Fylkesmannen i Oslo og Akershus

Transkript

1 Fylkesmannen i Oslo og Akershus Endelig rapport fra tilsyn i Rælingen kommune ved Tjenestekontoret for helse og Virksomhetens adresse: Øvre Rælingsveg 176, 2025 Fjerdingby Tidsrom for tilsynet: 4. juli april 2015 Kontaktperson i virksomheten: R. Victoria Frogner Michelsen Sammendrag Fylkesmannen i Oslo og Akershus har gjennomført tilsyn i Rælingen kommune. Fylkesmannen undersøkte om kommunen gjennom sin styring (internkontroll) sikrer at tjenestene aldershjem, avlastningstiltak, barnebolig, brukerstyrt personlig assistanse og støttekontakt ytes til rett tid. Denne rapporten beskriver resultatet av tilsynet innen de reviderte områdene. Det ble ikke gitt avvik under tilsynet. Dato: 8. april 2015 Marit Thorseth revisjonsleder Eli Sandnes Flateland revisor

2 Innhold Sammendrag Innledning Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold Gjennomføring Hva tilsynet omfattet Funn Regelverk Dokumentunderlag Deltakere ved tilsynet... 6

3 1. Innledning Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Rælingen kommune i perioden 4. juli april Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn etter lov om kommunale helse- og stjenester 12-3 og kommunelovens kapittel 10 A. Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om: hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser. Rapporten omhandler resultatet av tilsynet innen de reviderte områder og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet. Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring 2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold Rælingen kommune har innbyggere. Kommunen er organisert etter en to-nivå modell med selvstendige tjenesteproduserende enheter i direkte linje under rådmannen. Tjenestekontoret for helse og behandler alle søknader om helse- og stjenester, og iverksetter tjenestene brukerstyrt personlig assistanse, støttekontakt, kjøp av avlastning og privat avlastning. Enhet for institusjonstjenester iverksetter avlastning i institusjon. Enhet for tilrettelagte tjenester iversetter to avlastningsleiligheter ved Buholen boliger. Rælingen kommune benytter kvalitetssystemet Kvalitetslosen, hvor alle administrative og fagadministrative prosedyrer er lagt inn og er tilgjengelig for kommunens ansatte. Fagsystemet Profil benyttes i saksbehandlingen og dokumentasjonen knyttet til hver enkelt tjenestemottaker. 3. Gjennomføring Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter: Revisjonsvarsel ble utsendt 4. juli Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag. Åpningsmøte ble avholdt 8. oktober 2014.

4 Intervjuer 7 personer ble intervjuet. Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag. Sluttmøte ble avholdt 9. oktober Hva tilsynet omfattet Tema for tilsynet var å undersøke om kommunen sikrer at tjenestene aldershjem, avlastningstiltak, barnebolig, brukerstyrt personlig assistanse og støttekontakt ytes til rett tid. Det som ble undersøkt under tilsynet var: Om kommunen sikrer at vedtak fattes uten utgrunnet opphold. Om kommunen sikrer at innvilgede tjenester iverksettes til rett tid og at tjenesten ytes i det omfang som er bestemt i hele vedtaksperioden. Om kommunen sikrer at det foretas midlertidige vurderinger av om det er behov for kompenserende tiltak der vedtak ikke blir iverksatt innen rimelig tid. 5. Funn Det ble ikke gitt avvik under tilsynet. 6. Regelverk Lov om pasient- og brukerrettigheter. Lov om kommunale helse- og stjenester. Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker forvaltningsloven. Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten. 7. Dokumentunderlag Virksomhetens egen relevante dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen: Organisasjonskart Informasjon om Tjenestekontoret for helse og Informasjon om Enhet for tilrettlagte tjenester Informasjon om Enhet for institusjonstjenester Oversikt over ansatte som har oppgaver med iverksettelse av tjenester tilsynet omfatter Organisasjonskart for Tjenestekontoret for helse og Ansvarsoversikt for Tjenestekontoret for helse og Organisasjonskart for Enhet for institusjonstjenester Ansvarsoversikt Enhet for institusjonstjenester Prosedyre Profil som fagdokumentasjonsverktøy i helse- og senhetene Prosedyre Avviksbehandling i Profil Prosedyre Oppretting og revisjon av interne prosedyrer Prosedyre Avviksrapportering Oppsummering av avvik 2013 Tjenestekontoret for helse og, Deltjenesten Oppsummering av avvik 2014

