Betryggende kontroll Internkontrollen til rådmannen

Transkript

1 Stein A. Ytterdahl Rådmann Betryggende kontroll Internkontrollen til rådmannen Foto: Carl-Erik Eriksson

2 Agenda Hvilke overordnede tanker styres kommunen etter, herunder kort om organisering, omfang og utfordringer i hva gjør kommunen for å bygge opp et godt kontrollmiljø Elementer i intern kontroll herunder internkontrollen til rådmannen i grunntanke, fokusområder og tiltak

3

4 Hvilke overordnede tanker styres kommunen etter Foto: Carl-Erik Eriksson

5 Innledninsvis Egenkontrollen i kommunen består av bystyret, kontrollutvalget (herunder ekstern revisjon) og internkontrollen til rådmannen. Rollene er ulike, men et godt samspill er grunnleggende til en samlet god intern kontroll.

6 Stikkord Dagens organisering, tjenestemodellen, ble innført i Av denne følger et flatt hierarki, med to myndighets- og ledelsesnivåer. Filosofien baseres på myndiggjøring og ansvarliggjøring på enhet og stor grad av tillit.

7

8

9 Hva gjør kommunen for å bygge opp et godt kontrollmiljø Kontrollmiljøet er grunnlaget for all den virksomhet som kommunen bedriver. Kommunen har følgende innstilling på kontrollmiljøelementene: Integritet/etiske verdier kontinuerlig fokus på etisk refleksjon og implementering/opplæring i etiske retningslinjer Fokus på faglig god kompetanse hos kommunens medarbeidere.

10 Hva gjør kommunen for å bygge opp et godt kontrollmiljø, forts. Ledelsens filosofi og driftsform Forsvarlig fordeling av ansvar og myndighet Hvordan ledelsen organiserer og utvikler de menneskelige ressursene.

11 Elementer i den administrative internkontrollen herunder internkontrollen til rådmannen i Trondheim kommune grunntanke, fokusområder og tiltak Foto: Carl-Erik Eriksson

12 Hvorfor kontroll? Egen motivasjon Betryggende kontroll = økt trygghet Lovpålagt: Kommuneloven ledd; Administrasjonssjefen skal påse at de saker som legges fram for folkevalgte organer, er forsvarlig utredet, og at vedtak blir iverksatt. Administrasjonssjefen skal sørge for at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er gjenstand for betryggende kontroll.

13 Betryggende kontroll = økt trygghet For hvem? Politisk ledelse og byens befolkning Brukere og pårørende Ansatte Enhetsledere Rådmannen Hvorfor? Legger til rette for at forsvarlige tjenester blir gitt innenfor forsvarlige retningslinjer.

14 Internkontroll en ny oppgave? Ingen ny oppgave Innholdet i begrepet har blitt mer tydelig Internkontrollen er et løpende arbeid for å bedre kvaliteten i tjenestene og gi effektiv ressursbruk. Kontinuerlig prosess TK stor og kompleks virksomhet Behov for en systematisk tilnærming til arbeide med kontroll og intern kontroll.

15 Rådmannens tilnærming til de ulike interkontrollelementene Risikovurderinger og kontrolltiltak Overvåkning og oppfølging Evaluering av styrings- og kontrollsystemet

16 Risikovurderinger og kontrolltiltak Både risikovurderinger og kontrolltiltak er innarbeidet i lederavtalen, dette gjennom bruk av sjekkliste for intern kontroll og risikovurderinger for virksomheten Kommunens kvalitetssystem Består av dokumentarkiv for retningslinjer/rutiner/prosedyerer og et avviksrapporteringssystem. Kvalitetssikring av saker som skal til politisk behandling. Ingen saker legges frem for politisk behandling før saken har vært gjenstand for økonomisk kontroll

17 Eksempler: Sjekklisten for internkontroll eksistert siden 2010 Utarbeidet som et ledd i rådmannens arbeid med å styrke internkontrollen ved alle kommunens enheter. Utarbeidet som følge av en risikovurdering fra rådmannen. Sjekklisten er ment som et hjelpemiddel fra rådmannen til enhetsleder, samt at den vil inngå som en del av lederavtaleoppfølgingen. Tar for seg tema som berører alle enheter.

18 Sjekklisten for internkontroll forts. Sjekklisten omfatter temaene personalforvaltning (etikk), informasjonssikkerhet, lønn og refusjon, innkjøp- offentlige anskaffelser, fakturabehandling, regnskap, inntekter på enheten, arkiv, offentlig innsyn, behandling av enhetsleders egne utgifter, HMS, kommunikasjon, økonomistyring, og beredskap. Sjekklisten revideres årlig. Ved årets slutt inngår sjekklisten i enhetsleders egenvurdering ved resultatvurderingen.

19 Sjekklisten For 2013

20 Risikovurderinger som en del av enhetsleders internkontroll på enhet. følges opp via lederavtalen

21 Kvalitetssystemet Består av: Dokumentarkiv (retningslinjer, rutiner, prosedyrer) Avviksoppfølging Rådmannens ledergruppe holder øye med oppfølgingen innenfor hvert tjenesteområde gjennom kvartalsvise statusrapporter.

22 Politiske saker - kvalitetssikring Tydeliggjøring av kvalitetssikring innført i 2009 Formål; sikre overensstemmelse mellom sentrale plandokumenter og politisk sak. Se etter at forutsetninger i saken er realistiske og at økonomiske beregninger er fullstendige. Kvalitetssikringen er innarbeidet i prosessen i tilknytning til fullelektronisk arkiv.

23 Overvåking og oppfølging Avvikssystemet Lederavtaleoppfølgingen Interne tjenester gjennomførere stikkprøvekontroller innenfor eksempelvis regnskap, lønn og andre ytelser, reiseregninger osv.

24 Evaluering av styrings- og kontrollsystemet Sak 176/11 Videreutvikling av tjenestemodellen Sak 95/12 Videreutvikling av tjenestemodellen Evaluering: Ledelse under tjenstemodellen fra 2013

25 Hvor er vi? Systematikken knyttet til internkontrollarbeidet har økt. Vesentlige kontrollelementer er knyttet til lederavtaleoppfølgingen, altså knyttet til det eksisterende styringssystemet. Strukturen i kvalitetssystemet er ryddig, legger til rette for god dokumentstyring. Kvalitetssikring av saker er systematisk og lagt inn i prosessen i forbindelse med utarbeidelse av saker. Interne tjenester benyttes i forbindelse med stikkprøvekontroller.

26 Hvor går vi? Kommunen vil bygge videre på det fundamentet som er etablert Kommunen vil basere den videre utviklingen av internkontrollen på systematiske overordnede risikoanalyser. Kommunen vil øke grad av dokumentasjon av internkontroll, både plandokumenter og oppfølging.