Fosen Kommunerevisjon

Transkript

1 Fosen Kommunerevisjon Hjemmebaserte pleie- og omsorgstjenester Mosvik kommune Forvaltningsrevisjon 2008

2 INNHOLD 1 SAMMENDRAG BAKGRUNN FOR PROSJEKTET AVGRENSINGER PROBLEMSTILLINGER VURDERINGSKRITERIER NÆRMERE OM INTERNKONTROLL NÆRMERE OM TILDELIG AV TJENESTER OG VEDTAK METODE INNHENTEDE OPPLYSNINGER PLEIE OG OMSORGSTJENESTENE I MOSVIK KOMMUNE HJEMMETJENESTENES INTERNKONTROLLDOKUMENTASJON GJENNOMGANG AV VEDTAK ERFARINGER FRA ADMINISTRASJONEN VURDERINGER KONKLUSJON OG ANBEFALING RÅDMANNENS HØRINGSUTTALELSE SENTRALE DOKUMENTER OG LITTERATUR Vedlegg: Prosjektmatrise Rissa Monica Larsen Revisjonssjef Tore Solli Forvaltningsrevisor Fosen kommunerevisjon IKS Side 1

3 1 SAMMENDRAG På bakgrunn av en bestilling fra kontrollutvalget i Mosvik kommune har Fosen Kommunerevisjon gjennomført en forvaltningsrevisjon for å vurdere om kommunen har tilfredsstillende internkontroll knyttet til de hjemmebaserte tjenestene i pleie- og omsorgssektoren. I tillegg ble det undersøkt om gjeldende regelverk og intern rutine ble fulgt ved tildeling av tjenestene. Kommunen ble vurdert i forhold til følgende krav: Foreligger det oversikt over områder i virksomheten hvor det er fare for svikt eller mangel på oppfyllelse av myndighetskrav? Har kommunen utarbeidet og dokumentert tilfredsstillende prosedyrer og rutiner for de hjemmebaserte pleie- og omsorgstjenestene? Foretas det en systematisk overvåking og gjennomgang av internkontrollen? Fattes det skriftlige vedtak i avgjørelser som gjelder tildeling av hjemmehjelp og hjemmesykepleie? Er vedtakene fattet i tråd med delegert myndighet? Er vedtakene begrunnet? o Henvisning til lovhjemmel o Beskrivelse av de faktiske forhold o Redegjørelse for utøvelse av skjønn Blir søker gjort kjent med retten til å klage? Er saksbehandlingstiden knyttet til tildeling av hjemmetjenester mindre enn 20 dager? Fosen kommunerevisjon konkluderer med Mosvik kommune delvis oppfyller kravet til internkontroll i hjemmetjenestene etter lov om statlig tilsyn med helsetjenesten og sosialtjenesteloven. Kommunen har utarbeidet flere prosedyrer og rutiner for hjemmetjenestene og innehar et system for avviksmeldinger. Det mangler imidlertid en risikovurdering for hjemmetjenestens virksomhet og et system for overvåking og gjennomgang av internkontrollen. Hjemmetjenestene har heller ikke tatt avviksmeldingsordningen aktivt i bruk. Det ligger derfor et forbedringspotensial i å utvikle den eksisterende internkontrollen til et helhetlig arbeidsverktøy for kontinuerlig forbedring av tjenesten. Tildeling av hjemmebaserte pleie- og omsorgstjenestene skjer i tråd med beskrevne rutiner og gjeldende regelverk. Saksbehandling og vedtak er i henhold til forvaltningslovens bestemmelser og saksbehandlingstiden er i samsvar med det som er bestemt. På bakgrunn av rapporten og konklusjonen anbefaler revisjonen at Mosvik kommune prioriterer følgende: Utvikle eksisterende internkontrollsystem innen hjemmetjenestene til å omfatte en helhetlig internkontroll for de hjemmebaserte tjenestene, jf. det pågående arbeidet med utarbeiding av en kvalitetshåndbok for pleie- og omsorgstjenesten. En fungerende internkontroll vil kunne være et hjelpemiddel i det kontinuerlige arbeidet med kvalitetsutvikling av tjenestene i kommunen. Fosen kommunerevisjon IKS Side 2

