Fylkesmannen i Oslo og Akershus

Transkript

1 Fylkesmannen i Oslo og Akershus Rapport fra tilsyn 2013 med barneverntjenesten i Asker kommune Kommunens adresse: Asker kommune Postboks Asker Tidsrom for tilsynet: Kontaktperson i virksomheten: Virksomhetsleder Anne-Karin Andvik Sammendrag Fylkesmannen i Oslo og Akershus gjennomførte tilsyn med barneverntjenesten i Asker kommune. Tilsynet omfattet barneverntjenestens arbeid med barn som bor i kommunale fosterhjem. Tema for tilsynet var: Oppfølging og kontroll av barnets situasjon i fosterhjemmet Barnets medvirkning Råd og veiledning til fosterforeldre Det ble ikke funnet avvik eller gitt merknader ved dette tilsynet. Dato: Gro Bakkerud Gro Haugen Lene Tornes revisjonsleder revisor revisor 1

2 Innhold Sammendrag Innledning Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold Gjennomføring Hva tilsynet omfattet Funn Vurdering av virksomhetens styringssystem Regelverk Dokumentunderlag Deltakere ved tilsynet

3 1. Innledning Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved barneverntjenesten i Asker kommune i perioden Tilsynet omfatter barneverntjenestens arbeid med barn som bor i kommunale fosterhjem, herunder oppfølging og kontroll av barnets situasjon i fosterhjemmet, barnets medvirkning og råd og veiledning til fosterforeldre. Tilsynet er en del av det landsomfattende tilsynet som Statens helsetilsyn har besluttet skal gjennomføres i Fylkesmannens myndighet til å føre tilsyn med den kommunale barneverntjenesten følger av lov om barneverntjenester (bvl.) 2-3 fjerde ledd og 2-3b. Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfatter undersøkelse om: hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser. Rapporten omhandler eventuelle avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet. Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift. Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring. 2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold Per hadde Asker kommune innbyggere, hvorav ca var barn og unge i alderen 0 til 17 år. Asker kommune er administrativt organisert i en to-nivåmodell med to formelle beslutningsnivåer: Rådmannen og virksomhetslederne. Rådmannens ledergruppe består av fire direktører, økonomisjef og HR-sjef. Disse har rådmannens fullmakter innenfor sine ansvarsområder. Kommunen har seks tjenesteområder med til sammen 58 virksomheter. Barneverntjenesten hører inn under tjenesteområde oppvekst, som ved siden av barneverntjenesten også omfatter barnehagetilbud, grunnskoleopplæring, Barne- og familieenheten og Asker voksenopplæring. 3

4 Virksomhetsleder er også barnevernsjef. Det er totalt 100 årsverk i barneverntjenesten, som inkluderer saksbehandlere i barneverntjenesten, ansatte i bofelleskapene, administrasjon, stab, mellomledere og barnevernsjef. Barneverntjenesten er organisert i avdelinger som ledes av en mellomleder, som inngår i barnevernsjefens ledergruppe. Avdeling omsorg består av seks fosterhjemskonsulenter, adopsjonskonsulent og mellomleder. Avdelingen har saksbehandlingsoppgaver knyttet til barn og unge som bor i fosterhjem, og barn som bor i institusjon og er under omsorg av kommunen. 3. Gjennomføring Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter: Revisjonsvarsel ble sendt ut Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapittel 8, Dokumentunderlag. Åpningsmøte ble avholdt Intervjuer Under tilsynet 10. og 11. juni ble sju personer intervjuet. Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag. Sluttmøte ble avholdt Hva tilsynet omfattet Tilsynet omfattet undersøkelse av hvorvidt kommunen gjennom sine styringstiltak sikrer at deres oppfølgning og kontroll av barnets situasjon i kommunale fosterhjem utføres i tråd med myndighetskrav i barnevernloven. Tilsynet omfattet temaene: Oppfølgning og kontroll av barnets situasjon i fosterhjemmet Barnets medvirkning Råd og veiledning til fosterforeldre Tilsynet undersøkte om kommunes ledelse har etablert internkontroll som sikrer at oppfølgning og kontroll av barnets situasjon i kommunale fosterhjem utføres innenfor rammene av lov og forskrift. 5. Funn Det ble ikke funnet avvik eller gitt merknader etter tilsynet. 4

