Sju tilsyn ble gjennomført i 2010, herunder seks i kommunale og ett i privat enhet.

Transkript

1 Dato: 14. mars 2011 Byrådssak 79/11 Byrådet Melding om statlige tilsyn med helse- og omsorgstjenestene INSA SARK Hva saken gjelder: Byrådet fremlegger melding om statlige tilsyn (systemrevisjoner) med helse- og omsorgstjenester pr Tilsyn fra Helsetilsynet og Fylkesmannen er samlet i oversikter, som detaljerer tema, resultat, begrunnelser og kommunens internkontrolltiltak for å forhindre og rette avvik og feil fra krav i lov og forskrift. Oversikter over statlige tilsyn vedlegges. Sju tilsyn ble gjennomført i 2010, herunder seks i kommunale og ett i privat enhet. Tema i tilsyn var legemiddelhåndtering, journalføring, saksbehandling og underernæring. Seks tilsyn var systemtilsyn, mens ett var stikkprøve. Systemtilsyn undersøkte om krav til systematisk styring og kontinuerlig forbedring ble etterlevd i tema, og fant avvik. Stikkprøvetilsyn så kun på tema, ikke på internkontrollsystem, og fant feil. Resultat pr var ni avvik, en merknad og sju feil i seks tilsyn og null avvik i ett tilsyn: Hjemmesykepleie, 4 tilsyn, 6 tema: 6 avvik. Forvaltning, 2 tilsyn, 2 tema: 3 avvik, 1 merknad og 7 feil. Privat Domkirkehjemmet sykehjem, 1 tilsyn, 1 tema: 0 avvik. Rutine for oppfølging av systemtilsyn fra Helsetilsynet og Fylkesmannen er revidert etter resultat for å sikre oppfyllelse av krav. Byrådet vil intensivere bruk av rutinen for ytterligere å sikre oppfyllelse av krav. Rutinen vedlegges. Byrådet vil følge opp at krav til systematisk styring og kontinuerlig forbedring, herunder interkontrolltiltak a-h, blir etterlevd i etater og drøftet i kvalitetsutvalg og -grupper gjennom året. Byrådet vil styrke kompetanse ved å iverksette tiltak for å sikre oppfyllelse av krav. Tilsynene er svært omfattende og deltaljerte. Det samme gjelder kravene til skriftlige rutiner og systemer. Dette fører til en byråkratisering av tjenestene som krever økt kapasitet og kompetanse i organisasjonen. Dette til tross oppfattes tilsynene som nyttige i forbedringsarbeidet. 1

2 Begrunnelse for fremleggelse for bystyret: Byrådet vil orientere om iverksatte tiltak for å følge opp statlige tilsyn. Det vises til byrådsak 11/07 om hvordan tilrettelegge for bystyrets etterprøving av byrådets virksomhet - tilsyn og kontroll. (SARK ). Byrådet innstiller til bystyret å fatte følgende vedtak: 1. Bystyret tar melding om statlige tilsyn med helse- og omsorgstjenestene til orientering. 2. Bystyret ber byrådet følge opp de tiltak for systemtilsyn som referert i saken. Monica Mæland byrådsleder Hilde Onarheim byråd for helse og inkludering Trykte vedlegg: Oversikter over statlige tilsyn med helse- og omsorgstjenestene Oppfølging av systemtilsyn fra Helsetilsynet og Fylkesmannen 2

