Fylkesmannen i Telemark

Transkript

1 Fylkesmannen i Telemark Endelig rapport fra tilsyn med kommunens arbeid med oppfølging av barn i fosterhjem i Tinn kommune 2013 Virksomhetens adresse: Postboks 14, 3661 Rjukan Tidsrom for tilsynet: Kontaktperson i virksomheten: Jan Skov Våer Sammendrag Denne rapporten beskriver de avvikene og merknadene som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder: Oppfølging og kontroll av barnets situasjon i fosterhjemmet Barnets medvirkning Råd og veiledning til fosterforeldre Det ble ikke funnet avvik, men gitt en merknad: Merknad: Tinn kommune dokumenterer ikke fortløpende alle nødvendige og relevante opplysninger og vurderinger i arbeidet med oppfølging av barn i fosterhjem. Kommentar: Kravet til god forvaltningsskikk tilsier at barneverntjenestens arbeid med oppfølging av barn i fosterhjem dokumenteres fortløpende. Når barneverntjenestens dokumentasjon er mangelfull, kan det i ettertid være vanskelig å finne ut hva som er gjort i saken. Dette innebærer en risiko for at feil kan oppstå. Dato: Laila Christensen revisjonsleder Tove Dalene Wærnes revisor Elin Gulliksen Lunden revisor 1

2 Innhold Sammendrag Innledning Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold Gjennomføring Hva tilsynet omfattet Funn Regelverk Dokumentunderlag Deltakere ved tilsynet

3 1. Innledning Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved barneverntjenesten i Tinn kommune i perioden Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år. Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med den kommunale barneverntjenesten etter lov om barneverntjenester 2-3 fjerde ledd. Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om: hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de temaene tilsynet omfatter tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet. Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring 2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold Tinn kommune har 6000 innbyggere og ligger øverst i Telemark og med tettstedet Rjukan som kommunesenter. Kommunen er en «to-nivå» kommune. Myndighetsområdet og arbeids- og oppgavefordelingen mellom rådmannen og de tjenesteytende enhetene er tydeliggjort gjennom et administrativt delegasjonsreglement. Nærmeste leder er enhetsleder. Barneverntjenesten i Tinn er organisert i avdelingen Barnevern- og PP-tjenesten. Enhetsleder er leder av barneverntjenesten. Barneverntjenesten er bemannet med 4 fagstillinger i tillegg til ¾ merkantil stilling. Den saksbehandleren som har hatt mest kontakt med familien før barnet flytter, vil få ansvaret for oppfølgingen i fosterhjemmet. Samtidig vil en annen barnevernkonsulent være orientert om saken. Kommunen hadde oppfølgings- og kontrollansvar for ni barn i kommunale fosterhjem på tilsynstidspunktet. 3

4 3. Gjennomføring Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter: Revisjonsvarsel ble utsendt Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag. Åpningsmøte ble avholdt Intervjuer 4 personer ble intervjuet. Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag. Sluttmøte ble avholdt Hva tilsynet omfattet Formålet med tilsynet var å undersøke om kommunen gjennom sine styringstiltak sikrer at oppfølging og kontroll av barns situasjon i kommunale fosterhjem utføres i tråd med kravene i barnevernlovgivningen. Tilsynet omfatter barn under 18 som bor i kommunale fosterhjem. Tilsynet var avgrenset til å gjelde i tidsrommet fra barnet flytter inn og så lenge det bor i fosterhjemmet. Arbeidet med flytting eller tilbakeføring til hjemmet er ikke en del av tilsynet. Tilsynsførerordningen var ikke del av tilsynet. 5. Funn Det ble gitt en merknad. Merknad: Tinn kommune dokumenterer ikke fortløpende alle nødvendige og relevante opplysninger og vurderinger i arbeidet med oppfølging av barn i fosterhjem. Kommentar: Kravet til god forvaltningsskikk tilsier at barneverntjenestens arbeid med oppfølging av barn i fosterhjem dokumenteres fortløpende. Når barneverntjenestens dokumentasjon er mangelfull, kan det i ettertid være vanskelig å finne ut hva som er gjort i saken. Dette innebærer en risiko for at feil kan oppstå. 6. Regelverk FNs barnekonvensjon om barnets rettigheter Lov om barneverntjenester Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker Forskrift om fosterhjem Forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester 4

5 7. Dokumentunderlag Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen: Organisasjonskart Tinn kommune Administrativt delegeringsreglement Plan for fosterhjemsarbeidet i Tinn kommune Opplæringsplan periode 2013 Oversikt ansatte i barneverntjenesten Oversikt over fosterbarn plassert av Tinn kommune pr Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket: Internkontrollperm Sammenfatning av halvårsrapportering 1. halvår til fylkesmannen Brukerundersøkelse Tinn barneverntjenesten 2011 Årsmelding Barnevern og PP-tjenesten 2. tertial Barnevern og PP-tjenesten Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen: Varsel om tilsyn sendt Etterspurt dokumentasjon mottatt Program og oversikt over dokumentasjon ønsket framlagt på tilsynet sendt Tilbakemelding på foreløpig rapport mottatt fra kommunen Deltakere ved tilsynet I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet. Navn Funksjon / stilling Åpningsmøte Intervju Sluttmøte fungerende rådmann/ Gjertrud Nysæter Lien x x kommunalsjef Jan Skov Våer Enhetsleder/barnevernleder x x x Tone Byholt Faglig leder/saksbehandler x x x Mai Bente Sletta saksbehandler x x x Malene Midthjell Eggerud saksbehandler x x Fra tilsynsmyndighetene deltok: Eling Gulliksen Lunde, Tove Dalene Wærnes og Laila Christensen 5