KONTROLLUTVALGET I LØRENSKOG KOMMUNE

Transkript

1 Erik Bratlie (leder) Andreas Halvorsen (nestleder) Kari Bruun Jens Bruun Tilagawaty Sanmuganathan Håkons vei 45 B, 1470 Lørenskog Mobil: Øvre Grønlivei 10, 1472 Fjellhamar Mobil: Margarethas vei 25, 1473 Lørenskog Mobil: Margarethas vei 25, 1473 Lørenskog Mobil: Østavn. 5, 1476 Rasta Mobil: INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALGET Sted: Lørenskog rådhus, møterom 632 Tid: Tirsdag 15. mai kl Sekretær: Kristin Lundevall, Østre Romerike Revisjonsdistrikt Forfall må meldes så snart som mulig til tlf: eller e-post [email protected] Invitert: Rådmannen SAKSLISTE: KU-L 16/12: Protokoll fra kontrollutvalgsmøte og KU-L 17/12: Vedtaksoppfølging KU-L 18/12 Postens Østlandsterminal KU-L 19/12 Svar fra Oppvekst og utdanning KU-L 20/12: Høring av rapport Utredning om sammenslåing av revisjonene på Romerike KU-L 21/12: Kommunikasjonsstrategi KU-L 22/12: Orienteringssaker KU-L 23/12: Saker til oppfølging KU-L 24/12: Eventuelt Lørenskog, Erik Bratlie (S) leder Kristin Lundevall utvalgssekretær Kopi av innkalling, saker og protokoll sendes: Ordføreren, rådmannen og revisjonssjefen. Kopi av innkalling og protokoll sendes: Varamedlemmene. Postboks 114, 2151 Årnes

2 Sak KU-L 16/12 Protokoll fra kontrollutvalgsmøte og Saksbehandler Sekretær Ingen. Protokoll fra kontrollutvalgets møte den og Sekretær har rettet opp vedtaket i sak 05/12. Protokoll fra møtet den og godkjennes.

3 Sak KU-L 17/12 Saksbehandler Vedtaksoppfølging Sekretær Vedlegg: Kontrollutvalget vedtok i møte i sak KU-L 18/11 ønske om fremleggelse av kommunens journalføring av vedtak fattet i kommunestyret og formannskapet. Rådmann Tron Bamrud er invitert og kommer til møte. Kontrollutvalget tar saken til orientering.

4 Sak KU-L 18/12 Postens Østlandsterminal Saksbehandler Sekretær Vedlegg: SAKSFREMSTILLING: I møte vedtok kontrollutvalget ønske om ny orientering for status i saken om plassering av Postens Østlansterminal. Rådmannen er invitert og kommer til møte. Kontrollutvalget tar saken til orientering. Sak KU-L 19/12 Svar fra Oppvekst og utdanning

5 Saksbehandler Sekretær Kontrollutvalget vedtok i møte i sak KU-L 14/12 ønske om en skriftlig redegjørelse fra skolesjefen om retningslinjer ved egenmelding ved sykdom og hvordan dette praktiseres. Sekretær mottok svar fra administrasjon som følger nedenfor. Ansatte og ledere i sektor for oppvekst og utdanning har en praksis i tråd med vedtatte kommunale retningslinjer gitt gjennom personalmelding 02/2010 fra personal- og administrasjonsavdelingen. Kommunalsjefen har nå foretatt en kartlegging av praktiseringen i den enkelte driftsenhet, og har funnet at alle ledere jevnlig gir informasjon til sine ansatte muntlig og/eller skriftlig gjennom personalmøter, oppslag, informasjonsperm og/eller egne rutinehåndbøker. Alle har ett eller flere faste steder på arbeidsplassen der skjemaer er lagt tilgjengelig slik at man slipper å være avhengig av pc-tilgang for å få tak i skjemaet. Omtrent halvparten av alle lederne minner den enkelte ansatte på å levere egenmeldingsskjema enten muntlig og/eller ved å legge en utskrift av skjemaet i posthyllen til den som har vært syk. Den andre halvparten melder at de gir så jevnlig og god informasjon at det er/bør være unødvendig med ytterligere påminnelser til den enkelte ansatte. Rutinen i oppvekst og utdanning er at leder/den som følger opp fraværet i driftsenheten melder fra til oppvekst- og utdanningskontoret i de tilfeller det skal foretas trekk i lønn på grunn av manglende egenmelding. I tilfeller der det reises tvil, eller fravær strekker seg over uforholdsmessig mange dager, foretas det et konkret skjønn. De fleste tilfeller handler om en dags fravær. Der det har vært snakk om lengre fraværsperioder med manglende egenmelding, har det blitt foretatt et konkret skjønn om antall dager som skal trekkes. Med vennlig hilsen Svein Ødegaard kommunalsjef Oppvekst og utdanning Kontrollutvalget tar saken til orientering. Sak KU-L 20/12 Høring av rapport Utredning om sammenslåing av revisjonene på Romerike