4 2 BAKGRUNN FOR PROSJEKTET Krav om internkontroll i helsetjenesten med utarbeiding av skriftlige prosedyrer og rutiner er innført for å sikre etterlevelse av sosial- og helselovgivningen gjennom systematisk styring og kontinuerlig forbedring. Hjemmelen om internkontroll i helsetjenesten finnes i Lov om statlig tilsyn med helsetjenesten 3 første ledd, mens kommunens plikt til å ha internkontroll i sosialtjenesten er hjemlet i sosialtjenesteloven 2-1, andre ledd. I tillegg er kravet om internkontroll hjemlet i kommunelovens 23.2, hvor det står at rådmannen skal sørge for at kommunen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er gjenstand for betryggende kontroll. Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten og forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene for tjenesteyting etter kommunehelsetjenesteloven og sosialtjenesteloven har nær sammenheng, og stiller bl.a. krav til beskrivelse av virksomhetens hovedoppgaver og prosedyrer for å kvalitetssikre virksomhetens konkrete oppgaver og mål i tillegg til kravet om å utvikle, iverksette, kontrollere, evaluere og forbedre nødvendige prosedyrer, instrukser, rutiner eller andre tiltak for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av sosial- og helselovgivningen. Pleie- og omsorgstjenester i private hjem ytes etter to lovverk: Lov om sosiale tjenester (sosialtjenesteloven) og Lov om helsetjenesten i kommunene (kommunehelsetjenesteloven). Tildeling av hjemmebaserte pleie- og omsorgstjenester etter sosialtjenesteloven og kommunehelsetjenesteloven regnes som enkeltvedtak. Med enkeltvedtak menes en avgjørelse som gjelder rettigheter eller plikter til en eller flere bestemte personer. For enkeltvedtak stilles det formkrav til saksbehandlingen, jf. Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven). Tildeling av pleie- og omsorgstjenester og sosiale tjenester skal bl.a. skje i form av skriftlige vedtak som beskriver innholdet og omfanget av tjenesten. Klage på vedtaket kan sendes til kommunen. Dersom klagen til kommunen ikke fører fram, er fylkesmannen klageinstans på kommunale vedtak etter sosialtjenesteloven og Helsetilsynet i fylket er klageinstans på kommunale vedtak etter kommunehelsetjenesteloven. 3 AVGRENSINGER Prosjektet tar utgangspunkt i følgende tjenester i Mosvik kommune: hjemmesykepleie og hjemmehjelp, avlastningstjeneste utenfor institusjon, støttekontakt, middagsombringing og trygghetsalarm. Revisjonen vil ikke omfatte en gjennomgang av det praktiske og faglige innholdet i de hjemmebaserte tjenestene, men konsentrere seg om dokumentasjon knyttet til internkontrollen og enkeltvedtak i forbindelse med tildeling av tjenestene. I vurderingen av kommunens internkontrollen har revisjonen i sin gjennomgang og vurdering valgt å konsentrere seg om enkelte av de mest sentrale elementene i et helhetlig internkontrollsystem, jf. revisjonskriteriene. Andre elementer i internkontrollsystemet er vurdert mindre grundig. Fosen kommunerevisjon IKS Side 3

