Fylkesmannen i Oslo og Akershus

Transkript

1 Fylkesmannen i Oslo og Akershus Endelig rapport fra oppfølgingstilsyn med lov om kommunale helse- og omsorgstjenester kapittel 9 og 3-2 Lørenskog kommune, Bårliskogen syd Virksomhetens adresse: Pb 304, 1471 Lørenskog Tidsrom for tilsynet: Kontaktperson i virksomheten: Virksomhetsleder Mona Linnes Sammendrag Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder: Tilsynsområde 1 Om Lørenskog kommune sikrer at aktuelle brukere ved Bårliskogen syd mottar et forsvarlig tjenestetilbud etter lov om kommunale helse- og omsorgstjenester 3-2 første ledd nr. 6 bokstavene a til d. Det ble avdekket ett avvik på dette området. Avvik Lørenskog kommune sikrer ikke at alle 8 tjenestemottakere ved Bårliskogen syd får et forsvarlig tjenestetilbud i henhold til lov om kommunale helse- og omsorgstjenester 3-2 nr. 6 bokstav b. Tilsynsområde 2 Om Lørenskog kommune sikrer at bruk av tvang og makt etter lov om kommunale helse- og omsorgstjenester kapittel 9 brukes i henhold til lovverket overfor de samme aktuelle brukerne ved Bårliskogen syd. Det ble avdekket en merknad og ett avvik på dette området.

2 Avvik Lørenskog kommune sikrer ikke at alle ansatte ved Bårliskogen syd mottar opplæring i lov om kommunale helse- og omsorgstjenester kapittel 9. Merknad Lørenskog kommune har fremdeles mangler knyttet til saksbehandling og journalføring ved bruk av tvang og makt etter lov om kommunale helse- og omsorgstjenester kapittel 9. Dato: Marius Kallerud Beck revisjonsleder Øivind Pedersen revisor

3 Innhold Sammendrag Innledning Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold Gjennomføring Hva tilsynet omfattet Funn Vurdering av virksomhetens styringssystem Regelverk Dokumentunderlag Deltakere ved tilsynet... 9

4 1. Innledning Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Bårliskogen syd, Lørenskog kommune i perioden Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet for Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med virksomheten etter lov om kommunale helse- og omsorgstjenester 12-3 første ledd. Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om: hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet. Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring 2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold Lørenskog kommune ligger øst for Oslo i Akershus fylke og har i overkant av innbyggere. Kommunen er organisert med rådmann og 4 kommunaldirektører, herunder kommunaldirektør helse- og omsorg som også er utpekt overordnet faglig ansvarlig for kapittel 9. Siden forrige tilsyn er det tiltrådt ny kommunaldirektør. Under denne etaten er det 11 ulike virksomheter, herunder bo- og omsorgstjenesten som ledes av en virksomhetsleder. Vedkommende tiltrådte sin stilling i etterkant av forrige tilsynsbesøk, men var delaktig i prosessen med å lukke de den gang påviste avvik. I denne virksomheten er det 6 tjenestesteder/avdelinger. Bårliskogen syd er en av disse og ledes av en avdelingsleder. Det gis tjenester til 8 personer med utviklingshemning og/eller gjennomgripende utviklingsforstyrrelser ved tjenestestedet. 3. Gjennomføring Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter: Revisjonsvarsel ble utsendt Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag. Åpningsmøte ble avholdt Intervjuer ble gjennomført med 8 ansatte.

5 Befaring på Bårliskogen syd ble gjennomført Sluttmøte ble avholdt Hva tilsynet omfattet Tilsynet er et oppfølgingstilsyn i forhold til de funn og avvik som ble konstatert ved systemrevisjonen i perioden Utgangspunktet for tilsynet var dermed avvikene fra tilsynet i 2011 og etterfølgende dokumentasjon fra kommunen for oppfølging av avvikene. Vi ønsket å få klarhet i situasjonen ved Bårliskogen syd i dag knyttet til avvikene og de tilknyttede funnene i tillegg til å undersøke status i dag på de implementerte tiltakene og de gjennomførte endringene. Bakgrunnen for oppfølgingstilsynet er at Fylkesmannen har mottatt bekymringsmeldinger knyttet til de fleste beboerne fra både pårørende og Pasient- og brukerombudet i Akershus. Det er likhetspunkter mellom bekymringsmeldingene og de funn som lå til grunn for avvikene som ble konstatert i forbindelse med tilsynet i perioden Dokumenter knyttet til flere av brukerne angående kapittel 9 har også vært benyttet av Fylkesmannen som grunnlag for tilsynet. Målsettingen med tilsynet har dermed vært å avklare og avdekke om: Tilsynsområde 1 Om Lørenskog kommune sikrer at aktuelle brukere ved Bårliskogen syd mottar et forsvarlig tjenestetilbud etter lov om kommunale helse- og omsorgstjenester 3-2 første ledd nr. 6 bokstavene a til d. Tilsynsområde 2 Om Lørenskog kommune sikrer at bruk av tvang og makt etter lov om kommunale helse- og omsorgstjenester kapittel 9 brukes i henhold til lovverket overfor de samme aktuelle brukerne ved Bårliskogen syd. 5. Funn Tilsynsområde 1 Det ble ikke gitt noen merknader på dette området, men det ble gitt ett avvik. Avvik Lørenskog kommune sikrer ikke at alle 8 tjenestemottakere ved Bårliskogen syd får et forsvarlig tjenestetilbud i henhold til lov om kommunale helse- og omsorgstjenester 3-2 nr. 6 bokstav b. Avvik fra følgende myndighetskrav Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester 3-2 nr. 6 bokstav b og 3-1 første ledd, jamfør 4-1 første ledd bokstav c og d. Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten 4, jamfør lov om kommunale helseog omsorgstjenester 3-1 tredje ledd.

