KONTROLLUTVALGET I NORD-ODAL KOMMUNE

Transkript

1 KONTROLLUTVALGET I NORD-ODAL KOMMUNE Kontrollutvalgets medlemmer Ordfører Revisor Kopi av innkallingen sendes: Kopi av sakslisten uten vedlegg sendes: Hele sakslisten med vedlegg legges på Ole Theodor Holth leder Marius Skogstad - nestleder Delia Karlsen Ordfører Lise Selnes Hedmark Revisjon IKS v./oppdr.ansv. regnsk.rev. Rolf Berg/ oppdr.ansv.forv.rev. Lina Høgås Rådmann Runar Kristiansen Daglig leder i Hedmark Revisjon IKS, Morten Alm Birkelid Varamedlemmene (til orientering). Varamedlemmene møter ikke uten nærmere innkalling. og på kommunens hjemmeside. INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALGET Sted: Nord-Odal kommune, møterom Formannskapssalen (tidl. Kommuneskogen) Tid: Fredag kl Sekretær: Sekretariatsleder Torgun M. Bakken (Forfall må meldes så snart som mulig til tlf / , evt. torgunm.bakken@gs-iks.no) Invitert til sak: Ordfører Lise Selnes har meldt fra at hun ikke har anledning til å møte. Innkalt til sak: Rådmann Runar Kristiansen til sakene 36/14-37/14 IKT-konsulent Paul R. Løsnesløkken og Ass. rådmann Trine J. Hansen til sak 40/14. SAKSLISTE Sak nr. Sak Ca tid for behandl. 34/14 Referater, orienteringer og diskusjoner /14 Informasjon om selvkostbestemmelsene utgår /14 Samtale med rådmannen /14 Oppfølging av Nummerert brev nr. 3, regnskapsår 2013/ Lunsj /14 Statusrapport iht. oppdragsavtalen Hedmark Revisjon IKS /14 Revisjonsstrategien for 2014 Hedmark Revisjon IKS /14 Informasjon om kommunens IKT- og informasjonssikkerhet /14 Oppfølging av selskapskontroll i GIV IKS /14 Eventuelt Ole Theodor Holth (sign.) kontrollutvalgets leder Kongsvinger, Torgun M. Bakken sekretariatsleder Glåmdal sekretariat IKS Kontrollutvalgssekretariat for kommunene Eidskog, Grue, Kongsvinger, Nord-Odal, Sør-Odal, Våler, Åsnes

2 34/2014 Referater, orienteringer og diskusjoner Referater/vedlegg 1. Postjournal 2014 for kontrollutvalget i Nord-Odal, med jnr. 63/14 xx (deles ut i møtet) 2. av KS-sak 030/14 Valg av kontrollutvalg, leder og nestleder ut valgperioden 2015, mottatt av KS-sak 042/14 Revidert plan for selskapskontroll kontrollutvalget, mottatt av KS-sak 048/14 Nord-Odal kommunes regnskap 2013, mottatt Kontrollutvalgets tiltaksplan for Oversikt over oppfølging av kontrollutvalgets vedtak 2014, sist redigert Diverse tilsynsrapporter 1. Fylkesmannen i Hedmark, Oppvekst- og utdanningsavdelingene Tilsyn med Nord-Odal kommune som barnehagemyndighet oversendelse av endelig tilsynsrapport, datert Fylkesmannen i Hedmark Helsetilsynet Rapport fra tilsyn med kommunens ansvar for å sikre forsvarlig tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram ved Nord-Odal kommunen 2014, datert Fagstoff (blir sendt ut til neste møte) Orienteringer/diskusjoner Gjensidig orientering fra kontrollutvalgsmedlemmene. Kontrollutvalgets tiltaksplan for Kontrollutvalget tar referatene og informasjonen til orientering. 2