5 4 PROBLEMSTILLINGER Det forventes at prosjektet skal gi grunnlag for å konkludere på om Mosvik kommune har en tilfredsstillende internkontroll knyttet til de hjemmebaserte tjenestene i pleie- og omsorgstjenestene. Forvaltningsrevisjonen vil i tillegg spesielt kontrollere at gjeldende regelverk blir fulgt ved tildeling av tjenestene. For å belyse disse aspektene er det utarbeidet følgende problemstilling: Har Mosvik kommune en tilfredsstillende internkontroll knyttet til de hjemmebaserte pleie- og omsorgstjenestene, og skjer tildeling av tjenester i henhold til beskrevne rutiner og gjeldende regelverk? 5 VURDERINGSKRITERIER Vurderingskriterier eller revisjonskriterier er de krav og forventninger som Mosvik kommune vurderes/revideres i forhold til, og tar utgangspunkt i problemstillingen som er beskrevet i pkt. 4. Følgende kriterier benyttes i dette prosjektet: Foreligger det oversikt over områder i virksomheten hvor det er fare for svikt eller mangel på oppfyllelse av myndighetskrav? Har kommunen utarbeidet og dokumentert tilfredsstillende prosedyrer og rutiner for de hjemmebaserte pleie- og omsorgstjenestene? Foretas det en systematisk overvåking og gjennomgang av internkontrollen? Fattes det skriftlige vedtak i avgjørelser som gjelder tildeling av hjemmehjelp og hjemmesykepleie? Er vedtakene fattet i tråd med delegert myndighet? Er vedtakene begrunnet? o Henvisning til lovhjemmel o Beskrivelse av de faktiske forhold o Redegjørelse for utøvelse av skjønn Blir søker gjort kjent med retten til å klage? Er saksbehandlingstiden knyttet til tildeling av hjemmetjenester mindre enn 20 dager? 5.1 Nærmere om internkontroll Lov om statlig tilsyn med helsetjenesten og sosialtjenesteloven slår fast at kommunen skal føre internkontroll for å sikre at virksomhet og tjenester utføres i samsvar med krav fastsatt i lov eller i medhold av lov. Tilhørende forskrift om internkontroll sier noen om innholdet i internkontrollen og dokumentasjonskravet. Internkontrollforskriften (Forskrift av om internkontroll i sosial- og helsetjenesten) definerer internkontroll som tiltak som skal sikre at virksomhetens aktiviteter planlegges, organiseres, utføres og vedlikeholdes i samsvar med krav fastsatt i eller i medhold av sosialog helselovgivningen. Internkontrollen skal tilpasses virksomhetens størrelse, egenart, aktiviteter og risikoforhold og ha det omfang som er nødvendig for å etterleve krav fastsatt i eller i medhold av lovgivningen. Fosen kommunerevisjon IKS Side 4