6 Avviket bygger på følgende 1. Avdelingen er blitt oppdelt i to grupper med hver sin personalgruppe som har gitt økt stabilitet rundt brukerne. Gjennomgang av arbeidsplan og vaktplan viser imidlertid at det er høy grad av endringer i forhold til planlagt bemanning slik dette fremkommer av vaktplan. Den høye graden av endringer gir lite kontinuitet i tjenesteytingen og fører til uforutsigbarhet for brukerne. o Gruppe 2: Mai: Natt 31 avvik av 93 vakter, dag 24 avvik av 93 vakter og kveld 64 avvik av 142 vakter. September: Natt 29 avvik av 90 vakter, dag 35 avvik av 90 vakter og kveld 48 avvik av 137 vakter. o Gruppe 1: Mai: Dag 54 avvik av 91 vakter og kveld 48 avvik av 110 vakter. September: Dag 42 avvik av 88 vakter og kveld 53 avvik av 108 vakter. 2. Skjema for «Opplæring/kartlegging av opplæringsbehov for ansatte ved Bårliskogen syd» ble utarbeidet i forbindelse med lukking av avviket fra forrige tilsyn og ble forutsatt tatt i bruk omgående. Skjemaene er mangelfullt utfylt for en rekke tjenesteytere. Det råder usikkerhet rundt hvordan kartleggingen skal gjennomføres og av hvem. I tillegg er det forskjellige oppfatninger om når skjemaene faktisk er tatt i bruk. 3. Det er i liten grad dokumentert at det er gitt opplæring i relevante diagnoser, syndromer med mer. Det er videre i liten grad dokumentert at det er gitt opplæring i hvordan tjenester skal ytes til den enkelte bruker. 4. Ansvar for opplæring, veiledning og oppfølging av ansatte er i følge ansvarsfordeling/rolleavklaring og stillingsbeskrivelser lagt til primærkontakt og miljøterapeut 1. Det er uklart hvordan dette arbeidet organisatorisk og i det daglige blir gjennomført og ivaretatt. 5. Kommunens egen internkontroll har ikke kontrollert og avdekket at forutsetningene for lukkingen av det forrige tilsynet ikke er blitt fulgt. Tilsynsområde 2 Avvik Lørenskog kommune sikrer ikke at alle ansatte ved Bårliskogen syd mottar opplæring i lov om kommunale helse- og omsorgstjenester kapittel 9. Avvik fra følgende myndighetskrav Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester 9-4 og 9-9 annet ledd første punktum, jamfør 4-1 bokstavene c og d. Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten 4, jamfør lov om kommunale helseog omsorgstjenester 3-1 tredje ledd. Avviket bygger på følgende 1. Skjema for «opplæring/kartlegging av opplæringsbehov for ansatte» omfatter også kapittel 9 og skal gi en oversikt over både den enkelte ansattes behov og et samlet behov i gruppen. Disse skjemaene er mangelfullt utfylt.

