Til. Kommunestyret i Krødsherad kommune

Transkript

1 Til Kommunestyret i Krødsherad kommune Årsrapport om kontrollutvalgets virksomhet i 2015

2 INNHOLDSFORTEGNELSE: side 1. Kontrollutvalgets oppgaver og ansvar Kontrollutvalgets sammensetning Kontrollutvalgets virksomhet 1 4. Saker som er behandlet i løpet av Kontrollutvalgets rapportering til kommunestyret 4 6. Kostnader til tilsyn og kontroll Oversikt over kontrollutvalgssaker i Vedlegg 1: Oversikt over hjemmel, oppgaver og ansvar 6 Vedlegg 2: Sekretariat 8 Vedlegg 3: Revisjon.. 9

3 1. KONTROLLUTVALGETS OPPGAVER OG ANSVAR Det er kommunestyret som etter KL 76 har det øverste ansvaret for tilsyn og kontroll i kommunen, men på kommunestyrets vegne skal kontrollutvalget etter KL 77 forestå det løpende tilsyn med den kommunale forvaltning. Nærmere om kontrollutvalgets hjemmel, tilsyn og ansvar fremgår av vedlegg KONTROLLUTVALGETS SAMMENSETNING Faste medlemmer t o m Leder: Vidar Fossum Medlem: Ove Jokerud Medlem: Viggo Bottolfs Medlem: Elisabeth Ørpen. Medlem: Anne Mari Pedersen Varamedlemmer: Anne Marit Braathen Truls Erik Hennum Fred Løvli Faste medlemmer fra : Leder: Marit Lesteberg (TPBL/H) Nestleder Finn Stølevik (Ap) Medlem Ann-Kristin Johansen (Ap) Varamedlemmer Anne Marie Skinnes Pedersen for Marit Lesteberg Inger Skogly Rolfstad for Finn Stølevik Vidar Fossum for Ann-Kristin Johansen 3. KONTROLLUTVALGETS VIRKSOMHET M.V. - Kontrollutvalgets sekretariat Sekretariatsfunksjonen for kontrollutvalget i Krødsherad er utført av Kontrollutvalgssekretariatet i Buskerud og omegn IS som er et interkommunalt samarbeid. Sekretariatet er direkte underlagt kontrollutvalget. Sekretariatets oppgaver er fastsatt i vedtektenes 9, se vedlegg 2. Det skal bl.a. påse at de saker som behandles av kontrollutvalget er forsvarlig utredet, og at utvalgets vedtak blir iverksatt. Kontrollutvalget fremmer forslag til budsjettramme for kommunens andel i Kontrollutvalgssekretariatet i Buskerud og omegn IS. Nærmere informasjon om sekretariatet fremgår av vedlegg 2. 1

