Rådmannens internkontroll - hva kan kontrollutvalgene forvente?

Transkript

1 Rådmannens internkontroll - hva kan kontrollutvalgene forvente? NKRFs Kontrollutvalgskonferanse feb 2014 Spesialrådgiver Tina Skarheim, KS

2 RÅDMANNENS INTERNKONTROLL- ORDEN I EGET HUS Bakgrunn Hva har KS gjort? KS gir råd ikke en norm Kommuner er ulike

3 Utgangspunkt Kommuneloven 23 nr 2 Administrasjonssjefen skal påse at de saker som legges fram for folkevalgte organer er forsvarlig utredet, og at vedtak blir iverksatt. Administrasjonssjefen skal sørge for at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er gjenstand for betryggende kontroll.

4

5 Det er ulike løsninger, og mye er bra, men Fragmentert og usystematisk Ikke dokumentert Ufullstendig Klargjøring av hva som er betryggende kontroll, hvilke utfordringer kommunen har, hvilken risiko man er villig til å akseptere Det er i stor grad et kommunalt valg å avgjøre hva det vil si å ha betryggende kontroll, men det bør være et bevisst valg

6 Internkontrollen må ses i samanheng med kvalitet i tjenester, effektiv ressursbruk og god folkevalgt styring Internkontrollarbeidet må henge saman med og vere en del av organisasjonsutviklinga i kommunen Det er behov for en rettleiar som gir konkrete råd om arbeidet og utfordringane med internkontroll i kommunane Kommunane bør i større grad nytte risikovurderingar i styringa av verksemda

7 Fra Kl 23 nr 2 Administrasjonssjefen Via skal påse at de saker som legges fram for folkevalgte organer, er forsvarlig utredet, og at vedtak blir iverksatt. Til Administrasjonssjefen skal sørge for at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er gjenstand for betryggende kontroll.

8 Tre viktige råd for styrket internkontroll Inngå i daglig ledelse og integrert med virksomhetsstyring Mer risikobasert internkontroll Mer formalisering, særlig dokumentasjon

9 Hvorfor bedrive internkontroll? Utvikling som Kommunestyret og innbyggerne ønsker Forsvarlig og effektiv tjenesteproduksjon Overholdelse av lover og regler Hvordan fremstår kommunen Demme opp for statlig styring og kontroll?

10 Hensikt med internkontroll Helhetlig styring og riktig utvikling Kvalitet og effektivitet i tjenestene Godt omdømme og legitimitet Etterlevelse av lover og regler Utvikling i tråd med vedtatte mål Godt samspill mellom virksomhetsstyring og internkontroll Kostnads- og resultateffektivitet Tilfredse brukere og innbyggere Forbedringsarbeid Legitimitet og engasjement for kommunen og lokaldemokratiet Attraktivitet, bosted og arbeidsgiver Kvalitet og tilgang på tjenester Myndighetsmisbruk Motivasjonen finnes i kommunen selv!

11 Forutsetninger for betryggende kontroll Risikovurdering Grunnlag for innretning av IK Grunnlag for tiltak og kontrollaktiviteter Strategisk nivå og operativt nivå Formalisering Organisering, ansvar og roller Dokumentasjon, rutiner og prosedyrer Rapportering og aggregering Kontrollaktiviteter Gjennom daglig og faglig virksomhet Planlagte, stikkprøver og faste Avvikshåndtering

12 Internkontrollens virkeområde Sektorovergripende Virksomhetsstyring Felles og overordnede reglement Vedlikehold og etterlevelse Tjenestespesifikk Internkontroll innenfor tjenester og virksomhetsområder Aggregering og rapportering Støtteprosesser Internkontroll innenfor IKT, anskaffelser, økonomi, personal Aggregering og rapportering

13 Etterlevelse av lover og regler Hensiktene med internkontroll Helhetlig styring og riktig utvikling Kvalitet og effektivitet i tjenesteproduksjonen Godt omdømme og legitimitet

14 Etterlevelse av lover og regler Samlet modell for internkontroll Helhetlig styring og riktig utvikling Risikovurdering Sektorovergripende Formalisering Tjenestespesifikk Kontrollaktiviteter Støtteprosesser Kvalitet og effektivitet i tjenesteproduksjonen Godt omdømme og legitimitet

15 HVA KAN KONTROLLUTVALGET FORVENTE HVA MÅ BØR PÅ PLASS OG FØLGES OPP?

16 Hva kan Kontrollutvalget forvente? Internkontroll som lederansvar Sektorovergripende reglement Risikobasert internkontroll Oppfølging og rapportering Samspill med virksomhetsstyring

17 Hva kan Kontrollutvalget forvente? Internkontroll som lederansvar Sektorovergripende reglement Risikobasert internkontroll Oppfølging og rapportering Samspill med virksomhetsstyring

