"Iverksettingog oppfølgingav politiskevedtak" Risørkommune

Transkript

1 Arendal Revisjonsdistrikt IKS Arendal-Birkenes-Froland-Gjerstad-Grimstad-Lillesand-Risør-Tvedestrand-Vegarshei-Åmli "Iverksettingog oppfølgingav politiskevedtak" Risørkommune Forvaltningsrevisjonjanuar 2014

2 SAMMENDRAG 3 INNLEDNING 4 PROSJEKTETSFORMÅL, METODE OG AVGRESNING FORMÅL PROBLEMSTILLING METODEVALG,GJENNOMFØRINGOG AVGRENSNING 4 PROBLEMSTILLINGER PROBLEMSTILLING REVISJONSKRITERIER FAKTA REVISORSVURDERINGOG KONKLUSJON 7 REVISJONENSANBEFALINGOG FORSLAGTIL TILTAK 8 RÅDMANNENS KOMMENTAR 9 LITTERATUR 10 2

3 ' Arendal Revisjonsdistrikt IKS har, på oppdrag fra kontrollutvalget i Risør kommune, gjennomført et forvaltningsprosjekt med fokus på iverksetting og oppfølging av politiske vedtak. Problemstillingen har vært: Har administrasjonen organisert virksomheten for å sikre at politiske vedtak blir iverksatt ogfulgt opp på en tilfredsstillende måte? Risør komme bruker et elektronisk arkivssystem for innmelding av saker til bystyret. Det er den ansvarlige saksbehandleren som følger opp saken. Saksbehandlingssystemet gir i hovedsak en systematisk oversikt over prosessen etter at et politisk vedtak er fattet. Revisjonen har, etter visse avgrensinger, gjort et skjønnsmessig utvalg av saker vedtatt av bystyret i Risør for kontroll. I sakene gjennomgått av revisjonen var alle iverksatt etter vedtakets ordlyd. Det var i hovedsak mulig å følge den videre prosessen i alle vedtak gjennom kommunes arkivsystem. I saker hvor bystyret i tilknytning til vedtaket ber om orienteringer med tidsfrister, er disse overholdt. Av sakene revisjonen kontrollerte, totalt 27, var 9 markert som avsluttet i kommunens arkivsystem. Sakene som var under behandling, var det som kan betegnes som pågående saker. Enkelte av sakene hadde ikke markert status i kommunens arkivsystem. Bystyrets protokoller blir lagt ut på nett, det samme blir kommunes økonomiplan og budsjett. Kommunen har tertialrapporteringer til bystyret om budsjettet. Utover dette har kommunen ingen konkret rutine på rapportering av politiske vedtak til bystyret. Revisjonen anbefaler at kommunen fortsetter å ha fokus på tilbakerapportering til bystyret, i tillegg tii å se på mulighetene for å utvide denne. Arendal Camilla Eriksrud Forvaltningsrevisor Steinar Johansen Oppdragsansvarlig 3

4 Forvaltningsrevisjon er hjemlet i Kommunelovens nr. 77 nr. 4, jfr. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner mv. 6,7 og 8. Arendal Revisjonsdistrikt har på oppdrag fra kontrollutvalget i Risør kommune gjennomført forvaltningsrevisjonsprosjektet "Iverksetting og oppfølging av politiske vedtak". Prosjektet har fremkommet på grunnlag av en overordnet analyse, og kontrollutvalget beskriver intensjonen på følgende måte: Forvaltningsrevisjonsprosjektet vil fokusere på i hvilken gjad administrasjonen har tilstrekkelige rutiner for å sikre at politiske vedtak blir iverksatt og fulgt opp i henhold til forutsetningene. Gjennomføringen vil ta utgangspunkt i en vurdering av et tilfeldig utvalg vedtak fattet av bystyret. " lk 3.1. FORMÅL Fonnålet med prosjektet har vært å vurdere kommunens system for at politiske vedtak blir iverksatt og fulgt opp. Et system for internkontroll i kommunen som følger opp de politiske vedtakene vil sikre tillit til kommunen og gi grunnlag for riktig og effektiv bruk av ressursene. Kommunelovens (kml.) 231 er en viktig forutsetning for lokalforvaltningens rollefordeling og dynamikk i tjenesteytingen. Kml. 23 (2) presiserer at: Administrasjonssjefen skal påse at de saker som legges fram for folkevalgte organer, er forsvarlig utredet, og at vedtak blir iverksatt. Revisjonen vil se på sammenheng mellom politisk vedtak og gjennomføring, og om de strukturelle rammene er tilstrekkelig for å ivareta dette prinsippet, herunder de prosesser og system kommunen har for iverksetting, gjennomføring og oppfølging av politiske vedtak PROBLEMSTILLING Har administrasjonen organisert virksomheten for å sikre at politiske vedtak blir iverksatt og fulgt opp på en tilfredsstillende måte? 3.3. METODEVALG, GJENNOMFØRING OG AVGRENSNING Metode og gjennomføring Revisjonen har tatt utgangspunkt i vedtak fattet i bystyret fra og med Etter en avgrensning som nevnt nedenfor, er det gjort et skjønnsmessig utvalg. Revisjonen har hatt samtaler med seniorrådgiver, som har vært revisjonens kontaktperson, og arkivansvarlig i kommunen. Det har også vært en gjennomgang av aktuell dokumentasjon, som innebærer rutinebeskrivelser, politiske planer og årsregnskap. Lov om kommuner og fylkeskommuner av 25.september 1992 nr