4 - Kommunens revisjon Kontrollutvalget skal etter gjeldende bestemmelser, blant annet gitt i forskrift om kontrollutvalg, holde seg løpende underrettet om revisjonens virksomhet, føre tilsyn med revisjonsarbeidets framdrift og at revisjonen foregår i samsvar med gjeldende lover, forskrifter og andre bestemmelser. Krødsherad kommune deltar i det interkommunale selskapet Buskerud Kommunerevisjon IKS og får utført revisjonstjenester der. I tillegg til å utføre ordinære revisjonsoppgaver kan revisjonen bli pålagt å gjennomføre nærmere undersøkelser ved mistanke om misligheter og/eller uregelmessigheter. For øvrig er gjennomføringen av revisjonen et fagansvar som tilligger revisjonssjefen, og kan ikke instrueres av andre. Revisjonsoppdragets innhold er beskrevet i et engasjementsbrev for hvert av oppdragene. Forvaltningsrevisjon og undersøkelser m.v. som ikke er regnskapsrevisjon, må bestilles i hvert enkelt tilfelle. I tillegg til beretning for kommunens årsregnskap, gir revisjonen også revisjonsberetning til kommunestyret om den økonomiske informasjonen i regnskapene til kommunale foretak (KF). Det er gitt uttalelse til 1 regnskap for slike foretak. Det er kontrollutvalget som fremmer forslag til budsjettramme for tilsyn og kontroll i kommunen, herunder revisjon av kommunens regnskaper, revisjon av kommunale foretak (KF), forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Nærmere informasjon om Buskerud Kommunerevisjon IKS fremgår av vedlegg 3. - Utvalgets møter - Innkalling, sakslister og protokoller Innkalling med saksdokumenter til møter i utvalget skal med høvelig varsel sendes utvalgets medlemmer, ordføreren og kommunens oppdragsansvarlige revisor. Som hovedregel blir sakene sendt ut en uke før møtet skal holdes. Åpning av kontrollutvalgets møter har også medført at møtedokumentene skal være offentlige. For kontrollutvalgets møter er dette nå ordnet slik at innkalling og øvrige møtedokumenter legges ut på nettsiden til kontrollutvalgssekretariatet -. Kopi av innkalling og protokoll sendes også til varamedlemmene i utvalget. - Kontrollutvalgets møteaktivitet Utvalget har i 2015 avholdt 4 møter og behandlet 21 saksnummer. Utvalgets møter holdes normalt i kommunehuset i Krødsherad. 4. SAKER SOM ER BEHANDLET I LØPET AV Uttalelse til kommunens årsregnskap for 2014 Revisjonsberetningen for regnskapsåret 2014 ble lagt frem for kontrollutvalget i møte 4. mai 2015 i sak 12/15. Rådmann Anita Larsen var til stede ved behandlingen for å bistå. 2

5 Revisjonsberetningen var avgitt som en ren normalberetning uten forbehold eller presiseringer. Kontrollutvalgets uttalelse til Krødsherad kommunes årsregnskap for 2014 ble vedtatt oversendt kommunestyret med kopi til formannskapet. - Uttalelse til årsregnskapet for Krødsherad Everk KF for 2014 Årsregnskapet og revisjonsberetningen for regnskapsåret 2014 ble lagt frem for kontrollutvalget i møte 4. mai 2014 i sak 15/15. Everkssjef Espen Slevikmoen var til stede for å bistå ved behandlingen. Revisjonsberetningen var avgitt som en ren normalberetning uten forbehold eller presiseringer. Utkast til uttalelse ble vedtatt oversendt kommunestyret med kopi til foretakets styre. Tilsyn med regnskapsrevisjonen i 2015 Kontrollutvalgets lovpålagte tilsynsplikt overfor kommunens revisjon skjer bl.a. ved at Kontrollutvalget er informert om overordnet plan for revisjonsarbeidet. Plan for revisjon m v 2015 ble behandlet i sak 18/15. Årsaken til at planen behandles så sent på året er at revisjonsåret løper fra 1. mai det ene året til 30. april det neste. I tillegg mottar kontrollutvalget minst to nummererte brev i året som omhandler status på det løpende revisjonsarbeidet. Kontrollutvalget behandlet ett brev i sak 02/15 som omhandlet regnskapsåret 2014 og det neste i sak 14/15. Forvaltningsrevisjoner behandlet av kontrollutvalget i 2015 Kontrollutvalget har i 2015 behandlet og oversendt kommunestyret en rapport etter gjennomført forvaltningsrevisjon. Arkivordningen - arkivering, journalføring og saksbehandling Kontrollutvalget vedtok i sak 19/14 at det skulle gjennomføres en forvaltningsrevisjon av arkivordningen i Krødsherad kommune. Formålet var å få undersøkt i hvilken grad tilfredsstiller arkivtjenesten sentrale krav i lov, forskrift, arkivplan og kommunen egen arkivplan. Rapporten etter forvaltningsrevisjonen ble behandlet i februarmøtet og munnet ut i tre anbefalinger om at det Utarbeides en arkivplan i henhold til gjeldende regelverk for offentlige arkiv. Innføres systematisk internkontroll. Vurderes om kompetansen på området er tilstrekkelig. Kontrollutvalget støttet disse anbefalingene i sin innstilling til kommunestyret. Kommunestyret behandlet rapporten i sak 13/15 og kontrollutvalgets innstilling ble enstemmig vedtatt. Eierskapskontroll Det er i 2015 ikke gjennomført eierskapskontroller. 3

