KONTROLLUTVALGET I LØRENSKOG KOMMUNE

Transkript

1 Møtebok Tid Tirsdag 19. november 2013, kl Sted Lørenskog rådhus, møterom 457 Tilstede Erik Bratlie, leder medlemmer Andreas Halvorsen, nestleder Kari Bruun Jens Bruun Tilstede varamedlemmer Forfall Anita Vågsæter Thilagawaty Sanmuganathan Andre Rådmann Ragnar Christoffersen (under sak 34/2013) Juridisk rådgiver Anett Fossum (under sak 34/2013) Revisjonssjef Nina Neset Mona Moengen, ROKUS (under sak 37/2013) Øystein Hagen, ROKUS (under sak 37/2013), sekretær Behandlede saker 33/2013 Referater 34/2013 Orienteringer ved rådmann 35/2013 Varslingssaker 36/2013 Mislighetssak 37/2013 Overordnet analyse 38/2013 Orientering ved revisjonen 39/2013 Saker til oppfølging 40/2013 Eventuelt Det var ingen merknader til innkallingen eller sakslisten

2 33/2013 Referater Kontrollutvalgets postliste 2. NKRF s Kontrollutvalgskonferanse 2014 Referatene tas til orientering. Referatene tas til orientering. 2

3 34/2013 Orienteringer ved rådmann Rådmann er bedt om følgende orienteringer: 1. Status for oppfølgingsarbeidet etter forvaltningsrevisjonen investeringsprosjekter. 2. Rådmannens internkontroll. Rådmann og juridisk rådgiver orienterte om oppfølgingen av forvaltningsrevisjonsprosjektet. Rådmann orienterte om gjennomgangen av administrativ kapasitet. Ett av delprosjektene er internkontroll. Redegjørelsene tas til orientering. 3

4 35/2013 Varslingssaker Rutiner for varsling 2. Informasjon på kommunens hjemmeside 3. Informasjon på intranett Det er lagt ut informasjon om varslingsrutinene på kommunens hjemmeside og på intranett. Det vises til vedlegg. I følge rutinene er hovedregelen at man skal ta opp kritikkverdige forhold med nærmeste overordnede, eventuelt overordnet over denne eller rådmannen. Lørenskog kommune har også inngått en samarbeidsavtale med advokatfirmaet Mageli i Lillestrøm. Avtalen innebærer at ansatte og andre kan varsle om kritikkverdige forhold i kommunen til Mageli som ekstern instans. Mageli skal videresende mottatte varsler til kontaktenheten i kommunen, med faglig vurdering knyttet til innholdet i varslet og forslag til videre prosess. Kontrollutvalget ble sist orientert om varslingssaker i møte den 17. oktober Siden den gang har kommunen mottatt 3 varsel, alle i Ett varsel er mottatt gjennom advokatfirmaet Mageli og to er mottatt administrativt. Varselet som ble mottatt gjennom Mageli gjaldt brudd på taushetsplikten og krenkende påstander fremsatt på offentlig sted. Varselet gjaldt en ansatt som hadde hatt samtale med varsleren på offentlig sted der private forhold som den ansatte var kjent med gjennom sitt arbeide ble tatt opp. Leder har tatt opp innholdet i varselet med den ansatte og vedkommende formidlet at han kan ha sagt ting som varsleren ikke likte. Etter hans fremstilling var private forhold introdusert av varsleren selv. Leder har presisert taushetsplikten overfor den ansatte. Det ble understreket overfor den ansatte at leders samtale var å anse som en muntlig tilrettevisning. I følge kommunen er det kommet tilbakemelding på at varselet er behandlet på en ryddig måte. Det ene administrativt mottatte varsel er fra ansatt i skole/oppvekst og vedkommende mente seg kritikkverdig behandlet. Den ansatte varslet om mistillit og mistro fra leder, manglende informasjon og unødvendig kontroll Varselet ble håndtert av kommunaldirektøren i samråd med arbeidsgiverseksjonen. Det ble avholdt møte der varsler og en representant fra bedriftshelsetjenesten var til stede. De forhold som er varslet ble tatt opp og grundig vurdert. Kommunaldirektør har gitt varsler en utfyllende tilbakemelding på varselet. Det andre administrativt mottatte varsel var fra ansatt i skole/oppvekst som varslet om at vedkommende følte seg mobbet og trakassert av leder, som etter varslers mening ikke fulgte etiske 4

5 retningslinjer, instruks og allment aksepterte normer. Også dette varselet ble håndtert av kommunaldirektøren. Det ble avholdt flere møter der også tillitsvalgt var til stede. Kontrollutvalget konstaterer at varslingsrutinene fungerer etter sin hensikt og tar saken til orientering. Kontrollutvalget konstaterer at varslingsrutinene fungerer etter sin hensikt og tar saken til orientering. 5

6 36/2013 Mislighetssak Kontrollutvalget ble orientert om mislighetssaker og anmeldelser i møte den 17. oktober Siden den gang har man hatt en mislighetssak i betydningen økonomiske misligheter og/eller straffbare handlinger i forbindelse med tjenesteforholdet. Kommunen ble våren 2013 orientert via politiet om at en ansatt hadde misbrukt minibankkortet til en bruker og tatt ut ca. kr til eget bruk. Den ansatte innrømmet misbruket overfor sin leder og ønsket som følge av dette å fratre sin stilling. Kommunen valgte å gjennomføre en formell avskjed på bakgrunn av sakens alvorlige karakter, og arbeidsgiverutvalget vedtok å avskjedige den ansatte. Saken tas til orientering. Saken tas til orientering. 6

7 37/2013 Overordnet analyse Arbeidsdokument overordnet analyse I møte den 19. september 2013, sak 26/2013 ga kontrollutvalget innspill til hvilken form man ønsket på en overordnet analyse. Arbeidsdokument som nå foreligger er utarbeidet i tråd med disse. Det er imidlertid et utkast som skal bearbeides videre. Det legges opp til at utvalget nå gir innspill til videre bearbeidelse med fokus på utfordringer og at man i møtet fortar en vurdering av risiko og vesentlighet. Utvalget ga innspill på det foreliggende arbeidsdokument. Sekretariatet bearbeider de innspill som fremkom og overordnet analyse tas opp igjen på neste møte. 7

8 38/2013 Orientering ved revisjonen Saken er satt opp i tilfelle revisjonen har noe å orientere om ut over de sakene som står på sakslista. Revisjonssjefen opplyste om at det vil bli gitt en orientering om plan for regnskapsrevisjon i neste møte. Når det gjelder selskapskontroll er ROAF på høring, og det pågår kontroll i Krisesenteret og Norasonde. Saken tas til orientering. 8

9 39/2013 Saker til oppfølging Saker til oppfølging. Saken tas til orientering. 9

10 40/2013 Eventuelt Neste møte i kontrollutvalget avholdes mandag 9. desember kl Dato: 19. november 2013 Underskrift Erik Bratlie, leder 10