6 Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten lister opp følgende som den/de ansvarlige for virksomheten skal: a) Beskrive virksomhetens hovedoppgaver og mål, herunder mål for forbedringsarbeidet samt hvordan virksomheten er organisert. Det skal klart fremgå hvordan ansvar, oppgaver og myndighet er fordelt. b) Sikre tilgang til aktuelle lover og forskrifter som gjelder for virksomheten. c) Sørge for at arbeidstakerne har tilstrekkelig kunnskap og ferdigheter innenfor det aktuelle fagfeltet samt om virksomhetens internkontroll. d) Sørge for at arbeidstakerne medvirker slik at samlet kunnskap og erfaring utnyttes. e) Gjøre bruk av erfaringer fra pasienter/tjenestemottakere og pårørende til forbedring av virksomheten. f) Skaffe oversikt over områder i virksomheten hvor det er fare for svikt eller mangel på oppfyllelse av myndighetskrav. g) Utvikle, iverksette, kontrollere, evaluere og forbedre nødvendige prosedyrer, instrukser, rutiner eller andre tiltak for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av sosial- og helselovgivningen. h) Foreta systematisk overvåking og gjennomgang av internkontrollen for å sikre at den fungerer som forutsatt og bidrar til kontinuerlig forbedring i virksomheten. Internkontrollen skal dokumenteres i den form og det omfang som er nødvendig på bakgrunn av virksomhetens art, aktiviteter, risikoforhold og størrelse. Som nevnt innledningsvis er det en nær sammenheng mellom forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten og forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene for tjenesteyting etter kommunehelsetjenesteloven og sosialtjenesteloven (kvalitetsforskriften). Også i kvalitetsforskriften stilles krav om å utarbeide skriftlige prosedyrer for å kvalitetssikre virksomhetens konkrete oppgaver og mål. Mens internkontrollforskriften retter fokus mot den enkelte virksomhets egne systemer retter kvalitetsforskriften søkelyset mot brukerne av pleieog omsorgstjenestene. Både internkontrollforskriften og kvalitetsforskriften skal medvirke til at tjenester etter sosial- og helselovgivningen blir ivaretatt på en kvalitetsmessig måte. 5.2 Nærmere om tildelig av tjenester og vedtak Avgjørelser om tildeling av hjemmesykepleie etter kommunehelsetjenesteloven regnes som enkeltvedtak slik at forvaltningslovens (Lov av , nr. 54 om behandlingsmåten i forvaltningssaker) regler kommer til anvendelse. Praktisk hjelp i hjemmet kombinert med hjemmesykepleie hjemles også i kommunehelsetjenesteloven når helsefaglige pleieoppgaver som sykepleie inngår som en del av tjenestetilbudet. På lik linje regnes tildeling av pleie- og omsorgstjenester etter sosialtjenesteloven som enkeltvedtak og innebærer at det stilles formelle krav til saksbehandling etter forvaltningsloven. Mosvik kommune har utarbeidet en egen prosedyre for saksbehandling knyttet til vedtak og tildeling av hjemmebaserte tjenester. Rutinene omfatter tjenesteområdene hjemmesykepleie, hjemmehjelp, avlastning utenfor institusjon, middagsombringing, støttekontakt og trygghetsalarm. Innledningsvis i prosedyren står bl.a. følgende: Saksbehandlingstiden fra henv./søknad mottas til vedtak er søkeren i hende skal være så kort som mulig og ikke over 20 dager i hastesaker ikke over 7 dager. Fosen kommunerevisjon IKS Side 5

7 Prosedyren er inndelt på følgende vis: Henvendelse eller et avdekket behov Innhenting av opplysninger/bakgrunnsinformasjon Vurdering av søknaden Utsendelse av vedtak Klage 6 METODE Problemstillingen i prosjektet har vært bestemmende for valg av metode. Følgende metoder har vært benyttet for innsamling av data: Intervju med avdelingsleder helse, pleie og omsorg, daglig leder helse, pleie og omsorg og avdelingssykepleier. Gjennomgang av skriftlige rutiner og retningslinjer knyttet til helse, pleie og omsorg generelt og hjemmetjenesten spesielt. Gjennomgang av et utvalg av søknader og saksbehandling knyttet til tildeling av hjemmebaserte pleie- og omsorgstjenester. Gjennomgang av andre sentrale styringsdokumenter i kommune (delegasjonsreglement, årsbudsjett). 7 INNHENTEDE OPPLYSNINGER 7.1 Pleie og omsorgstjenestene i Mosvik kommune Pleie- og omsorgstjenestene i Mosvik kommune omfatter ca. 30 årsverk fordelt på følgende områder: Dagsenter (ikke kommunalt drevet) Omsorgsleiligheter Omsorgslønn Hårpleie (ikke kommunalt drevet) Fotpleie (privat, men kommunen stiller lokaler) Mosvik syke- og aldersheim Matombringing Trygghetsalarm Avlastningstjeneste Støttekontakter Hjemmehjelp/ praktisk bistand i hjemmet Hjemmesykepleie Rehabilitering ved Kastvollen Mosvik kommune har felles turnus for hjemmesykepleie og institusjon, hvor kostnadene blir ført på samme funksjon. I KOSTRA-sammenheng, hvor det i rapporteringsøyemed er et poeng å skille institusjonsdrift og hjemmetjenester, gjøres det en skjønnsmessig fordeling av kostnadene. Også middagsombringing ligger budsjett- og regnskapsmessig under ordinær drift på sykeheimen. Fosen kommunerevisjon IKS Side 6