18 Internkontroll som lederansvar Organisering av internkontroll bør følge administrativ oppbygging Ansvar for internkontroll inngår i lederansvaret Overlapp med delegasjonsreglement, lederavtaler, kommunikasjonslinjer

19 Roller Helhet, ambisjoner, Tiltak, rutiner, oppgaver tilrettelegging Etterlevelse, forbedring, rapportering

20 Hva kan Kontrollutvalget forvente? Internkontroll som lederansvar Sektorovergripende reglement Risikobasert internkontroll Oppfølging og rapportering Samspill med virksomhetsstyring

21 Reglement og retningslinjer kommunen bør ha på plass Felles, helhetlige og overordnede regelverk og retningslinjer Gjeldende for alle enheter og ansatte Ofte premissgivende for praksis i virksomheter og støtteprosesser Ikke tilstrekkelig at dokumentene finnes - skal også være oppdaterte og etterleves

22 Utarbeidet Oppdatert Etterlevet Delegering Etisk standard og antikorrupsjon Personal- og arbeidsgiveri Økonomi og finansforvaltning Anskaffelser Arkivplan Datasikkerhet og personvern HMS Krise- og beredskap Varsling Avvikshåndtering

23 Har vi det? Oppdatert/ajour? Etterlevet? Delegering fra kommunestyret til rådmannen Vurdering Administrative fullmakter fra rådmannen Økonomi Finans Anskaffelser Personalområdet Eksempel

24 Hva kan Kontrollutvalget forvente? Internkontroll som lederansvar Sektorovergripende reglement Risikobasert internkontroll Oppfølging og rapportering Samspill med virksomhetsstyring

25 Risikovurdering Formalisering Kontrollaktiviteter Grunnlag for innretning av internkontroll Grunnlag for tiltak og kontrollaktiviteter Strategisk nivå og operativt nivå Organisering, ansvar og roller Dokumentasjon, rutiner og prosedyrer Rapportering og aggregering Gjennom daglig og faglig virksomhet Planlagte, stikkprøver og faste kontroller Avvikshåndtering

26 Risiko i tjenesteproduksjonen Rapportering og dialog Risikobasert IK Helhetlig vurdering

27 Vanskelige valg?

28 Refleksjonspunkter for å prioritere oppmerksomhet mellom arbeidsprosesser/enheter 4V: viktig, vanlig (volum) vanskelig, variasjon Hvor iboende eller rest-risiko er stor Hvor oppfølging har vist seg problematisk Hvor det er mange avvik, eller læringen synes begrenset Hvor økonomi- eller kvalitetsindikatorer viser at oppfølging er nødvendig, eks overforbruk økonomi, lav skår på bruker- eller medarbeiderundersøkelser, høyt sykefravær Eksempel

29 Risikovurderinger i tjenester og virksomheter Oppfølging Hva kan gå galt? Hvor galt kan det gå? Er det nok? Hva er gjort for å unngå at det går galt?

30 Rådmannsnivåets vurdering av helheten og det overordnede Har vi sektorovergripende reglementer på plass, dvs utarbeidet, oppdatert og etterlevet? Fungerer delegering godt nok? Fungerer rapportering godt nok? Er internkontrollen i tjenester og støtteprosesser risikobasert? Er det etablert rutiner og dokumentasjon for internkontrollen i tjenester og støtteprosesser? Eksempel

31 Enkel vurdering av helheten i internkontrollen Etablert? Oppdatert? Etterlevet? Status Egenvurdering Kommentar Hvorfor er vi grønne, gule eller røde? Oppfølging Hvem, hva, når Sektorovergripende reglementer? Delegering Risikobasert IK i virksomheter? Rutiner og dokumentasjon? Rapportering Eksempel

32 Hva kan Kontrollutvalget forvente? Internkontroll som lederansvar Sektorovergripende reglement Risikobasert internkontroll Oppfølging og rapportering Samspill med virksomhetsstyring

33 80 % mennesker 20 % system

34 Avklaring av hva som er god internkontroll hos oss! Være tydelig på ambisjonsnivå klar forventning Oppmerksomhet på organisasjonskultur og etisk standard Tilrettelegge for etterlevelse, styring og oversikt Verktøy og metoder standarder Struktur og organisering - roller og ansvar Sektorovergripende reglementer

35 Etterlevelse av lover og regler Etisk standard, bevissthet og organisasjonskultur Helhetlig Motivasjon styring og riktig Kultur utvikling Etterleve Entusiasme Kvalitet og effektivitet Læring i tjenesteproduksjonen Godt omdømme og legitimitet

36 Rådmannens ansvar og de andre lederne sitt ansvar. Rådmannen har ansvaret for alt som skjer i administrasjonen som utføres av de ansatte i kommunen Den som delegerer gir ikke fra seg ansvar! Den som har ansvar for en virksomhet/tjeneste har også ansvaret for internkontrollen innenfor samme område Derfor er det mange ledere som forholder seg til bestemmelser om tjenesteyting og internkontroll slik de er formulert i særlover/forskrifter Eksempel

