Seksjon for internkontroll - Overføring fra Byrådsavdeling for finans, eiendom og eierskap til Byrådsleders avdeling

Transkript

1 Byrådssak 1316 /16 Seksjon for internkontroll - Overføring fra Byrådsavdeling for finans, eiendom og eierskap til Byrådsleders avdeling INKV ESARK Hva saken gjelder: Byrådet skal sørge for at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er gjenstand for betryggende kontroll, jf kommuneloven 20 nr 2. Flere grep som skal bidra til dette er tatt de senere årene, jf blant annet byrådssak Internkontroll i Bergen kommune. Overordnet rammeverk. Byrådet er opptatt av å legge til rette for en videreutvikling av internkontrollen, som kan styrke arbeidet med betryggende kontroll ytterligere. På denne bakgrunn vil byrådet overføre seksjon for internkontroll fra Byrådsavdeling for finans, eiendom og eierskap (BFEE) til Byrådsleders avdeling (BLED). BLED er tillagt en koordinerende rolle overfor øvrige byrådsavdelinger i byrådets styring av administrasjonen. Seksjon for internkontroll er et redskap i byrådets arbeid med styring. Overføring av seksjonen fra BFEE til BLED gir rom for en videre styrking av byrådets oppfølging av internkontrollarbeidet i kommunen, ved at flere konsernansvarsområder kan bli gjenstand for systematisk oppfølging fra seksjon for internkontroll. Samtidig medfører dette organisatoriske grepet at internkontrollen kan planlegges og utøves «på en armlengdes avstand» fra den byrådsavdelingen som har overordnet ansvar for de fleste og største konsernansvarsområdene (BFEE). Organisasjonsendringen vil dessuten kunne lette kontrollutvalgets samhandling med byrådet, ved at byrådsleder tar et mer helhetlig grep om internkontrollen. Dette vil ha betydning for bystyrets arbeid med tilsyn og kontroll overfor byrådet. Da seksjon for internkontroll ble opprettet i BFEE høsten 2014, innebar det en styrking av BFEEs arbeid med tilrettelegging for og oppfølging av internkontroll på konsernområdene byrådsavdelingen har ansvar for (økonomi, HR, HMS, anskaffelser og informasjonssikkerhet). Det ble lagt vekt på at seksjonen skulle arbeide både forebyggende - gjennom veiledning og utvikling av verktøy og metoder - og med etterkontroller basert på risikovurderinger. Grepene som da ble tatt vurderes fortsatt som gode og riktige. Byrådet vil derfor arbeide videre langs linjene som da ble lagt til grunn og ser det som vesentlig at man klarer å bevare den gode dialogen med andre kompetansemiljøer (seksjoner og byrådsavdelinger) ved den videre utviklingen av fagfeltet, selv om man nå velger en organisasjonsløsning som sikrer en større avstand til BFEEs fagseksjoner. Seksjonen overføres som den er fra BFEE til BLED pr Seksjonen vil fortsatt arbeide med vekt på forebyggende og tilretteleggende aktiviteter for å oppnå bedre styring, og vil både planlegge og gjennomføre etterkontroller i samarbeid med byrådsavdelingene. Dette innebærer at det i denne omgang ikke er besluttet å etablere en internrevisjon. Budsjettmidler tilsvarende seksjonens lønnsmidler (3 årsverk) overføres med virkning fra den samme dato. I BLED vil seksjon for internkontroll inngå som en av tre seksjoner. Leder for seksjon for internkontroll vil rapportere til kommunaldirektør for BLED. 1

2 Organisasjonsendringen er tatt opp i drøftingsmøte med hovedsammenslutningene Vedtakskompetanse: Byrådets fullmakter 3.1 Organisering av egen virksomhet Byrådet organiserer selv sin virksomhet og administrasjon. Byrådets fullmakter 3.2 Ledelsesansvar for de enkelte byrådsmedlemmer Byrådet bestemmer selv hvilke områder av den kommunale virksomhet de enkelte byråder har ledelsesansvar for. jf. kommuneloven Jf også budsjettfullmaktenes punkt 2.2.b «Budsjettjusteringer». Byråden for finans, eiendom og eierskap innstiller til byrådet å fatte følgende vedtak: 1. Seksjon for internkontroll overføres fra Byrådsavdeling for finans, eiendom og eierskap til Byrådsleders avdeling med virkning fra Seksjonens oppgaveområde vurderes utvidet slik det er omtalt i saksutredningens pkt Byrådsleders og finansbyrådens fullmakter oppdateres i samsvar med dette. 4. Byrådet gir administrasjonen fullmakt til å foreta de budsjettmessige balanserte justeringer som følger av saken. Dato: 26. september 2016 Dette dokumentet er godkjent elektronisk. Dag Inge Ulstein byråd for finans, eiendom og eierskap 2