8 Budsjett- og regnskapstallene for hjemmehjelp, avlastningstjeneste utenfor institusjon, støttekontakt og trygghetsalarm de tre siste årene viser at tjenestene i både 2005 og 2007 samlet hadde et mindreforbruk i forhold til budsjett på ca. 20 prosent. År Budsjett (kr) Regnskap (kr) Resultat (kr) (ca. 20 % mindreforbruk) (ca. 5 % merforbruk) (ca. 20 % mindreforbruk) Tabell 1: Samlede budsjett- og regnskapstall for hjemmehjelp, avlastningstjeneste utenfor institusjon, støttekontakt og trygghetsalarm Tabell 2 viser noen av KOSTRA-tallene (KOmmune-STat-RApportering) for pleie og omsorgssektoren i Mosvik kommune i Kommunegruppe 6 består av kommuner med sammenlignbare betingelser når det gjelder folketall og økonomiske rammer. Tabell 2: Hjemmebaserte tjenester 2007 (reviderte tall per ): Mosvik kommune Gj. snitt kommune gruppe 6 Netto driftsutgifter pleie og omsorg i prosent av kommunens totale netto driftsutgifter Netto driftsutgifter pr. innbygger i kroner, pleie- og omsorgstjenester Tjenester til hjemmeboende andel av netto driftsutgifter til pleie og omsorg Netto driftsutgifter til kjernetjenester til hjemmeboende pr. innbygger Gj. snitt Nord- Trøndelag Gj. snitt alle kommuner 36,2 36,1 34,4 33, Mosvik kommune bruker omtrent like store ressurser på pleie- og omsorgssektoren som sammenlignbare kommuner, målt i prosent av kommunens totale netto driftsutgifter og netto driftsutgifter pr. innbygger. Dette nivået ligger noe over gjennomsnittet i Nord-Trøndelag og landsgjennomsnittet. Kommunen bruker mindre ressurser enn både sammenlignbare kommuner, fylkesgjennomsnitt og landsgjennomsnitt til tjenester til hjemmeboende målt i andel av netto driftsutgifter til pleie og omsorgssektoren. Også når det gjelder netto driftsutgifter til kjernetjenester til hjemmeboende pr. innbygger bruker kommunen mindre ressurser enn sammenlignbare kommuner, fylkesgjennomsnittet og landsgjennomsnittet. Fosen kommunerevisjon IKS Side 7

