FYLKESMANNEN I OSLO OG AKERSHUS Helseavdelingen. Rapport fra tilsyn med kommunale omsorgstjenester i Nesodden kommune

Transkript

1 FYLKESMANNEN I OSLO OG AKERSHUS Helseavdelingen Rapport fra tilsyn med kommunale omsorgstjenester i Nesodden kommune Virksomhetens adresse: Postboks 123, 1451 NESODDTANGEN Tidsrom for tilsynet: Kontaktperson i virksomheten: Anita Nilsen Sammendrag Fylkesmannen i Oslo og Akershus har gjennomført tilsyn i Nesodden kommune. Fylkesmannen undersøkte om kommunen gjennom sin styring (internkontroll) sikrer at tjenestene brukerstyrt personlig assistanse, støttekontakt, avlastningstiltak, barnebolig og aldershjem ytes til rett tid. Det ble gitt 1 avvik under dette tilsynet. Nesodden kommune sikrer ikke at vedtak om støttekontakt iverksettes til rett tid Dato: Karianne Arnkværn revisjonsleder Snorre Førli revisor Eli Sunde Sandnes observatør

2 Innhold Sammendrag Innledning Beskrivelse av virksomheten Gjennomføring Hva tilsynet omfattet Funn Vurdering av virksomhetens styringssystem Regelverk Dokumentunderlag Deltakere ved tilsynet... 6 Side 2 av 7

3 1. Innledning Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Nesodden kommune i perioden Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år. Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn etter lov om kommunale helse- og omsorgstjenester 12-3 og kommuneloven kapittel 10 A. Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om: hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser. Rapporten omhandler avvik som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet. Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift 2. Beskrivelse av virksomheten Nesodden kommune har ca innbyggere. Helse- og omsorgstjenestene er fordelt på 5 virksomheter; Sykehjem, Hjemmebaserte tjenester, Boliger med bistand, Forebyggende og behandlende tjenester voksne og Opplæring, dagtilbud og tilrettelagt aktivitet. Kommunalsjef for Helse- og omsorg sitter i rådmannens ledergruppe. Kommunen er organisert etter bestiller/utøver modell. Forebyggende og behandlende tjenester voksne - har ansvaret for å tildele tjenestene tilsynet omfattet. Virksomheten har også ansvaret for å følge opp tjenesteytingen ved innvilget barnebolig, individuell avlastning, støttekontakt og der tjenestene kjøpes fra private leverandører. Hjemmebaserte tjenester iverksetter vedtak om brukerstyrt personlig assistanse, mens Boliger med bistand iverksetter vedtak om boligavlastning. Sykehjem iverksetter vedtak om avlastning i sykehjem. 3. Gjennomføring Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter: Revisjonsvarsel ble utsendt Åpningsmøte ble avholdt Side 3 av 7

4 Intervjuer 11 personer ble intervjuet. Sluttmøte ble avholdt Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag. 4. Hva tilsynet omfattet Temaet for tilsynet var å undersøke om kommunen sikrer at tjenestene ytes til rett tid. Det som ble undersøkt under tilsynet var: Om kommunen sikrer at vedtak fattes uten ugrunnet opphold/innen rimelig tid Om kommunen sikrer at innvilgede tjenester iverksettes til rett tid og at tjenesten ytes i det omfang som er bestemt i hele vedtaksperioden. Om kommunen sikrer at det foretas midlertidige vurderinger av om det er behov for kompenserende tiltak der vedtak ikke blir iverksatt innen rimelig tid. 5. Funn Avvik 1: Nesodden kommune sikrer ikke at vedtak om støttekontakt iverksettes til rett tid Avvik fra følgende myndighetskrav: Pasient- og brukerrettighetsloven 2-1 a jf lov om kommunale helse- og omsorgstjenester 3-2, nr. 6 bokstav b, internkontrollforskriften 4 Utdyping av kravet om at støttekontakt skal iverksettes innen rimelig tid: Retten til nødvendige omsorgstjenester etter 2-1a omfatter også at tjenester ytes til rett tid. I utgangspunktet skal tjenester iverksettes umiddelbart. Dersom det er forhold som gjør at vedtak ikke kan iverksettes som forutsatt, må det vurderes om det skal settes inn midlertidige tiltak for å ivareta brukerens behov frem til vedtaket kan iverksettes. Hvis kommunen ikke iverksetter vedtak om støttekontakt fra det tidspunktet vedtaket angir eller innen tre uker har vurdert andre tiltak, så har ikke kommunen sikret at vedtak iverksettes til rett tid. Avviket bygger på følgende: Av de 10 oversendte sakene var saksbehandlingstiden fra 7 dager til 9 måneder. Kommunen har en prosedyre om behandling av søknad om helse- og omsorgstjenester. Rutinen inneholder ikke noe om saksbehandlingstid. Side 4 av 7