6 Saksbehandler Sekretær 1. Høringsbrev av 22. mars 2012 (tilsendt) 2. Rapporten Romerike Revisjon (tilsendt) Kontrollutvalget har fått oversendt rapporten Romerike Revisjon Utredning om sammenslåing av revisjonene på Romerike. Styringsgruppen ber om kommentarer og innspill til høringsutkastet, svarfrist er blitt utsatt til 15. mai Uten innstilling Sak KU-L 21/12 Saksbehandler Kommunikasjonsstrategi Sekretær

7 Ingen Kommunikasjonsstrategi for kontrollutvalget i Lørenskog. Sekretariatet fikk i møte i oppdrag å komme med innspill vedrørende kontrollutvalgets kommunikasjon med rådmann, ordfører, media og andre eksterne aktører. Det er ikke hjemlet noe i loven vedrørende kommunikasjonsstrategi, men sedvane i kontrollutvalgene på Romerike er at leder har ansvaret for kommunikasjonen utad. Det vil etter sekretariatets syn være en klar fordel at kun én person uttaler seg på vegne av kontrollutvalget overfor media, og som regel er denne personen leder av kontrollutvalget. Alternativt bør kontrollutvalget enes om hvem som skal ha denne rollen slik at ikke flere uttaler seg og skaper divergens. Kommunikasjonen med rådmann, ordfører og andre i kommunens administrasjon pleier stort sett å gå gjennom kontrollutvalgets sekretær etter nærmere avtale med kontrollutvalgets leder og medlemmer slik vi praktiserer det på Romerike i dag. Sekretariatet vil til slutt understreke at det er opp til kontrollutvalget som organ å velge sin strategi rundt kommunikasjon. Kontrollutvalget gir leder fullmakt til å representere utvalget ved kommunikasjon ut til media og vil samtidig gi sin tilslutning til at kommunikasjon med kommunens administrasjon og politiske ledelse utøves gjennom sekretærfunksjonen som tidligere. Sak KU-L 22/12 Saksbehandler Orienteringssaker Revisjon/Sekretær

8 1. Finansrapport 4. kvartal 2. Finansrapportering 4. kvartal kommunestyre sak 028/12 3. Rapport fra tilsyn med Bårliskogen Syd 4. Notat: varslingssak i Lørenskog 1. Finansrapportering 4. kvartal Finansrapport 4. kvartal ble behandlet i kommunestyre , sekretær vedlegger også kommunestyre saken. 2. Rapporter fra Fylkesmannen Sekretær har foretatt en kontroll av Fylkesmannens nettsider og det foreligger rapport fra tilsyn med Lørenskog kommune - Bårliskogen Syd - LOST Kap 4A som ligger vedlagt. Det ble avdekket 2 avvik under tilsynet: 1. Lørenskog kommune sikrer ikke at alle 8 tjenestemottakere ved Bårliskogen Syd mottar forsvarlige tjenester i henhold til Lov om sosiale tjenester 4-2a. 2. Lørenskog kommune sikrer ikke at kravene til saksbehandling og journalføring overholdes ved bruk av tvang og makt etter Lov om sosiale tjenester Kap. 4A. Fylkesmannen ber om at Lørenskog kommune igangsetter arbeidet med å rette opp avvikene. 3. Orientering om pågående forvaltningsrevisjonsprosjekt Revisjonen gir er redegjøring om status for prosjektet i møte. 4. Etablering av nytt sekretariat for kontrollutvalgene på Romerike Revisjonssjefen vil gi en orientering i møtet. 5. Notat: varslingssak NRD har mottatt en henvendelse til kontrollutvalget fra en tidligere ansatt i Lørenskog kommune. I henvendelsen redegjøres det for saksbehandlingen av et varsel fra denne til kommunen. NRD blir anmodet om å få kontrollutvalget til å pålegge kommunen en realitetsbehandling av varslingen. Kontrollutvalget tar saken til orientering.

9 Sak KU-L 23/12 Saksbehandler Saker til oppfølging Sekretær Oversikt over saker som er til oppfølging og saker under arbeid. I tråd med kontrollutvalgets vedtak i sak KU-L 28/07 ajourføres oversikten og legges frem til orientering i hvert møte. Kontrollutvalget tar sakene til orientering.

10 Sak KU-L 24/12 Saksbehandler Eventuelt Sekretær Ingen Eventuelle øvrige saker fremkommer under møtet. Ingen Neste møte er satt til 7. juni 2012