37 Hvorfor skal vi jobbe med det hvem gjør vi det for? Å styrke internkontrollen er å gi medarbeidere og ledere trygghet i hvordan man skal utføre sine oppgaver Enes om hva som er godt nok Nedtegne «taus kunnskap» om hvorfor og hvordan Trenger ikke å bety mer byråkrati, alle har nok å gjøre! Tilstrekkelig og riktige ting dokumentert Vite at vi gjør de riktige tingene Eksempel

38 Rådmannens ansvar Kommuneloven 23

39 Etterlevelse av lover og regler At forutsetningene er tilstede - tilrettelegging Helhetlig styring og riktig utvikling Risikovurderinger Formalisering Kontrollaktiviteter Sektorovergripende Tjenestespesifikk Støtteprosesser Kvalitet og effektivitet i tjenesteproduksjonen Godt omdømme og legitimitet

40 Etterlevelse av lover og regler Tilbakemelding på oppdraget - rapportering Helhetlig styring og riktig utvikling Risikovurderinger Formalisering Kontrollaktiviteter Sektorovergripende Tjenestespesifikk Støtteprosesser Kvalitet og effektivitet i tjenesteproduksjonen Godt omdømme og legitimitet

41 Rapportering og informasjonsflyt Ikke særskilt rapportering for internkontroll Samme frekvens og kjede som ordinær rapportering Frekvens, volum, form må avklares Sammenstilling og aggregering for å unngå detaljer og uvesentligheter

42 Eksempel rapportering Månedlig Tertial Årlig Økonomi Status og prognose Utbyggings-/investeringsprosjekter Tjenesteproduksjon/handlingsplan/satsinger Status, måloppnåelse, prognose, kvalitet Medarbeidere Sykefravær, status og prognose Medarbeidertilfredshet Politiske vedtak Status på oppfølging/gjennomføring av politiske vedtak Internkontroll Status innmeldte og lukkede avvik Gjennomførte kontroller, resultater, iverksatte tiltak Forslag til tiltak eller kontroller på bakgrunn av erfaringer eller analyser Evt klargjøring av ansvar for oppfølging og iverksetting av tiltak Eksempel

43 Aktuelle momenter Årsberetningen Iverksatte og planlagte tiltak for betryggende kontroll og høy etisk standard Arbeid med etisk standard og organisasjonskultur, (reglement, refleksjon, bevissthet) Status politiske vedtak (oppfølging, gjennomføring) Innmeldte og lukkede avvik (trender, volum, typer, aggregert, læringssløyfer, enkelttilfeller av særlig interesse eller for å eksemplifisere) Gjennomførte kontroller og analyser, samt resultater av disse (ikke den daglige, men det særskilte) Planer om endringer på bakgrunn av erfaringer eller analyser (Kl 48 nr 5) Eksempel

44 Hva kan Kontrollutvalget forvente? Internkontroll som lederansvar Sektorovergripende reglement Risikobasert internkontroll Oppfølging og rapportering Samspill med virksomhetsstyring

45 Internkontroll som må ivaretas i ledelse og styring Internkontrollen er en del av virksomhetsstyringen Synlig i dokumenter OG på arenaer Daglig og faglig ledelse formalisert og en del av organisasjonskulturen Resultater og aktiviteter fremkommer i rapportering

46 KVALITET Utvikling og forbedring Brukerundersøkelser Tjenestekvalitet Kvalitetsarbeid RISIKO Det vi vil unngå! Risikoanalyser Grunnlag internkontroll Virksomhetsstyring Internkontroll MÅL Det vi vil oppnå! Balansert målstyring Resultater

47 1.kvartal 4.kvartal Budsjett og handlingsplan Forberede prosjekter, kartlegginger, forbedringer Planlegge risikokartlegg, kontroller/analyser Årshjul Årsregnskap Medarbeiderus Risiko- og kontrollmatriser 2.kvartal Evaluering forrige år Årsmelding Budsjettarbeid Strategi og rammer Forbedringsarbeid Objektive indikatorer og tjenesteutvikling Oppdatering rutiner og prosedyrer 3.kvartal Innbygger- og brukerus Større analyser/ Internrevisjoner Vurdere helheten i IK

48 Motivasjonen for god internkontroll hos kommunen selv God internkontroll er en del av styringen av kommunen

49 Tre viktige råd for styrket internkontroll Inngå i daglig ledelse og integrert med virksomhetsstyring Mer risikobasert internkontroll Mer formalisering, særlig dokumentasjon

50 Hva kan Kontrollutvalget forvente? Internkontroll som lederansvar Sektorovergripende reglement Risikobasert internkontroll Oppfølging og rapportering Samspill med virksomhetsstyring

51 Takk for oppmerksomheten