Førstegangsreisende i innovative anskaffelser. Jon Skriubakken Leder Digitalisering

Transkript

1 Førstegangsreisende i innovative anskaffelser Jon Skriubakken Leder Digitalisering

2 Vi skal kjøpe noe vi ikke vet om finnes!

3 Innhold Behovene Hvorfor Innovativ prosess? Prosessen Gevinster og læringspunkter

4 Behovene

5 Virksomhetens behov Fylkeskommunen skal innen desember 2016 etablere en helhetlig struktur for kvalitetog internkontroll som sikrer god kontroll, kvalitet og effektivitet, godt omdømme og legitimitet, helhetlig styring og riktig utvikling, samt sikre at lover og regler i hele organisasjonen etterleves. (MoB ) En av anbefalingene som fremkommer gjennom de siste årenes rapporter er at internkontrollen i større grad bør være integrert i det ordinære styringssystemet. KS anbefaler at kommunen bør ta utgangspunkt i eksisterende virksomhetsstyring når internkontrollen skal styrkes. (Rådmannens internkontroll. Hvordan få orden i eget hus? KS)

6 Virksomhetens behov Sammenhengene styringsdokumenter

7 En helhetlig virksomhetsstyring skal gjerne ivareta ulike funksjoner. Risikoreduksjon gjennom styrket internkontroll kan være en av dem. Andre vil være måloppnåelse og resultater, krise- og beredskapshåndtering og systematisk utviklings- og forbedringsarbeid. (Rådmannens internkontroll. Hvordan få orden i eget hus? KS)

8

9 Brukerens behov Behovet for styringsinformasjon er kartlagt gjennom samtaler med alle avdelingsledere og team-/seksjonsledere (ikke ytre virksomheter) basert på følgende åpne spørsmålsstillinger : - Hva slags styringsinformasjon har du behov for? - Hvor ofte har du behov for slik informasjon? - Hvor finner du slik informasjon? - Hvordan oppfatter du tilgang til og kvaliteten på slik informasjon? Det er i tillegg gjennomført gevinstverksted på styringsdokumentprosessene.

10 Brukerens behov - gevinstverksted

11 Hvorfor innovativ prosess?

12

13 Vi skal kjøpe noe vi ikke vet om finnes!

14 Telemark fylkeskommune ønsker dialog med markedet om hvordan vi best kan løse behovet for et helhetlig digitalt ledelsesverktøy Evy-Anni Evensen, Fylkesrådmann Cecilie Møller Endresen, leverandørutviklingsprogrammet Ailin Aastvedt, Økonomisjef

15 Ambisjon Telemark fylkeskommune har ambisjon om å etablere et helhetlig digitalt ledelsesverktøy for kvalitets- og internkontroll, personalledelse og målstyring

16 Målsettinger Et helhetlig ledelsesverktøy bør som et utgangspunkt bidra til å forbedre og følgende områder: 1. Internkontroll og kvalitetsutvikling 2. Personalledelse 3. Mål- og resultatstyring 4. Effektive arbeidsprosesser i utforming av styringsdokumenter og rapportering

17 Prosessen

18 Tid Aktivitet 2015 Analyse og innsamling av behov Frist for påmelding Dialogkonferanse Dialogkonferanse Frist for innspill og påmelding 1:1-møter En-til-en-møter Januar 2017 Mars 2017 Prekvalifisering konkurranse Konkurranse utlyst 4. April 2017 Åpning av tilbud

19 Dialogkonferanse Helhetlig digitalt ledelsesverktøy Evy-Anni Evensen, Fylkesrådmann

20 Resultater Antall deltagere dialogkonferanse: 8 Antall skriftlige innspill: 7 Antall 1:1 dialog 8 Antall tilbydere prekvalifisering: 16

21 Gevinster og læringspunkter

22 Gevinster Samarbeid på tvers av fag gir stor nytte - organisasjon og kunnskap Tilført kunnskap fra leverandører før konkurranse svært nyttig - bedre og mer riktig nivå på kravspesifikasjon Leverandørene blir kjent med forretningsideen og bidrar til å utvikle den i bedre stand til gode besvarelser Leverandører finner hverandre det offentlige bidrar til innovasjon nye produkter utvikles

23 Læringspunkter Bruk tid på å kartlegge og utforme egne behov Vær åpen i dialog med leverandørene de vil oss godt spør om hjelp TTT men det gir best resultat

24 Jon Skriubakken Leder digitalisering Mob: Epost: