Delseminar 5: Kommunal internkontroll med introduksjonsloven. Rune Andersen IMDi Indre Øst

Transkript

1 Delseminar 5: Kommunal internkontroll med introduksjonsloven Rune Andersen IMDi Indre Øst 1

2 Delseminarets opplegg Innledning som beskriver rammen for kommunal internkontroll med introduksjonsordningen Gruppeoppgaver strukturert refleksjon i mindre grupper Pause Oppsummering og videre refleksjon i samlet gruppe 2 Avslutter senest kl 16.30

3 24 Plikt til kommunal internkontroll (fra 1. september 2012) Kommunen skal føre internkontroll for å sikre at virksomhet og tjenester etter kapitlene 2 til 4 og 25 tredje og fjerde ledd er i samsvar med krav fastsatt i loven. Kommunen må kunne gjøre rede for hvordan den oppfyller denne plikten. Departementet kan gi forskrifter med nærmere bestemmelser om plikten til å føre internkontroll. 3

4 Områder for pliktig internkontroll Kapittel 2 til 4: 2 til Innhenting av opplysninger Tredje ledd: Bruk av NIR til dokumentasjon av enkeltpersoners deltakelse i introduksjonsordningen og opplæring i norsk og samfunnskunnskap Fjerde ledd: Behandling og lagring av opplysninger i NIR 4

5 Bakgrunn og hensikt Evalueringer av implementeringen av ordningene i Introduksjonsloven viser at flere kommuner ikke oppfyller de minstekrav som loven stiller. Eventuelle lovbrudd vil ha rettssikkerhetsmessige konsekvenser for enkeltpersoner og samfunnsøkonomiske konsekvenser ved forsinket overgang til arbeid eller utdanning. Plikten for kommunene til å føre internkontroll vil styrke kommunenes egenkontroll og sikre bedre styring med viktige integreringstiltak, samt kunne bidra til å forbedre kommunenes tjenester. 5

6 Mens vi venter på forskriften Forslag til forskriftstekst i BLDs høringsnotat «kopi» av internkontrollforskriften til kvalifiseringsprogrammet Men per i dag uavklart om det blir forskrift eller rundskriv 6

7 Forslaget til forskriftstekst (BLDs høringsnotat til lovendringen) 1. Formål Formålet med forskriften er å bidra til å sikre en best mulig gjennomføring av introduksjonsloven og tilhørende forskrifter gjennom krav til systematisk styring og kontinuerlig forbedringsarbeid i kommunene. Dette skal styrke den enkelte deltakers rettssikkerhet, samt at introduksjonsloven i størst mulig grad bidrar til overgang til arbeid, utdanning og økonomisk selvstendighet. 2. Virkeområde Forskriften gjelder plikt til kommunal internkontroll med kommunenes oppfyllelse av plikter etter introduksjonsloven og tilhørende forskrifter. 3. Internkontroll I denne forskriften betyr internkontroll systematiske tiltak som skal sikre at virksomhetens aktiviteter planlegges, organiseres, utføres og vedlikeholdes i samsvar med krav fastsatt i eller i medhold av introduksjonsloven. 7

8 4. Innholdet i internkontrollen Internkontrollen skal tilpasses virksomhetens størrelse, egenart, aktiviteter og risikoforhold og ha det omfang som er nødvendig for å etterleve krav fastsatt i, eller i medhold av, introduksjonsloven. Internkontroll innebærer at kommunen, som ansvarlig for virksomheten, skal: a) beskrive virksomhetens hovedoppgaver og mål, herunder mål for forbedringsarbeidet samt hvordan virksomheten er organisert. Det skal klart fremgå hvordan ansvar, oppgaver og myndighet er fordelt, b) sikre tilgang til aktuelle lover og forskrifter som gjelder for virksomheten, c) sørge for at arbeidstakerne har tilstrekkelig kunnskap og ferdigheter innenfor det aktuelle fagfeltet samt om virksomhetens internkontroll, 8

9 d) sørge for at arbeidstakerne medvirker slik at samlet kunnskap og erfaring utnyttes, e) gjøre bruk av erfaringer fra tjenestemottakere til forbedring av virksomheten, f) skaffe oversikt over områder i virksomheten hvor det er fare for svikt i eller mangel på oppfyllelse av myndighetskrav, g) utvikle, iverksette, kontrollere, evaluere og forbedre nødvendige prosedyrer, instrukser, rutiner eller andre tiltak for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av introduksjonsloven med tilhørende forskrifter, og h) foreta systematisk overvåking og gjennomgang av internkontrollen for å sikre at den fungerer som forutsatt, og bidrar til kontinuerlig forbedring i virksomheten. 9

10 5. Dokumentasjon Internkontrollen skal dokumenteres i den form og det omfang som er nødvendig på bakgrunn av virksomhetens art, aktiviteter, risikoforhold og størrelse. Dokumentasjonen skal til enhver tid være oppdatert og tilgjengelig. 6. Ikrafttredelse Forskriften trer i kraft 1. september NB! Fortsatt uavklart om det blir en forskrift eller et rundskriv. 10

11 Kommunal internkontroll Vs «eksternkontroll» tilsyn Som virksomhetsstyring de 3 mest brukte modeller Internkontroll (COSO) Kvalitetssystem (ISO9001) Mål- og resultatstyring (BMS) Stort marked for elektroniske løsninger Omfattende litteratur og aktiviteter om internkontroll 11

12 12

13 Hva er kommunal internkontroll? Definisjon: Internkontroll er et formalisert kontrollsystem der kontrollaktiviteter utformes, gjennomføres og følges opp med basis i vurderinger av risiko for styringssvikt, feil og mangler i virksomhetens arbeidsprosesser. (PWC rapport til KRD 2009) 13

14 De tre viktigste anbefalingene (KS) Internkontroll og kontrollaktiviteter må være basert på risikoanalyser Internkontrollen må i større grad være en del av ordinær ledelse og virksomhetsstyring Det er nødvendig med mer formalisering av internkontrollen (Idehefte KS, 2013) 14