Rådmannens internkontroll hva og hvordan. Mai 2013 Tina Skarheim, KS

Transkript

1 Rådmannens internkontroll hva og hvordan Mai 2013 Tina Skarheim, KS

2

3 Kommuneloven 23 nr 2 Administrasjonssjefen skal påse at de saker som legges fram for folkevalgte organer, er forsvarlig utredet, og at vedtak blir iverksatt. Administrasjonssjefen skal sørge for at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er gjenstand for betryggende kontroll. largjøring av hva som er betryggende kontroll Avhenger av hvilke utfordringer kommunen har Avhenger av hvilken risiko man er villig til å akseptere et er i stor grad et kommunalt valg å avgjøre hva det vil si å ha etryggende kontroll, men det bør være et bevisst valg Kilde: KRD/Agenda 2008 s.22

4 misser for ideheftet og nettverkene mmunene har behov for systematisk internkontroll, ikke ternkontrollsystem er enn finansreglement, HMS og avvikshåndtering ålgruppe er rådmenn og ledere, ikke spesialistene erkjenne og bygge videre: Arbeidet som allerede gjøres, den mmunale ledelseskulturen, ulikhet i organisering, fordringer og styresett råk og teori må kommunaliseres

5 viktigste råd for styrket internkontroll ngå i daglig ledelse og integrert med virksomhetsstyring er risikobasert internkontroll er formalisering, særlig dokumentasjon

6 Hensikt med internkontroll Helhetlig styring og riktig utvikling Kvalitet og effektivitet i tjenestene Godt omdømme og legitimitet Etterlevelse av lover og regler Utvikling i tråd med vedtatte mål Godt samspill mellom virksomhetsstyring og internkontroll Kostnads- og resultateffektivitet Tilfredse brukere og innbyggere Forbedringsarbeid Legitimitet og engasjement for kommunen og lokaldemokratiet Attraktivitet, bosted og arbeidsgiver Kvalitet og tilgang på tjenester Myndighetsmisbruk

7 Forutsetninger for betryggende kontroll Risikovurdering Grunnlag for innretning av IK Grunnlag for tiltak og kontrollaktiviteter Strategisk nivå og operativt nivå Formalisering Organisering, ansvar og roller Dokumentasjon, rutiner og prosedyrer Rapportering og aggregering Kontrollaktiviteter Gjennom daglig og faglig virksomhet Planlagte, stikkprøver og faste Avvikshåndtering

8 Internkontrollens virkeområde Sektorovergripende Virksomhetsstyring Felles og overordnede reglement Vedlikehold og etterlevelse Tjenestespesifikk Internkontroll innenfor tjenester og virksomhetsområder Aggregering og rapportering Støtteprosesser Internkontroll innenfor IKT, anskaffelser, økonomi, personal Aggregering og rapportering

9 Samlet modell for internkontroll Helhetlig styring og riktig utvikling Etterlevelse av lover og regler Risikovurdering Formalisering Kontrollaktiviteter Sektorovergripende Tjenestespesifikk Støtteprosesser Godt omdømme og legitimitet Kvalitet og effektivitet i tjenesteproduksjonen

10 viktigste råd for styrket internkontroll nngå i daglig ledelse og integrert med virksomhetsstyring Internkontroll er en del av lederansvaret Forbedring og trygghet ikke mistillit og kontroll Synliggjøring i årshjul og rapportering

11 er risikobasert internkontroll Hva kan gå galt? Hvilken risiko kan vi leve med? Hvilke kontrolltiltak har vi, og er de relevante?

12 er formalisering, særlig dokumentasjon Roller og ansvar Felles maler og metoder harmonisert praksis, lav terskel, enkelt å dokumentere Rapportering

13 Rådmannens rolle a er betryggende kontroll hos oss? stemme seg sette ambisjonsnivået og legge lista rmidle synlig og tydelig lge opp tilrettelegge og etterspørre og hvordan innretter vi oss mannen skal føle og føre en betryggende kontroll

14 Rådmannens rolle pportering og informasjonsflyt gg videre på det som finnes fra før ekvens og innhold sentlighet og aggregering lkevalgte!

15 Rådmannens rolle På prent! ktorovergripende reglement må på plass! Delegering Roller og ansvar Styring vterskel og rask effekt: Felles maler Standardiserte metoder Strukturert lagring

16 Rådmannens rolle missgiver for utviklingsarbeidet? ør det enkelt! Så er det enklere å formidle og følge opp t er ikke nødvendig med egne datasystem Klargjør først eget ambisjonsnivå vurder deretter om det er behov som må dekkes gjennom IKT verktøy rst avklare hva som er god internkontroll Dernest etablere samspill med virksomhetsstyringen

17 kus pokus? mmunene gjør mye bra ta utgangspunkt i det dere har og t dere gjør! yrking av IK handler i stor grad om god forvaltningsskikk ye arbeid men ikke nødvendigvis komplisert visjonen er en støtte faglig miljø og kompetanse dmannens engasjement er viktig uk egne krefter!

18 Rådmannens rolle! tusiasme, kulturbygging ke bare hva som gjøres e viktig hvordan det gjøres gasjerte ledere rankre og involvere emsnakk de eksempler

19 for oppmerksomheten