten i 2014 Målekort benyttes som styringsverktøy i ledergruppemøter Målekort benyttes som styringsverktøy i institusjonssjefens kvartalsvise HMS-møter Lise Reierskog, Sykehjemsetaten, Oslo kommune 4

31 Hvordan bruker Sykehjemsetaten HMS-styring på ulike nivåer i virksomheten? HMS-styring Målekort benyttes som styringsverktøy i HMS gruppen hver måned Målekortene settes inn i HMS-dokumentasjonsperm Vernetjenesten kan få utskrift av målekort etter forespørsel til leder Lise Reierskog, Sykehjemsetaten, Oslo kommune 5

32