5 Avgrensning Prosjektet vil omhandle administrasjonens, jfr. km1. 23, oppfølging av de politiske vedtakene, og systemet for dette. Prosjektet vil ikke innebære arbeidet administrasjonen gjør før en sak er meldt inn til bystyret. Saker som ikke faller inn under begrepet vedtak, som for eksempel orienteringer og uformelle uttalelser, vil heller ikke omfattes. Det samme gjelder valg til politiske komiteer og orienteringssaker. Sakene revisjonen har sett på, er vedtatt av bystyret. Vedtak i andre politiske organ, som formannskapet, har revisjonen valgt å holde utenfor i denne rapporten. De vedtak som her er sett på, vil være vedtak som krever "iverksettelse", jfr. km Revisjonen har fulgt de vedtatte sakene på et overordnet nivå. Revisjonen har sett på et utvalg vedtak framlagt for behandling i bystyret, hvor de tidligste er fra Ikke alle detaljer fra undersøkelsene er gjengitt, kun hovedtrekkene av våre funn PROBLEMSTILLING Har administrasjonen organisert virksomheten for å sikre at politiske vedtak blir iverksatt og fulgt opp på en tilfredsstillende måte? REVISJONSKRITERIER Det følger av km1. 6 at bystyret fatter vedtak på vegne av kommunen. Etter kml. 23(2) skal administrasjonssjefen påse at disse vedtak blir iverksatt: "Administrasjonssjefen skal påse at de saker som legges fram for folkevalgte organer, er forsvarlig utredet, og at vedtak blir iverksatt. Administrasjonssjefen skal sørge for at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er gjenstand for betryggende kontroll". Administrasjonssjefen har etter loven "et ansvar for å føre kontroll med administrasjonens virksomhet, og herunder etablere tilfredsstillende rutiner for internkontroll"2. Kriteriet blir etter dette at kommunen skal ha et betryggendesystemfor utredningog iverksetting av politiske vedtak. f FAKTA Kommunens rutiner Angående saksgangen etter et bystyrevedtak beskriver kommunen for oss at når et bystyre er ferdig, utarbeider sekretær for bystyret (seniorrådgiver i kommunen) en ferdig protokoll som blir foreløpig godkjent av rådmann og ordfører.protokollenlegges så ut på kommunens hjemmeside. Protokollen blir formelt godkjent på neste bystyremøte. Det er den aktuelle saksbehandler som er ansvarlig for oppfølging av den enkelte sak. 2 Bernt og Overå (2011) Kommunelovenmed kommentarer. 5