3 1. Bakgrunn Saksutredning: Byrådsavdeling for helse og inkludering har etablert en pyramide av sentrale og lokale kvalitetsutvalg og -grupper som ledes av kommunaldirektøren, etatsjefer og resultatenhetsledere. Fokus er på oppfyllelse av krav til systematisk styring og kontinuerlig forbedring i viktige tema, herunder tiltak a-h. Internrevisjon gjennomføres ved rapportering i styringskort Corporater, som inneholder mål for forbedringsarbeidet, driftsoppfølging og ledersamtaler. I kvalitetssystemet inngår et sett av felles rutiner i Bkdok (Bergen kommunes elektroniske dokumenter) i tjenesteområder for å sikre oppfyllelse av krav, jf. forskrifter om internkontroll i barnevern-, sosial- og helsetjenesten. I tillegg er det laget administrativ rutine for oppfølging av systemtilsyn fra Helsetilsynet og Fylkemannen. Formålet med rutinen er å: Sikre oppfyllelse av krav til systematisk styring og kontinuerlig forbedring i tema som undersøkes. Sikre forberedelse, gjennomføring og etterarbeid ved tilsyn, herunder særlig styrke forberedelse for å sikre oppfyllelse av krav: o Sikre nødvendig dokumentasjon av systematiske, oppdaterte internkontrolltiltak a-h og umiddelbar retting av feil. o Sikre at ansatte er oppdatert om risiko og internkontroll. I tillegg er det laget en rutine i Bkdok hvor hver av ni sentrale kvalitetsgrupper ble oppfordret til å utarbeide tre forslag til beste praksis. I 2010 ble det opprettet ytterligere 16 lokale kvalitetsutvalg av resultatenhetsledere i barnevern- og sosialtjenesten. 2. Oversikter over statlige tilsyn Det vises til forrige oversikt pr ( ). Oversikter over statlige tilsyn (systemrevisjoner) er laget pr Oversiktene inneholder tilsyn fra Helsetilsynet og Fylkesmannen, som detaljerer tema, resultat og begrunnelser, og kommunens internkontrolltiltak for å forhindre og rette avvik og feil. Tilsyn i private er tatt med når tilsyn har vært rettet mot både kommunal og privat enhet, som i tilsyn med avlastning i Vestlund (kommunal) og Svanetangen (privat) i Oversikter inneholder 10 tilsyn med kommuale enheter: To tilsyn fra 2009, som ble avsluttet i Seks tilsyn som ble gjennomført, herunder tre avsluttet i 2010 og tre videreført i To tilsyn som ble meldt i 2010, som gjennomføres i I tillegg ble det gjennomført og avsluttet ett tilsyn i privat Domkirkehjemmet sykehjem med driftsavtale med kommunen. Det var ingen avvik i dette tilsyn, som ikke er med i oversikter. I alt 11 tilsyn ble fulgt opp av kommunen. 3

4 3. Kort oversikt I kort oversikt er 11 tilsyn, både i kommunale og private enheter, tatt med pr Det opplyses om tilsynsmyndighet, enhet, tema og resultat, og om dato for start eller gjennomføring, svarfrist, besvart, fulgt opp og avsluttet. Helsetilsynet: o Kommunal: o Privat: Florida sykehjem, 1 tema infeksjonskontroll, resultat 1 avvik, gjennomført , svarfrister og , besvart og , avsluttet Bergenhus forvaltningsenhet, 1 tema saksbehandling ved søknad om sykehjemsplass, resultat 3 avvik og 1 merknad, gjennomført , svarfrist , besvart , (avsluttet ). Laksevåg hjemmesykepleie, 2 tema legemiddelhåndtering og journalføring, resultat 2 avvik, gjennomført , svarfrister og , besvart og , fulgt opp , avsluttet Fana hjemmesykepleie, 2 tema legemiddelhåndtering og journalføring, resultat 2 avvik, gjennomført , svarfrister og , besvart , og , fulgt opp , avsluttet Sandviken hjemmesykepleie, 1 tema legemiddelhåndtering, resultat 1 avvik, utsendelse av spørreskjema med plan for retting, svarfrister og , besvart og , fulgt opp , avsluttet Arna hjemmetjeneste (praktisk bistand og hjemmesykepleie), 1 tema tiltak for å forebygge og behandle underernæring, resultat 1 avvik, gjennomført , svarfrist Løvåsen sykehjem, 2 tema opptrening og rehablilitering av pasienter innlagt i sykehjem og journalføring, start , gjennomføres Smittevernkontoret, Bergen fengsel og Bjørgvin fengsel, 1 tema journalsystemet Profdok, start , svarfrist Domkirkehjemmet sykehjem, 1 tema legemiddelhåndtering, resultat 0 avvik, spørreskjema med eventuell plan for retting utsendt , svarfrist , avsluttet