5 Kommunen har ikke vurdert maksimal saksbehandlingstid for søknader om støttekontakt. Kommunen har ikke oversikt over og det føres ikke kontroll med saksbehandlingstiden. 19 av 81 vedtak er ikke iverksatt. Av de 19 ikke iverksatte vedtakene er det 7 nye brukere og 12 brukere som venter på ny støttekontakt. De 7 nye brukerne har ventet hhv 1 uke, 6 uker, 8 uker, 11 uker, 11 uker, 21 uker, 38 uker Kommunen er ikke kjent med krav til tidspunkt for iverksettelse Kommunen har ikke retningslinjer for når vedtak skal iverksettes Kommunen kontrollerer timelister de får opp mot vedtak, men har ikke rutine på å kontrollere om de får timelister fra alle oppdragstakerne og om tjenesten stopper i vedtaksperioden Støttekontaktansvarlig melder i cos doc hver måned, men det er ikke rutine på rapportering på vedtak som ikke er iverksatt og dette etterspørres ikke fra lederne Behov for alternative måter å organisere støttekontakttjenesten på, slik at flere vedtak kan iverksettes til rett tid, er meldt til kommunens ledelse. Kommunens ledelse har ikke iverksatt noen tiltak. Kommunen er ikke kjent med kravet om at det skal foretas vurdering av behov for midlertidige tiltak Det foretas ikke vurdering av behov for midlertidig tiltak Støttekontaktansvarlig har ikke myndighet til å fatte vedtak om midlertidige tiltak. Støttekontaktansvarlig gir ikke tilbakemelding til saksbehandlerne dersom vedtak ikke kan iverksettes innen 3 uker. Saksbehandlerne kontrollerer ikke systematisk om vedtakene er iverksatt innen 3 uker. Det er ikke meldt avvik på det reviderte området. Avvik er ikke etterspurt fra kommunens ledelse Det er ikke gitt opplæring i hva som kan være aktuelle avvik Kommunen har nylig utarbeidet noen skriftlige prosedyrer. Det er få ansatte som jobber med dette området og kommunen har ikke involvert alle aktuelle ansatte i arbeidet. Prosedyrene er lagt inn i kvalitetslosen og det er informert om at de ligger der på møte, men det er ikke foretatt implementering utover dette. Det er ingen utarbeidet et system for å kontrollere at rutinene følges. 6. Vurdering av virksomhetens styringssystem Kravet til internkontroll innebærer at kommunens ledelse har ansvar for å sikre etterlevelse av lovgivningen på helse- og omsorgstjenesteområdet gjennom systematisk styring og kontinuerlig forbedringsarbeid. Tilsynsmyndighetene avdekket svikt i forhold til iverksettelse av støttekontakt til rett tid. Tilsynsmyndigheten vurderer at kommunens styringssystem er mangelfullt på dette lovområdet. Kommunen hadde manglende kontroll og oversikt over eget system, og det var heller ikke gitt klare føringer og rutiner med hensyn til håndtering av avvik. Side 5 av 7

6 Siden kommunen ikke hadde klare retningslinjer på dette området, er det uklart om og eventuelt når det skulle skrives avvik. Det er derfor vanskelig for ledelsen å fange opp svikt når det gjelder saksbehandlingstid, iverksettelse og vurdering av behov for midlertidige tiltak slik at korrigerende tiltak kan settes i verk. Det var planlagt generelle opplæring/innføring i kommunens avvikssystem, men dette er ikke oppfattet også å inneholde nærmere opplæring i forhold til hva som skal oppfattes som avvik og hvordan dette eventuelt skal håndteres, slik at det vil kunne bidra til at systemet brukes og fungerer bedre. 7. Regelverk Lov om pasient- og brukerrettigheter. Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker forvaltningsloven Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten 8. Dokumentunderlag Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen: Organisasjonskart Oversikt over ansatte som har ansvar for å fatte vedtak. Oversikt over ansatte som har ansvar for å iverksette tjenestene. Oversikt over kommunens internkontrollsystem Prosedyrer for saksbehandling og prosedyrer for iverksetting av tjenester. Oversikt over gjennomsnittlig saksbehandlingstid for tjenestene avlastning (individuell, gruppe- og boligavlastning), støttekontakt og brukerstyrt personlig assistanse. Oversikt over vedtak som ikke er i verksatt (ventelister) på tjenestene støttekontakt og avlastning 10 vedtak om støttekontakt m. søknadsskjema og dokumentasjon på iverksetting. 10 vedtak om avlastning m. søknadsskjema og dokumentasjon på iverksetting. 5 vedtak om BPA m. søknadsskjema og dokumentasjon på iverksetting. Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen: Varsel av tilsyn Diverse e-post korrespondanse i tidsrommet Oversendelse av dokumentasjon fra Nesodden kommune datert Program datert Deltakere ved tilsynet I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet. Side 6 av 7

7 Navn Funksjon / stilling Åpningsmøte Intervju Sluttmøte Elisabeth Håman Avdelingsleder X X X Nina Hanseth Avdelingsleder X X Grete Wærriø Fagutviklingssykepleier X X Sidsel Hedemann Amdam Støttekontaktansvarlig X X X Kjersti Matzon Tildelingskonsulent X X Bente Bøhler Avdelingsleder X X X Bente Th. Brynhildsen Tildelingskonsulent X X Sandra Edvardsen Virksomhetsleder X X X Annette Knardahl Leder tildelingsteam X X X Anette Larsen Tildelingskonsulent X X X Anne Ervik Koordinator X X Elisabeth Floer Virksomhetsleder X X X Kari Hermansen Virksomhetsleder X X X Anita Nilsen Kommunalsjef X X X Per Kristian Larsen Virksomhetsleder X X Mona Nordgård Moen Avdelingsleder X X Fra tilsynsmyndighetene deltok: Snorre Førli, jurist revisor Eli Sunde Sandnes, jurist observatør Karianne Arnkværn, jurist revisjonsleder Side 7 av 7