3 35/2014 Informasjon om selvkostbestemmelsene Ingen. Ellisiv Hovig har ikke anledning til å komme, så saken utsettes til neste møte. Kommunens kontrollutvalg skal på vegne av kommunestyret ha tilsyn med hele den kommunale forvaltningen. Kontrollutvalget består av politikere, valgt av kommunestyret, og det har et eget sekretariat (Glåmdal sekretariat IKS), som er kontrollutvalgets utøvende organ. For å kunne utøve sitt tilsyn, er det viktig at kontrollutvalget har god kjennskap til kommunens virksomhet, og i den forbindelsen ønsker de bl.a. en orientering om de forskjellige enhetene og tjenestene i kommunen. Kontrollutvalget har i tiltaksplanen for 2014 sagt at de ønsker en orientering om kommunens arbeid med selvkosttjenestene. Kontrollutvalget ønsker å vite noe om rutiner og opplegg for beregninger av selvkost. Vi har derfor bedt etatsjef Ellisiv Hovig om en orientering. Kontrollutvalget takker for informasjonen og tar saken til orientering. 3

4 36/2014 Samtale med rådmannen Ingen. Kontrollutvalget innkaller rådmannen til en samtale hvor vi kan diskutere generelle problemstillinger i Nord-Odal kommune. Kontrollutvalget ber også om at rådmannen orienterer om saker som han anser som relevante for kontrollutvalgets arbeid. I tillegg er det visse faste punkter som gjennomgås i samtalen med rådmannen. Det er sagt følgende i kontrollutvalgets årsplan: Rapporteringer fra rådmannen. o Kontrollutvalget vil i hvert møte ha en rapportering fra rådmannen om den økonomiske situasjonen i kommunen. o Eventuelle anmeldelser og varslinger siden forrige møtet. Kontrollutvalget tar redegjørelsen fra og samtalen med rådmannen til orientering. 4

5 37/2014 Oppfølging av Nummerert brev nr. 3 Regnskapsår 2013/01 Nord-Odal kommune Nummerert brev fra Hedmark Revisjon IKS, datert Svar fra rådmannen, datert I forskrift om revisjon, 4, 2 og 3 ledd, heter det følgende: Revisor skal skriftlig påpeke følgende forhold overfor kontrollutvalget med kopi til administrasjonssjefen eller kommune-/fylkesrådet: a. mangler ved plikten til å sørge for ordentlig og oversiktlig registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysninger b. feil og mangler ved organiseringen av den økonomiske internkontrollen, c. misligheter, d. feil som kan medføre feilinformasjon i årsregnskapet, e. om det ikke er redegjort for vesentlige avvik mellom beløpene i den revisjonspliktiges årsregnskap og regulert budsjett slik det fremstår etter gyldige vedtak/endringer fattet på riktig beslutningsnivå, f. begrunnelse for manglende underskrift ved bekreftelser overfor offentlige myndigheter som gis i henhold til lov eller forskrift, og g. begrunnelse for å si fra seg oppdrag etter 16. Brev med påpekninger som nevnt i denne paragraf skal nummereres fortløpende. Hedmark Revisjon IKS har den , gitt et nummerert brev (se vedlegg 1) i forhold til Nord- Odal kommunes regnskap for Dette er om Formelle forhold. Avvik mellom regnskap og budsjett. Brudd på finansreglementet. Registrering og dokumentasjon. Saken ble opprinnelig satt opp til behandling i møtet , men på grunn av den korte fristen ble følgende sagt under kontrollutvalgets behandling: Rådmannen hadde ikke fått gitt noen skriftlig tilbakemelding, men ga en muntlig tilbakemelding. Han ettersender et skriftlig svar. Det ble ikke lagt fram noe annet forslag til vedtak, med unntak av at den skriftlige tilbakemeldingen behandles i neste møte. Nå foreligger det skriftlige svaret, jf. vedlegg 2, og rådmannen er bedt om å være til stede for eventuelt å svare på spørsmål fra kontrollutvalget. 5

6 Kontrollutvalget tar rådmannens redegjørelse til orientering. 6

7 38/2014 Statusrapport iht. oppdragsavtalen Hedmark Revisjon IKS Statusrapport pr.1. kvartal Kontrollutvalget behandlet i møtet , sak 5/14 oppdragsavtale med Hedmark Revisjon IKS. Oppdragsavtalen inneholder bl.a. en oversikt over planlagt ressursbruk for revisjonen av Nord-Odal kommune. Statusrapporten gir informasjon om ressursbruken pr. 1. kvartal Rapportering i forhold til 2. kvartal blir lagt fram i oktobermøtet, Hedmark Revisjon IKS vil orientere om sin rapport. Kontrollutvalget tar statusrapport pr. 1. kvartal 2014 til orientering. 7