9 Jf. kommunens delegasjonsreglement vedtatt er rådmannen delegert myndighet til å behandle enkeltsaker om sosiale tjenester etter sosialtjenesteloven og myndighet til å fatte vedtak om nødvendig helsehjelp i form av hjemmesykepleie eller opphold i institusjon eller boform for heldøgns omsorg og pleie og egenbetaling for slike tjenester. I administrasjonens interne delegasjonsreglement (revidert ) delegerer rådmannen denne myndigheten videre til avdelingsleder for pleie og omsorg. 7.2 Hjemmetjenestens internkontrolldokumentasjon Hjemmetjenestene i Mosvik kommune har foreløpig utarbeidet følgende dokumentasjon knyttet til internkontroll i hjemmetjenesten: Prosedyre for saksbehandling vedr. tildeling av hjemmebaserte tjenester Kartleggingsskjema ved behovsvurdering IPLOS registerkort Serviceerklæring Søknadsskjema for pleie- og omsorgstjenester (elektronisk basert) Rutinen for saksbehandling knyttet til tildeling av hjemmebaserte tjenester omfatter tjenestene hjemmesykepleie, hjemmehjelp, avlastning utenfor institusjon, middagsombringing, støttekontakt og trygghetsalarm. Prosedyren har 5 hoveddeler; henvendelse eller et avdekket behov, innhenting av opplysninger/bakgrunnsinformasjon, vurdering av søknaden, utsendelse av vedtak og klage. Som et hjelpemiddel i saksbehandlingen bruker kommunen et kartleggingsskjema, i tillegg nyttes IPLOS vurderingsskjema utarbeidet av Sosial- og helsedirektoratet. Søknadsskjema for tiltak i hjemmet finnes elektronisk på kommunens hjemmesider. I og med at hjemmetjenestene og institusjonsdriften er tett integrert, vil også deler av den mer generelle dokumentasjonen knyttet til pleie- og omsorg og en del av rutinene på sykeheimen være relevant i forhold til hjemmetjenestene. Eksempler på dette er bl.a. Introduksjonsprogram til pleie- og omsorg i Mosvik Avviksmeldingsskjema for Mosvik pleie- og omsorgsavdeling Tiltaksplaner for beboere på Mosvik sykeheim Håndtering av legemidler på Mosvik sykeheim I tillegg vil de sentrale styringsdokumenter i kommunen være en del av internkontrollsystemet for hjemmetjenestene, eks. kommuneplan, delelegasjonsreglement, budsjett osv. Det foreligger ikke en oversikt over områder i virksomheten hvor det er fare for svikt eller mangel på oppfyllelse av myndighetskrav (kommunen har en generell risiko- og sårbarhetsanalyse fra 2001 som tar utgangspunkt i lokalsamfunnet Mosvik). System for avviksrapportering er utarbeidet, men ikke implementert og tatt i bruk. Det mangler også en rutine for regelmessig gjennomgang av virksomheten og internkontrollen i hjemmetjenesten. Fosen kommunerevisjon IKS Side 8

10 Fra høsten 2008 er det etablert et kvalitetsutvalg i pleie- og omsorgstjenesten. En av oppgavene til kvalitetsutvalget er å utarbeide en kvalitetshåndbok for tjenestene. Arbeidet vil bl.a. omfatte en strukturering av eksisterende prosedyrer inn i et helhetlig internkontrollsystem. Den foreløpige dokumentasjonen tyder på at både avvikshåndtering og overvåking/gjennomgang av internkontrollen får fokus. 7.3 Gjennomgang av vedtak Revisjonen har gjennomgått 60 vedtak knyttet til tildeling av hjemmebaserte tjenester i perioden Dette utgjør alle vedtakene gjort av hjemmetjenesten denne perioden. 33 av vedtakene gjaldt tildeling av hjemmehjelp 22 av vedtakene gjaldt tildeling av hjemmesykepleie 4 av vedtakene gjaldt tildeling av trygghetsalarm 1 av vedtakene galdt tildeling av praktisk bistand De aktuelle sakene og tilhørende vedtak var behandlet i fagprogrammet Profil. Følgende forhold var gjeldende i alle de gjennomgåtte sakene: Vedtakene er skriftlige Vedtakene er fattet i tråd med delegert myndighet Vedtakene er begrunnet o Det er henvist til aktuelle lovhjemmel o De faktiske forhold er beskrevet o Det er redegjort for utøvelse av skjønn Søker blir gjort kjent med retten til å klage Det er 8 nye søknader i den aktuelle perioden (de fleste vedtak vil være knyttet til videreføring av tiltak for brukere som allerede er knyttet til hjemmetjenesten). Alle de nye søknadene er behandlet innen 20 dager etter henvendelse fra søker (5 av søknadene er behandlet innen 3 dager etter henvendelse). 7.4 Erfaringer fra administrasjonen Revisjonen har hatt samtaler med sentrale personer knyttet til hjemmetjenestene. Dette omfatter avdelingsleder helse, pleie og omsorg, daglig leder helse, pleie og omsorg samt avdelingssykepleier. Administrasjonen gjorde seg bl.a. følgende refleksjoner knyttet til prosjektet: Mosvik er en liten kommune med oversiktlige forhold. Lokalkunnskapen og nærheten til brukerne står sterkt innenfor helsetjenestene. Innføring av Unique Profil som fagprogram har bidratt til å sette fokus på internkontroll og kvalitetssikring. Det ligger betydelige kvalitetssikringsmekanismer i Profil. Det finnes flere skriftlige rutiner og prosedyrer knyttet til helse- og omsorgssektorens virksomhet, men det er forbedringspotensial når det gjelder å sy disse delene sammen til et helhetlig internkontrollsystem. Ønsker bl.a. å bygge kravene i kvalitetsforskriften inn i interne rutiner og prosedyrer. Fosen kommunerevisjon IKS Side 9

