INTERNKONTROLL KFIN

Transkript

1 INTERNKONTROLL KFIN

2 Internkontroll Byrådets ansvar etter kommuneloven 20 nr. 2: Administrasjonen skal drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser og være gjenstand for betryggende kontroll Mål for internkontrollen - Målrettet, effektiv og hensiktsmessig drift - Pålitelig intern og ekstern rapportering - Overholdelse av lover, regler og interne retningslinjer - Gjennomføring av politiske vedtak Målstyring - Hva vil vi oppnå Internkontroll - Hvordan oppnår vi dette Risikostyring - Hvordan prioriterer vi innsatsen 2

3 Litt historikk 2007: etablering av «Enhet for økonomisk internkontroll» Ansvar: forbedring og etterkontroll på økonomiområdet 2 personer Del av byrådets internkontroll 2014: omdannet til seksjon for internkontroll Utvidet ansvarsområde til også å dekke internkontroll på områdene; Økonomi, Innkjøp, HR/HMS og informasjonssikkerhet 3 personer Del av byrådets internkontroll 3

4

5 Internkontroll et linjeansvar Byrådssak 1401/14 «Internkontroll i Bergen kommune. Overordnet rammeverk» Skal bidra til å sikre betryggende kontroll gjennom å: Tydeliggjøre hva internkontrollen er og består av Rutiner, systemer, arbeidsdeling Praksis/ løpende egenkontroll Intern etterkontroll og eksterne revisjoner Tydeliggjøre ansvar og myndighet på internkontroll området Konsernomfattende fagområder/ prosesser Sektorspesifikke fagområder Rammeverket gjelder for hele Bergen kommunes virksomhet 5

6 Internkontroll et linjeansvar (2) Alle nivå i organisasjonen har et ansvar for internkontrollen med følgende ansvars og arbeidsdeling (noe oppsummert og forkortet): 1. Kommunaldirektør for BFEE: Ansvar og myndighet for å legge til rette for internkontroll arbeidet i organisasjonen gjennom å: Utvikle felles overordnede rutiner og systemer for de konsernomfattende områdene i BFEE og etterse at de er i bruk Gjennomføre etterkontroller av praksis på de aktuelle fagområdene Veilede byrådsavdelingene på internkontroll området 2. Kommunaldirektør for øvrige byrådsavdelinger Utvikle rutiner og systemer for sine fagområder (sektor) Påse at både sektorspesifikke og konsernomfattende rutiner og systemer er tatt i bruk Etterkontroller av praksis i egen byrådsavdeling Veilede underliggende enheter på internkontroll området 3. Den enkelte resultatenhet Påse at rutiner og systemer er tatt i bruk (sektor + konsernomfattende) Etterkontroller av egen praksis Dokumentere sitt internkontrollsystem

7 Oppgaver for seksjon for internkontroll, eksempler Risikostyring Ansvar for nettside med maler, verktøy og veiledninger Yter bistand til byrådsavdelingene/ nivå 1 Gjør egne risikovurderinger ift. økonomisk kriminalitet, inkl. korrupsjon. Har etablert et nettverk for risikostyring «Utvikle overordnet system for internkontroll av konsern overgripende tjenester innenfor BFEE sitt ansvarsområde.» Har utviklet et rammeverk for virksomhetsstyring (inkl. internkontroll) Basert på byrådssak 1401/14 «Internkontroll i Bergen kommune. Overordnet rammeverk» Er et dokumentasjonsverktøy samt veileder for enhetene ift. hva som må være på plass av internkontrolltiltak ute på enhetene 7

8 Oppgaver Ansvar for kommunens antikorrupsjonsarbeid Byrådet har vedtatt at Bergen kommune skal ha et antikorrupsjonsprogram (byrådssak 319/13) Bergen kommune er medlem i Transparency Norge Det er gjennomført overordnede risikoanalyser for økonomisk kriminalitet innenfor konserngjennomgående prosesser (HR/lønn, inntekter, tilskudd, innkjøp). Det er nylig gjennomført overordnet risikoanalyse for korrupsjon innenfor «andre kommunale roller». Eks demokrati rollen, tjenesteyter rollen, myndighetsrollen Alle byrådsavdelinger skal innen 2. halvår 2016 utarbeide risikoanalyser for sitt ansvarsområde Nettside på allmenningen Lager håndbok i antikorrupsjon Etter hvert; generell informasjon og opplæring med ekstra fokus på utsatte miljø/roller 8

9 Oppgaver Koordinere, overvåke og følge opp at BFEE sine fagseksjoner utøver sitt ansvar knyttet til internkontroll Månedlige nettverksmøter med ressurspersoner i den enkelte seksjon Fokusområder til nå: risikovurderinger, planer for etterkontroll, hvordan gjøre etterkontroller Aktiv opplæringsvirksomhet og bistand til de enkelte byrådsavdelinger sitt arbeid med Internkontroll Har etablert et nettverk for etterkontroller med alle byrådsavdelingene Kurs/samlinger Gjøre stikkprøvebaserte kontroller for å etterse at konsern overgripende retningslinjer innenfor BFEE sitt ansvarsområde overholdes. Basert på risikoanalyser 9

10 Oppfølging av revisjonsrapporter Seksjon for internkontroll ajourholder løpende oversikt over forvaltningsrevisjonsrapporter og tilleggs revisjoner behandlet i kontrollutvalget Har utarbeidet rutine som skal bidra til å sikre at BFEE sitt ansvar knyttet til oppfølging av våre konsernansvarsområder blir ivaretatt Seksjon for IK sender mail til ansvarlig fagseksjon om at rapport foreligger med oversikt over anbefalinger som gjelder fagseksjonens ansvarsområde Seksjonssjefene skal etterspørre status på forbedringsarbeidet på konsernansvarsområdene hos administrasjonssjef i den enkelte byrådsavdeling Ansvaret for forbedringsarbeidet ligger i den enkelte byrådsavdeling Seksjonssjef signerer ut når arbeidet opplyses å være utført Administrasjonssjef i BFEE følger opp anbefalinger som gjelder enheter i BFEE Seksjon for internkontroll gjør tilsvarende oppfølging for anbefalinger som gjelder internkontroll området Følger også opp områder som ikke innen rimelig tid kvitteres ut av de øvrige fagseksjonene i BFEE