6 Når det gjelder spørrerunder i bystyrene, må disse spørsmålene sendes inn til kommunen i forkant av bystyremøtet. Ordfører har ansvar for å svare på disse. Reglene om åpen spørretid, og andre regler i tilknytning til et bystyre, står beskrevet i "Reglement for Risør bystyre", som ble vedtatt 29. mars Når en sak skal opp for bystyret, registreres dette i Ephorte. Ephorte er kommunes elektroniske saks- og arkivbehandlingssystem. Systemet er tilgjengelig for kommunens saksbehandlere. Når en sak som skal opp i bystyret opprettes i Ephorte, tildeles denne et saksnummer. Alle dokumenter tilknyttet denne saken legges inn under dette saksnummeret. Når vedtaket er iverksatt og saken avsluttet, skal dette markeres i Ephorte. Saken er dermed arkivert. Seniorrådgiver forklarer at kommunen har en egen brukerveiledning for saksfremlegg i Ephorte. Arkivansvarlig er i tillegg rundt og holder kurs og innføringer i dette datasystemet. Arkivansvarlig har fokus på at ferdigbehandlede saker skal markeres som avsluttet, og følger opp saksbehandlernes rutiner på dette. Risør kommune hadde tidligere en praksis på å legge ved årsmeldingen en oppdatering på alle vedtak som ble gjort. Det var administrasjonen som utarbeidet disse vedleggene, men man gikk bort fra praksisen da det ble uforholdsmessig mye arbeid rundt dette. Årsrapporten til kommunen inneholder per i dag ingen oversikt over status på iverksetting av vedtak. Til de to siste budsjettene har det blitt utarbeidet en punktvis liste over hvem som har ansvar for oppfølgingen av bystyrets budsjettvedtak. Dette gjelder tekstforslagene i budsjettet. Administrasjonen utarbeider i tilknytning til regnskapet tertialrapporter som forelegges bystyret. Risør kommune har skriftlige administrative rutiner vedrørende finansforvaltningen fastsatt i tråd med Forskrift om kommuners finansforvaltning3. Hovedrevisor beskriver at disse ble gjennomgått av revisjonen høsten 2010 og uavhengig attestasjonsrapport om rutinene ble avgitt av revisjonen Skriftlig reglement for finansforvaltningen i Risør kommune ble vedtatt av bystyret Kommunen har ikke et skriftlig økonomisk investeringsreglement, men investeringer tas inn som en del av regnskapet4. Rådmannsgruppa (rådmannen og kommunalsjefene) har faste møter en gang i uken, hvor de fordeler ansvar og informerer om status i kommunens utredningssaker. Ordføreren deltar på siste del av møtene. Kommunen bruker internkontrollsystemet QM+. Det finnes her blant annet en "Rutine for avviksrapportering og behandling". Denne beskriver at avvik som oppdages umiddelbart skal rettes opp og meldes til nærmeste leder. Rådmannen skal kjøre halvårlige avviksrapporter og stille spørsmål i tilknytning til disse. 3 FOR nr Regnskap punkt 2b " spesifisering av investeringsprosjekter". 6

7 Det er utover det som er beskrevet over, ingen skriftlige rutiner i kommunen på oppfølging av politiske vedtak. Gjennomgang av et utvalg vedtak Revisjonen har etter nevnte uttak, sett på et skjønnsmessig utvalg av 27 politiske vedtak. Totalt antall vedtak Iverksatt og avsluttet Iverksatt, under Ikke dokumentert behandling iverksatt De kontrollerte politiske vedtakene som er markert som avsluttet hos kommunen, er saker som gjelder planer, reguleringer, organisering, avtaler, konsesjoner og søknader fra privatpersoner. De kontrollerte politiske vedtakene som fremdeles er under behandling, er saker som vurderinger, høringer, uttalelser og andre utviklingssaker. De sakene revisjonen her har sett på, er saker som krever oppfølging over tid. Av de politiske sakene revisjonen har sett på, var de emnemessig fordelt på denne måtens: et vedtak om en energi- og klimaplan, et vedtak knyttet til en utbyggingsavtale, ett vedtak knyttet til en byggesøknad fra privatperson, en høringssak om en offentlig utredning, en skjenkebevillingssak, to saker om politisk organisering, to saker tilknyttet politiske komiteer, to vedtak om fastsetting av valgdag, tre vedtak knyttet til budsjett, fem vedtak om uttalelser eller avtaler i forbindelse med forskjellige samarbeid og syv vedtak knyttet til regulerinw utbygging/ handlingsplan. Revisjonen fant ikke all informasjon om saksgangen rundt vedtakene i det elektroniske systemet, så dette ble supplert med informasjon fra budsjetter, kontaktperson i kommunen og regnskapsrevisor. Enkelte saker i Ephorte var lagret under flere forskjellige saksnummer og lå ikke alltid i kronologisk rekkefølge. Enkelte av sakene i det elektroniske system var ikke merket med status, og det var enkelte brev og dokumenter som ikke var merket som lest REVISORS VURDERING OG KONKLUSJON Revisjonen finner at protokollene fra administrasjonen fremstår strukturerte og oversiktlige. De politiske saksnummer vedtakene her blir tildelt, er rask å finne igjen i Ephorte. Kommunen har, med unntak av budsjettrapporteringer, ikke rutiner som sørger for tilbakerapporteringer til bystyret. Kommunen har et elektronisk arkivssystem, som gjør at man kan følge prosessen til størsteparten av de politiske vedtak. I enkelte saker har det vært vanskelige for revisjonen å finne hele saksgangen direkte i Ephorte. s Med revisjonensegen begrepsinndeling 7