6 Andre viktige saker Av øvrige saker som har vært behandlet kan nevnes: foreløpig tilbakemelding om status for arbeidet med arkivordningen Plan for revisjon m.v. for 2015 Budsjettforslag for tilsyn og kontroll for 2016 skatteoppkreverfunksjonen i 2014 Oversikt over alle saker kontrollutvalget har behandlet i 2015 følger som punkt KONTROLLUTVALGETS RAPPORTERING TIL KOMMUNESTYRET I løpet av 2015 har kontrollutvalget rapportert direkte til kommunestyret i enkeltsaker. Protokollene fra utvalgets møter vil også være å finne på kontrollutvalgets side på (jf ovenfor under Utvalgets møter). Rapporter fra gjennomførte prosjekter i forvaltningsrevisjon ferdigbehandles i alminnelighet av kommunestyret. Kontrollutvalgets leder har vært til stede når utvalgets saker er behandlet i kommunestyret. 6. KOSTNADER TIL TILSYN OG KONTROLL Kostnader til revisjon og kontrollutvalgssekretariatet utgjorde i 2015 kr Kontrollutvalgets budsjett for de samme tjenestene var på kr Godtgjørelse, kursutgifter m.v. til kontrollutvalget selv er ikke med under tilsyns- og kontrollkostnadene i denne rapporten. Krødsherad, 25. februar 2016 Marit Lesteberg leder (sign) Inger Skogly Rolfstad sign Ann-Kristin Johansen sign 4

7 7. OVERSIKT OVER KONTROLLUTVALGSSAKER I 2015 SAK NR SAK 01/15 Protokoll fra møte den /15 Regnskapsrevisjon 2014 brev nr. 13 fra Buskerud Kommunerevisjon IKS. 03/15 Arkivordningen, journalføring og saksbehandling i Krødsherad kommune - forvaltningsrevisjonsrapport 04/15 Buskerud Kommunerevisjon IKS forespørsel om overordnet analyse 05/15 Møteplan /15 Protokoll fra møte den /15 Rådmannen diverse redegjørelser om diverse tema/saksområder. 08/15 Kontrollrapport 2014 fra skatteetaten om skatteoppkreverfunksjonen i Krødsherad kommune 09/15 Vurdering av revisjonens uavhengighet i forhold til Krødsherad kommune 10/15 Kontrollutvalgets årsrapport for /15 Protokoll fra møte den /15 Årsregnskapet til Krødsherad kommune for /15 Kommunens finansforvaltning uttalelse fra revisjonen 14/15 Regnskapsrevisjon 2014 brev nr. 14 fra Buskerud Kommunerevisjon 15/15 Årsregnskapet for Krødsherad Everk KF /15 Buskerud Kommunerevisjon IKS - åpenhetsrapport for regnskapsåret 17/15 Protokoll fra møte den /15 Plan 2015 for revisjon mv. 19/15 Status for gjennomført forvaltningsrevisjon om arkivordningen 20/15 Godtgjørelse for kontrollutvalget 21/15 Budsjett 2016 for tilsyn og kontroll 5