5 6. Vurdering av virksomhetens styringssystem Kommunestyret vedtok 22. juni 2010 revidering av styringssystemet. Nytt styringssystem ble implementert i Kommuneplanen er kommunens viktigste strategiske styringsdokument, og inneholder en samfunnsdel og en arealdel. Handlingsprogrammet inneholder strategiske mål og økonomiske rammer for kommende fireårsperiode og budsjett for kommende år. Handlingsprogrammet følges opp gjennom virksomhetsplanene i hver virksomhet. Asker kommune benytter flere styringsverktøy. De mest sentrale er balansert målstyring (BMS), felles ledelsessystem og AskerDialogen. BMS er et styrings- og rapporteringsverktøy som skal sikre politisk ledelse og kontroll, og god styring og oppfølging av virksomhetene. BMS-målene for barneverntjenesten fremkommer i virksomhetsplanen. I forbindelse med arbeidet med virksomhetsplanen ble det gjennomført risiko- og sårbarhetsanalyse (ROSanalyse). Som en del av lederdialogen følger rådmannen, ved direktøren, opp ROS-analysen med virksomhetsleder. Tilsynet viste at Asker kommune gjennom sin internkontroll, styringstiltak og styringsaktiviteter, sikrer at oppfølging og kontroll av barnets situasjon i kommunale fosterhjem utføres innenfor lovens rammer. Fylkesmannen vurderer at kommunens internkontroll er hensiktsmessig for å sikre tilstrekkelig opplæring og oppfølgning av kompetanse hos de ansatte, at det gjennomføres områdeovervåking for å avdekke avvik eller områder med risiko for svikt og at det er oppfølgning fra ledelsen slik at prosedyrer og retningslinjer følges. 7. Regelverk FNs barnekonvensjon om barnets rettigheter av 20. november 1989 Lov om barneverntjenester av 17. juli 1992 nr. 100 Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker av 10. februar 1967 Forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter barnevernloven av 14. desember 2005 nr Forskrift om fosterhjem av 18. desember 2003 nr Dokumentunderlag Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige driften og andre forhold av betydning som ble oversendt i forbindelse med revisjonen: Årsrapport fra Asker kommune 2011 Rådmannens forslag til handlingsprogram Rapport I 2012 om situasjonen i barneverntjenesten Rapport II 2012 om situasjonen i barneverntjenesten Virksomhetsplan for barneverntjenesten for 2012 Organisasjonskart for barneverntjenesten for 2013 Opplærings- og kompetanseplan Registrerings- og rapporteringsskjema for kurs, veiledning og videreutdanning Plan for faglig fredag våren

6 Oversikt over ansatte i barneverntjenesten per Kontrolliste for tilsynsbesøk og oppfølgingsbesøk Retningslinjer og rutiner for bistandsgruppa, tiltaksplaner med mer. Liste over alle aktive saker med barn plassert i kommunale fosterhjem per Virksomhetsplan for 2013 Rapport 2013 om situasjonen på barneverntjenesten Rutiner for delegering/delegasjonsbestemmelser Rutiner for saksbehandling og myndighetsutøvelse Oppdatert opplærings- og kompetanseplan Rutinebeskrivelse for å sikre barns medvirkning i barnevernssaker Rutinebeskrivelse for å sikre oppfølging av barn i fosterhjem, herunder også oppfølging av fosterforeldre og foreldre Rutinebeskrivelse for plassering i fosterhjem Rutinebeskrivelse for etablering av tilsynsfører i fosterhjem Rådmannens uttalelse til forvaltningsrevisjonsrapporten 2/2012 Fremleggelse av forvaltningsrevisjonsrapporten 2/2012 for kontrollutvalget Forvaltningsrevisjonsrapport 2/2012 Nøkkeltall per Risikovurdering HMS, ROS-analyse 2012 Dokumentasjon som ble gjennomgått i forbindelse med revisjonen: 15 saksmapper - barn plassert i fosterhjem. jf. bvl saksmapper - barn plassert i fosterhjem, jf. bvl. 4-4 femte ledd Korrespondanse mellom virksomheten og tilsynsmyndigheten: Brev av med varsel om tilsyn E-post av fra kontaktperson om endring for tidspunkt for tilsynet Brev av med bekreftelse på endring for tidspunkt for tilsynet Brev av med svar på varsel om tilsyn Brev av om innhenting av utvalgte saksdokumenter Brev av med vedlagte saksdokumenter Brev av med program for revisjonen Brev av med endringer i programmet Diverse e-poster og telefoner (hovedsakelig om praktisk tilrettelegging) 9. Deltakere ved tilsynet I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet. Navn Funksjon / stilling Åpningsmøte Intervju Sluttmøte Lars Bjerke Rådmann X X Sissel Mundal Controller X X Anne-Karin Andvik Virksomhetsleder X X X 6

7 Navn Funksjon / stilling Åpningsmøte Intervju Sluttmøte Rikke Nielsen fosterhjemskonsulent X X Nina Olsen adopsjonskonsulent X X Wenche Engeli fosterhjemskonsulent X X X Anne Katrine Gjøs fosterhjemskonsulent X X X Tove Fredheim administrasjonsleder X X Randi Aga Walnum fosterhjemskonsulent X X X Hanne Børing Jurist X X X Jo Fiske Bente Risholm Johnsrud direktør for oppvekst og utdanning Mellomleder X X X Fra tilsynsmyndighetene deltok: Gro Bakkerud, revisjonsleder Gro Haugen, revisor Lene Tornes, revisor Kari Indahl, observatør fra Statens helsetilsyn 7