8 Det at ansvaret for oppfølgning ligger hos den enkelte saksbehandler, gjør at det stilles store krav til denne, og en overordnet kontroll på detaljnivå synes også tungvindt. Kommunen forteller oss om et fokus på bruk av Ephorte, men at dette kan være utfordrende for mange, da noen mener det er et vanskelig system å bruke. Revisjonen observerer i sin gjennomgang at de tleste sakene er systematisert i arkivet på en god måte, selv om enkelte ikke er markert, eller noen dokumenter markert som ulest. Kommunen har nå planlagt å ta i bruk et system hvor de ansatte i administrasjonen direkte kan lagre sin epostkorrespondanse i Ephorte. Rådmannsgruppa har ukentlige møter hvor de diskuterer ansvar og status i kommunens utredningssaker. Dette gir en god oversikt over saksgangen når det gjelder disse sakene. Politikerne i bystyret i Risør får kvartalsvis rapportering på budsjettet, og det er på denne måten mulig for bystyret å kontrollere om deres vedtak knyttet til budsjettendringer er iverksatt. Kommunen har ikke rapporteringsrutiner til bystyret på andre type politiske vedtak, noe som vil gjøre det vanskelig for bystyret å kontrollere om vedtaket er iverksatt og gjennomført etter intensjonen. Enkelte politiske vedtak kan være uklare, og ikke inneholde frister. Gjennomføringen av slike vedtak ville lettere kunne kontrolleres om det fantes rutiner på å fatte klare vedtak. Revisjonens gjennomgang viser at de politiske vedtakene blir gjennomført etter forutsetningene, men kommunen har ikke et system som sørger for en tilbakerapportering til bystyret om vedtaket ikke gjennomføres, eller ikke kan gjennomføres etter intensjonen. Revisjonen finner det positivt at kommunen har satt fokus på å ha et godt saksbehandlingssystem. Gjennomgangen viser at systemet fungerer, men vil anbefale kommunen å se på mulighetene for å utvide tilbakerapporteringen til bystyret. Dette vil blant annet sikre notoritet, åpenhet og demokratisk kontroll. 8

9 RADMANNENS KOMMENTAR På vegneav rådmannensvarerkommuneni e-postdatert : Rådmannen har ingen merknader til innholdet i rapporten. Vi er imidlertid i gang med forbedringer i rutinene for tilbakerapportering. I årsberetningen for 2013 vil det tas med oversikter over alle vedtak i bystyret, formannskapet og komiteene. Det vil videre bli informert om hvordan vedtakene er fulgt opp. I tillegg vil rådmannens ledergruppe i sine møter ha som rutine fortløpende å følge opp politiske vedtak. Med hilsen Steinar Vik Sørensen Seniorrådgiver 9

10 LITTERATUR Lov om kommuner og fylkeskommuner av 25.september 1992 nr. 107 RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon Bernt, Jan Fridthjof og Overå, Oddvar (2011) Kommuneloven med kommentarer, 5.utgave, Kommuneforlaget. - Reglement for Risør bystyre, vedtatt av Risør bystyre 29. mars 2012 QM+: - Kvalitetssystem/ internkontroll, målsetting for kvalitetssystemet - Kvalitetssystem/ internkontroll, rutine for avviksrapportering Fra Risør kommune: - Vedlegg til 2. tertialrapport 2013 til orientering - Oversiktsdokument fra rådmannsgruppa Liste over saksnummer: PS 54/10 PS 75/10 PS 36/11 PS 21/12 PS 138/12 PS 20/11 PS 55/10 PS 77/10 PS 52/11 PS 134/12 PS 152/12 PS 22/11 PS 69/10 PS 3/11 PS 53/11 PS 135/12 PS 153/12 PS 23/11 PS 72/10 PS 6/11 PS 12/12 PS 136/12 PS 154/12 PS 26/11 PS 73/10 PS 9/11 PS 14/12 10