8 VEDLEGG 1 OVERSIKT OVER HJEMMEL, OPPGAVER OG ANSVAR - HJEMMEL FOR KONTROLLUTVALGETS VIRKEOMRÅDE Kommuneloven hjemler tilsyn og kontroll i kommuner og fylkeskommuner i kapittel 12. Lovens 76 omhandler kommunestyrets tilsyn med den kommunale forvaltningen. Av 77 fremgår det at kommunestyret skal velge et kontrollutvalg til å forestå det løpende tilsynet med kommunens forvaltning på sine vegne. Med hjemmel i kommunelovens 77 nr. 11 har Kommunaldepartementet fastsatt Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner med virkning fra 1. juli Forskriften regulerer kontrollutvalgets sammensetning, ansvar og oppgaver, regler om saksbehandling m.m. som er bindende for kommunen. - OPPGAVER, ANSVAR OG BESLUTNINGSGRUNNLAG - Generelt Kontrollutvalget skal føre tilsyn med forvaltningen på kommunestyrets vegne, herunder påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Det tilligger ikke utvalget å overprøve politiske mål, prioriteringer eller vedtak foretatt av politiske organer med beslutningsmyndighet, så fremt vedtaket ikke er lovstridig. Kontrollutvalget er direkte underordnet kommunestyret og utøver kontroll og tilsyn på dets vegne. I dette ligger at kommunestyret innenfor rammen av lov og forskrift kan gi generelle eller spesielle instrukser for kontrollutvalgets virksomhet. - Regnskap Kontrollutvalget skal påse at kommunens årsregnskap og kommunale foretaks regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Det betyr at utvalget må holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk, kontrollutvalgets instrukser og ev. avtaler med revisor. Når revisor påpeker forhold i årsregnskapet skal kontrollutvalget påse at dette blir fulgt opp. Kontrollutvalget skal avgi uttalelse om årsregnskapene før de vedtas av kommunestyret. Uttalelsen skal gis til kommunestyret, og kopi av uttalelsen skal være formannskapet i hende tidsnok til at det kan tas hensyn til uttalelsen før formannskapet avgir innstilling til kommunestyret. - Forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal iht. kapittel 5 i Forskrift om kontrollutvalg påse at kommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon. Med utgangspunkt i en overordnet analyse av kommunens virksomhet har kommunestyret vedtatt en Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget vil rapportere til kommunestyret om hvilke forvaltningsrevisjoner som er gjennomført og resultatene av disse. Kontrollutvalget skal videre påse at kommunestyrets vedtak i tilknytning til behandlingen av rapporter om forvaltningsrevisjon følges opp. 6

9 Kontrollutvalget skal også rapportere om tidligere saker, kommunestyrevedtak og politiske forutsetninger fra kommunestyrets side som etter utvalgets mening ikke er blitt fulgt opp på en tilfredsstillende måte. - Selskapskontroll Kontrollutvalget har plikt til å sørge for at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper m.m. For å utføre dette kan kontrollutvalget etter kommunelovens 80 kreve de opplysninger og gjøre de undersøkelser som finnes påkrevd og nødvendig for å utføre sine kontrolloppgaver i interkommunale selskaper (IKS) organisert etter lov av 29. januar 1999 nr. 6, og i aksjeselskaper der kommunen alene eller sammen med andre kommuner/fylkeskommuner eier alle aksjer, og i heleide datterselskaper til slike selskaper. Den samme rett er gitt til kommunens revisor. Kommunestyret kan innenfor rammen av lov og forskrift fastsette utfyllende regler om og retningslinjer for kontrollutvalgets og revisors kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper, herunder utforme retningslinjer for oversendelse av dokumenter m.v. til kontrollutvalg og revisor. Kontrollutvalget og kommunens revisor skal i alle tilfeller varsles og har rett til å være tilstede på selskapets generalforsamling, samt møter i representantskap og tilsvarende organer - Arbeidsgrunnlag og beslutninger Kontrollutvalget har etter kommunelovens 77 nr. 7, nødvendig innsynsrett i alle kommunens saksdokumenter og arkiver. Revisjonens rapporter og annen dokumentasjon er viktige grunnlag for kontrollutvalgets beslutninger. Revisor sender kontrollutvalget et engasjementsbrev til der det gjøres rede for de oppgaver og plikter som ligger i oppdraget og hvilke rammer og forutsetninger som er lagt til grunn. Revisor rapporterer fortløpende med bakgrunn i dette. Kontrollutvalget skal blant annet føre nærmere tilsyn med at den økonomiske forvaltningen foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak. Kontrollutvalget kan utvalget derfor kreve å få tilsendt melding om alle vedtak i kommunestyret, formannskapet, utvalg og komiteer m.v. Kontrollutvalget skal gjennom revisors arbeid og egne vurderinger påse at forvaltningen av kommunens verdier mv. er betryggende sikret ved et forsvarlig kontrollopplegg. Om nødvendig må kontrollutvalget rapportere om uheldige forhold til kommunestyret. Før en sak blir rapportert til kommunestyret, skal den ha vært forelagt administrasjonssjefen. Når det gjelder henvendelser fra andre enn kommunestyret eller revisjonen, må kontrollutvalget selv vurdere om saken hører under utvalgets kompetanseområde, og om det i tilfelle vil prioritere saken. 7