11 Det er fra avdelingens side et ønske om prioritering av ressurser for å ferdigstille og implementere et fullverdig kvalitets- og internkontrollsystem innenfor helse, pleie og omsorg. Det er fra høsten 2008 etablert et kvalitetsutvalg som bl.a. er i gang med å utarbeide en kvalitetshåndbok for pleie- og omsorgstjenesten. Fosen kommunerevisjon IKS Side 10

12 8 VURDERINGER I forhold til bestemmelsene i internkontrollforskriften kan Mosvik kommune dokumentere deler av et helhetlig internkontrollsystem for hjemmetjenestene, og oppfyller derfor etter revisjonens vurdering delvis kravet til en tilfredsstillende internkontroll jf. Lov om statlig tilsyn med helsetjenesten og sosialtjenesteloven. Kommunen har blant annet utarbeidet en egen prosedyre for saksbehandling ved tildeling av hjemmebaserte tjenester. Det har også i lengre tid eksistert skjema/mal for avviksmeldinger. Erfaringsmessig er imidlertid terskelen for melding av avvik for høy, og en gjennomgang av avviksmeldinger knyttet til hjemmetjenestene viser at avviksmeldinger ikke brukes aktivt. Faglige og administrative rutiner samt avviksbehandling utgjør vanligvis den største delen av en virksomhets internkontrollsystem. De hjelpemidlene som er utarbeidet vil således være et godt utgangspunkt for en utvikling av et helhetlig internkontrollsystem for hjemmetjenestene. Fagprogrammet Unique Profil innehar kvalitetssikringsfunksjoner som bidrar til å styrke internkontrollen. Innføring av Unique Profil som saksbehandlingsverktøy har medvirket til å sikre kvaliteten på saksbehandlingen. Dette har skjedd gjennom den kvalitetssikringen som ligger inne i programmets funksjonalitet og gjennom kompetanseutvikling i forbindelse med innføring av programmet. Internkontrollsystemet knyttet til de hjemmebaserte tjenesten i kommunen bør utvikles med andre sentrale elementer for å ivareta kravet til en helhetlig internkontroll; dette gjelder blant annet håndtering og oppfølging av avviksmeldingene. En rutine for å avdekke, rette opp og forebygge uønskede hendelser kan brukes til læring og forbedring innad i virksomheten. Videre er det hensiktsmessig med et system for systematisk gjennomgang av internkontrollen. Ved en slik gjennomgang sikres det at internkontrollen fungerer som forutsatt og bidrar til kontinuerlig forbedring i virksomheten. Veilederen fra Sosial- og helsedirektoratet knyttet til internkontrollforskriften oppsummerer dette på følgende måte: En god fungerende internkontroll kan utgjøre kjernen i et kvalitetssystem som utover lovgivers krav og forventninger kan omhandle hvordan virksomheten skal tilfredsstille andre selvpålage krav til kvalitet. Som grunnlag for det videre arbeidet vil en risiko- og sårbarhetsanalyse for pleie- og omsorg/hjemmetjenestene være vesentlig. Hjemmetjenestene mangler i dag en slik analyse. En risikoanalyse vil være en oversikt over områder i virksomheten hvor det er fare for svikt eller mangel på oppfyllelse av myndighetskrav. Målet med en slik gjennomgang er selvsagt å hindre at potensielt svikt skjer. Revisjonen vurderer også at internkontrolldokumentasjonen bør foreligge på elektronisk form for å enkelt kunne oppdateres og fungere som et redskap i den daglige driften av virksomheten. Internkontroll er en sentral del av de ordinære lederoppgavene i kommunen. Ansvaret er i prinsippet lagt til rådmannen, men kan i praksis være delegert til leder av den aktuelle virksomheten når det gjelder praktisk gjennomføring av internkontrollen. Hjemmetjenesten og institusjonsdriften i Mosvik kommune er delvis integrert i hverandre, og det vil være opp til kommunen selv å vurdere hva som er mest hensiktsmessig når det gjelder struktureringen av internkontrollsystemet. Fosen kommunerevisjon IKS Side 11