5 Fylkesmannen: o Kommunal/privat: Avlastning i boligene Vestlund og Svanetangen (privat), 1 bredt tema ivaretakelse av barns behov for samvær, aktivitet, ernæring, pleie, medisinering og fysisk tilrettelegging, resultat 2 avvik, gjennomført , svarfrist , besvart og , avsluttet o Kommunal: 4. Oppfølging av statlige tilsyn Årstad forvaltningsenhet, 1 tema saksbehandling ved søknader om avlastning for omsorgsytere som hadde omsorg for eldre, resultat 7 feil, gjennomført , svarfrist , besvart , (avsluttet ). Det vises til forrige melding, B-sak , behandlet i bystyremøte I 2010 ble tilsyn med systematisk styring og kontinuerlig forbedring gjennomført i fire tema: Legemiddelhåndtering Journalføring Saksbehandling Underernæring 1. Legemiddelhåndtering Helsetilsynet gjennomførte fire tilsyn med systematisk styring og kontinuerlig forbedring i legemiddelhåndtering (og journalføring) i hjemmesykepleie i kommunen i mars-april, i Laksevåg, Fana og Sandviken, og i privat Domkirkehjemmet sykehjem med driftsavtale. Det ble funnet tre avvik i hjemmesykepleie fordi kommunens rutine for legemiddelhåndtering ikke var ajourført. Ingen avvik ble funnet i Domkirkehjemmet sykehjem. Kommunaldirektøren oppnevnte sommeren 2009 en bredt sammensatt ressursgruppe, som fikk i mandat å ajourføre rutine for legemiddelhåndtering. Planlagt ajourføring tok mye lengre tid enn antatt. Rutine med 34 vedlegg ble først ferdig i mai 2010 etter at ovennevnte tilsyn i Laksevåg, Fana og Sandviken var gjennomført. 2. Journalføring Helsetilsynet gjennomførte i mars to tilsyn med systematisk styring og kontinuerlig forbedring i tema journalføring (og legemiddelhåndtering), i hjemmesykepleie i kommunen, i Laksevåg og Fana. Det ble funnet to avvik fordi relevante opplysninger og vurderinger ikke ble systematisk journalført, fulgt opp og evaluert. Helsetilsynet startet i desember 2010 ett tilsyn med journalsystem Profdoc i Smittevernkontoret og i Bergen og Bjørgvin fengsel. Tilsynet fortsatte i Helsetilsynet startet/meldte i desember et tilsyn med journalføring (og rehabilitering) i Løvåsen sykehjem. Tilsynet fortsatte i

6 3. Saksbehandling Helsetilsynet gjennomførte i mars et tilsyn med systematisk styring og kontinuerlig forbedring i saksbehandling ved søknader om sykehjemsplass i kommunen, i Bergenhus. Det ble funnet tre avvik og en merknad fordi ulike saksbehandlingsregler ikke ble fulgt. Fylkesmannen gjennomførte i august en stikkprøve. Tema var saksbehandling ved søknad om avlastning for omsorgsytere som hadde omsorg for eldre i kommunen, i Årstad. Det ble funnet sju saksbehandlingsfeil. Stikkprøver tas med i oversikter over statlige tilsyn fordi både avvik og feil rettes ved internkontrolltiltak. 4. Underernæring Helsetilsynet gjennomførte i november et tilsyn med systematisk styring og kontinuerlig forbedring i tema tiltak for å forebygge og behandle underernæring i hjemmetjeneste (praktisk bistand og hjemmesykepleie) i kommunen, i Arna. Det ble funnet ett avvik fordi kommunen ikke sikret at tiltak var i samsvar med gjeldende faglige retningslinjer. Tilsynet fortsatte i Tiltak Forberedelse av tilsyn er nødvendig men ikke alltid tilstrekkelig for å sikre oppfyllelse av krav til systematisk styring og kontinuerlig forbedring. Resultat pr viste at det ble funnet avvik fra krav om systematisk styring og kontinuerlig forbedring både i nytt tema (underernæring), og i gjentatte tema (legemiddelhåndtering, journalføring og saksbehandling). Etter resultat er rutine for oppfølging av systemtilsyn fra Helsetilsynet og Fylkesmannen revidert for å presisere krav og ansvar. Byrådet vil følge opp systemtilsyn ved å: Intensivere bruk av revidert rutine for oppfølging av systemtilsyn fra Helsetilsynet og Fylkesmannen for å sikre oppfyllelse av krav. Følge opp at nødvendige rutiner i Bkdok blir revidert kontinuerlig for å sikre oppfyllelse av krav. Styrke fokus i kvalitetsutvalg og -grupper på internkontrolltiltak a-h, herunder avviksrapportering, risikovurdering og tiltak som forbedrer/- sparer for å sikre oppfyllelse av krav. Følge opp at etater etterlever krav til systematisk styring og kontinuerlig forbedring i viktige tema gjennom året for å sikre oppfyllelse av krav. Sørge for at ansatte medvirker slik at samlet kunnskap og kompetanse utnyttes for å sikre oppfyllelse av krav, ved å: o Slå sammen forvaltning til 3 enheter. 6