10 VEDLEGG 2 - KONTROLLUTVALGETS SEKRETARIAT Etter kommunelovens 77 nr. 10 skal kommunestyret/fylkestinget sørge for sekretærbistand til kontrollutvalget. Med hjemmel i 27 i kommuneloven er det med virkning fra inngått samarbeid om et felles sekretariat for å betjene kontrollutvalgene Kontrollutvalgssekretariatet i Buskerud og omegn IS. De som deltar i ordningen er: Buskerud fylkeskommune og kommunene Drammen, Flesberg, Ringerike, Hole, Hurum, Krødsherad, Krødsherad, Lier, Modum, Nedre Eiker, Nore og Uvdal, Øvre Eiker, Rollag, Røyken, Sigdal, Svelvik og Øvre Eiker. Det er fastsatt egne vedtekter for sekretariatet, som ledes av et styre. Medlemmene og varamedlemmene til styret velges av og blant medlemmene i kontrollutvalgene i kommunene. Leder av kontrollutvalgene i Buskerud fylkeskommune og Drammen kommune har faste plasser i styret og nestlederne i disse kontrollutvalgene er personlige varamedlemmer. Styrets sammensetning: Leder N-leder Medlem Medlem Medlem Tore E. Hansen, Buskerud fylkeskommune Øyvind Birkeland, Øvre Eiker Arne Martinsen, Drammen Jan L. Stub, Ringerike Bente Kristin Kaugerud, Sigdal Varamedlemmer Knut Gjerde, Buskerud fylkeskommune Stein Erik Røbech, Nore og Uvdal Patricia Emeci, Drammen Lars W. Aanes, Modum Daglig leder for sekretariatet var Audun Helleland t o m mai Pål Ringnes overtok deretter som daglig leder. Rådgivere er Anne Wiese Holm og Bente Thalerud. 8

11 VEDLEGG 3 - REVISJON Lovens 78 omhandler kommunal og fylkeskommunal revisjon, hvor det blant annet fremgår at revisjonen skal omfatte både regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon. Revisjonen utføres av Buskerud kommunerevisjon IKS (BKR IKS). Det er inngått selskapsavtale for BKR IKS, som omfatter Buskerud fylkeskommune og 14 kommuner. Øverste organ er representantskapet som har 16 representanter med personlige varamedlemmer. Selskapet ledes av et styre som pr besto av: Styreleder Marit Elisabeth Bolstad Ringerike Nestleder Knut Martin Glesne Krødsherad Medlem Carina Tangen Drammen Medlem Hans Eid Grøholt Drammen Medlem Ann M. Olsen Ansattes representant Daglig leder for BKR IKS er Inger Anne Fredriksen. BKR blir engasjert til å gjennomføre forvaltningsrevisjonsprosjekter. Det er også anledning til å engasjere andre til å gjennomføre forvaltningsrevisjon. 9