3 Saksutredning: 1. Bakgrunn for saken Da seksjon for internkontroll ble opprettet i Byrådsavdeling for finans, eiendom og eierskap (BFEE) høsten 2014, var hensikten å styrke BFEEs arbeid med internkontroll på gjennomgående konsernområdene byrådsavdelingen har et overordnet ansvar for (økonomi, HR, HMS, anskaffelser og informasjonssikkerhet). Dette skulle skje ved at den tidligere avdelingen for økonomisk internkontroll, som var underlagt Økonomiseksjonen i BFEE, fikk et utvidet virkeområde og ble lagt direkte under kommunaldirektøren. Den nye seksjonen ble styrket med ett årsverk (fra 2 til 3 årsverk). Bakgrunnen for organisasjonsendringen var blant annet at det gjennom forvaltnings- og tilleggsrevisjoner var pekt på at kommunen manglet et helhetlig system for internkontroll. Det var avdekket mangler knyttet til både systematikk, metodikk og dokumenterbarhet i internkontrollarbeidet på flere av konsernområdene BFEE har et overordnet ansvar for. I tillegg til dette organisatoriske grepet, ble internkontrollarbeidet styrket gjennom utarbeiding av et program for antikorrupsjon (byrådssak , tatt til orientering av bystyret i b-sak 15-14). Det ble gjennomført et prosjekt for å legge til rette for en felles metode og verktøy for risikostyring for alle byrådsavdelingene, og et overordnet rammeverk for internkontroll for Bergen kommune ble utarbeidet (byrådssak ). 2. Seksjon for internkontrolls oppgaver og rolle. Status pr i dag BFEE vurderte ulike organisatoriske løsninger forut for at seksjon for internkontroll ble opprettet med virkning fra I valg av løsning ble det lagt vekt på at internkontrollen er et virkemiddel for styring, som skal bidra til kontinuerlig forbedring av systemer og praksis for å oppnå - målrettet og kostnadseffektiv drift - pålitelig rapportering - overholdelse av lover og regler - gjennomføring av bystyrevedtak/byrådsvedtak Som det fremgår av byrådssak (Rammeverk for internkontroll i Bergen kommune) består kommunens arbeid med internkontroll av både - forebyggende arbeid gjennom tilrettelegging av systemer, utarbeiding av rutiner og hensiktsmessig arbeidsdeling - egenkontroll av praksis - etterkontroll av systemer og praksis. Mens ansvaret for egenkontroll av praksis alltid vil ligge i linjen, hos den enkelte bemyndigete leder, har seksjon for internkontroll oppgaver som er forebyggende, i tillegg til at seksjonen er tillagt et særlig ansvar for etterkontroller på konsernansvarsområdene til BFEE. En organisering som sikrer nødvendig fleksibilitet til å gjøre prioriteringer ut fra aktuelle utfordringer og et godt rom for samhandling med øvrige fagseksjoner er valgt. Det er lagt opp til en modell som legger til rette for samarbeid om utvikling av metodikk, med oppmerksomhet på det forebyggende arbeidet og læring, på tvers av fagmiljøer i BFEE. Seksjonen har siden oppstarten i 2014 etablert et internkontrollnettverk internt i BFEE, som har arbeidet med å utvikle en felles forståelse av hvilke oppgaver som ligger i fagseksjonenes konsernansvarsrolle. Overfor byrådsavdelingene tilbyr seksjon for internkontroll metoder, verktøy og veiledning for gjennomføring av etterkontroller. Stikkprøvebaserte etterkontroller av ansettelser startet opp våren Fire byrådsavdelinger var ved utgangen av august i gang med slike etterkontroller. Tilsvarende prosess planlegges på inntektsområdet i løpet av høsten. Gjennom rådgivning støtter seksjonen på forespørsel byrådsavdelingenes arbeid med implementering av risikostyring (gjelder myndighetsnivå 1). 3