13 Kommunen har høsten 2008 igangsatt arbeidet med en kvalitetshåndbok for pleie- og omsorgstjenesten. Etter revisjonens vurdering vil dette arbeidet kunne bidra til å forbedre de svakhetene som finnes i dagens system. Erfaringsmessig vil bl.a. tilrettelegging og oppfølging fra ledelsen samt inkludering av de ansatte være viktige suksessfaktorer i internkontrollarbeidet, noe som er vektlagt i den prosessen som er startet i kommunen. Tildeling av hjemmebaserte pleie- og omsorgstjenester skjer i henhold til både forvaltningslovens krav og i henhold til kommunens interne prosedyre knyttet til saksbehandling. Revisjonens gjennomgangen av saker fra 2008 viser god kvalitet i saksbehandlingen og en praksis som ivaretar tjenestemottakerens rettsikkerhet. 9 KONKLUSJON OG ANBEFALING Mosvik kommune oppfyller etter revisjonens vurdering delvis kravet til internkontroll i hjemmetjenestene etter lov om statlig tilsyn med helsetjenesten og sosialtjenesteloven. Det ligger et forbedringspotensial i å utvikle den eksisterende internkontrollen til et helhetlig arbeidsverktøy for kontinuerlig forbedring av tjenesten. Tildeling av de hjemmebaserte pleie- og omsorgstjenestene skjer i tråd med beskrevne rutine og gjeldende regelverk. På bakgrunn av rapporten og konklusjonen anbefaler revisjonen at Mosvik kommune prioriterer følgende: Utvikle eksisterende internkontrollsystem innen hjemmetjenestene til å omfatte en helhetlig internkontroll for de hjemmebaserte tjenestene, jf. det pågående arbeidet med utarbeiding av en kvalitetshåndbok for pleie- og omsorgstjenesten. En fungerende internkontroll vil kunne være et hjelpemiddel i det kontinuerlige arbeidet med kvalitetsutvikling av tjenestene i kommunen. Fosen kommunerevisjon IKS Side 12

14 10 RÅDMANNENS HØRINGSUTTALELSE Fosen kommunerevisjon IKS Side 13

15 11 SENTRALE DOKUMENTER OG LITTERATUR Lov av , nr. 66 om helsetjenesten i kommunene kommunehelsetjenesteloven Lov av , nr. 81 om sosiale tjenester sosialtjenesteloven Lov av , nr. 15 om statlig tilsyn med helsetjenesten tilsynsloven Lov av , nr. 54 om behandlingsmåten i forvaltningssaker forvaltningsloven Forskrift av om internkontroll i sosial- og helsetjenesten Forskrift av om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene for tjenesteyting etter kommunalhelsetjenesteloven og sosialtjenesteloven Veileder fra Sosial- og helsedirektoratet: Hvordan holde orden i eget hus Internkontroll i sosial- og helsetjenesten (12/2004) Veileder til forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene for tjenesteyting etter kommunehelsetjenesteloven og sosialtjenesteloven, Sosial- og helsedirektoratet (11/2004) Veileder fra Sosial og helsedirektoratet: Saksbehandling og dokumentasjon for pleieog omsorgstjenester (februar 2006) Fosen kommunerevisjon IKS Side 14