7 2. Det er kun dokumentert at 27 ansatte har deltatt på kurs i kapittel 9 fra før 2010 og frem til i dag. Det har ikke blitt avholdt opplæring i Det er avdekket mangelfulle kunnskaper om kapittel 9 hos enkelte tjenesteytere på tjenestestedet. 4. Ansvars- og oppgavefordeling når det gjelder opplæring i kapittel 9 er fremdeles uklart i forhold til avdelingsleder, ledende miljøterapeut, miljøterapeut 1 og ressursperson kapittel Den utarbeidede kapittel 9 permen er ikke kjent for alle ansatte. Innholdet fremstår som uoversiktlig og inneholder også andre opplysninger og henvisninger til utdatert lovverk. 6. Kommunens egen internkontroll har ikke kontrollert og avdekket at ikke alle ansatte har fått opplæring i lovverket. Merknad Lørenskog kommune har fremdeles mangler knyttet til saksbehandling og journalføring ved bruk av tvang og makt etter lov om kommunale helse- og omsorgstjenester kapittel 9. Merknaden bygger på følgende 1. Skjema for «registrering av vedtak» overfor en bruker fremstår som ufullstendig og uoversiktlig. Det er en kolonne for «avvik sendt», men det fremkommer ikke nærmere hva avviksmeldingene omhandler. 2. Virksomhetsleder har kontrollert registreringene i nevnte skjema overfor den samme brukeren, disse opplysningene er ikke videreformidlet til overordnet faglig ansvarlig for tjenesten. 6. Vurdering av virksomhetens styringssystem Krav til internkontroll innebærer at kommunens ledelse, i dette tilfelle Helse og omsorg ved Kommunaldirektør, har ansvar for å sikre etterlevelse av lovgivningen gjennom planmessig styring, kontroll og kontinuerlig forbedring. Kommunen benytter «Profil» som elektronisk kvalitetssystem opp mot internkontroll. Tilsynsmyndigheten vil bemerke at flere av de funn som førte til avviket på tilsynsområde 1 ved forrige tilsyn også har aktualisert seg ved dette tilsynet. Dette gjelder særlig i forhold til oversikt over opplæring og kompetansebehov hos den enkelte ansatte, uklare ansvarslinjer knyttet til hvem som er ansvarlig for opplæring, veiledning og oppfølging av ansatte. Vi fant at dette arbeidet i liten grad var fulgt opp videre og at kommunens internkontroll i liten grad har fanget opp at forutsetningene for lukkingen av det forrige tilsynet ikke er blitt fulgt. Tilsynsmyndigheten har dermed avdekket at kommunen ikke sikrer at alle aktuelle tjenestemottakere ved Bårliskogen syd mottar forsvarlige tjenester etter loven. Det er blitt avdekket svikt og mangler vedrørende kontroll, avdekking, endring og oppfølging som har

8 betydning for forsvarlige tjenester. Dette gjelder eksempelvis i forhold til kompetanse, opplæring og veiledning, informasjonsflyt og organisering. På tilsynsområde 2 er det blitt avdekket at det ikke er gjennomført en grundig og god kartlegging av de ansattes kompetansebehov når det gjelder kapittel 9 og at det ikke kan dokumenteres at en stor andel ansatte har gjennomført opplæring i lovverket. Det er videre avdekket at ansatte ikke har tilstrekkelige kunnskaper og ferdigheter om kapittel 9 og at ansvars- og oppgavefordeling knyttet til dette ikke er godt nok kjent, utarbeidet materiell på området er heller ikke godt nok kjent. Lovområdet som regulerer bruk av tvang og makt overfor personer med utviklingshemning er et særlig sårbart område når det gjelder fare for svikt og internkontrollen blir dermed særskilt viktig her. Fra tilsynsmyndighetens side konkluderes det med svikt i virksomhetens styring på bakgrunn av de to avvikene som er blitt gitt og det vurderes samlet at kommunens internkontroll med tjenesten ikke har vært tilstrekkelig opp mot de to tilsynsområdene. 7. Regelverk Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester Lov om pasient- og brukerrettigheter Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten Forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenester 8. Dokumentunderlag Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen: I vårt tilsynsvarsel ba tilsynsmyndigheten kun om å få oversendt nye prosedyrer eller dokumentasjon innen temaet for tilsynet som avvek fra dokumentasjon kommunen oversendte i forbindelse med det forrige tilsynet. Nedenfor følger en oversikt over den mottatte dokumentasjonen: o Ansvarsvaktens huskeliste for overlapping o Evaluering av prosjekt Bårliskogen o Oppfølging av dagsrapporter o Organiseringen ved Bårliskogen syd -13 o Oversikt over ansatte pr september 2013 o Sjekkliste overlapping gruppe 1 o Sjekkliste overlapping gruppe 2 o Oversikt over ansatte med brukere pr september 2013 Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket: Vaktplan og vaktbok. Skjema for «opplæring/kartlegging av opplæringsbehov for ansatte». Permer for opplæring og veiledning og dokumentasjon for gjennomført opplæring.

9 Kapittel 9 perm. Avviksmeldinger. Dokumentasjon på utført tvang ved tjenestestedet. Stillingsbeskrivelser. Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen: Varsel om tilsyn og program. E-poster vedrørende gjennomføringen av tilsynet. Dokumentasjon hos Fylkesmannen: Sakspapirer knyttet til bruk av tvang og makt overfor enkelte av tjenestemottakerne. Bekymringsmeldinger, brev og notater fra hjelpeverger og pårørende. Informasjon fra kommunens nettside. Tidligere tilsynsrapporter. 9. Deltakere ved tilsynet I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet. Navn Stilling / funksjon Åpningsmøte Intervju Sluttmøte Gry Røste Kommunaldirektør X X X Mona Linnes Virksomhetsleder X X X Kari Halvorsen Avdelingsleder X X X Renate Breivoll Ledende miljøterapeut X X X Elisabeth Delerud Miljøterapeut 1 X X X Paul Moulson Miljøterapeut X X Sem Frisk Miljøarbeider X X X Per Olthuis Miljøarbeider X X X Fra tilsynsmyndighetene deltok: Revisjonsleder rådgiver Marius Kallerud Beck Revisor seniorrådgiver Øivind Pedersen Observatør rådgiver Henrik Lie Nymoen