4 3. Vurdering av alternativt grep - Internrevisjon Alternativet til å ha en seksjon for internkontroll kunne være å etablere en internrevisjon. Ut fra det byråden kjenner til, er det av de store kommunene kun Oslo som har en ren internrevisjon. Internrevisjonen i Oslo består av fem stillinger med sammensatt kompetanse, og foretar dessuten kjøp av eksterne tjenester. Internrevisjonen er plassert i Byrådsleders avdeling og skal være en uavhengig tilsynsfunksjon med nødvendig spisskompetanse rettet mot alle byrådsavdelingene. En slik internrevisjon må inneha de nødvendige sertifiseringer. Oslo er en vesentlig større kommune enn Bergen og er annerledes organisert. En kan ikke helt uten videre trekke sammenlikninger mellom de to kommunenes arbeid med internkontroll. Til nå har vurderingen i Bergen vært at en internrevisjon vil være et mindre dynamisk og fleksibelt redskap i arbeidet med å utvikle byrådets internkontroll enn det seksjon for internkontroll er ment å være. En internrevisjon vil ha større avstand til driften, og vil ikke på samme måte kunne jobbe sammen med andre fagseksjoner om å utvikle metoder og rutiner, siden den samme internrevisjonen skal foreta en formell revisjon av at rutinene er gode nok og følges. Samtidig vil en internrevisjon ha sin styrke i at den holder en viss avstand til virksomheten som skal være gjenstand for kontroll. Nærheten seksjon for internkontroll har til øvrige fagseksjoner i BFEE kan slik sett representere både en styrke og en svakhet ved den modellen som til nå er valgt for internkontrollarbeidet på konsernansvarsområdene. Blant de andre storbykommunene, kan det det nevnes at også Trondheim har valgt en mer dynamisk og fleksibel løsning enn å etablere en internrevisjon. 4. Videreutvikling av internkontrollfunksjonen. Overføring av Seksjon for internkontroll til Byrådsleders avdeling. Hva byrådet ønsker å oppnå Byrådet skal sørge for at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er gjenstand for betryggende kontroll, jf kommuneloven 20 nr 2. Byrådet er opptatt av å legge til rette for en videreutvikling internkontrollen, som kan styrke arbeidet med betryggende kontroll ytterligere. På denne bakgrunn vil byrådet overføre seksjon for internkontroll fra BFEE til BLED. Av fullmaktene til seksjon for internkontroll, delegert fra kommunaldirektør for finans og eierskap per , fremkommer det at seksjonen er et redskap for kommunaldirektør til å etterse at kommunens oppgaveløsning på sentrale områder som økonomi, HMS og andre gjennomgående oppgaveområder skjer under betryggende kontroll. Seksjonens kjernekompetanse er å bidra til utvikling og oppfølging av systemer og etterse at praksis i hele Bergen kommune skjer med betryggende kontroll. Siden seksjon for internkontroll har vært underlagt kommunaldirektøren for finans og eierskap, har seksjonens myndighet begrenset seg til denne byrådsavdelingens konsernansvarsområder. Ved å overføre seksjonen til BLED, vil flere konsernansvarsområder som miljøledelse og beredskap kunne komme inn under seksjonens arbeidsfelt. En annen viktig begrunnelse for organisasjonsendringen er at overføringen til BLED vil kunne sikre «en armlengdes avstand» til den byrådsavdelingen som har ansvar for de fleste og største konsernansvarsområdene (BFEE). Samtidig gir organisasjonsendringen fortsatt gode muligheter til å bevare fokuset på tilrettelegging, samarbeid og utvikling av en lærende organisasjon med søkelys på kontinuerlig forbedring av systemer og praksis. Seksjon for internkontroll vil inngå i BLED som en av tre seksjoner (i tillegg til seksjon informasjon og beredskapsseksjonen). Leder for seksjonen vil rapportere til kommunaldirektør for BLED. 4

5 Organisasjonsendringen er ment å lette kontrollutvalgets samhandling med byrådet, ved at byrådsleder tar et mer helhetlig grep om internkontrollen. Dette vil ha betydning for bystyrets arbeid med tilsyn og kontroll overfor byrådet. Byrådsavdelingene vil på sin side kunne oppleve en styrket og mer koordinert internkontrollsatsing fra byrådet på konsernansvarsområdene. I denne omgang avgrenses likevel seksjonens virkeområde til gjennomgående konsernansvarsområder. Ansvaret for internkontroll på sektorområdene ligger i de respektive fagbyrådsavdelingene. Senere vil det vurderes om seksjon for internkontroll også bør spille en større rolle for å følge opp at byrådsavdelingene har etablert tilfredsstillende internkontrollsystemer på sektorområdene. Pr i dag har seksjonen, med utgangspunkt i byrådssak , operasjonalisert et rammeverk for virksomhetsstyring som også omhandler sektorområdene i byrådsavdelingen. Ved en vurdering av om flere fagområder skal følges opp av seksjonen, må en ha et skarpt søkelys på hva en ønsker å oppnå, og hva som vil være omkostningen ved det. En sentral oppfølging av alle sektorområder, og eventuelt en etablering av en internrevisjon, kan ikke la seg realisere innenfor dagens bemanning og kompetansesammensetning. 5. Økonomiske og administrative konsekvenser Internkontrollfunksjonen på konsernansvarsområdene er utviklet stegvis fra en rådgiverstilling som arbeidet med økonomisk internkontroll (1 årsverk), via avdeling for økonomisk internkontroll (2 årsverk) og til seksjon for internkontroll (3 årsverk). Selv om seksjonen nå overføres til Byrådsleders avdeling, legges det ikke opp til en økning av antall årsverk eller vesentlig endrete arbeidsmåter i denne omgang. Seksjonen overføres som den er fra BFEE til BLED pr Budsjettmidler tilsvarende seksjonens lønnsmidler (3 årsverk) overføres med virkning fra den samme dato. 5