5 Prosedyre Avviksrapportering, Enhet for institusjonstjenester Prosedyre Kvalitets- og internkontrollsystem, Enhet for tilrettelagte tjenester Prosedyre Oppretting og revisjon av interne rutiner, Enhet for tilrettelagte tjenester Prosedyre Avviksrapportering, Enhet for tilrettelagte tjenester Prosedyre Avviksrapportering i Profil, Enhet for tilrettelagte tjenester Prosedyre Møtestruktur, Enhet for tilrettelagte tjenester Prosedyre Flyt saksbehandling mellom Tjenestekontoret for helse- og og Enhet for tilrettelagte tjenester Prosedyre Flyt i saksbehandling mellom Tjenestekontoret for helse- og og Enhet for institusjonstjenester Prosedyre Møtestruktur, Tjenestekontoret for helse- og Prosedyre Håndtering av elektroniske meldinger, Tjenestekontoret for helse og Prosedyre Rekruttering av oppdragstakere, Tjenestekontoret for helse og Prosedyre Iverksetting av avlastningsordning, Tjenestekontoret for helse og Prosedyre Iverksetting av støttekontaktordningen, Tjenestekontoret for helse og Prosedyre Iverksetting av brukerstyrt personlig assistanse, Tjenestekontoret for helse og Prosedyre Evaluering og videreføring av vedtak om støttekontakt og avlastning, Tjenestekontoret for helse og Oversikt over gjennomsnittlig saksbehandlingstid Oversikt over antall brukere per tjeneste per 26. august 2014 Oversikt over nye vedtak som ikke er iverksatt Oversikt over eldre vedtak som ikke er i drift per dags dato Stillingsbeskrivelser Tjenestekontoret for helse og ; fagleder, konsulenter og sekretær Lederavtale enhetsleder Tjenestekontoret for helse og Prosedyre Retningslinjer for avlastning Prosedyre Retningslinjer for bruk av støttekontakt Prosedyre Saksbehandling etter Lov om kommunale helse- og stjenester Oversikt tjenester med ansvar og vedtaksmyndighet 10 vedtak om støttekontakt med relevante dokumenter 10 vedtak om avlastning med relevante dokumenter 5 vedtak om brukerstyrt personlig assistanse med relevante dokumenter Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket: Skjema for registrering av saksbehandlingstid avlastning, støttekontakt og brukerstyrt personlig assistanse Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen: Varsel om tilsyn datert 4. juli Oversendelse av dokumentasjon fra kommunen, datert 26. august 2014 Diverse korrespondanse på e-post Program for tilsynet datert 1. oktober 2014

6 8. Deltakere ved tilsynet I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet. Navn Funksjon / stilling Åpningsmøte Intervju Sluttmøte Eivind Glemmestad Rådmann Mette Aasrud Kommunalsjef R. Victoria Frogner Michelsen Siv Stevenson Grethe Lid Grethe Utgaard Anne Merete Husøy Heidi Waaler Marte Eidhagen Tone Filtvedt Darko Barisa Fra tilsynsmyndighetene deltok: Marit Thorseth, revisjonsleder Eli Sandnes Flateland, revisor Eivind Knudsen, observatør Enhetsleder Tjenestekontoret for helse og Enhetsleder Tilrettelagte tjenester Enhetsleder Institusjonstjenesten Fagleder Deltjenesten, Tjenestekontoret for helse og Konsulent Deltjenesten, Tjenestekontoret for helse og Konsulent Deltjenesten, Tjenestekontoret for helse og Avdelingsleder Buholen boliger, Enhet Tilrettelagte tjenester Sekretær, Tjenestekontoret for helse og Konsulent, Tjenestekontoret for helse og