8 39/2014 Revisjonsstrategien for 2014 Hedmark Revisjon IKS Ingen. Oppdragsavtalen har informasjon om ressursbruken på de ulike oppdragene (jf. sak 5/14 og rapportering i sak 38/14) i Nord-Odal kommune. Revisjonsstrategien er en orientering om hvilke planer som Hedmark Revisjon IKS har for revidering av kommuneregnskapet i Følgende er sagt i revisjonsstandarden (ISA 300) om planlegging: Planlegging av en revisjon innebærer utarbeidelse av den overordnede revisjonsstrategien for oppdraget samt utarbeidelse av en revisjonsplan. Dekkende planlegging er til nytte for regnskapsrevisjonen på flere måter, og bidrar blant annet til å: (Jf. punkt A1 A3) Hjelpe revisor med at det i tilstrekkelig grad fokuseres på viktige deler av revisjonen. Hjelpe revisor med å identifisere og løse eventuelle problemer i rett tid. Hjelpe revisor med å organisere og styre revisjonsoppdraget slik at det kan utføres på en mål- og kostnadseffektiv måte. Bidra til å velge medarbeidere til revisjonsoppdraget som har kapabiliteter og kompetanse som er formålstjenelig til å kunne håndtere forventede risikoer, og til å fordele arbeidsoppgaver på en egnet måte. Gjøre det lettere å styre og følge opp medarbeiderne på oppdraget, og å gjennomgå arbeidet deres. Bidra til å koordinere arbeid utført av andre revisorer eller eksperter, der dette er relevant. Disse planene legges først fram nå, fordi revisjonsåret avviker fra regnskapsåret, ved at revisjonsåret går fra (revisjonsåret 2014 går fra ). Rapportering i forhold til revisjonsstrategien legges fram når kommuneregnskapet blir behandlet, vanligvis i mai hvert år, men det vil sannsynligvis også bli en interimsrapportering underveis. Kontrollutvalget tar informasjonen om revisjonsstrategien for Nord-Odal kommune for 2014 til orientering. 8

9 . 9

10 40/2014 Informasjon fra enhetene kommunens arbeid med IKT- og informasjonssikkerhet Ingen. Kommunens kontrollutvalg skal på vegne av kommunestyret ha tilsyn med hele den kommunale forvaltningen. For å kunne utøve sitt tilsyn, er det viktig at kontrollutvalget har god kjennskap til kommunens virksomhet, og i den forbindelsen ønsker de bl.a. en orientering om de forskjellige enhetene og tjenestene i kommunen. Kontrollutvalget har i tiltaksplanen for 2014 sagt at de ønsker en orientering om kommunens arbeid IKT- og informasjonssikkerhet. Vi har derfor bedt IKT-konsulent Paul R. Løsnesløkken og ass. rådmann Trine J. Hansen om å komme og orientere. Kontrollutvalget takker for informasjonen og tar saken til orientering. 10

11 41/2014 Oppfølging av selskapskontroll i GIV IKS Brev til representantskapets leder, datert Kopi av brev til eierkommunene, datert (mottatt i sekretariatet ). Kontrollutvalget behandlet i forrige møte oppfølging av selskapskontroll i GIV IKS. Saken ble imidlertid ikke helt ferdig, da saken skulle diskuteres på et møte i representantskapet i GIV IKS i førsten av juni Kontrollutvalget vedtok da å ta saken foreløpig til orientering ved at saken skulle settes opp til ny behandling i møtet etter sommerferien. Sekretariatet har tilskrevet leder av representantskapet, Herdis Bragelien, og bedt om en tilbakemelding innen Brevet ligger som vedlegg 1 til saken. Vi har mottatt en kopi av brev som er sendt til eierkommunene, jf. vedlegg 2, som er en oppfordring til eierne om å vedta en felles eierstrategi for selskapet. Det går også fram at kontrollutvalgene (ved sekretariatet) får tilbakemelding når alle kommunene har fattet vedtak i saken. Sekretariatet orienterer kontrollutvalget når vi mottar dette. Kontrollutvalget tar tilbakemeldingen til orientering og følger opp igjen ved en senere anledning. 11

12 42/2014 Eventuelt